Відповідно до законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про судоустрій України", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 січня 2009 р. N 14, Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 (із змінами), Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. N 1004, та з метою вдосконалення діловодства й архівної справи в центральному апараті Державної судової адміністрації України,

1. Затвердити Інструкцію з діловодства центрального апарату Державної судової адміністрації України, що додається.

2. Управлінню організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю (Т.В.Бровко) довести наказ до відома керівників структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України, начальників територіальних управлінь державної судової адміністрації.

3. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України та начальникам територіальних управлінь державної судової адміністрації ознайомити з цим наказом спеціалістів та організувати вивчення вимог цієї Інструкції.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державної судової адміністрації від 17 лютого 2003 N 94 "Про затвердження Інструкції з діловодства Державної судової адміністрації" (із змінами).

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної судової адміністрації України В.О.Лиханського.

1.1. Інструкція з діловодства в Державній судовій адміністрації України (далі - Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності Державної судової адміністрації України (далі - ДСА), і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів ДСА.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

Ця інструкція не розповсюджується на документи, порядок роботи з якими встановлений окремими наказами ДСА.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами:

облік, зберігання й використання документів, які містять державну таємницю, здійснюються відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 р. N 1651-12;

облік, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, і яким надається гриф "Для службового користування" здійснюються відповідно до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. N 1893, відповідною Інструкцією в ДСА;

облік проходження й розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян та контроль за їхнім виконанням проводиться відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян", наказом ДСА від 27 червня 2006 р. N 69 "Про затвердження Інструкції про порядок роботи зі зверненнями громадян, їх особистого прийому в органах державної судової адміністрації".

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в ДСА розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також відповідно до ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 р. N 55 (далі - ДСТУ 4163-2003), положень Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153, із змінами, Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 р. N 16, із змінами, та Регламенту ДСА, затвердженого наказом ДСА від 1 вересня 2008 р. N 80, із змінами (далі - Регламент ДСА).

1.4. Відповідальність за організацію діловодства в ДСА покладається на Голову ДСА або, за його дорученням на одного із заступників Голови ДСА, згідно з наказом ДСА про розподіл обов'язків між Головою, першим заступником і заступниками Голови ДСА від 8 липня 2008 р. N 57, із змінами.

Ведення загального діловодства в ДСА покладається на управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю. Розпорядженням Голови ДСА, за поданням керівників структурних підрозділів, призначаються працівники, відповідальні за ведення діловодства в структурних підрозділах (далі - відповідальні працівники). Відповідальність за організацію діловодства в самостійних структурних підрозділах ДСА (далі - структурні підрозділи), за додержання вимог цієї Інструкції, а також за збереження документів покладається на керівників цих структурних підрозділів.

1.5. Загальне керівництво з організації та ведення діловодства, визначення порядку документообігу в ДСА та контролю за його додержанням здійснюється першим заступником Голови, який в межах своїх повноважень:

забезпечує дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, строків, установлених для вирішення питань, що порушені в листах Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України та голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора України, а також строків виконання інших документів, що надходять до ДСА;

вживає необхідних заходів до скорочення службового листування;

не допускає вимагання від підприємств, установ та організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління ДСА, різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;

забезпечує регулярну перевірку стану діловодства в ДСА та в організаціях, що належать до сфери її управління;

всебічно сприяє раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів в ДСА, вживає необхідних заходів до оснащення управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

забезпечує організацію навчання працівників управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю ДСА та відповідальних працівників структурних підрозділів для підвищення кваліфікації;

організовує здійснення контролю за обов'язковим додержанням, в ДСА та в організаціях, що належать до сфери її управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією.

1.9. У разі звільнення працівника складається акт передачі службових документів; у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника структурного підрозділу передаються особі, яка його заміщає.

1.10. Діловодство здійснюється за допомогою автоматизованої системи "Діловодство", яка призначена для реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції, пошуку, контролю за строками опрацювання та виконання документів, підготовки їх до передачі в архів на зберігання, статистичної обробки кореспонденції та вирішення інших питань оптимізації діловодних процесів.

1.11. ДСА здійснює діловодство та веде листування державною мовою.

2.1. Документування управлінської діяльності ДСА полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових і магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів у ДСА є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. У ДСА визначається конкретний комплекс документів, передбачений Номенклатурою справ ДСА та необхідний і достатній для документування її діяльності.

2.3. Управлінська діяльність ДСА здійснюється шляхом видання організаційно-розпорядчих документів: наказів, розпоряджень, рішень, доручень.

Видання розпорядчих документів ДСА визначається актами законодавства, Положенням про ДСА, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 14.01.2009 р. N 14 (далі - Положення про ДСА), та Регламентом ДСА.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

2.4. Підставами для прийняття організаційно-розпорядчих документів у ДСА є:

- Конституція і закони України;

- постанови Верховної Ради України;

- акти Президента України та Кабінету Міністрів України;

- провадження виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання покладених завдань і функцій;

- потреба в правовому регулюванні діяльності.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до ДСА від органів вищого рівня, доводяться до територіальних управлінь, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери її управління. ДСА має право розсилати ксерокопії цих документів до територіальних управлінь, а також підприємств, установ та організацій, що належать до сфери її управління разом із супровідним листом.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Хід обговорення питань і рішень, що приймаються на колегії, зборах, засіданнях, нарадах, фіксується в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань та підписуються головуючим і секретарем.

У тих випадках, коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована й оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання записується технічними засобами фіксації то після засідання записані тексти виступів переносяться на диск, який додається до протоколу.

2.8. Рішення колегії ДСА доводиться до виконавців, територіальних управлінь, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери її управління шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегії ДСА провадиться в життя наказами.

2.9. ДСА під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу, а також по електронній пошті. Реєстрації підлягають тільки оригінали цих документів у відповідності до вимог п. 3.4 цієї Інструкції за винятком тих, що завізовані керівництвом ДСА (з подальшим відстеженням оригіналу для уникнення подвійної реєстрації).

3.1. Приймання документів

3.1.1. Всі документи, що надходять до ДСА, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано працівниками управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

3.1.2. В управлінні організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю розкриваються усі конверти, за винятком тих, що мають напис "Особисто" та "Таємно". Конверти з грифом "Для службового користування" відкриваються працівниками цього ж управління, які мають доступ до них відповідно до наказу ДСА від 1 жовтня 2008 р. N 87 "Про затвердження списку працівників ДСА, які допускаються до роботи з документами з грифом "Для службового користування", із змінами. У разі пошкодження конверта робиться відмітка в поштовому реєстрі.

