Відповідно до законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади", рішення Київської міської ради від 10 листопада 2011 року № 602/6838 "Про затвердження Міської цільової програми розвитку електронного урядування в місті Києві на 2012-2014 роки", пункту 2 Інструкції з діловодства в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях , затвердженої розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 27 лютого 2012 року № 320, з метою запровадження порядку організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та документами у сканованій формі без електронного цифрового підпису в діловодстві виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій:

1. Затвердити Порядок роботи з документами в інформаційно-телекомунікаційній системі "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва" у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій забезпечити:

2.1. Неухильне дотримання Порядку, затвердженого пунктом 1 цього розпорядження.

2.2. Обробку інформаційних ресурсів територіальної громади міста Києва через інформаційно-телекомунікаційну систему "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва" із дотриманням у ній встановленої політики безпеки.

3. Структурним підрозділам апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) надавати в межах повноважень організаційну та методичну допомогу користувачам інформаційно-телекомунікаційної системи "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва".

5. Управлінню з питань звернень громадян апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та управлінню інформаційного забезпечення та доступу до публічної інформації апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) забезпечити в установленому порядку внесення змін до порядків, що регулюють питання розгляду звернень громадян, та опрацювання запитів на інформацію у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) з метою забезпечення опрацювання відповідних документів у інформаційно-телекомунікаційній системі "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва".

6. Це розпорядження набирає чинності з 01 січня 2013 року.

7. Заступникові голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків прийняти рішення щодо висвітлення в засобах масової інформації змісту цього розпорядження.

8. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступників голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.

1. Порядок роботи з документами в інформаційно-телекомунікаційній системі "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва" на базі системи електронного діловодства "АСКОД" у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях (далі - Порядок) встановлює правила роботи з документами в інформаційно-телекомунікаційній системі "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва" (далі - ІТС ЄІПК, Система) у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних у місті Києві державних адміністраціях (далі - установи).

Дія Порядку не поширюється на документи, що містять таємну інформацію.

Опрацювання звернень громадян здійснюється відповідно до Порядку розгляду звернень громадян у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) , затвердженого розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 23 червня 2011 року № 1044.

Опрацювання запитів на інформацію здійснюється відповідно до Порядку складання, подання, опрацювання запитів на інформацію, що надходять до виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), та надання відповідей на них , затвердженого розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 19 березня 2012 року № 419, зареєстрованого в Головному управлінні юстиції у місті Києві 04 квітня 2012 року № 17/934, з урахуванням особливостей законів України "Про доступ до публічної інформації" та "Про захист персональних даних".

2. З питань, не врегульованих цим Порядком, необхідно керуватися нормами законодавства України.

3. Організація роботи з документами в ІТС ЄІПК згідно з цим Порядком передбачає, що на робочих місцях установлене та налагоджене відповідне програмне забезпечення для роботи в Системі, забезпечена одночасна безперебійна робота технічних і програмних засобів ІТС ЄІПК на усіх ланках діловодного процесу з використанням електронного цифрового підпису.

Якщо в установі не застосовується електронний цифровий підпис, користувачі ІТС ЄІПК попередньо опрацьовують документи у сканованій формі без електронного цифрового підпису (далі - сканований документ).

4. Відповідальність за дотримання вимог цього Порядку покладається на керівників установ.

Дотримання вимог цього Порядку є обов'язковим для всіх працівників.

5. Документообіг з питань, не передбачених цим Порядком, здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях , затвердженої розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 27 лютого 2012 року № 320 (далі - Інструкція з діловодства).

6. Усі користувачі зобов'язані систематично перевіряти надходження документів в ІТС ЄІПК. При цьому слід дотримуватись таких правил:

працювати в Системі лише під своїми логіном та паролем;

дотримуватись встановленої політики безпеки в ІТС ЄІПК.

7. ІТС ЄІПК передбачає автоматичне оприлюднення реквізитів документів, що надійшли до установи або створені у ній, передбачених Законом України "Про доступ до публічної інформації", в рубриці "Система обліку публічної інформації" на офіційному веб-порталі установи.

До "Системи обліку публічної інформації" включатиметься інформація про всі документи, створені в процесі діяльності установи, оприлюднення яких не суперечить законодавству України.

