Відповідно до статті 6 Закону України "Про захист персональних даних", пункту 1.2 розділу 1 Типового порядку обробки персональних даних, затвердженого наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року № 1/02-14, пункту 9 Положення про Державну службу статистики України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 вересня 2014 року № 481, з метою забезпечення дотримання вимог до обробки та захисту персональних даних в апараті Державної служби статистики України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Державна служба статистики України, що додається.

2. Керівникам самостійних структурних підрозділів апарату Держстату забезпечити виконання вимог Порядку обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Державна служба статистики України, затвердженого пунктом 1 цього наказу.

3. Департаменту інформаційних технологій (Пузанова О.О.) забезпечити подання цього наказу в установленому законодавством порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Цей Порядок визначає загальні вимоги до організаційних і технічних заходів обробки й захисту персональних даних, володільцем яких є Державна служба статистики України (Держстат), під час їх обробки в інформаційній системі органів державної статистики, у тому числі в інформаційних (автоматизованих) системах Держстату та на паперових носіях.

2. Цей Порядок розроблений на підставі Закону України "Про захист персональних даних" (далі — Закон), Положення про Державну службу статистики України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 вересня 2014 року № 481, наказу Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року № 1/02-14 "Про затвердження документів у сфері захисту персональних даних".

3. Терміни в цьому Порядку вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про захист персональних даних", "Про офіційну статистику", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", Правилах забезпечення захисту інформації в інформаційних, електронних комунікаційних та інформаційно-комунікаційних системах, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 29 березня 2006 року № 373.

4. До персональних даних належать будь-які відомості чи сукупність відомостей про особу, за якими вона ідентифікується чи може бути конкретно ідентифікованою.

5. Персональні дані, що обробляються, є інформацією з обмеженим доступом, крім випадків, передбачених статтею 5 Закону.

6. Персональні дані в інформаційних (автоматизованих) системах Держстату обробляються автоматизовано в електронній формі за допомогою технічних і програмних засобів та в паперовій формі (зберігання звернень громадян, запитів на інформацію, які надійшли в паперовій формі; документів, що містять персональні дані працівників апарату Держстату, керівників і заступників керівників його територіальних органів, керівників підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління Держстату, або кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюються Держстатом; заяв, анкет і копій документів, що їх подають особи, які проходять стажування в апараті Держстату).

7. Володільцем персональних даних є Держстат.

8. Розпорядниками персональних даних є територіальні органи Держстату, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Держстату і яким доручається обробка персональних даних відповідно до законодавства.

9. Цей Порядок є обов’язковим до виконання працівниками апарату Держстату, які мають доступ до персональних даних і обробляють персональні дані, володільцем яких є Держстат.

10. Організацію роботи, пов’язаної з обробкою та захистом кожної категорії суб’єктів персональних даних, володільцем яких є Держстат, здійснюють відповідні структурні підрозділи апарату Держстату, структурний підрозділ з питань захисту персональних даних, визначений керівництвом Держстату (далі — відповідальний структурний підрозділ).

11. Обробка персональних даних, щодо яких установлені особливі вимоги, та/або яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних, здійснюється відповідно до статей 7 та 9 Закону.

12. Обробка первинних (персональних) та інших даних, отриманих у процесі проведення Всеукраїнського перепису населення, здійснюється відповідно до Порядку обробки первинних (персональних) та інших даних, отриманих у процесі проведення Всеукраїнського перепису населення, затвердженого наказом Держстату від 09 лютого 2023 року № 40, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10 травня 2023 року за № 783/39839.

1. Обробка персональних даних, володільцем яких є Держстат, здійснюється з метою:

забезпечення участі у формуванні державної політики у сфері статистики та її реалізації;

збирання, збереження, оброблення, аналізу, захисту та поширення офіційної державної статистичної інформації щодо масових явищ і процесів, які відбуваються в економічній, соціальній, демографічній, екологічній, культурній та інших сферах життя суспільства в Україні та її регіонах;

забезпечення проходження державної служби та трудових відносин, ведення військового обліку;

організації навчання державних службовців з питань, що належать до компетенції Держстату;

забезпечення реалізації вимог законодавства у сфері пенсійного забезпечення, оплати праці та податкового законодавства;

забезпечення конституційного права особи на звернення до органів державної статистики, на доступ до публічної інформації, на доступ до електронних послуг та інформації про публічні послуги, отримання інформації з інформаційно-комунікаційних систем, яка необхідна для надання послуг;

здійснення цілодобової охорони, функціонування контрольно-пропускного режиму й огляду периметру адміністративної будівлі Держстату.

