Відповідно до Законів України "Про державну охорону органів державної влади України та посадових осіб", "Про військовий обов’язок і військову службу", Положення про проходження громадянами України військової служби за контрактом в Управлінні державної охорони України, затвердженого Указом Президента України від 26 січня 2022 року № 33, та з метою вдосконалення та належної організації обліку особового складу Управління державної охорони України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з організації обліку особового складу Управління державної охорони України, що додається.

2. Службі кадрового забезпечення Управління державної охорони України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Ця Інструкція визначає організацію та порядок обліку військовослужбовців і працівників (далі — особовий склад) Управління державної охорони України (далі — УДО України), завдання та види обліку, призначення облікових документів, порядок їх складання (формування) й ведення.

2. Основними завданнями обліку особового складу є:

1) документальне відображення проходження військової служби військовослужбовців УДО України, а також трудової діяльності працівників УДО України;

2) забезпечення начальника УДО України, його заступників, керівників самостійних структурних підрозділів відомостями стосовно особового складу, необхідними для прийняття обґрунтованих рішень щодо його службового використання;

3) створення, ведення, поповнення та систематизація інформації стосовно особового складу;

4) забезпечення начальника УДО України, його заступників, керівників самостійних структурних підрозділів даними про штатну чисельність, фактичну укомплектованість посад і чисельність особового складу за списком підрозділів УДО України для прийняття рішень щодо їх укомплектованості;

5) ведення довідкової роботи з питань проходження військової служби і трудової діяльності особового складу.

3. Облік особового складу ведеться в порядку, визначеному цією Інструкцією, з метою своєчасного, достовірного, правильного відображення чисельності особового складу, кількісних та якісних змін, що відбуваються як в цілому щодо особового складу, так і стосовно кожного військовослужбовця та працівника.

4. Облік особового складу організовується та ведеться кадровим підрозділом на підставі штатів, наказів УДО України та інших документів, передбачених законодавством і цією Інструкцією.

5. Ведення обліку особового складу в електронній формі при наявності інформації з обмеженим доступом дозволяється лише в інформаційно-комунікаційних (автоматизованих) системах з підтвердженою відповідністю в порядку, визначеному нормативно-правовими актами, які встановлюють вимоги до захисту інформації з обмеженим доступом і технічного захисту інформації.

1. Відповідно до цілей і завдань облік особового складу поділяється на персональний, штатно-посадовий та кількісний (статистичний).

2. Персональний облік ведеться стосовно кожного військовослужбовця та працівника окремо та призначений для всебічного вивчення їхніх ділових, моральних та інших якостей, необхідних для прийняття рішень щодо переміщення та службового використання. У ньому мають бути відображені точні біографічні дані, проходження військової служби, трудова діяльність та інші відомості, які об’єктивно характеризують військовослужбовця та працівника.

3. З метою організації персонального обліку особового складу в кадровому підрозділі ведуться:

1) особові справи військовослужбовців і працівників;

2) журнал обліку особових справ військовослужбовців і працівників Управління державної охорони України (далі — журнал обліку особових справ) (додаток 1);

3) особова картка військовослужбовця (додаток 2);

4) особова картка працівника згідно з типовою формою первинного обліку № П-2 "Особова картка працівника", затвердженою наказом Державного комітету статистики України, Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656;

5) журнал обліку особових карток військовослужбовців Управління державної охорони України (додаток 3);

6) журнал обліку особових карток працівників Управління державної охорони України (додаток 4).

4. Штатно-посадовий облік призначений для здійснення систематичного аналізу укомплектованості підрозділів УДО України особовим складом за посадами та організації контролю за його переміщенням.

Штатно-посадовий облік ведеться кадровим підрозділом у штатно-посадовій розстановці особового складу (додаток 5) автоматизовано в електронній формі із застосуванням обчислювальної техніки з дотриманням вимог законодавства щодо захисту інформації з обмеженим доступом на підставі затверджених штатів УДО України та наказів по особовому складу.