3.1.3. Працівники управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю, приймаючи кореспонденцію від підприємств, установ, організацій та громадян зобов'язані перевірити правильність адреси доставленої кореспонденції та цілісність конверта, розписатися в прийнятті конверта в розносній книзі або реєстрі установи, що доставляє кореспонденцію.

3.1.4. При розкритті конвертів перевіряється наявність вкладених у них документів, відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документів або додатків до нього, невідповідність номерів документів номерам на конверті, складається акт у двох примірниках (додаток 1), один з яких надсилається відправнику, а другий залишається у ДСА. На оригіналі документа робляться відповідні записи, після чого працівник управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю направляє вимогу про досилання відсутніх документів.

3.1.5. Конверти зберігаються й додаються до документів у разі:

коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення й одержання документа;

коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті;

коли дата, поставлена на документі, відрізняється від дати на поштовому штампі конверта.

Конверти додаються обов'язково до листів з пропозиціями, заявами і скаргами громадян, повісток про виклик до суду, кореспонденції від правоохоронних органів, а також до копій: ухвал, постанов, рішень по судовим справам, позовних заяв, апеляційних, касаційних скарг тощо.

3.1.6. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Надсилання та одержання документів електронною поштою

3.2.1. У кожному структурному підрозділі ДСА України визначаються особи, що відповідають за здійснення електронного обміну службовими документами (далі - відповідальні особи) - по два працівники.

3.2.2. До загальних обов'язків відповідальних осіб належать:

перевірити правильність оформлення службового документа й розміщення на ньому всіх реквізитів; правильність зазначення адреси; наявність усіх необхідних підписів на документі й додатках до нього; наявність віз на копії документа, що залишається у справах ДСА; наявність на документі відмітки про додатки;

погодити відправку електронною поштою підготовленого службового документа у керівника відповідного структурного підрозділу, або особи, що заміщує його у разі відсутності (згідно з наказом);

сканувати службовий документ, що підготовлений у паперовому вигляді та надсилається електронною поштою;

документ, що підготовлений у паперовому вигляді разом з його електронною копією надати відповідальній особі управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю для відправки.

3.2.3. На службових документах, підготовлених у паперовому вигляді, у разі здійснення електронного обміну ними, в лівому верхньому куті титульного листа обов'язково проставляється штамп, у якому зазначається адресат, вихідний номер, дата та час відправлення документа, прізвище керівника, який дозволив відправку, прізвище та підпис особи, яка відправила та особи, яка отримала документ:

3.2.4. На документах, отриманих електронною поштою в нижньому правому куті титульного листа проставляється штамп, у якому зазначається вхідний реєстраційний номер, дата і час отримання документа, посада, прізвище та підпис особи, яка отримала документ:

3.2.5. Отриманий електронною поштою документ реєструється в управлінні організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

3.3. Попередній розгляд документів

3.3.1. Всі документи, що надійшли до ДСА (крім анонімних, особистих та таємних), підлягають обов'язковому попередньому розгляду працівниками управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

3.3.2. Метою попереднього розгляду документів є:

Розподіл документів на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом ДСА, або керівниками структурних підрозділів відповідно до функціональних обов'язків;

визначення необхідності реєстрації документів;

встановлення термінів виконання документів, з наступною передачею структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Кореспонденція, адресована структурним підрозділам, без супровідного листа, передається їм без попереднього розгляду й реєстрації в управлінні організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

3.3.3. Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання, або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.

3.3.4. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Регламентом ДСА, Положенням про ДСА, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями, наказом Голови ДСА про розподіл обов'язків між Головою, першим заступником і заступниками Голови ДСА від 8 липня 2008 року N 57, зі змінами, та Номенклатурою справ ДСА тощо.

3.3.5. Голові ДСА відразу після реєстрації передаються акти законодавства, доручення Прем'єр-міністра України, запити і звернення народних депутатів України, інша кореспонденція, що надходить від органів вищого рівня, в окремій папці.

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності ДСА і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Інші документи передаються до структурних підрозділів і виконавцям.

3.3.6. Після попереднього розгляду кореспонденція реєструється та передається працівниками управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю:

у приймальню Голови ДСА - через начальника відділу документального забезпечення та контролю управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю;

першому заступнику і заступникам Голови - через осіб, призначених відповідальними за ведення діловодства (на цих осіб покладається відповідальність і за схоронність документів);

керівникам самостійних структурних підрозділів - через відповідальних працівників підрозділу.

3.3.7. Результати розгляду документів керівництвом фіксуються у резолюції з конкретними вказівками, визначенням виконавців та дати виконання.

3.3.8. Перший заступник і заступники Голови ДСА розглядають документи відповідно до розподілу своїх повноважень, згідно з наказом, доручають їх виконання керівникам структурних підрозділів, підпорядкованих їм.

3.4. Реєстрація документів

3.4.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

3.4.2. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в ДСА, так і ті, що надходять від інших підприємств, організацій. установ та громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК, що мають обов'язкові реквізити: найменування або бланк із зазначенням назви установи чи організації, її адреси, посади особи, яка підписала документ і дати, підпис або відбиток печатки, що його замінює.

3.4.3. Реєстрація документів, що надходять до ДСА, здійснюється централізовано управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено у додатку 2, затвердженому Головою ДСА.

Документи, адресовані структурним підрозділам, без супровідного листа, обліковуються в цих підрозділах.

Отримані копії документів також не реєструються, а передаються до відповідних підрозділів для використання їх як оперативної інформації.

3.4.4. Основним принципом реєстрації документів є однократність.

Кожний документ реєструється у ДСА лише один раз: вхідний - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створюваний - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється.

3.4.5. На всіх вхідних документах проставляється реєстраційний штамп, де вказується номер, під яким зареєстровано документ в автоматизованій системі "Діловодство" (далі - АС "Діловодство") вхідної кореспонденції та дата надходження документа, кількість аркушів основного документа та кількість аркушів додатків. Штамп ставиться в правому нижньому куті документа.

3.4.6. Документи реєструються в межах груп залежно від назви, виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти (постанови, укази, розпорядження, витяги з протоколів) Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, накази з основної діяльності ДСА, з основного складу, про надання відпусток, про дисциплінарні стягнення, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань, розпорядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи тощо.

3.4.7. Реєстрація розпоряджень і наказів з основної діяльності ДСА ведеться в реєстраційних журналах окремо по кожному виду документів і здійснюється юридичним управлінням.

