На виконання п. 3 постанови Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 р. N 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади" з метою удосконалення електронного документообігу в діяльності органів виконавчої влади України

1. Затвердити Технічні умови на систему електронного документообігу органу виконавчої влади (далі - Технічні умови), що додаються.

2. Керівникам підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мінтрансзв'язку (в частині телекомунікацій і інформатизації), з метою створення засад для об'єднання систем електронного документообігу у єдиний комплекс при впровадженні таких систем додержуватися вимог цих Технічних умов.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Ці технічні умови поширюються на системи автоматизації діловодства та електронного документообігу органів виконавчої влади (далі - СЕДО), призначених для забезпечення автоматизації регламентів опрацювання документів та обміну електронними документами та повідомленнями з дотриманням вимог Примірної інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою КМУ N 1153 від 17 жовтня 1997 року, та Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. N 1453.

Дотримання технічних умов забезпечує можливість:

- уніфікації процесів діловодства та документообігу органів виконавчої влади;

- уніфікації структур даних про опрацювання документів та документообіг в органах виконавчої влади;

- уніфікації форматів обміну інформацією між органами виконавчої влади;

- інтеграції СЕДО в єдину загальнодержавну систему електронного документообігу органів виконавчої влади.

У цих технічних умовах є посилання на такі нормативні документи:

НД ТЗІ 2.5-004-99 Критерії оцінки захищеності інформації в комп'ютерних системах від несанкціонованого доступу

World Wide Web Consortium Recommendation 04 February 2004 Extensible Markup Language (XML) 1.0 (Third Edition)

ГОСТ 5237-83 Аппаратура электросвязи. Напряжение питания и методы измерения.

ГОСТ 15150-80 Машины, приборы и другие технические изделия.

ГОСТ 21552-84 Средства вычислительной техники.

ГОСТ 27201-87 Машины вычислительные электронные персональные.

ГОСТ 34.601-90 Автоматизированные системы. Стадии создания.

ГОСТ 12.1.030-87 Электробезопасность. Защитное заземление. Зануление.

ПУЭ-87 Правила устройства электроустановок.

Наказ Мінзв'язку від 29.10.96 N 232 "Відомчі норми технологічного проектування. Електроустановки підприємств та споруд зв'язку України".

НД ТЗІ 3.7-003 Порядок проведення робіт із створення комплексної системи захисту інформації в інформаційно-телекомунікаційній системі;

ГОСТ 34.603 "Виды испытаний автоматизированных систем".

Положення про державну експертизу в сфері технічного захисту інформації, затверджене наказом ДСТСЗІ СБ України від 29.12.99 N 62 та зареєстроване в Міністерстві юстиції України 24.01.2000 за N 40/4261.

3.1. СЕДО повинна відповідати вимогам цих технічних умов.

3.2. СЕДО повинна функціонувати з дотриманням вимог Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. N 1453, та Примірної інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою КМУ N 1153 від 17 жовтня 1997 року.

3.3. В СЕДО повинна забезпечуватися можливість:

- одночасної роботи групи користувачів;

- перевірки електронних документів на зараження вірусом та регулярне оновлення антивірусної бази даних;

- використання надійних засобів електронного цифрового підпису;

- візуального подання (у тому числі й друк на папері) електронних документів;

- використання систем розпізнавання документів на папері та перевірки правопису.

3.4. В СЕДО повинні забезпечуватися:

- простота і зручність її використання працівниками, що пройшли навчання (далі - користувачі);

- виконання користувачами своїх службових обов'язків щодо діловодства в електронній формі;

- захист від помилкового видалення даних, можливість зворотних дій користувача;

- автоматичне заповнення полів форм для прискорення процесу введення інформації;

- аудит введеної інформації;

- моніторинг руху електронних документів між підрозділами органу виконавчої влади в процесі діловодства;

- надійність функціонування та цілісність системи, а також захист інформації, що обробляється системою, від несанкціонованого доступу.

3.5. СЕДО повинна підтримувати такі функціональні вимоги.

3.5.1. Нумерація, штрих-кодування, ідентифікація документів.

СЕДО повинна забезпечувати використання реєстраційного номера документа, що обов'язково має такі групи цифр:

- перша група визначає номер документа в картотеці (валовий або визначений - у випадку реєстрації документа до документа, що був вже зареєстрований у цій картотеці);

- друга група цифр визначає порядковий номер документа в листуванні до основного номера в межах однієї картотеки для фіксації листування з одного питання;

- третя група цифр - це індекс картотеки та рік.

Крім трьох обов'язкових груп номер може містити іншу літерно-цифрову інформацію.

СЕДО повинна забезпечувати нанесення літерно-цифрової реєстраційної відмітки при реєстрації документів, що включає:

- найменування установи, що зареєструвала документ;

- номер документа;

- дата реєстрації;

- час реєстрації;

- іншу необхідну інформацію.