Штатно-посадова розстановка особового складу УДО України надається начальнику УДО України та його заступникам, а керівникам самостійних структурних підрозділів — виключно за рішенням начальника УДО України або особи, яка виконує його обов’язки, на підставі мотивованого рапорту керівників цих підрозділів.

Штатно-посадова розстановка особового складу самостійних структурних підрозділів надається їх керівникам за погодженням керівника кадрового підрозділу на підставі службової записки цих керівників, а представникам підрозділу внутрішньої безпеки та підрозділу з інспекторськими функціями в межах покладених на них завдань за погодженням керівника кадрового підрозділу на підставі службової записки керівників цих підрозділів.

5. Кількісний (статистичний) облік особового складу ведеться кадровим підрозділом для отримання узагальнених цифрових даних, які характеризують кількісний та якісний склад військовослужбовців і працівників. Дані кількісного (статистичного) обліку застосовуються для укомплектування підрозділів УДО України особовим складом, їх матеріально-технічного забезпечення, професійної підготовки.

На підставі даних персонального та штатно-посадового обліку в кадровому підрозділі складаються документи кількісного (статистичного) обліку особового складу у формі довідок, списків і відомостей.

6. За даними персонального, штатно-посадового та кількісного (статистичного) обліків забезпечується отримання інформації з питань укомплектованості підрозділів УДО України, проходження служби військовослужбовцями та трудової діяльності працівників.

7. Порядок ведення обліку, виготовлення, використання, зберігання та пересилання матеріальних носіїв інформації, які містять відомості з обліку особового складу, здійснюється відповідно до законодавства та залежно від наданого таким матеріальним носіям інформації грифа секретності (обмеження доступу).

1. Особові справи є однією з основних форм персонального обліку військовослужбовців і працівників та ведуться з метою системного відображення прийому, проходження та припинення військової служби (роботи) військовослужбовцем (працівником), всебічного вивчення їх ділових, моральних, інших якостей, необхідних для визначення порядку просування по службі та подальшого службового використання. Вони повинні відображати біографічні дані, проходження служби, трудову діяльність та інші відомості, що об’єктивно характеризують військовослужбовця або працівника.

2. На осіб, які прийняті на військову службу (роботу), а також на військовослужбовців, які прибули для подальшого проходження військової служби з інших утворених відповідно до законів України військових формувань (далі — інші військові формування), не пізніше десяти робочих днів після видання відповідного наказу по особовому складу та отримання необхідних документів, в обов’язковому порядку формується та ставиться на облік особова справа відповідно до вимог цієї Інструкції.

3. На військовослужбовців (працівників), повторно прийнятих на військову службу (роботу) в УДО України, нові особові справи не формуються, а використовуються сформовані раніше, які ставляться на облік за новим номером і ведуться далі відповідно до вимог цієї Інструкції.

4. Формування особових справ, їх ведення (своєчасне поповнення необхідними матеріалами, документами, фотокартками та іншими даними, які характеризують військовослужбовців і працівників, уточнення записів, що містяться в їх особових справах), облік і зберігання, а також своєчасне пересилання особових справ здійснюються військовослужбовцями та працівниками кадрового підрозділу (далі — співробітники кадрового підрозділу), на яких покладені такі обов’язки.

5. Визначені співробітники кадрового підрозділу зобов’язані:

1) знати правила формування, ведення, обліку та зберігання особових справ, визначені цією Інструкцією;

2) не допускати розголошення в будь-який спосіб персональних даних особового складу, які їм було довірено або які стали їм відомі у зв’язку з виконанням службових обов’язків.

Формування та ведення особових справ співробітниками кадрового підрозділу здійснюється з недопущенням виникнення реального чи потенційного конфлікту інтересів.

6. В особових справах, що ведуться впродовж усього часу військової служби (роботи), документи групуються в хронологічному порядку в міру їх отримання (поповнення).