Реєстрація наказів з кадрових та адміністративно-господарських питань ведеться в окремих реєстраційних журналах у залежності від змісту наказу й здійснюється відділом проходження державної служби працівників апарату судів та державної судової адміністрації.

Документи та накази і розпорядження з грифом "таємно" реєструються режимно-секретним сектором.

3.4.8. Всі вхідні документи, які надходять до ДСА, реєструються в АС "Діловодство".

Автоматизована реєстрація здійснюється шляхом введення з документа до електронної картки (додаток 3) встановленого обов'язкового складу реквізитів:

назва виду документа;

дата та індекс документа;

дата та індекс надходження для тих документів, що надійшли;

автор (кореспондент)

заголовок документа або його короткий зміст;

резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

відповідальний виконавець;

термін виконання для контрольних документів;

позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо.

3.4.9. Кореспонденція, яка розглянута та завізована Головою та першим заступником Голови ДСА, після внесення управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю резолюцій до електронних карток обліку вхідної кореспонденції, передається відповідальним працівникам структурних підрозділів, під розпис у реєстраційному журналі.

3.4.10. У структурних підрозділах відповідальні працівники в опції "Резолюція" вносять повний текст резолюції керівника, прізвище, ім'я, по батькові виконавця та дату передачі документа. Після виконання документу проставляється номер справи відповідно до Номенклатури справ ДСА (наприклад: Виконано. Лист КМ України від 11.12.2007 N 10-1522/09. До справи N 10-11).

3.4.11. Документи з дорученням керівництва "Для ознайомлення", як правило, направляються службовим особам, зазначеним у резолюції, в оригіналі по списку і повертаються до управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю для подальшого зберігання. Для цього застосовується спеціальний "Аркуш ознайомлення" (додаток 4).

3.4.12. Службова кореспонденція, листи передаються з одного структурного підрозділу до іншого тільки через управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю з відміткою в реєстраційному журналі.

3.4.13. Відповідальні працівники у структурних підрозділах після занесення інформації в електронну картку АС "Діловодство" передають документи згідно з резолюцією на виконання.

4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів у ДСА повинен використовуватися папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Службові документи оформляються на бланках, затверджених наказом ДСА від 5 червня 2003 р. N 224 "Про затвердження форм бланків Державної судової адміністрації України", відповідно до вимог державних стандартів і цієї Інструкції.

Бланки кожного виду виготовляються на основі повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або кутовим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

Бланки документів мають такі поля:

ліве - 30 міліметрів;

праве - 10 міліметрів;

верхнє і нижнє - 20 міліметрів.

Для деяких внутрішніх службових документів (службові та доповідні записки, звіти для доповіді керівництву, заяви, заходи щодо вирішення питань виробничо-службового характеру, а також документи, створювані від імені кількох організацій, тощо) бланки ДСА використовувати забороняється.

4.1.3. Кожний документ, як правило, повинен складатися з одного питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та інших узагальнюючих документів.

4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаним із змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Тексти документів, як правило, складаються з двох частин. У першій частині вказується обґрунтування або підстава складання документа, у другій - викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину:

накази - розпорядчу частину без констатуючої;

листи - прохання без пояснень.

4.1.6. При підготовці текстів документів необхідно:

заміняти складні речення простими, застосовувати сталі (трафаретні) словосполучення, вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудку) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на об'єкт дії;

вживати зворотний порядок слів у реченні (присудок передує підмету) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на саму дію або на суб'єкт дії;

заміняти віддієслівні іменники, особливо в розпорядчих документах, відповідними дієсловами, вживати в розпорядчих документах дієслова неозначеної форми, наприклад, "затвердити", "зобов'язати", "скасувати";

заміняти займенники іменниками (наприклад: "Державна судова адміністрація України просить", "Підрозділу потрібно", а не "Ми просимо", "Нам потрібно");

вживати в розпорядчих документах мовні конструкції наказового (імперативного) характеру; застосовувати сталі словесні формули (наприклад: "наказую", "пропоную", "Державна судова адміністрація України повідомляє").

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях та анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.

Заголовки таблиць повинні бути короткими і повністю відображати зміст таблиці. Заголовки розміщуються над таблицею посередині і пишуться з великої літери. В кінці заголовків і підзаголовків таблиць крапки і двокрапка не ставляться.

Слово "Таблиця" і порядковий номер таблиці вказуються праворуч над першою сторінкою таблиці, над іншими пишеться слово "Продовження табл. 1".

Слова, що повторюються одне під одним в одній і тій самій графі таблиці, замінюються лапками. Заміна лапками цифр, математичних знаків, знаків процента і номерів позначень марок матеріалів - не допускається. Якщо повторюється лише частина фрази, то допускається цю частину заміняти словами "Те ж", із зазначенням додаткових відомостей.

Цифри в графах таблиць повинні проставлятись так, щоб класи чисел у всій графі були розташовані один під одним.

4.1.7. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішеннями Голови ДСА на одного з заступників відповідно до розподілу обов'язків;

інших службових документів - на керівників структурних підрозділів ДСА.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів, що візуються кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення проектів документів, що надійшли на погодження до ДСА з інших органів виконавчої влади, покладається на відповідних заступників Голови ДСА.

4.2. Оформлення документів

4.2.1. Службові документи, що складаються в ДСА, повинні мати обов'язкові реквізити й стабільний порядок їх розміщення ( додатки 5, 6) :

найменування установи - автора документа;

назва виду документа (на листах не зазначається);

дата;

індекс;

заголовок до тексту;

текст;

засвідчення документа (підпис, візи, затвердження, печатка);

позначка про проходження, виконання документа й направлення його до справи.

Під час підготовки й оформлення службового документа склад обов'язкових реквізитів, відповідно до ДСТУ 4163-2003, може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. N 493/92 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" (із змінами), заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10 см) для запису про державну реєстрацію (додаток 7).

4.2.2. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному в Положенні про ДСА.

4.2.3. Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції ДСА, змісту її управлінської діяльності.

Назву виду документа друкують великими літерами.

4.2.4. Текст документів, надрукованих на папері формату А4, А5 рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу (в залежності від величини тексту).

4.2.5. Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

4.2.6. Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 - 3 міжрядковими інтервалами.

4.2.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

4.2.8. Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

92 мм - для реквізиту "Адресат";

104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис";

не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

4.2.9. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 мм.

4.2.10. Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

4.2.11. Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

4.2.12. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа й відповідати на питання "про що?", "чого?". Формувати заголовок документа слід за допомогою віддієслівного іменника. Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання колегії.

Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.2.13. Документи, що містять інформацію з різних питань діяльності ДСА (доповіді, положення, звіти, інструкції тощо), поділяються на розділи, підрозділи і пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Розділи і підрозділи повинні мати заголовки, що відображають суть документа. Підрозділи нумеруються в межах розділу. Номер підрозділу складається із номера розділу і підрозділу, розділених крапкою. Пункти нумеруються в межах розділу, якщо нема підрозділів. Номер пункту складається із номера розділу, підрозділу і пункту, розділених крапками, наприклад: 1.1.13, 5.14.3.

Допускається наскрізна порядкова нумерація складових частин тексту арабськими цифрами.

Для складання документів з великою кількістю розділів зручно складати зміст, у якому перераховуються всі розділи із зазначенням сторінок.

4.2.14. Якщо документ складається з двох і більше сторінок, друга й наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

4.3. Датування документів

4.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2. Дати підписання й затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться в один рядок у такій послідовності: число та місяць - двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (наприклад: 06.05.2009). У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, а також при реєстрації розпорядчих документів застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат (наприклад: 30 травня 2009 року).

4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

4.3.4. Обов'язковому датуванню й підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням і виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи).

4.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

4.4. Індексація документів

4.4.1. Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який вказує на місце складання, виконання та зберігання документа і складається з трьох груп цифр, відокремлених тире і косою рискою. Наприклад: 10-24900/09.

Перша група цифр (10) визначає індекс підрозділу ДСА; друга група (24900) - порядковий номер документа в електронній картотеці; третя (09) - рік реєстрації. Перелік індексів підрозділів визначається наказом ДСА від 9 квітня 2008 р. N 31/06 "Про затвердження індексів структурних підрозділів центрального апарату ДСА".

4.4.2. Реєстраційним індексом документів, що утворюються в процесі діяльності ДСА є:

наказу з основної діяльності ДСА - його порядковий номер;

наказу з основного складу - порядковий номер з літерою "к";

наказу про надання відпусток - порядковий номер з літерою "в";

наказу з адміністративно-господарських питань, про дисциплінарні стягнення, відрядження працівників - порядковий номер з цифрою "06" через дріб;

розпорядження - його порядковий номер з літерою "р", що ставиться через дефіс.

Нумерація документів у межах кожної групи ведеться протягом року і з нового року починається з "1".

Реєстраційний індекс спільного нормативно-правового акта установ повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб.

4.4.3. Під час реєстрації документів, що містять інформацію про факти корупції, на документі проставляється позначка "КД".

4.5. Погодження документів

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у ДСА (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за його межами - зовнішнє.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються Головою ДСА невідкладно.

Внутрішнє погодження документа провадять у такій послідовності: із структурними підрозділами ДСА, юридичним управлінням, із першим заступником, заступниками Голови, згідно з розподілом обов'язків.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться установами, яким проекти надіслано для розгляду, у строк, визначений їх розробниками.

4.5.2. Формою внутрішнього погодження проекту документа є його візування посадовою особою. Віза включає в себе: особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка візує документ, і дату візування. При необхідності зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Віза проставляється на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в ДСА.

4.5.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.5.4. При підписанні вихідних листів, підготовлених на виконання актів Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших органів державної виконавчої влади, звернень та запитів народних депутатів України, обов'язковим мають бути візи:

виконавця;

керівника підрозділу виконавця;

керівника самостійного структурного підрозділу;

начальника юридичного управління;

заступника Голови (згідно з розподілом обов'язків).

В обов'язковому порядку візуються першим заступником та заступниками Голови, згідно з розподілом обов'язків, вихідні листи на виконання постанов Верховної Ради України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, звернень та запитів народних депутатів України, звернень громадян, з питань організаційно-адміністративної, кадрової, фінансово-економічної роботи, реформування власності, інвестиційної, науково-технічної та інноваційної роботи, проекти рішень колегії.

4.5.5. Всі внутрішні розпорядчі та вихідні документи, пов'язані з фінансово-економічними питаннями, в тому числі: проекти законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України та листування з центральними органами виконавчої влади і місцевими органами самоврядування обов'язково візуються начальником департаменту планово-фінансової діяльності та соціального забезпечення й начальником відділу бухгалтерського обліку, а в разі їх відсутності - відповідними заступниками.

Всі внутрішні розпорядчі та вихідні документи щодо передачі майна та реформування власності (утворення, реорганізацію, ліквідацію) організацій, що належать до сфери управління ДСА України візуються директором департаменту матеріально-технічного, інформаційного та побутового забезпечення.

Обов'язково має бути віза начальника управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю на проектах рішень колегії.

4.5.6. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється грифом погодження, який ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе такі елементи: слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), її особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

4.5.7. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється колегією, то гриф погодження оформляється таким чином:

4.5.8. У разі коли зміст документа стосується більше трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

4.6. Засвідчення документів

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Документи в ДСА підписуються Головою, першим заступником та заступниками Голови ДСА у межах повноважень, визначених Положенням про ДСА та іншими чинними нормативно-правовими актами.

Рівень підпису вихідних документів повинен відповідати рівню підпису вхідних документів, на які дається відповідь, але не нижче начальників структурних підрозділів.

Голова ДСА, а в разі його відсутності особа, яка виконує обов'язки Голови ДСА (згідно з відповідним наказом) підписує накази, розпорядження та доручення з основної діяльності ДСА; вихідні документи, що надсилаються Президенту України, Главі Секретаріату Президента України, Голові Верховної Ради України, народним депутатам України, Прем'єр-міністру та першому віце-прем'єр-Міністру України, подання щодо продовження терміну виконання доручень Кабінету Міністрів України.

Перший заступник Голови ДСА має право підпису доручень ДСА, вихідних листів з питань, що входять до його компетенції, згідно з розподілом обов'язків.

Заступники Голови ДСА підписують вихідні листи з питань, що входять до їх компетенції, згідно з розподілом обов'язків та мають право видавати власні доручення.

Документи, що надсилаються керівникам підприємств та організацій, підписуються керівництвом ДСА.

4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами й прізвищем. Наприклад:

4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня Голова ДСА підписує усі примірники.

4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління ДСА, підписується тільки оригінал, що залишається у справі підрозділу-автора, а на місця розсилаються засвідчені управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю примірники.

4.6.6. У разі коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо) їхні підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

4.6.7. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем. Наприклад:

4.6.8. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.9. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 8).

4.6.10. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним наказом ДСА.

4.6.11. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали й прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Наприклад:

4.6.12. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

4.6.13. Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.6.14. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах), договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік документів, що завіряються гербовою печаткою в ДСА на підставі чинних нормативно-правових актів приведено в додатку 9.

