1. Правова система ipLex360
  2. Законодавство
  3. Розпорядження


ВИКОНАВЧИЙ ОРГАН КИЇВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
(КИЇВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ)
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
26.11.2014 р. N 1375
Про затвердження Положення про управління документального забезпечення апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)
Відповідно до законів України "Про столицю України - місто-герой Київ", "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про місцеві державні адміністрації", Положення про апарат виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), затвердженого розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 07 вересня 2011 року N 1627 , та враховуючи розпорядження Київського міського голови від 29 липня 2014 року N 105 "Про посаду заступника голови Київської міської державної адміністрації - керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)":
1. Затвердити Положення про управління документального забезпечення апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), що додається.
2. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 09 грудня 2011 року N 2337 "Про затвердження Положення про управління документального забезпечення апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)".
Голова В. Кличко
ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження виконавчого органу
Київської міської ради
(Київської міської державної адміністрації)
26 листопада 2014 року N 1375
ПОЛОЖЕННЯ
про управління документального забезпечення апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)
1. Управління документального забезпечення апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - управління) є структурним підрозділом апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
2. Управління у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями Київської міської ради, розпорядженнями Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), Регламентом виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - Регламент), цим Положенням та іншими нормативними актами.
3. Положення про управління, його структура та внесення змін до них затверджуються розпорядженнями виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
4. Управління у своїй діяльності підпорядковується керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
5. Управління у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із структурними підрозділами апарату, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районними в місті Києві державними адміністраціями та територіальними органами центральних органів виконавчої влади.
6. Управління має печатку (негербову) із відтворенням назви управління та штампи встановленого зразка.
7. Основними завданнями управління є:
7.1. Встановлення в апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем.
7.2. Контроль і методичне керівництво за дотриманням єдиної системи діловодства у структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністраціях.
7.3. Організація обліку, проходження і контролю за дотриманням порядку розгляду службових документів.
7.4. Реєстрація службових документів, що надходять до Київського міського голови, керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), структурних підрозділів апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), підготовка до них аналітичних, довідкових та інших матеріалів.
7.5. Підготовка проектів резолюцій Київського міського голови, голови Київської міської державної адміністрації.
7.6. Організація своєчасного доведення доручень Київського міського голови через систему електронного документообігу до структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, яким вони адресовані.
7.7. Забезпечення контролю за додержанням встановлених вимог до підготовки і погодження розпоряджень Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та інших ділових документів.
7.8. Забезпечення реєстрації, випуску та доведення до виконавців через систему електронного документообігу розпоряджень Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
7.9. Ведення баз даних службової кореспонденції та виданих розпоряджень.
7.10. Підготовка проектів розпоряджень Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з питань, що належать до компетенції управління.
7.11. Узагальнення та аналіз роботи з питань, покладених на управління, надання практичної та методичної допомоги структурним підрозділам виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районним в місті Києві державним адміністраціям з питань, що відносяться до компетенції управління.
8. Управління відповідно до покладених на нього завдань:
8.1. Здійснює контроль за дотриманням єдиної системи діловодства у структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністраціях відповідно до Регламенту та Інструкції з діловодства.
8.2. Здійснює приймання, попередній розгляд, реєстрацію службових документів, що надходять до Київського міського голови, керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), структурних підрозділів апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
8.3. Забезпечує своєчасну передачу зареєстрованих документів на розгляд Київському міському голові через систему електронного документообігу. Готує проекти резолюцій Київського міського голови, голови Київської міської державної адміністрації.
8.4. Здійснює передачу документів у паперовому вигляді до головного виконавця, визначеного резолюцією Київського міського голови, голови Київської міської державної адміністрації.
8.5. Здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання та контроль за проходженням документів з грифом "Для службового користування" згідно з вимогами законодавства.
8.6. Здійснює реєстрацію службової вихідної кореспонденції за підписом Київського міського голови, голови Київської міської державної адміністрації.
8.7. Забезпечує відправлення вихідної кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
8.8. Надає методичну допомогу під час підготовки номенклатур справ структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
8.9. Формує зведену номенклатуру справ апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
8.10. Забезпечує облік, зберігання, використання та підготовку документів апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) постійного та тривалого строків зберігання для передачі до міського державного архіву в установленому порядку й у визначені терміни.

................
Перейти до повного тексту