7. Співробітник кадрового підрозділу, після отримання заповнених кандидатом на військову службу (роботу) документів для формування особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення. Копії документів кандидата на військову службу (роботу) засвідчуються у встановленому законодавством порядку.

8. Усі документи особової справи мають бути підшиті та пронумеровані. Усі аркуші справи нумеруються арабськими цифрами в правому верхньому куті простим олівцем, не зачіпаючи тексту документа. Кожна частина має окрему нумерацію.

9. На початку кожної частини особової справи ведеться її внутрішній опис (додаток 6), до якого вносяться назви всіх залучених до справи документів, їх дата, номер, номер примірника (за наявності), номери аркушів, що підтверджується підписом співробітника кадрового підрозділу, який долучив документи.

Співробітник кадрового підрозділу, який долучив до особової справи документ, надає до підрозділу, що здійснив його реєстрацію, відомості про місцезнаходження цього документа із зазначенням номера особової справи, частини й аркушів.

10. Вилучення з особової справи окремих документів проводиться лише з дозволу керівника кадрового підрозділу. Замість вилученого документа залучається довідка-замінник, форма якої наведена у додатку 52 до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939, про що у внутрішньому описі частини робиться відповідний запис. У довідці-заміннику зазначається, коли вилучено документ, куди та за яким вихідним номером надіслано або куди підшито після вилучення. Якщо вилучений документ знищено, зазначаються номер і дата акта про знищення.

Запис про вилучення документів у довідці-заміннику засвідчується підписом керівника кадрового підрозділу та скріплюється печаткою кадрового підрозділу.

11. Особові справи та документи, підшиті в них, військовослужбовцям (працівникам) на руки не видаються.

12. Записи в особову справу вносяться відповідно до вимог складання та ведення облікових документів з урахуванням цієї Інструкції.

13. Особова справа військовослужбовця складається з п’яти частин:

1) частина 1 (окрема папка) "Послужний список" (додаток7);

2) частина 2 "Матеріали вивчення кандидата на військову службу в Управління державної охорони України" (додаток8);

3) частина 3 "Матеріали щодо проходження військової служби в Управлінні державної охорони України" (додаток9);

4) частина 4 "Архівно-довідкові матеріали" (додаток10);

5) частина 5 (окрема папка) "Матеріали перевірок" (додаток11).

14. Частина 1 "Послужний список" формується з послужного списку (додаток12).

Послужний список — матеріальний носій персональних даних військовослужбовця у паперовій формі, призначений для внесення відомостей про військовослужбовця, членів його сім’ї та документального відображення проходження ним військової служби.

Послужний список заповнюється співробітником кадрового підрозділу на підставі особистих документів військовослужбовця або їх копій, засвідчених у встановленому законодавством порядку, анкети, автобіографії, наказів та інших відомостей.

Достовірність записів у послужному списку військовослужбовець підтверджує своїм підписом. Послужний список підписується співробітником кадрового підрозділу, який його заповнив, засвідчується підписом керівника кадрового підрозділу і скріплюється гербовою печаткою. Записи у послужному списку робляться без скорочень і виправлень, чітким розбірливим почерком з використанням чорнил чорного кольору або за допомогою технічних засобів друку.

Складені послужні списки ведуться протягом усього строку проходження військової служби військовослужбовців.

Переоформлення послужних списків дозволяється лише у разі повної втрати придатності та з дозволу керівника кадрового підрозділу.

При заповненні послужних списків дозволяється застосовувати невеликі штампи відповідно до розмірів граф послужного списку.

15. Частина 2 "Матеріали вивчення кандидата на військову службу в Управління державної охорони України" формується з таких документів:

1) матеріали відбору кандидата на військову службу в УДО України;

2) зобов’язання військовослужбовця (працівника) Управління державної охорони України (додаток13);

3) контракт про проходження громадянами України військової служби в Управлінні державної охорони України, форма якого наведена у додатку до Положення про проходження громадянами України військової служби в Управлінні державної охорони України, затвердженого Указом Президента України від 26 січня 2022 року № 33;

4) витяг з наказу про прийняття на військову службу.