2. Обробка персональних даних у Держстаті здійснюється на підставах, визначених пунктами 2, 3 і 5 частини першої статті 11 Закону.

3. Підставами для обробки персональних даних, володільцем яких є Держстат, є:

дозвіл на обробку персональних даних, наданий Держстату відповідно до закону виключно для здійснення його повноважень;

необхідність виконання Держстатом обов’язку, який передбачений законом.

Обробка персональних даних фізичних осіб, які надають Держстату послуги за цивільно-правовими договорами, здійснюється на підставі правочину, стороною якого є суб’єкт персональних даних або який укладено на користь суб’єкта персональних даних чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на вимогу суб’єкта персональних даних.

4. Обробка персональних даних здійснюється відповідно до Конституції України, Законів України "Про захист персональних даних", "Про Кабінет Міністрів України", "Про центральні органи виконавчої влади", "Про офіційну статистику" та інших законів України з метою здійснення повноважень Держстату, а також з урахуванням положень Регламенту (ЄС) 2018/1725 Європейського Парламенту та Ради від 23 жовтня 2018 року про захист фізичних осіб щодо обробки персональних даних інституціями, органами, офісами та агентствами Союзу та про вільне переміщення таких даних та Регламенту Європейського Парламенту і Ради (ЄС) 2016/679 від 27 квітня 2016 року про захист фізичних осіб у зв’язку з опрацюванням персональних даних і про вільний рух таких даних.

1. Держстат здійснює обробку персональних даних таких категорій суб’єктів:

працівників апарату Держстату, керівників і заступників керівників його територіальних органів, керівників підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління Держстату, та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснює Держстат;

осіб, які проходять стажування в апараті Держстату;

осіб, які звертаються до Держстату в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про безоплатну правничу допомогу", "Про доступ до публічної інформації";

осіб, які подають звітність за визначеними формами державних статистичних спостережень (респонденти) відповідно до Закону України "Про офіційну статистику";

осіб, дані щодо яких містяться в реєстрі респондентів статистичних спостережень;

осіб, дані щодо яких зафіксовані системою відеоспостереження Держстату.

2. Склад персональних даних, які обробляє Держстат, залежить від категорії суб’єкта персональних даних.

3. Держстат здійснює обробку таких персональних даних:

1) працівників та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється Держстатом:

реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності) і номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ);

адреса задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування);

реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);

номер телефону та/або адреса електронної пошти;

відомості про трудову діяльність;

відомості про освіту;

відомості про сімейний стан та склад сім’ї;

відомості про громадянство;

відомості про відсутність судимості;

військово-облікові дані;

відомості про стан здоров’я (в обсязі, необхідному для реалізації трудових відносин, і для забезпечення вимог законодавства у сфері охорони праці);

біографічні дані;

відомості про ділові та особисті якості;

відомості про наявність прав на пільги та компенсації;

фотографічні зображення;

інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законодавством;

2) осіб, які проходять стажування в апараті Держстату:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності) і номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ);

адреса задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування);

реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);

номер телефону та/або адреса електронної пошти;

відомості про освіту;

відомості про громадянства;

відомості про ділові та особисті якості;

інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законодавством;

3) осіб, які звертаються в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про безоплатну правничу допомогу" та "Про доступ до публічної інформації":

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

адреса задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування);

відомості про наявність пільг, які є підставою для першочергового розгляду звернення;

номер телефону та/або адреса електронної пошти;

інші дані, які стосуються особи та надаються нею для розгляду заяв, запитів, звернень;

4) осіб, які подають звітність за визначеними формами державних статистичних спостережень (респонденти):

прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), реєстраційний номер облікової картки платника податків із Державного реєстру фізичних осіб — платників податків (за наявності) або серія (за наявності) та номер паспорта;

номер телефону;

адреса електронної пошти;

адреса задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування) (поштовий індекс, область/АР Крим, район, населений пункт, вулиця/провулок, площа тощо, № будинку/корпусу, № квартири, територіальна громада);

адреса здійснення діяльності, щодо якої подається форма звітності (поштовий індекс, область/АР Крим, район, населений пункт, вулиця/провулок, площа тощо, № будинку/корпусу, № квартири/офісу, територіальна громада);

5) осіб, дані щодо яких містяться в реєстрі респондентів статистичних спостережень:

прізвище, ім’я, по батькові (за наявності);

реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності) і номер);