Відповідно до пунктів 16, 17, 24 Положення про інформаційно-комунікаційну систему "е-Консул", затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 серпня 2024 року № 945, підпункту 66-1 пункту 4 Положення про Міністерство закордонних справ України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30 березня 2016 року № 281, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок функціонування системи електронної реєстрації для вчинення консульської дії, електронного кабінету інформаційно-комунікаційної системи "е-Консул", що додається.

2. Затвердити Зміни до деяких нормативно-правових актів Міністерства закордонних справ України, що додаються.

3. Департаменту консульської служби забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Цей Порядок встановлює механізм функціонування системи електронної реєстрації для вчинення консульської дії (далі — е-черга) інформаційно-комунікаційної системи "е-Консул" (далі — система "е-Консул"), електронного кабінету, визначає права і обов’язки користувачів системи "е-Консул", встановлює строки зберігання інформації в системі "е-Консул", порядок її видалення та знищення.

2. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:

адміністрування розкладу е-черги — сукупність дій операторів щодо створення, зміни, бронювання та скасування слотів;

адреса електронної пошти — зазначена користувачем під час реєстрації в електронному кабінеті, е-черзі адреса електронної пошти користувача;

бронювання слоту — визначення дати і часу подання користувачем (заявником) документів, необхідних для вчинення консульської дії, відповідному суб’єкту системи "е-Консул";

електронне повідомлення — автоматично сформована системою "е-Консул" інформація (відомості) в уніфікованому вигляді про дії (події) в електронному кабінеті, е-черзі та їх статус (зміну статусу), що надсилається користувачу засобами електронного кабінету, е-черги та/або відображається в електронному кабінеті;

календар е-черги — сукупність доступних для вибору користувачами слотів відповідного суб’єкта системи "е-Консул" протягом календарного місяця (місяців), що відображаються засобами системи "е-Консул" в уніфікованому вигляді;

операційні дії — дії операторів щодо адміністрування розкладу е-черги, створення, перегляду, пошуку, обробки, редагування, збереження, подання, пересилання, отримання та друку інформації (відомостей, документів), вчинення консульських дій з використанням засобів е-черги, електронного кабінету;

реєстраційні дані — інформація про фізичну особу, яка подається для реєстрації електронного кабінету та відображається в електронному кабінеті;

розклад е-черги — визначена оператором кількість слотів протягом одного календарного дня (тижня), яка автоматично генерується та відображається засобами системи "е-Консул" в уніфікованому вигляді;

слот — часовий інтервал фіксованої тривалості для подання користувачем (заявником) документів, необхідних для вчинення консульської дії, відповідному суб’єкту системи "е-Консул";

черга очікування — електронний сервіс е-черги, призначений для направлення користувачам електронних повідомлень про появу в е-черзі доступних для вибору слотів з числа тих, дійсність бронювання яких не було підтверджено відповідно до цього Порядку або які було скасовано користувачами.

Інші терміни вживаються у значеннях, наведених у Законах України "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про Національну програму інформатизації", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про електронні комунікації", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про захист персональних даних", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про публічні електронні реєстри", "Про основні засади забезпечення кібербезпеки України", Положенні про інформаційно-комунікаційну систему "е-Консул", затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 16 серпня 2024 року № 945 (далі — Положення).

3. Особі надається доступ до функціональних можливостей електронного кабінету, е-черги після автентифікації та/або електронної ідентифікації особи в системі "е-Консул", яка здійснюється за допомогою інтегрованої системи електронної ідентифікації та відповідно до вимог Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги" і передбачає використання кваліфікованого електронного підпису чи удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, або інших засобів, які відповідають вимогам законодавства.

Електронний кабінет заявника, електронний кабінет оператора функціонують з урахуванням особливостей, установлених цим Порядком.

4. Реєстрація електронного кабінету, вхід в електронний кабінет, реєстрація в е-черзі, використання функціональних можливостей електронного кабінету, е-черги здійснюється дистанційно онлайн засобами мережі Інтернет і порталу "е-Консул" (e-consul.gov.ua).

5. Реєстрація електронного кабінету, вхід в електронний кабінет, реєстрація в е-черзі, використання функціональних можливостей електронного кабінету, е-черги здійснюється особою (представником фізичної або юридичної особи) самостійно шляхом заповнення відповідних форм на порталі "е-Консул".