16. Частина 3 "Матеріали щодо проходження військової служби в Управлінні державної охорони України" формується з таких документів:

1) контрольний лист проходження інструктажів з питань охорони праці та пожежної безпеки, форма якого встановлюється УДО України (далі — контрольний лист проходження інструктажів);

2) висновок про обчислення вислуги років для виплати надбавки за вислугу років (додаток14);

3) Військова присяга на вірність Українському народу (далі — військова присяга);

4) подання до призначення на посаду, до присвоєння військового звання, форми яких встановлюються УДО України;

5) документи щодо нагородження;

6) довідки (постанови) військово-лікарської комісії, витяги із свідоцтва про хворобу;

7) довідки за результатами психологічного супроводу службової діяльності;

8) довідка за результатами складання заліків з професійної підготовки, форма якої встановлюється УДО України;

9) рапорти (щодо проходження військової служби, про укладення контракту, призначення (переміщення), звільнення);

10) контракти про проходження громадянами України військової служби в Управлінні державної охорони України;

11) атестаційний лист, форма якого встановлюється УДО України;

12) документи, що характеризують військовослужбовця та проходження ним військової служби;

13) акт розслідування (спеціального розслідування) нещасного випадку, (не) пов’язаного з виконанням обов’язків військової служби, форма якого встановлюється УДО України (далі — акт розслідування нещасного випадку);

14) витяги з висновків про результати службових розслідувань;

15) лист бесіди, форма якого встановлюється УДО України;

16) висновок про неможливість використання військовослужбовця на військовій службі, форма якого встановлюється УДО України;

17) подання до звільнення з військової служби, форма якого встановлюється УДО України;

18) лист-розрахунок, форма якого встановлюється УДО України;

19) розрахунок вислуги років (страхового стажу) для призначення пенсії, форма якого встановлюється УДО України;

20) подання про призначення пенсії, форма якого наведена у додатку 7 до Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України "Про пенсійне забезпечення осіб, звільнених з військової служби, та деяких інших осіб", затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 30 січня 2007 року № 3-1, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 15 лютого 2007 року за № 135/13402;

21) лист обліку відпусток (додаток 15) оформлюється в паперовій формі за даними обліку відпусток, який здійснюється в електронній формі співробітниками кадрового підрозділу, службовими обов’язками яких це передбачено, на підставі наказів про надання відпусток, та долучається до особової справи після звільнення військовослужбовця з військової служби, виключення зі списків особового складу у зв’язку з направленням до інших військових формувань, у зв’язку зі смертю (загибеллю);

22) службова картка (долучається у разі звільнення з військової служби, виключення зі списків особового складу у зв’язку з направленням до інших військових формувань, у зв’язку зі смертю (загибеллю));

23) витяги з наказів по особовому складу, про заохочення, про стягнення.

17. Частина 4 "Архівно-довідкові матеріали" формується з таких документів:

1) копії послужних списків військовослужбовця з попередніх місць служби;

2) документи про підтвердження періодів служби, роботи, навчання;

3) копії особистих документів (документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, реєстраційного номера облікової картки платника податків (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків відповідно до закону) (далі — реєстраційний номер), військово-облікових документів, документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, документів на право керування транспортними засобами, документів на право володіння видами зброї (зокрема пристроїв для відстрілу патронів, споряджених гумовими чи аналогічними за своїми властивостями метальними снарядами несмертельної дії), документів, що є підставами для надання пільг);

4) копії документів близьких родичів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство;

5) інші архівно-довідкові матеріали.

Всі копії документів засвідчуються в установленому законодавством порядку.