Печатка, яка відтворює найменування ДСА або його структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

4.6.15. Гербова печатка ДСА знаходиться у відповідальної особи визначеної наказом ДСА від 27 липня 2009 р. N 87 "Про затвердження списку працівників Державної судової адміністрації України, які персонально відповідають за зберігання та використання печаток у Державній судовій адміністрації України", яка несе персональну відповідальність за правильність засвідчення всіх документів, що скріплюються гербовою печаткою в ДСА згідно з чинним законодавством України.

4.7. Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їхні найменування подаються в називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада й прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього й четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку й на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу юридичних, фізичних осіб повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. N 270, наприклад:

4.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

4.8. Резолюція

4.8.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений Головою, першим заступником, заступниками Голови ДСА, керівниками структурних підрозділів, що містить вказівки про виконання документа.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.8.4. Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. У разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документів та уточнюються виконавці, допускається написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках.

4.8.5. При призначенні керівників департаментів, управлінь, відділів, секторів виконавцями завдання, що не відповідає функціональним обов'язкам підрозділу, негайно порушувати питання про зміну виконавця перед посадовою особою, яка доручила це завдання.

4.8.6. До оригіналів документів, які підлягають поверненню, управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю прикріплюється аркуш з написом "Підлягає поверненню".

4.8.7. На документах інформаційного характеру ставиться підпис особи, яка з ним ознайомилася, і дата ознайомлення.

Інформаційні документи залишаються у справах підрозділу, до якого вони надіслані.

4.9. Відмітки про проходження й виконання документів

4.9.1. Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України й дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснюється згідно з Положенням про управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю та включає контрольні строки й етапи виконання (додаток 14).

Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що днем виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України й дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається день реєстрації в ДСА вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.

4.9.2. Під час проходження документа в ДСА обов'язково робляться такі помітки:

про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

про взяття документа на контроль - на правому верхньому полі першого аркуша документа пишеться слово "Контроль" або літера "К";

про виконання документа й направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" й номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування й підпис виконавця), наприклад:

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена;

4.9.3. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища й номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

4.10. Оформлення копій документів

4.10.1. Копія документа виготовляється й видається тільки з дозволу Голови, першого заступника та заступників Голови з питань, що входять до сфери їхньої діяльності згідно з розподілом обов'язків. ДСА може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників ДСА може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається зі слів "З оригіналом згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту "Підпис".

4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються в справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа і його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис і дата засвідчення, наприклад:

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, і візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою ДСА (негербовою). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

4.11. Оформлення додатків до документів

4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"Допустити до роботи з документами з грифом "Для службового користування" працівників Державної судової адміністрації України за списком згідно з додатком 1."

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату й номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів ДСА на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку й кількості їхніх примірників, наприклад:

Додаток: Довідка про стан виконавської дисципліни в ДСА за 6 місяців 2009 року на 3 арк. в 1 прим.;

якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Наказ від 24.01.2010 N 21 і додаток до нього, всього на 4 арк. у 2 прим.;

якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.;

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

4.12. Підготовка й оформлення документів до засідань колегії ДСА

4.12.1. Засідання колегії ДСА проводяться відповідно до затверджених планів роботи й в міру потреби згідно з Положенням про колегію Державної судової адміністрації України.

У плані роботи колегії зазначається питання, що необхідно розглянути, строк подання матеріалів, особи, відповідальні за підготовку і подання матеріалів на засідання колегії, орієнтовна дата проведення засідань колегії.

Проект плану проведення засідань колегії формується на основі пропозицій голови та членів колегії, керівників структурних підрозділів, які попередньо погоджуються їх із заступниками Голови ДСА (за напрямками діяльності). План засідань колегії затверджується головою колегії.

4.12.2. Підготовка проекту порядку денного засідання колегії згідно із затвердженим планом засідань та з урахуванням внесених пропозицій здійснюється секретаріатом колегії, який не пізніше ніж за 10 днів до засідання подає його голові колегії для погодження.

На розгляд колегії подаються:

проект порядку денного засідання колегії з визначенням доповідача з кожного питання;

довідка з питань порядку денного засідання з викладанням обґрунтованих висновків і пропозицій, завізована відповідальним за підготовку питання заступником Голови (згідно з розподілом обов'язків), керівником відповідного підрозділу ДСА;

проект рішення колегії з кожного питання порядку денного засідання колегії, завізований відповідальним за підготовку питання заступником Голови (згідно з розподілом обов'язків), керівниками відповідних структурних підрозділів ДСА, які повинні виконувати це рішення в разі його прийняття;

список членів колегії;

список запрошених осіб, які виявили бажання взяти участь в обговоренні питань порядку денного засідання колегії, із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи та займаних посад;

довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти, діаграми, таблиці тощо), які безпосередньо стосуються порядку денного.

4.12.3. У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка матеріалів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

4.12.4. Заступники Голови ДСА (згідно з розподілом обов'язків), керівники структурних підрозділів, яким доручено підготовку матеріалів до засідання колегії, та секретар колегії несуть персональну відповідальність за якість та своєчасність їх підготовки.

4.12.5. Якщо матеріали до засідання колегії вчасно не надійшли в секретаріат колегії або неналежними чином оформлені, секретар колегії письмово інформує заступника Голови ДСА (згідно з розподілом обов'язків), а також вносить пропозицію голові колегії щодо виключення питання з порядку денного засідання колегії.

У разі неможливості вчасно підготувати питання до чергового засідання колегії відповідальний за підготовку (відповідний заступник Голови ДСА) повинен поінформувати про це мотивованою доповідною запискою голови колегії за тиждень до її засідання.

4.12.6. Після засідання колегії керівник структурного підрозділу (окремий працівник), відповідальний за підготовку питань, доопрацьовує протягом десяти днів (якщо головою колегії не встановлено інший строк), проект рішення колегії з урахуванням зауважень і пропозицій, висловлених під час обговорення питань порядку денного, погоджує із заступниками Голови ДСА (згідно з розподілом обов'язків), іншими заінтересованими особами та подає секретаріату колегії для розгляду головою комісії.

4.12.7. Рішення колегії вводять в дію наказами Голови ДСА і є обов'язковим для виконання.

Рішення колегії з організаційних, процедурних і контрольних питань вносяться до протоколу засідання (без видання наказу або розпорядження).

4.12.8. Рішення колегії оформляється протоколом, які підписуються головуючим на засіданні та працівником секретаріату колегії, який веде протокол.