6. Під час використання функціональних можливостей електронного кабінету, е-черги здійснюється електронна інформаційна взаємодія системи "е-Консул" з зазначеними у пункті 13 Положення електронними інформаційними ресурсами відповідно до пунктів 12–13 Положення з метою:

ідентифікації особи, перевірки інформації (відомостей), що подається особою з використанням засобів системи "е-Консул" (у тому числі перевірки дійсності документа, що підтверджує повноваження представника),— з Державним реєстром актів цивільного стану громадян, Державним реєстром фізичних осіб — платників податків, Єдиною інформаційною системою МВС, Єдиним державним вебпорталом електронних послуг, Єдиним державним демографічним реєстром, Єдиним державним реєстром адрес, Єдиним реєстром довіреностей, Спадковим реєстром;

дотримання встановлених законодавством обмежень під час вчинення консульських дій в посольствах і консульських установах України — з Єдиним державним реєстром призовників, військовозобов’язаних та резервістів (щодо вчинення консульських дій у закордонних дипломатичних установах України в умовах воєнного стану за заявами громадян України чоловічої статі віком від 18 до 60 років та перевірки дійсності військово-облікових документів), Державним реєстром санкцій (щодо перевірки факту застосування санкцій відповідних видів, передбачених статтею 4 Закону України "Про санкції", рішення про застосування яких прийняте Радою національної безпеки і оборони України та введено в дію указом Президента України);

з метою подання суб’єктами системи "е-Консул" визначеної законодавством інформації (відомостей) під час виконання їх завдань і реалізації повноважень — з Державним реєстром виборців (щодо подання відомостей, передбачених частиною дев’ятою статті 22 Закону України "Про Державний реєстр виборців"), Єдиним державним реєстром призовників, військовозобов’язаних та резервістів (щодо подання відомостей, передбачених абзацом четвертим пункту 52 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30 грудня 2022 року № 1487).

Операційні дії у функціональних підсистемах — відокремлених модулях системи "е-Консул", які передбачають електронну інформаційну взаємодію системи "е-Консул" з Єдиною міжвідомчою інформаційною системою України для іноземців та осіб без громадянства, які бажають навчатися у закладах професійної (професійно-технічної), фахової передвищої, вищої освіти України, інтегрованою міжвідомчою інформаційно-комунікаційною системою щодо контролю осіб, транспортних засобів та вантажів, які перетинають державний кордон (система "Аркан"), здійснюються з використанням функціональних можливостей електронного кабінету оператора.

7. Система "е-Консул" забезпечує можливість використання функціоналу електронного кабінету, е-черги з метою реєстрації в е-черзі, подання заяви про вчинення консульської дії за умови відсутності встановлених законодавством обмежень щодо користувача під час вчинення консульських дій в посольствах і консульських установах України.

Інформація щодо відсутності зазначених обмежень отримується системою "е-Консул" засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта" у порядку електронної інформаційної взаємодії.

8. Реєстрація електронного кабінету, вхід в електронний кабінет, реєстрація в е-черзі, користування електронним кабінетом, е-чергою є безоплатними.

9. Реєстрація електронного кабінету, вхід в електронний кабінет, реєстрація в е-черзі, використання функціональних можливостей електронного кабінету, е-черги передбачають обробку персональних даних фізичної особи, яка здійснюється в системі "е-Консул" та під час електронної інформаційної взаємодії між системою "е-Консул" і зазначеними у пункті 13 Положення електронними інформаційними ресурсами відповідно до пунктів 12–13 Положення та цього Порядку з дотриманням вимог Закону України "Про захист персональних даних".

Під час реєстрації електронного кабінету, входу в електронний кабінет, реєстрації в е-черзі, використання функціональних можливостей електронного кабінету, е-черги фізична особа зобов’язана надавати достовірну інформацію (відомості) про себе.

Користувачам забороняється передавати свої реєстраційні дані та засоби, які використовуються ними для автентифікації та/або електронної ідентифікації для реєстрації в електронному кабінеті, е-черзі, третім особам.

10. Бронювання слотів здійснюється з використанням засобів електронного кабінету та е-черги.

У разі неможливості автентифікації та/або електронної ідентифікації особи в системі "е-Консул" дата і час подання нею документів, необхідних для вчинення консульської дії, визначається оператором відповідного суб’єкта системи "е-Консул" відповідно до пункту 3 розділу III цього Порядку.

11. Система "е-Консул" забезпечує логування і збереження даних (інформації, відомостей, документів в електронній формі), що містяться в електронному кабінеті, е-черзі на серверах власника (розпорядника) системи "е-Консул".

Інформація (відомості), що обробляється в системі "е-Консул", про заявника та інформація (відомості) та документи в електронній формі про вчинення консульських дій з використанням засобів системи "е-Консул" зберігаються в системі "е-Консул" протягом строку, визначеного актами законодавства, якими регулюється порядок вчинення відповідної консульської дії, після закінчення якого зазначена інформація (відомості) та документи в електронній формі автоматично видаляються (знищуються) з системи "е-Консул".