Особові справи військовослужбовців, які прибули для проходження військової служби в УДО України з інших військових формувань, а також прийняті на військову службу в УДО України із запасу, додаються до особової справи, сформованої в УДО України, та вносяться до внутрішнього опису частини 4 цієї справи й можуть зберігатися окремо від неї.

18. Частина 5 "Матеріали перевірок" формується з матеріалів перевірок, що проводяться у випадках, встановлених законодавством.

19. Частини особової справи розміщуються у спеціальній папці (додаток16).

На лівій частині внутрішньої сторони обкладинки спеціальної папки розміщується кольорова фотокартка (бюст) розміром 9x 12 см. Військовослужбовці фотографуються у повсякденній формі одягу (без пальта (плаща, куртки) і головного убору), погони та знаки розрізнення на них повинні відповідати присвоєному військовому званню.

На звороті фотокартки військовослужбовця чорним чи синім чорнилом або за допомогою технічних засобів друку записуються його військове звання, прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер та засвідчується підписом співробітника кадрового підрозділу та скріплюється печаткою кадрового підрозділу.

Фотокартка обов’язково замінюється:

у разі присвоєння чергового військового звання — у місячний строк;

під час служби — через кожні 5 років.

У разі зміни зразку форми одягу військовослужбовців фотокартки не замінюються.

20. Особова справа працівника формується з таких документів:

1) особовий листок з обліку кадрів, форма якого встановлюється УДО України;

2) доповнення до особового листка з обліку кадрів (додаток17);

3) заява про прийняття на роботу в Управління державної охорони України, форма якої встановлюється УДО України;

4) письмовий трудовий договір (контракт);

5) автобіографія, форма якої встановлюється УДО України;

6) згода кандидата на обробку персональних даних, форма якої встановлюється УДО України;

7) зобов’язання військовослужбовця (працівника) Управління державної охорони України, форма якого наведена у додатку 13 до цієї Інструкції;

8) медична довідка про проходження попереднього (періодичного) медичного огляду працівника, форма якої наведена у додатку 8 до Порядку проведення медичних оглядів працівників певних категорій, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров’я України від 21 травня 2007 року № 246, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23 липня 2007 року за № 846/14113 (для працівників певних категорій, визначених законодавством);

9) копія трудової книжки (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;

10) копії документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, реєстраційного номера, військово-облікових документів, документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, документів на право керування транспортними засобами, документів на право володіння видами зброї (зокрема пристроїв для відстрілу патронів, споряджених гумовими чи аналогічними за своїми властивостями метальними снарядами несмертельної дії);

11) копії документів близьких родичів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство;

12) копії документів, що є підставами для надання пільг;

13) висновок про прийняття на військову службу за контрактом (роботу) в Управління державної охорони України, форма якого встановлюється УДО України;

14) висновок про встановлення стажу роботи, який дає право працівнику на отримання надбавки за вислугу років, форма якого встановлюється УДО України;

15) витяг з наказу про прийняття на роботу;

16) заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво;

17) характеристики;

18) документи з атестації;

19) копії документів про підвищення кваліфікації, стажування;

20) копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних;

21) документи щодо заохочення (нагородження);

22) заява про звільнення з роботи;

23) витяг з наказу про звільнення з роботи.

Матеріали особової справи працівника розміщуються у спеціальній папці, до якої долучаються матеріали перевірок (окрема папка).

1. Після формування особові справи ставляться на облік із відображенням цього факту в журналі обліку особових справ.

2. Під час зняття з обліку особової справи у журналі обліку особових справ робиться запис про те, куди (зазначається найменування органу державної влади) вона направлена для подальшого зберігання, дата та номер супровідного документа або номера, за яким особова справа буде зберігатись в архівному підрозділі.

3. Поводження з особовими справами, їх зберігання та пересилання здійснюється згідно з правилами, встановленими щодо поводження, зберігання та пересилання документів з обмеженим доступом.