8. У разі виникнення в установі ситуацій, які можуть спричинити збої у роботі ІТС ЄІПК або унеможливлять доступ до неї, структурний підрозділ установи, який відповідає за ведення діловодства, або посадова особа, визначена керівником для ведення діловодства установи (далі - служба діловодства), негайно доповідає про це посадовій особі установи, яка відповідно до повноважень координує питання ведення діловодства. При цьому працівники служби діловодства приймають кореспонденцію відповідно до Інструкції з діловодства , відбираючи документи, які потребують негайного розгляду, обліковують документ у паперовому журналі, проставляють наступний реєстраційний номер, використовуючи ручний реєстраційний штамп, або роблять запис власноруч та передають керівництву на розгляд, залишаючи собі копію документа. Якщо робота Системи не відновлюється до кінця робочого дня, служба діловодства обліковує за таким порядком усі документи.

Після відновлення роботи ІТС ЄІПК служба діловодства зобов'язана перенести до Системи усі дані про зареєстровані документи згідно з цим Порядком.

9. Усі документи надходять до служби діловодства, де здійснюється їх попередній розгляд та розподіл для реєстрації відповідно до виду документа та адресата:

службові листи на ім'я керівника установи, його заступників, начальників структурних підрозділів;

звернення громадян;

запити на публічну інформацію;

запити та звернення від засобів масової інформації;

інші види документів, які реєструються окремо.

10. Документи реєструються в день надходження або в перший робочий день у разі одержання документів у вихідні, неробочі та святкові дні або неробочий час.

11. В установах, що охоплені мережею "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва", кожному вхідному документу присвоюється лише один вхідний реєстраційний номер службою діловодства установи. Після надходження до структурних підрозділів установи зареєстрованих документів достатньо відкрити РК документа та попередньо опрацьовувати його у встановленому порядку без повторної реєстрації.

Такого ж порядку слід дотримуватися і при надходженні до установи документів на виконання доручень керівництва Київської міської ради та Київської міської державної адміністрації.

12. Якщо документ надійшов до структурного підрозділу установи без реєстрації у службі діловодства, а порушені у ньому питання потребують розгляду керівництва, документ повертається структурним підрозділом до служби діловодства для реєстрації та подальшого опрацювання.

13. Кожен документ реєструється в ІТС ЄІПК з обов'язковим заповненням реєстраційної картки (далі - РК).

Електронні документи перед реєстрацією перевіряються з дотриманням вимог, встановлених постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".

14. На паперовий оригінал документа наноситься штрих-код у правому нижньому полі першого аркуша документа. Штрих-код повинен обов'язково містити повну назву установи, дату реєстрації та вхідний реєстраційний номер, який присвоїла Система.

Реєстраційний номер може доповнюватись іншими необхідними для установи індексами.

15. Після нанесення штрих-коду паперовий документ сканується і його електронна копія направляється керівництву установи відповідно до розподілу повноважень для створення резолюції.

Одночасно сканований документ отримує відповідальна особа структурного підрозділу установи, обов'язком якої є підготовка проектів резолюцій керівництва.

16. Скануванню не підлягають документи, які надійшли у форматі більшому ніж А-3; прошиті, зброшуровані документи; друковані видання (книги, журнали, бюлетені тощо); документи з грифом "Для службового користування"; інші документи, визначені в установленому порядку.

17. Після підписання резолюції керівником сканований документ надсилається Системою усім визначеним виконавцям.

Кожен виконавець зобов'язаний підтвердити у Системі початок виконання завдання, а після опрацювання документа - надати звіт про його завершення.

18. Паперовий оригінал документа передається службою діловодства головному виконавцю для виконання та формування справи відповідно до номенклатури справ.

19. Якщо термін виконання документів менше, ніж 3 дні, сканований документ надсилаються безпосереднім виконавцям з проектом резолюції. Після підписання резолюції виконавці отримують повідомлення про зміну резолюції або її підтвердження.

20. Документи, які потребують контролю за виконанням, після реєстрації та сканування надсилаються структурному підрозділу установи з питань контролю або уповноваженій керівником посадовій особі (далі - служба контролю) для визначення контрольної дати, подальшого опрацювання або зняття з контролю.

При цьому слід дотримуватись таких термінів розгляду документів:

для визначення контрольної дати - один день (день надходження);