12. Власник (розпорядник), суб’єкти системи "е-Консул" забезпечують розміщення на своїх вебсторінках інформації про консульські дії, порядок їх учинення та тарифні ставки консульського збору, що справляється за вчинення консульських дій.

За наявності технічної можливості зазначена інформація надається користувачам з використанням засобів електронного кабінету.

1. Для реєстрації електронного кабінету заявника фізична особа заповнює реєстраційну форму на порталі "е-Консул" та подає засобами системи "е-Консул" таку інформацію (відомості) про себе:

прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності);

реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію (за наявності) та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку в паспорті);

адресу електронної пошти;

контактний номер телефону, який підключено до Інтернету (далі — контактний номер телефону).

Інформація (відомості), зазначені в абзацах другому і третьому цього пункту, автоматично отримуються системою "е-Консул" з кваліфікованого електронного підпису чи удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, особи.

Під час реєстрації в електронному кабінеті заявника на зазначену особою адресу електронної пошти та/або контактний номер телефону надсилається сформоване засобами системи "е-Консул" електронне повідомлення з цифровим кодом для підтвердження дійсності адреси електронної пошти та/або контактного номеру телефону.

Після підтвердження дійсності адреси електронної пошти та/або контактного номеру телефону користувачу надається доступ до електронного кабінету заявника та використання його функціональних можливостей.

2. У разі зміни реєстраційних даних або виявлення користувачем помилок у реєстраційних даних, що відображаються в електронному кабінеті заявника, користувач зобов’язаний відповідно оновити свої реєстраційні дані в електронному кабінеті, крім інформації (відомостей), зазначеної в абзацах другому і третьому пункту 1 цього розділу.

3. В електронному кабінеті заявника відображається інформація (відомості, електронні повідомлення, документи в електронній формі):

про користувача (заявника), що обробляється в системі "е-Консул";

про перелік консульських дій, вчинення яких здійснюється суб’єктом системи "е-Консул", на території консульського округу якого користувач (заявник) перебуває;

за технічної можливості — про порядок учинення консульських дій та тарифні ставки консульського збору, що справляється за вчинення консульських дій суб’єктом системи "е-Консул", на території консульського округу якого користувач (заявник) перебуває;

для сплати консульського збору з використанням електронних платіжних засобів та Інтернету;

про статус (зміну статусу) розгляду відповідним суб’єктом системи "е-Консул" поданих користувачем (заявником) з використанням засобів системи "е-Консул" заяв про вчинення консульських дій;

про заброньовані та скасовані користувачем (заявником) слоти;

про консульські дії, вчинені за заявами користувача (заявника), що подавалися з використанням засобів системи "е-Консул".

4. Засобами електронного кабінету заявника забезпечується можливість користувачу (заявнику):

переглядати зазначену у пункті 3 цього розділу інформацію (відомості, документи);

створювати, редагувати, зберігати проєкти заяв (документів), що стосуються вчинення консульських дій;

подавати суб’єктам системи "е-Консул" та отримувати від суб’єктів системи "е-Консул" інформацію (відомості, електронні повідомлення, документи) в електронній формі, у тому числі сформовану з використанням засобів системи "е-Консул", що стосується вчинення консульських дій;

обирати суб’єкта системи "е-Консул" для звернення за вчиненням консульської дії;

обирати консульську дію з відображуваного в електронному кабінеті заявника переліку консульських дій, вчинення яких здійснюється суб’єктом системи "е-Консул", на території консульського округу якого користувач перебуває (щодо консульських дій, вчинення яких здійснюється за особистої присутності заявника);

за технічної можливості — подавати заяви про вчинення консульських дій (щодо консульських дій, для вчинення яких особиста присутність заявника не вимагається);

обирати спосіб отримання документів за результатами вчинення консульської дії (щодо консульських дій, для вчинення яких особиста присутність заявника не вимагається);

переглядати календар е-черги, бронювати, скасовувати слоти;

оновлювати (змінювати) інформацію (відомості) про свої персональні дані, яка подавалася користувачем під час реєстрації електронного кабінету заявника;

за технічної можливості — сплачувати консульський збір з використанням електронних платіжних засобів та Інтернету.

5. Для подання заяви про вчинення консульської дії користувач подає засобами електронного кабінету заявника інформацію про:

прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності);

стать;

дату і місце народження;

відомості про задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування);

реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті);

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);

серію та номер паспорта громадянина України для виїзду за кордон (у випадку відсутності — реквізити іншого документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України) (за наявності) або реквізити паспортного документа іноземця або особи без громадянства, або реквізити документа, що посвідчує особу та підтверджує її спеціальний статус (у разі наявності);

адресу перебування в іноземній державі із зазначенням адміністративно-територіальної одиниці держави перебування;

адресу електронної пошти;

контактний номер телефону;