Рішення спільних засідань колегії оформляються протоколами, які підписуються головами відповідних колегій органів виконавчої влади (відповідних органів інших гілок влади) та секретарем, який веде протокол.

4.12.9. Рішення колегії доводяться секретаріатом до членів колегії, керівників структурних підрозділів, територіальних управлінь ДСА та підприємств, установам і організаціям, що належать до сфери управління ДСА, а також керівників інших органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності в частині, що їх стосується.

4.12.10. Рішення колегії ДСА, як документи в яких визначено конкретні завдання та строки їх виконання, обов'язково підлягають контролю з метою забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Контроль за виконанням рішень колегії покладається на заступників Голови (згідно з розподілом обов'язків), керівників структурних підрозділів ДСА, а щодо термінів виконання - на секретаріат колегії (управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю).

4.12.11. Доповідна записка щодо виконання рішень колегії подається виконавцем до секретаріату колегії. Секретаріатом колегії перевіряється оформлення документів, наявність віз, проводиться моніторинг виконання рішень колегії.

У разі неможливості виконання рішення колегії до зазначеного терміну, керівники структурних підрозділів, відповідальні за його виконання, завчасно надають секретаріату колегії доповідну записку, завізовану заступником Голови (згідно з розподілом обов'язків), в якій ґрунтовно викладені причини невиконання та пропозиції щодо продовження терміну виконання.

4.12.12. Секретар колегії аналізує інформацію про стан виконання рішень колегії, узагальнену та надану управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю, та інформує колегію про результати аналізу стану виконання попередніх рішень колегії.

Колегія розглядає на своїх засіданнях стан виконання прийнятих нею рішень.

Рішення вважається виконаним тільки після виконання усіх завдань, визначених у ньому.

Голова колегії вносить на розгляд колегії пропозиції щодо відповідальності осіб, винних у невиконанні чи невчасному виконанні рішень колегії.

4.13. Підготовка проектів документів нормативно-правового характеру

4.13.1. Підготовка й подання проектів законів України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України здійснюються згідно з Регламентом Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 р. N 950, Правил підготовки проектів актів Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 6 вересня 2005 р. N 870, Регламенту ДСА.

Підготовка й внесення проектів актів Президента України здійснюється згідно з Положенням про порядок підготовки і внесення проектів актів Президента України, затвердженим Указом Президента України від 15 листопада 2006 р. N 970/2006.

4.14. Складання й оформлення проектів наказів і розпоряджень

4.14.1. Керівні рішення видаються у формі наказів, розпоряджень і доручень.

4.14.2. Голова ДСА (особа, що виконує його обов'язки), у межах своїх повноважень на основі та на виконання актів законодавства видає накази та розпорядження, організовує і контролює їх виконання.

4.14.3. Підготовка проектів наказів і розпоряджень, їхнє узгодження з іншими структурними підрозділами й керівництвом ДСА повинно здійснюватися виключно працівниками ДСА.

4.14.4. Зміст проекту наказу чи розпорядження не повинен суперечити раніше виданим з цього питання розпорядчим документам, інакше дія попереднього розпорядчого документа повинна бути призупинена або визнана такою, що втратила чинність.

4.14.5. Текст проекту наказу або розпорядження складається з констатуючої та розпорядчої частин:

Констатуюча частина містить в собі такі елементи:

вступ (коротке введення в суть питання, що розглядається із зазначенням причини, що призвела до видання наказу чи розпорядження);

доведення (перераховуються головні факти, події, пояснення, міркування, з посиланням на законодавчі акти й інші матеріали);

висновок (формулювання мети видання наказу чи розпорядження).

У наказах і розпорядженнях, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів влади, констатуюча частина може бути відсутньою. Замість неї дається посилання на дату й номер цього розпорядження.

Розпорядча частина наказу позначається словом "Наказую", а розпорядження - "Зобов'язую" або "Доручаю" і складається з пунктів, кожний з яких визначає дію, термін виконання, відповідального за виконання.

Встановлені терміни повинні бути достатніми для якісного виконання.

4.14.6. В останньому пункті розпорядчої частини визначають особу, якій доручено контроль за виконанням всього розпорядчого документа. Контроль за виконанням наказів та розпоряджень Голова ДСА залишає за собою або покладає на першого заступника, заступників Голови, згідно з розподілом обов'язків.

4.14.7. До наказу й розпорядження додається лист погодження (додаток 5), надрукований на звороті останньої сторінки наказу або розпорядження.

4.14.8. На лицьовому боці наказу, розпорядження має бути пункт-вказівка щодо розсилки управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю копій розпорядчого документа. Копії доводяться до всіх виконавців, зазначених в наказі чи розпорядженні.

4.14.9. Внутрішнє погодження документа провадять у такій послідовності: із структурними підрозділами ДСА, юридичним управлінням, із першим заступником, заступниками Голови, згідно з розподілом обов'язків.

Проект наказу або розпорядження, завізований керівником структурного підрозділу, який його готував, погоджується з посадовими особами в такій послідовності:

з керівниками структурних підрозділів, які призначені виконавцями доручень;

з начальником відділу проходження державної служби працівників апарату судів та державної судової адміністрації (якщо в розпорядчому документі є доручення, пов'язані з кадровими питаннями);

начальником юридичного управління;

з першим заступником, заступниками Голови (згідно з розподілом обов'язків).

4.14.10. У випадках, коли посадова особа не погоджується з проектом наказу або розпорядження чи окремими його пунктами, в листку - погодженні ставиться відповідна помітка ("не погоджуюсь", "зауваження й пропозиції додаються" тощо) з підписом. Зауваження й пропозиції до проекту наказу або розпорядження викладаються на окремому аркуші й обов'язково доводяться до відома керівника, який підписує цей проект.

4.14.11. Керівник структурного підрозділу, що готує проект наказу (розпорядження), несе відповідальність за зміст і своєчасність його підготовки, за узгодженість термінів виконання завдань наказу (розпорядження) з датами його реєстрації.

4.15. Оформлення документів про відрядження

4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи ДСА з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

4.15.2. Якщо виникає потреба у відрядженні працівника, керівник структурного підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я Голови ДСА або одного із заступників Голови ДСА (згідно з розподілом обов'язків), зазначає куди, на який строк (з урахуванням часу вибуття та прибуття), з якою метою необхідно відрядити працівника.

4.15.3. Доповідна записка (заява, технічне завдання) разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження передається Голові ДСА, як правило, не пізніш як за три доби до початку відрядження.

Подавати на підпис посвідчення на службові відрядження за кордон для керівного складу ДСА необхідно при наявності доручення (дозволу) Кабінету Міністрів України, а для працівників ДСА листа-запрошення, погодженого Головою ДСА.