СЕДО повинна забезпечувати нанесення разом з реєстраційною відміткою 18-розрядного штрих-коду. Реєстраційна відмітка та штрих-код повинні наноситись у поле документа, що відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади призначено для нанесення відмітки про надходження документа. СЕДО повинна підтримувати процес нанесення літерно-цифрової за допомогою периферійного обладнання.

СЕДО повинна забезпечувати процес зчитування штрих-коду за допомогою засобів зчитування - сканерів штрих-кодів для однозначної ідентифікації документів. СЕДО повинна забезпечувати інтерфейс взаємодії зі спеціалізованим обладнанням нанесення та зчитування штрих-кодів.

3.5.2 Структура електронної контрольно-реєстраційної картки.

СЕДО повинна дозволяти створювати види електронної контрольно-реєстраційної картки (далі - ЕРКК) відповідно до видів документів, які присутні в документообігу установи. Обов'язковими є такі типи ЕРКК:

- вхідного документа;

- вихідного документа;

- нормативно-правового акта.

В певних установах перелік обов'язкових реквізитів може бути доповнено відповідно необхідності виконання встановлених процесів діловодства та контролю.

- Структура картки "Вхідний документ"

- Структура картки "Вихідний документ"

- Структура картки "Нормативно-правовий акт"

- Структура картки "Доручення"

- Структура електронної картки "Звернення громадян"

3.5.3. Вимоги до функцій роботи зі змістом документів

Для роботи зі змістом документів СЕДО повинна надавати функціональність для виконання наступних дій:

- збереження в ЕРКК електронної копії документа та/або електронного вигляду документа;

- відкриття електронної копії документа та/або електронного образу за допомогою програм, що асоційовані в операційній системі з даним форматом;

- створення нової електронної копії документа та/або електронного образу.

В якості джерел мають виступати: шаблони документів, довідники, набір, сканування та розпізнання, електронна комунікація;

- збереження електронної копії документа або електронного образу у автономний файл;

- видалення електронної копії документа та/або електронного образу з ЕРКК у разі помилкового занесення.

3.5.4. Вимоги до функцій роботи з шаблонами документів

Шаблон має визначати вигляд і структуру створюваного документа. Для роботи з шаблонами документів СЕДО повинна надавати функціональність для виконання наступних дій:

- визначення для кожного виду документа відповідного шаблону;

- створення нового шаблону документа;

- перегляд та редагування структури та значення реквізитів;

- видалення шаблону документа.

3.5.5. Вимоги до функцій роботи з шаблонами документів

СЕДО може зберігати разом з ЕРКК документа його електронну копію та/або електронний образ. Для цього СЕДО повинна мати у своєму складі функції сканування та розпізнавання документів. Для здійснення процесу сканування документів СЕДО повинна підтримувати роботу з сканерами або взаємодіяти з системою сканування і розпізнавання. СЕДО повинна забезпечувати збереження образів документів в форматі монохромного скомпресованого багатосторінкового TIFF-файлу у тих випадках, коли це не веде до втрати інформації. СЕДО повинна мати вбудовану функцію розпізнавання тексту відсканованих документів або функцію взаємодії з системою розпізнавання тексту. СЕДО повинна використовувати систему розпізнавання тексту, яка відповідає наступним вимогам:

- підтримка державної мови розпізнавання з вбудованою перевіркою орфографії;

- розпізнавання стандартних комп'ютерних та типографських гарнітур (окрім декоративних) та стандартного машинопису;

- розпізнавання стандартних таблиць;

- автоматичне або напівавтоматичне розпізнання структури документа;

- внесення розпізнаної інформації у відповідні реквізити ЕРКК документа;

- збереження загальної структури і оформлення документа;

- розпізнання раніш відсканованих або отриманих через факс-модем документів, які збережені в загальноприйнятих графічних форматах;

- вбудований редактор для коректування розпізнаного документа;

- експорт в Microsoft Word, Excel;

СЕДО повинна використовувати для зберігання електронних копій формати DOC, PDF або HTML. Для проектів документів у електронній формі СЕДО повинна використовувати формати RTF, DOC, XLS, TXT.

3.6. Функціонування СЕДО здійснюється з обов'язковим використанням інформації з довідників:

- довідник видів електронних документів та повідомлень;

- довідник органів виконавчої влади, які є учасниками обміну електронними документами та повідомленнями;

- довідник фізичних осіб, які є учасниками обміну електронними документами та повідомленнями між органами виконавчої влади.

Для можливості перегляду інформації про документ та стан його виконання на будь-який момент часу за допомогою ЕРКК СЕДО повинна підтримувати збереження історії змін довідникової інформації та інформації про опрацювання у наведених довідниках.

За необхідності СЕДО доповнюється довідниками та/або класифікаторами із загальносистемною або іншою інформацією, необхідною для її функціонування.

3.7. В процесі функціонування СЕДО забезпечується коректна взаємодія її програмних компонент з іншим інформаційно-телекомунікаційним системним, прикладним та інструментальним програмним забезпеченням робочих місць та серверів без порушення їх функціонування.

