КИЇВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

N 1 від 03.01.97

Про Регламент Київської міської державної адміністрації

1. Регламент Київської міської державної адміністрації затвердити згідно з додатком.

2. Контроль за додержанням Регламенту покласти на першого заступника, заступників голови міської державної адміністрації. Встановити, що порушення працівниками міської державної адміністрації вимог регламенту тягне за собою дисциплінарну відповідальність відповідно до чинного законодавства.

3. Розпорядження Представника Президента України у м. Києві від 28 жовтня 1992 року N 1317 "Про Регламент Київської міської державної адміністрації" вважати таким, що втратило чинність.

Голова О.Омельченко

Додаток

до розпорядження Київської

міської державної адміністрації

від 03.01.97 N 1

Регламент

Київської міської державної адміністрації

I. Загальні положення

1. Регламент Київської міської державної адміністрації є нормативним актом, який визначає механізм організації взаємодії керівництва, секретаріату, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів міської державної адміністрації по реалізації повноважень, визначених Конституцією України ( 254к/96-ВР ) та Законами України, іншими нормативними актами, здійснення секретаріатом правового, організаційно-технічного та іншого забезпечення діяльності міської державної адміністрації.

1.2. Київська міська державна адміністрація будує свою роботу на засадах законності, персональної відповідальності, поєднання загальнодержавних інтересів та інтересів міста, взаємодії з органами місцевого самоврядування та гласності.

1.3. Основні засади організації діяльності Київської міської державної адміністрації, її секретаріату та структурних підрозділів визначаються Положенням про обласну, Київську і Севастопольську міську державну адміністрацію. Типовим положенням про секретаріат обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації, положеннями про головні управління, управління, відділи та інші служби міської державної адміністрації, розпорядженнями міської державної адміністрації з організаційних питань та цим Регламентом.

II. Планування роботи Київської

міської державної адміністрації

2.1. Для виконання програм економічного і соціального розвитку міста та забезпечення ефективного функціонування міського господарства перший заступник та заступники голови Київської міської державної адміністрації планують свою роботу з урахуванням пропозицій керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб міської державної адміністрації.

2.2. Для координації діяльності Київської міської державної адміністрації складаються квартальні та тижневі плани основних заходів міської державної адміністрації. Квартальні плани роботи включають переліки питань для розгляду на апаратних нарадах у голови та заступників голови міської державної адміністрації, а також питань, що розглядаються в порядку контролю у першого заступника та заступників голови міської державної адміністрації.

2.3. Письмові пропозиції до планів роботи на квартал подаються першим заступником та заступниками голови Київської міської державної адміністрації з урахуванням пропозицій керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб міської державної адміністрації, головами районних у м. Києві державних адміністрацій за 15 днів до кінця кварталу до організаційного відділу. Пропозиції до плану календаря основних заходів Київської міської та районних державних адміністрацій на тиждень подаються у письмовому вигляді щочетверга до 12 години організаційному відділу для узагальнення.

2.4. Контроль за поточними планами здійснюють перший заступник та заступники голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.

2.5. Головні управління, управління, відділи, інші служби міської державної адміністрації організують свою роботу відповідно до плану роботи, що затверджується їх керівником.

III. Порядок підготовки та проведення апаратних

нарад, організація роботи постійних та тимчасових

робочих органів Київської міської державної адміністрації

3.1. Апаратна нарада проводиться головою Київської міської державної адміністрації або за його дорученням одним із заступників голови міської державної адміністрації, як правило, щоп'ятниці о 9 годині. Організаційно-технічне забезпечення підготовки та проведення апаратних нарад здійснює організаційний відділ.

3.2. Порядок денний апаратної наради формується на підставі примірного переліку питань, що складається на квартал та затверджується головою міської державної адміністрації. За рішенням голови Київської міської державної адміністрації або особи, яка його заміщає, на розгляд апаратної наради можуть вноситися питання, не передбачені примірним переліком.

3.3. До кожного питання порядку денного апаратної наради відповідними службами готується довідковий матеріал, проект протокольних доручень та, при необхідності, проект розпорядження Київської міської державної адміністрації, список запрошених осіб для розгляду питання.

3.4. Відповідальність за якість та своєчасність підготовки матеріалів покладається на першого заступника та заступників голови міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.

3.5. Підготовлені матеріали, погоджені в установленому порядку, подаються до організаційного відділу за 4 дні до засідання для узагальнення і підготовки необхідного комплекту документів.

3.6. Коло службових осіб, які запрошуються на апаратну нараду з питань порядку денного, визначається першим заступником та заступниками голови міської державної адміністрації, відповідальними за підготовку питань.

3.7. Учасники апаратної наради запрошуються на засідання організаційним відділом міської державної адміністрації.

3.8. Доручення, напрацьовані під час апаратної наради, оформляються протокольно-організаційним відділом і подаються на затвердження головуючому на засіданні.

3.9. Порядок підготовки та проведення нарад з окремих питань, організація роботи постійних або тимчасових робочих органів визначається положеннями про них.

3.10. Наради з окремих питань проводяться головою, першим заступником, заступниками голови міської державної адміністрації у відповідності з планами роботи, а також виходячи з оперативної необхідності. Коло службових осіб, запрошених на наради, визначається відповідним керівником, з ініціативи якого вони проводяться.

3.11. Запрошення на наради (крім апаратних) або за іншою службовою необхідністю голів районних державних адміністрацій здійснюється за погодженням з головою міської державної адміністрації.

3.12. Повідомлення про запрошення на наради здійснюється відповідним секретаріатом завчасно, як правило, не пізніше, ніж за 1 день до їх проведення. Рішення, прийняті на нарадах, оформляються протоколами із зазначенням виконавців та термінів виконання. Питання, що потребують фінансового забезпечення, узгоджуються з фінансовим управлінням. Ведення протоколів і контроль за їх виконанням покладається на відповідні секретаріати.

IV. Порядок підготовки і видання розпоряджень

Київської міської державної адміністрації

4.1. Розпорядження Київської міської державної адміністрації видаються у межах повноважень, визначених чинним законодавством, одноосібно головою міської державної адміністрації. У разі відсутності голови міської державної адміністрації його повноваження щодо видання розпоряджень виконує перший заступник голови міської державної адміністрації.

4.2. Проекти розпоряджень вносяться за поданням керівників головних управлінь, управлінь, відділів і служб міської державної адміністрації, голів районних у м. Києві державних адміністрацій.

проектів розпоряджень обов'язково подаються письмові обгрунтування до доцільності їх видання.

4.3. Текст проекту розпорядження викладається українською мовою у стислій формі. Виклад окремих пунктів, додатків та тексту в цілому повинен бути органічно пов'язаним і не допускати можливості подвійного тлумачення змісту. Обов'язковою складовою частиною розпорядження є заголовок, який стисло розкриває його зміст. Преамбула проекту розпорядження, крім мотивів та цілей його видання, як правило, повинна містити посилання на відповідний закон або нормативні акти, що регулюють предмет правовідносин, зазначених у розпорядженні.

Проект розпорядження у необхідних випадках повинен містити пункт щодо осіб, які здійснюють контроль за його виконанням.

4.4. На зворотньому боці останньої сторінки проекту розпорядження друкуються дані про подання і погодження проекту, а саме: посада, прізвище та ініціали керівника, який подає або погоджує проект.

Проект розпорядження візують: керівник та юрисконсульт головного управління, управління, відділу чи іншої служби міської державної адміністрації, яка вносить проект, керівники зацікавлених організацій, голови відповідних районних державних адміністрацій у разі, коли зачіпаються інтереси районів.

При цьому, якщо дата погодження, зазначена під час візування, перевищує 30 діб до подання на підпис проекту розпорядження, вона вважається недійсною.

4.5. Підготовлений згідно з вимогами пп.4.2.- 4.4. цього Регламенту проект розпорядження подається в секретаріат відповідного заступника голови міської державної адміністрації.

Завідуючий секретаріатом забезпечує погодження поданого проекту розпорядження з заступником голови міської державної адміністрації, якому підпорядковане головне управління, управління, відділ, що вносять проект, літредактором та керівником, юридичної служби.

Обов'язковому погодженню з управлінням економіки підлягають проекти розпоряджень з питань розміщення на території міста нових, реконструкції, розширення або ліквідації діючих об'єктів виробничого і невиробничого призначення підприємств (установ, організацій) незалежно від форм власності, передачі майна, що належить до комунальної власності територіальної громади міста, у власність інших підприємств, установ, організацій (в тому числі в порядку взаємозаліків та взаєморозрахунків), залучення інвесторів до будівництва нових, а також реконструкції існуючих об'єктів житлового та нежитлового фонду, які належать до комунальної власності територіальної громади міста та його районів, створення спільних підприємств на базі комунального майна територіальної громади міста, будівництва в м. Києві будь-яких об'єктів за рахунок бюджетних та позабюджетних коштів та інших питань, що призводять до зміни соціально-економічних показників розвитку міста, а також пов'язаних з реалізацією державної економічної політики в місті Києві.

Всі проекти розпоряджень, що носять нормативний характер та мають загальноміське значення, погоджуються відповідним секретаріатом з усіма заступниками голови міської державної адміністрації.

Перший заступник голови міської державної адміністрації візує проект розпорядження останнім.

4.6. Термін розгляду та погодження проекту розпорядження не повинен перевищувати 1 дня, а тих, що вимагають додаткових узгоджень, - 3 днів.

4.7. Проекти розпоряджень погоджуються юридичною службою на протязі терміну, що не перевищує 3 днів, а ті, що вимагають додаткового опрацювання, - у строк до 7 днів. При цьому візуються всі сторінки проекту розпорядження і додатків до нього (із зворотнього боку).

4.8. Після візування проекту розпорядження юридичною службою внесення до нього змін і доповнень не допускається.

4.9. Зауваження та пропозиції, що виникають під час погодження проекту розпорядження, викладаються у письмовій формі на окремому аркуші. Виправлення, дописування та інші зміни тексту розпорядження під час погодження не допускаються.

У разі неможливості узгодження позицій щодо спірних питань на рівні структурних підрозділів міської державної адміністрації рішення про зняття або врахування зауважень приймають відповідно перший заступник, заступник голови міської державної адміністрації, до відання якого відноситься конкретне питання. У цьому випадку віза заступника голови міської державної адміністрації на проекті розпорядження підтверджує остаточну редакцію проекту, що вноситься. В окремих випадках такі проекти розпоряджень можуть вноситися для колегіального обговорення та прийняття рішення.

4.10. Рішення про внесення проекту розпорядження на колегіальне обговорення приймається головою міської державної адміністрації за письмовим обгрунтуванням відповідного заступника голови міської державної адміністрації.

4.11. Проекти розпоряджень, що подаються на підпис в остаточній редакції, мають містити візи керівника головного управління, управління, відділу або служби міської державної адміністрації, що зробила подання, відповідного заступника голови міської державної адміністрації, заступника голови міськдержадміністрації - керівника секретаріату, керівника юридичної служби.

4.12. Додатки до розпоряджень візують: керівник головного управління, управління, відділу або служби міської державної адміністрації, що зробила подання, відповідний заступник голови міської державної адміністрації, керівник юридичної служби. Підписує додатки до розпоряджень заступник голови міської державної адміністрації - керівник секретаріату.

4.13. Відповідальність за якість підготовки проекту розпорядження, відповідність вимогам чинного законодавства та літературне редагування несе заступник голови міської державної адміністрації, до компетенції якого належать зазначені питання, та юридична служба.

4.14. Підготовлений та погоджений в установленому порядку проект розпорядження у двох примірниках разом з іншими необхідними документами та розрахунком розсилки подається завідуючим секретаріатом відповідного заступника голови міської державної адміністрації до сектора редагування та випуску розпоряджень загального відділу.

Розрахунок розсилки розпорядження повинен містити повну адресу організацій-одержувачів та бути підписаним завідуючим секретаріатом відповідного заступника голови міської державної адміністрації.

4.15. Сектор редагування та випуску розпоряджень загального відділу здійснює контроль за додержанням вимог щодо підготовки проектів розпоряджень і у разі їх порушення повертає проект виконавцям.

4.16. Проекти розпоряджень подаються на підпис голові міської державної адміністрації завідуючим загальним відділом.

4.17. Підписані розпорядження оформляються сектором редагування та випуску розпоряджень. Сектор редагування та випуску розпоряджень забезпечує зняття необхідної кількості копій розпорядження відповідно до розрахунку розсилки і відправлення їх вказаним у розрахунку організаціям через сектор службової кореспонденції загального відділу.

4.18. Розпорядження Київської міської державної адміністрації набирають чинності з моменту їх видання, якщо інше не зазначено в розпорядженні.

4.19. Розпорядження, що стосуються прав та обов'язків громадян і мають загальний характер, доводяться до відома населення прес-службою міської державної адміністрації.

V. Державна реєстрація розпоряджень Київської міської

державної адміністрації

5.1. Розпорядження Київської міської державної адміністрації як органу державної виконавчої влади, що зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають реєстрації в управлінні юстиції в місті Києві в п'ятиденний термін після її видання.

5.2. Забезпечення реєстрації розпоряджень покладається на юридичну службу секретаріату Київської міської державної адміністрації та керівників головних управлінь, управлінь, відділів, служб Київської міської державної адміністрації, за поданням яких видано розпорядження.

5.3. Необхідність державної реєстрації розпорядження визначається керівником юридичної служби при погодженні проекту, про що робиться спеціальна відмітка - "підлягає державній реєстрації" (поруч з візою керівника юридичної служби).

5.4. Розпорядження, що подається на державну реєстрацію, супроводжується листом, який підписує відповідний заступник голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків. Прийнятий спільно з іншим органом нормативно-правовий акт подається на реєстрацію органом, підпис якого стоїть першим.

5.5. Супровідний лист повинен містити такі дані:

- обгрунтування підстав для видання розпорядження;

- відомості про чинні акти з цього питання, інформацію про строки приведення їх у відповідність до розпорядження, поданого на державну реєстрацію, а також про розпорядження, що втрачають чинність у зв'язку з виданням цього розпорядження.

На лицьовому або зворотньому боці супровідного листа повинна бути відмітка про безпосереднього виконавця цього документа, яка складається з його імені, по батькові, прізвища і номера службового телефону.

5.6. При поданні розпорядження на державну реєстрацію заслуховуються, у разі необхідності, пояснення посадової особи, якій доручалася підготовка проекту розпорядження, та представника юридичної служби.

5.7. На державну реєстрацію розпорядження подається у трьох примірниках (оригінал і дві завірені копії).

5.8. Якщо на державну реєстрацію подається розпорядження про затвердження тарифів на надання послуг, до нього також подається калькуляція цих тарифів.

5.9. Якщо до розпорядження вносяться зміни чи доповнення, то разом з ними подається також і копія розпорядження, до якого вони вносяться.

VI. Організація діловодства в Київській міській

державній адміністрації

6.1. Діловодство у міській державній адміністрації ведеться згідно з номенклатурою справ, що вводиться в дію з 1 січня щорічно.

6.2. Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства в Київській міській державній адміністрації здійснює загальний відділ.

6.3. Відповідальність за стан ведення діловодства і збереження документів у секретаріатах голови, першого заступника, заступників голови міської державної адміністрації, головних управліннях, управліннях, відділах та інших службах міської державної адміністрації покладається на їхніх керівників.

6.4. Вся службова кореспонденція, що надходить до Київської міської державної адміністрації, приймається і опрацьовується сектором службової кореспонденції загального відділу, вводиться в базу даних електронної системи обліку та контролю і в той же день передається на розгляд керівників міської державної адміністрації у відповідності з розподілом обов'язків. Термінові документи реєструються і передаються на розгляд негайно.