4.15.4. Для реєстрації посвідчень про відрядження відділом проходження державної служби працівників апарату судів та державної судової адміністрації ведеться спеціальний журнал.

4.15.5. За результатами відрядження метою якого є надання методичної допомоги чи проведення перевірки - складаються звіти (довідки) на ім'я Голови ДСА. Вказані документи мають бути аргументованими і стислими з висвітленням позитивної роботи, виявлених недоліків, їх причин, відповідальних за це посадових осіб з пропозиціями щодо вжиття необхідних заходів та авансовий звіт за встановленою формою.

Наслідки перевірок, як правило, обговорюються на місцях, оформлюються актом і для прийняття відповідного рішення у 3-денний термін доповідаються Голові, першому заступнику, заступникам Голови (згідно з розподілом обов'язків), керівнику структурного підрозділу.

4.15.6. Після повернення з відрядження з-за кордону, працівники ДСА України зобов'язані у 7-денний термін подати до сектору міжнародного співробітництва копію затвердженого технічного завдання, директив та звіту за результатами відрядження. Вищезгаданий сектор подає узагальнену інформацію щодо виконання директив, вказівок і технічних завдань працівниками ДСА у відрядженнях за кордон до Міністерства закордонних справ України та до Кабінету Міністрів України.

4.15.7. Авансовий звіт на відрядження здається у відділ бухгалтерського обліку ДСА.

4.16. Розмноження документів

4.16.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівниками структурних підрозділів (крім документів, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави і яким надається гриф "Для службового користування").

5.1. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю й надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації.

5.2. Під час приймання вихідних документів обов'язково перевіряється:

правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів;

правильність зазначення адреси;

наявність усіх необхідних підписів на документі й додатках до нього;

наявність віз на копії документа, що залишається у справах ДСА;

наявність на документі відмітки про додатки;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Відповідальність за зміст та реквізити несе виконавець, зазначений в документі У разі неправильного оформлення, відсутності копій, додатків - документ не реєструється і повертається виконавцеві.

5.3. До оригіналів документів, які підлягають поверненню, прикріплюється аркуш з написом "Підлягає поверненню".

5.4. Реєстрація вихідної кореспонденції в ДСА здійснюється в електронних реєстраційних картках обліку вихідних документів (додаток 10), які заповнюються відповідальними працівниками у структурних підрозділах та подаються на реєстрацію із внутрішнім реєстраційним номером документа.

При реєстрації вихідних документів їм присвоюється номер, який складається з трьох груп цифр, відокремлених тире і похилою рискою. Наприклад: 10-1234/09. Перша група цифр (10) визначає індекс підрозділу ДСА; друга група (1234) - порядковий номер документа в електронній картотеці; третя (09) - рік реєстрації.

5.5. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо, автором яких є ДСА не відправляються. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

Вихідні документи надсилаються в оригіналі, завізована копія залишається у справі відповідного структурного підрозділу для збереження згідно Номенклатури справ.

5.6. У випадку, коли документ надсилається кільком адресатам, що належать до сфери управління ДСА України, то оригінал залишається у виконавця, а всім адресатам надсилаються засвідченні належним чином копії.

5.7. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

5.8. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, відправляються у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

5.9. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).

5.10. Документи, які доставляються виконавцем, передаються місцевим адресатам під розписку.

5.11. Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

5.12. На вихідні документи та інші поштові відправлення працівниками управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю складається реєстр передачі вихідної кореспонденції (додаток 11).

5.13. Відповідальні працівники у структурних підрозділах передають на розсилку документи (кошториси, звіти, штатні розписи тощо) за реєстром згідно з додатком 12. Реєстр складається у двох примірниках, один залишається в управлінні організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю, а другий - у безпосереднього виконавця.

5.14. Відправлення рекомендованих листів по Україні оформлюється відповідно до додатку 13.

5.15. Вихідні документи та інші поштові відправлення відповідальні працівники структурних підрозділів зобов'язані передавати до управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю у встановлені для цього години:

у робочі дні до 16.00 години,

у останній день робочого тижня та передсвяткові дні - до 15.30.

5.16. Термінова кореспонденція, підготовлена виконавцем поза зазначеним часом, доставляється за дорученням Голови, заступників Голови ДСА особисто виконавцем.

6.1. Завдання й порядок контролю за виконанням документів

6.1.1. Контроль за виконанням встановлюється з метою забезпечення своєчасного розгляду та належного вирішення доручень, пропозицій і питань, які містяться в документах, що надходять до ДСА. Контролю підлягає дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, строків розгляду запитів і звернень народних депутатів України, звернень громадян, наказів, розпоряджень і доручень керівництва ДСА, а також строків виконання управлінських рішень, прийнятих за результатами розгляду іншої кореспонденції

6.1.2. Відповідальність за виконання документа несуть керівники структурних підрозділів, зазначені в розпорядчому документі (наказі, розпорядженні тощо), резолюції керівництва ДСА, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним за організацію виконання (скликання) є виконавець, який у резолюції зазначений першим. Йому передається оригінал, а співвиконавцям - копії документа та резолюцій, виготовлені управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю. При виконанні Законів України, актів Президента України, постанов Верховної Ради України, постанов, розпоряджень, витягів із протоколів Кабінету Міністрів України всім виконавцям і співвиконавцям направляється ксерокопія документа, а оригінал залишається у справі управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

6.1.3. Співвиконавці зобов'язані подавати свої пропозиції, а також всі необхідні матеріали, що стосуються питання, яке розглядається, або даного доручення головному виконавцю, не пізніше, ніж за два дні до закінчення встановленого терміну. Співвиконавці в однаковій мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку проектів документів.

Підрозділи, відповідальні за виконання доручень, подають листи на підпис Голові ДСА не пізніше ніж за день до закінчення встановленого терміну, за винятком доручень з позначкою "Терміново".

6.1.4. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює один із заступників Голови відповідно до розподілу обов'язків.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

6.1.5. Передача документів з позначкою "Терміново" здійснюється невідкладно через відповідальних працівників структурних підрозділів.

6.2. Строки виконання документів

6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказаними у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 14).

6.2.2. У разі коли термін виконання у документі не зазначено, строк і порядок виконання визначається виходячи з цілей та складності завдання, про що повідомляється співвиконавцям.

Строк виконання документів, у яких не зазначені конкретні терміни, відліковується з дати їх реєстрації.

Якщо завдання потребує термінового виконання, у проекті резолюції до документа обов'язково зазначається конкретний строк.