3.8. СЕДО, в якій здійснюється опрацювання електронних документів, обмін документами та повідомленнями, повинна мати створену комплексну систему захисту інформації (КСЗІ) з підтвердженою відповідністю.

Використання СЕДО для обробки інформації можливе після отримання позитивних експертних висновків за результатами державної експертизи в галузі криптографічного та технічного захисту інформації.

Комплекс засобів захисту інформації від несанкціонованого доступу в КСЗІ СЕДО повинен реалізовувати наступний функціональний профіль безпеки: КА-2, КВ-1, ЦД-2, ЦА-2, ЦО-1, ЦВ-2, ДР-1, ДС-1, ДЗ-2, ДВ-2, НР-2, НИ-2, НК-1, НО-2, НЦ-1, НТ-1, НВ-1, НА-2, НП-2, де згідно з НД ТЗІ 2.5-004-99:

3.9. Впровадження СЕДО в органах державної влади повинно здійснюватись з урахуванням вимог щодо захисту державних інформаційних ресурсів.

Захист державних інформаційних ресурсів забезпечується впровадженням та атестацією комплексних систем захисту інформації, на які покладається недопущення блокування інформації, несанкціонованого ознайомлення з нею та/або її модифікації.

3.10. Органи виконавчої влади, які здійснюють обмін електронними документами і повідомленнями через свої СЕДО, виступають відправниками або одержувачами таких документів і повідомлень.

3.11. В процесі обміну електронними документами і повідомленнями взаємодія СЕДО з системами електронного документообігу органів виконавчої влади здійснюється через спеціальні телекомунікаційні мережі, у яких забезпечується безпека конфіденційної інформації, що є власністю держави.

В окремих випадках, за рішенням керівника органу виконавчої влади, відправлення цим органом електронного документа та/або повідомлення може здійснюватись через телекомунікаційні мережі загального користування, за умов дотримання вимог чинного законодавства в галузі захисту інформації.

3.12. Обмін даними в СЕДО будується на основі обміну електронними документами і повідомленнями в XML-форматі.

3.13. В СЕДО не накладаються обмеження на структуру та зміст електронного документа.

3.14. В СЕДО забезпечується обмін такою інформацією:

- електронні документи;

- реєстраційні дані в електронній формі про електронний документ та його зміст;

- повідомлення для відправника про прийняття (відхилення) вхідних електронного документа службою діловодства одержувача.

3.15. Кожне повідомлення, яке відправляється або одержується СЕДО, має відповідну структуру та наповнення згідно зі своїм призначенням. Кожен тип повідомлення займає відповідне місце в регламенті обміну повідомленнями відповідно до "Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".

3.16. В СЕДО формування та оброблення повідомлень здійснюється за правилами:

- повідомлення формується відповідно до рекомендацій XML 1.0;

- при формуванні повідомлення використовується та обов'язково зазначається кодова сторінка "Windows 1251";

- повідомлення з відсутньою або некоректною ключовою частиною не оброблюються;

- обов'язковими для формування та оброблення є тільки елементи, зазначені в цих технічних умовах. Допускається включення, без зміни базової структури повідомлення, інших елементів без будь-яких гарантій їх оброблення одержувачем;

- при пустому значенні атомарних необов'язкових елементів повідомлення такі елементи можуть не формуватися. Відсутність такого елемента в повідомленні еквівалентна його пустому значенню. Перед використанням кожен елемент перевіряється на присутність в повідомленні;

- при використанні E-mail у якості каналу обміну, повідомлення повинно передаватися у вигляді вкладення до електронного листа.

Зазначені правила забезпечують можливість розширення форматів та їх сумісність, а також сумісність процедур оброблення повідомлень.

3.17. В СЕДО оброблюються такі типи повідомлень щодо обміну інформацією про електронний документ:

3.17.1. Кожне повідомлення, що оброблюється в СЕДО, умовно поділяється на ключову та інформаційну частини.

Ключова частина повідомлення містить службові поля і містить у тому числі природний ключ для однозначної ідентифікації документа. Обробка повідомлення без ключової частини не здійснюється.

До ключової частини повідомлення належать такі дані:

3.17.2. Повідомлення "Інформація про електронний документ" має таку структуру:

- код пакета: info_doc.

- призначення: для передачі одержувачу інформації про електронний документ, створений та зареєстрований відправником.

Повідомлення складається з ключової частини 3.16.1 та інформаційної частини, а також вузлів.

3.17.3. Інформаційна частина має такий склад:

3.17.4. Вузол "Організація" (ORGANIZATION) має такий склад:

3.17.5. Вузол "Персона" (PERSON) має такий склад:

3.17.6. Вузол "Вид документа" (DOCTYPE) має такий склад:

3.17.7. Вид документа може приймати такі значення:

3.17.8. Вузол "Деталі" (CONTENT) має такий склад:

3.17.9. Вузол "Пункти" (DOCITEM) має такий склад:

3.17.10. Вузол "Виконавці" (PERFORMER) має такий склад:

3.17.11. Вузол "Рівень контролю" (CTRLLEVEL) має такий склад: