1. Поновлення записів актів громадянського стану* провадиться відділами реєстрації актів громадянського стану у випадках втрати цих записів.

2. Втрата в органах реєстрації актів громадянського стану запису повинна бути підтверджена відділом реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій за місцем, де знаходився втрачений запис, який надсилає заявнику повідомлення про відсутність відповідного актового запису за затвердженою формою (додаток N 1)**.

Відділ реєстрації актів громадянського стану управління юстиції, що підтверджує втрату запису, повинен перевірити наявність запису по книгах реєстрації актів громадянського стану населеного пункту, зазначеного в заяві.

Повідомлення про відсутність запису може видаватися (надсилатися) відділом реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій тільки після перевірки наявності запису у відділі реєстрації актів громадянського стану, в якому повинні зберігатися перші примірники книг реєстрації актів громадянського стану населеного пункту, зазначеного в заяві.

У повідомленні зазначається, на кого, за який період і по яких населених пунктах проведена перевірка наявності запису в книгах реєстрації актів громадянського стану, а також, чи збереглися за період, що перевіряється (повністю або частково), книги реєстрації актів громадянського стану та записи в них.

3. Поновлення втрачених записів актів про одруження, встановлення батьківства, переміну прізвища, імені, по батькові, розірвання шлюбу, смерть провадиться тільки при наявності документів, які підтверджують, що відповідний запис був раніше складений (свідоцтва про реєстрацію актів громадянського стану або належним чином засвідчені копії свідоцтв, штампи про реєстрацію актів громадянського стану в документах, які посвідчують особу, та ін.), або на підставі рішення суду.

4. Заява про поновлення запису акта громадянського стану за затвердженою формою (додаток N 2) подається у відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання заявника.

Відділ реєстрації актів громадянського стану не вправі відмовити громадянину в прийнятті та розгляді заяви про поновлення запису акта громадянського стану.

5. Записи на дітей, які не досягли 18 років, поновлюються за заявами їх батьків, усиновителів, опікунів та піклувальників, а також інших осіб та закладів, на вихованні яких знаходяться неповнолітні. При необхідності в окремих випадках з такими заявами можуть звертатися в органи реєстрації актів громадянського стану самі неповнолітні, які досягли 16 років.

Записи актів громадянського стану на осіб, які визнані в установленому законом порядку недієздатними внаслідок душевної хвороби або недоумства, поновлюються за заявами їх опікунів, а щодо осіб, над якими за станом здоров'я встановлено опікування, за заявами їх піклувальників.

6. Поновлення записів актів громадянського стану щодо померлих провадиться за заявами осіб, які входять в коло спадкоємців за законом, що зазначені в статтях 529, 530 Цивільного кодексу України, або за заповітом (ст.534).

7. До заяви додаються:

повідомлення відділу реєстрації актів громадянського стану управління юстиції за місцем реєстрації акта про відсутність запису, документи (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення запису, виписка з паспорта.

Якщо у заявника є оригінал первинного свідоцтва, в якому чітко видно всі відомості та відбиток печатки, до заяви додається тільки виписка з паспорта.

При перевірці необхідно з'ясувати не тільки число, місяць і рік народження заявника, а й відомості про батьків. Від правильної вказівки відомостей про батьків заявника у поновленому запису залежить правильне написання прізвища, імені, по батькові, зазначення національності при отриманні паспорта. Ці відомості істотно впливають на цивільно-правові відносини.

8. Вік особи у поновленому запису акта про народження, як правило, вказується на підставі представлених заявником документів, якщо вони не мають суперечності.

Якщо відділ реєстрації актів громадянського стану не мав можливості встановити день і місяць народження, датою народження у висновку необхідно вказати 1 липня відповідного року, а якщо неможливо встановити лише день народження, то вказується 15 число відповідного місяця.

Якщо з представлених документів видно лише те, що заявник народився в першій половині року, днем народження необхідно вказати 1 квітня відповідного року, а якщо у другій половині року, то вказується 1 жовтня того ж року.

У разі, коли заявник не може підтвердити документами місце народження, у графі "Місце народження" необхідно вказати той населений пункт, в якому знаходиться відділ реєстрації актів громадянського стану, який реєструє поновлений запис, про що робиться відмітка в графі "Для відміток".