6.2.3. У разі коли з об'єктивних причин виконати завдання в установлений строк неможливо, Голова ДСА або особа, що заміщує його у разі відсутності (згідно з розподілом обов'язків) визначає можливий новий строк та до завершення встановленого строку повідомляє про це з викладенням відповідного обґрунтування органу чи посадовій особі, які встановили строк виконання завдання, і співвиконавцям.

6.2.4. Голова ДСА розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, особисто (відразу після реєстрації документа).

6.2.5. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

6.2.6. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених постановами Верховної Ради України та актами Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа відповідно керівникові апарату Верховної Ради України чи Главі Секретаріату Президента України за сім днів до закінчення встановленого строку.

6.3. Здійснення контролю за виконанням документів

6.3.1. Контроль за виконанням документів у ДСА включає такі види робіт:

постановку документів (доручень) на контроль, з використанням комп'ютерних технологій, формування інформаційної бази даних щодо контрольних документів (формування бази контрольних документів у ПК);

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

інформування керівництва ДСА про хід та підсумки виконання документів (доручень);

повідомлення про хід і підсумки виконання документів на апаратних нарадах, засіданнях колегії;

зняття документів з контролю;

формування бази даних виконаних документів.

6.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється на електронних картках в АС "Діловодство" (додаток 3). Під час взяття документа на контроль на правому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а в управлінні організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю залишається його копія.

6.3.3. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту чи під час проведення перевірки структурного підрозділу-виконавця, або проміжні відповіді виконавця вносяться до електронної картки контролю під резолюцією. При цьому попередні записи залишаються.

6.3.4. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені й кореспонденту дано відповідь по суті. Управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю вивчає інформацію щодо вирішення поставлених у документі питань, перевіряє наявність віз, правильність оформлення та реєстрації в електронній базі даних.

6.3.5. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до електронної картки обліку вхідних документів, а в розділі "Контроль" АС "Діловодство" вноситься відповідна відмітка про зняття документа з контролю.

6.3.6. Зняття з контролю доручень Голови та першого заступника Голови ДСА, здійснюється лише за наявності документу про виконання, завізованого керівником структурного підрозділу, заступником Голови відповідно до розподілу обов'язків та резолюцією Голови або першого заступника Голови ДСА щодо зняття документа з контролю.

6.3.7. Один раз на тиждень складаються й надсилаються до структурних підрозділів нагадування щодо невиконаних в установлений термін документів, а також документів, термін виконання яких закінчується протягом наступного тижня.

6.3.8. Дані про хід виконання поставлених на контроль документів узагальнюються й доповідаються керівництву ДСА. Періодичність подання таких доповідей визначається заступником Голови, який відповідає за виконавську дисципліну в апараті ДСА.

7.1. Складання номенклатури справ

7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створених у діловодстві ДСА, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим документом (інформаційним довідником), який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом і видом, відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства.

ДСА має індивідуальну номенклатуру справ, яка складається з номенклатур справ структурних підрозділів.

7.1.3. Номенклатура справ структурного підрозділу (додаток 15) розробляється відповідальним працівником структурного підрозділу, із залученням фахівців, затверджується керівником структурного підрозділу й обов'язково погоджується з відповідальним за архів ДСА керівником управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

7.1.4. Після виконання документи групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

7.1.5. Розміщення заголовків справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядчої документації ДСА (накази, розпорядження, доручення, рішення тощо), планово-звітна документація й листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

7.1.6. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (наказ ДСА від 9 квітня 2008 р. N 31/06 "Про затвердження індексів структурних підрозділів центрального апарату ДСА) і порядкового номера в межах підрозділу (10-01). У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

7.1.7. У номенклатурі справ структурного підрозділу протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення й включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву.

7.1.8. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ (додаток 15).

7.1.9. Номенклатура справ структурного підрозділу ДСА складається в двох примірниках:

перший примірник - зберігається в структурному підрозділі;

другий примірник - передається до відділу документального забезпечення та контролю управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю для зведеної номенклатури справ ДСА;

Номенклатури справ структурних підрозділів ДСА після їх розгляду й аналізу зводяться управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю в єдину (зведену) номенклатуру справ ДСА.

7.1.10. Під час складання зведеної номенклатури справ ДСА використовується структурний принцип її побудови. Першим розділом номенклатури справ зазначається управління організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

7.1.11. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ ДСА включаються назви справ, що фактично заведені в діловодстві та відображають усі документовані ділянки роботи ДСА, у тому числі справи тимчасово діючих органів ДСА, наприклад справи міжвідомчої комісії.

7.1.12. Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до зведеної номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення або ведення.

7.1.13. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

7.1.14. Зведена номенклатура справ схвалюється експертною комісією ДСА (далі - ЕК ДСА) та погоджується Експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО України), після чого затверджується Головою ДСА (додаток 16).

У графі "Примітка" зведеної номенклатури справ ДСА протягом діловодного року робляться позначки про включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву.

7.1.15. У зведеній номенклатурі справ ДСА може бути передбачене запровадження однієї справи з грифом "Для службового користування". Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕПК".

У кінці діловодного року зведена номенклатура справ ДСА обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ (додаток 16).

7.1.16. Зведена номенклатура справ ДСА складається в чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з ЦДАВО України.

Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається в управлінні організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю.

Другий використовується управлінням організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю ДСА як робочий.

Третій передається до архіву ДСА для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах.

Четвертий надсилається до ЦДАВО України, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ.

Структурні підрозділи ДСА отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

7.1.17. Зведена номенклатура справ ДСА, як і номенклатури справ структурних підрозділів щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується й уточнюється. Після внесення змін вони передруковуються та затверджуються Головою ДСА (керівником структурного підрозділу) та вводяться в дію з 1 січня нового року.

7.1.18. Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з ЦДАВО України один раз на п'ять років або щорічно у разі істотних змін у структурі, функціях та характері роботи ДСА.

7.2. Формування документів у справи

7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

групувати в справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових й особистих документів, а також документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

групувати в справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в ДСА;

групувати в справи окремо документи постійного й тимчасового строків зберігання (як виняток документи постійного й тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи до архіву ДСА документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового строку зберігання);

до справи включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщуються ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання;

документи, створені за допомогою ПК, групуються в справи на загальних підставах;

7.2.2. Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.

7.2.3. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

7.2.4. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

7.2.5. Нормативні акти (статути, положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами.

Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази та розпорядження з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнень на працівників; відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

7.2.6. Документи засідань колегії групуються в дві справи:

протоколи й документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації та проведення засідань (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступають тощо).