Відповідно до законів України "Про столицю України - місто-герой Київ", "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про місцеві державні адміністрації", Положення про апарат виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), затвердженого розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 07 вересня 2011 року N 1627 , та враховуючи розпорядження Київського міського голови від 20 січня 2015 року N 22 "Про зміни у структурі апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)":

1. Затвердити Положення про управління документального забезпечення апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), що додається.

2. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 26 листопада 2014 року N 1375 "Про затвердження Положення про управління документального забезпечення апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)".

1. Управління документального забезпечення апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - управління) є структурним підрозділом апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

2. Управління у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями Київської міської ради, розпорядженнями Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), Регламентом виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - Регламент), цим Положенням та іншими нормативними актами.

3. Положення про управління, його структура та внесення змін до них затверджуються розпорядженнями виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації). Чисельність управління затверджується наказом керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

4. Управління у своїй діяльності підпорядковується керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

5. Управління у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із структурними підрозділами апарату, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районними в місті Києві державними адміністраціями та територіальними органами центральних органів виконавчої влади.

6. Управління має печатки (негербові) із відтворенням назви управління, "Для пакетів" та штампи встановленого зразка.

7. Основними завданнями управління є:

7.1. Встановлення в апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем.

7.2. Контроль і методичне керівництво за дотриманням єдиної системи діловодства у структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністраціях.

7.3. Організація обліку проходження і контролю за дотриманням порядку розгляду службових документів.

7.4. Реєстрація службових документів, які адресовані Київському міському голові, керівництву апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), структурним підрозділам апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), підготовка до них аналітичних, довідкових та інших матеріалів.

7.5. Реєстрація та відправлення службових документів, оформлених належним чином, засобами електронного зв'язку.

7.6. Підготовка проектів резолюцій Київського міського голови.

7.7. Контроль за оформленням та передача проектів службових документів на підпис Київському міському голові.

7.8. Організація своєчасного доведення доручень Київського міського голови через систему електронного документообігу до структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, яким вони адресовані.

7.9. Розробка проектів розпоряджень Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з питань, що належать до компетенції управління.

7.10. Організація та контроль за збереженням документаційного фонду апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та користування ним.

7.11. Узагальнення та аналіз роботи з питань, покладених на управління, надання практичної та методичної допомоги структурним підрозділам виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районним в місті Києві державним адміністраціям з питань, що відносяться до компетенції управління.

8. Управління відповідно до покладених на нього завдань:

8.1. Здійснює контроль за дотриманням єдиної системи діловодства у структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністраціях відповідно до Регламенту та Інструкції з діловодства в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях.

8.2. Здійснює приймання, попередній розгляд, реєстрацію службових документів, що надходять до Київського міського голови, керівництва апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), структурних підрозділів апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

8.3. Здійснює реєстрацію та відправлення службових документів, оформлених належним чином, засобами електронного зв'язку.

8.4. Забезпечує своєчасну передачу зареєстрованих документів на розгляд Київському міському голові через систему електронного документообігу.

8.5. Готує проекти резолюцій Київського міського голови.

8.6. Здійснює контроль за оформленням та передачу проектів службових документів на підпис Київському міському голові. Повертає документи на доопрацювання головному виконавцю.

8.7. Здійснює передачу документів, які надійшли на реєстрацію у паперовому вигляді, до головного виконавця, визначеного резолюцією Київського міського голови.

8.8. Здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання та контроль за проходженням документів з грифом "Для службового користування" згідно з вимогами законодавства.