4. Після постановки на облік особові справи, яким присвоєно відповідний гриф обмеження доступу, зберігаються з дотриманням вимог законодавства у сфері охорони інформації з обмеженим доступом.

5. Особові справи начальника УДО України та його заступників, а також особові справи військовослужбовців (працівників) кадрового підрозділу, підрозділів внутрішньої безпеки та візуального спостереження зберігаються окремо від інших справ. Видача зазначених справ для ознайомлення чи опрацювання здійснюється тільки з дозволу керівника кадрового підрозділу або особи, яка виконує його обов’язки.

6. Одночасно з постановкою особових справ на облік заводиться контрольна картка (додаток 18), яка зберігається в цих особових справах.

7. Видача особових справ після відмітки в контрольній картці здійснюється:

1) співробітникам кадрового підрозділу в межах, необхідних для виконання покладених на них службових обов’язків, на строк не більше п’яти робочих днів, за умови повернення на вихідні, святкові, неробочі дні, а у разі службової необхідності, з дозволу керівника кадрового підрозділу або особи, яка виконує його обов’язки — на вихідні, святкові, неробочі дні;

2) для ознайомлення начальнику УДО України та його заступникам, представникам підрозділів внутрішньої безпеки, з питань запобігання та виявлення корупції, юридичного підрозділу (для здійснення представництва інтересів УДО України) і підрозділу з інспекційними функціями — на строк не більше одного робочого дня;

3) для ознайомлення військовослужбовцям УДО України, службовими обов’язками яких передбачено психологічний супровід службової діяльності, з дозволу керівника кадрового підрозділу або особи, яка виконує його обов’язки, тільки з документами за напрямком їх діяльності у присутності співробітника кадрового підрозділу, службовими обов’язками якого передбачено ведення, облік і зберігання особових справ.

Особові справи, що мають гриф секретності, видаються особам, зазначеним у цьому пункті, тільки за умови наявності у них відповідної форми допуску до державної таємниці.

Контроль за поверненням особових справ здійснюється за допомогою контрольних карток співробітниками кадрового підрозділу, відповідальними за їх збереження, які у разі несвоєчасного повернення особових справ доповідають про це керівнику кадрового підрозділу та вживають усіх необхідних заходів щодо їх повернення.

8. Виготовлення копії особової справи чи документів з неї, що мають гриф обмеження доступу, здійснюється з дотриманням вимог нормативно-правових актів у сфері роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, на підставі вимоги чи запиту правоохоронного органу або суду.

Копію особової справи отримує у встановленому законодавством порядку особа, зазначена у підпункті 2 пункту 7 цього розділу, яка є виконавцем зазначеної вимоги чи запиту.

1. Особові справи пересилаються до інших військових формувань на підставі спільних наказів про пересилання особових справ.

2. У разі направлення військовослужбовців для подальшого проходження військової служби до військових формувань, з якими затверджено спільний наказ про пересилання особових справ, особові справи цих військовослужбовців, оформлені в УДО України, пересилаються до таких військових формувань у десятиденний строк з дня видання відповідного наказу. Записи в послужному списку про проходження військової служби в УДО України, про підстави та періоди служби, що зараховуються до вислуги років для визначення розміру пенсії на пільгових умовах, засвідчуються підписом керівника кадрового підрозділу та скріплюються гербовою печаткою.

У разі направлення військовослужбовців для подальшого проходження військової служби до військових формувань, з якими відсутній спільний наказ про пересилання особових справ, у такий самий строк надсилається скорочена особова справа (додаток 19) або особова справа відповідного військового формування, що зберігається в особовій справі УДО України (за наявності).

Перед направленням особової справи цього військового формування до її послужного списку вносяться записи про присвоєння військових звань, проходження військової служби в УДО України із зазначенням дати та номера наказу про прийняття на військову службу в УДО України, про направлення для подальшого проходження військової служби, про підстави та періоди служби, що зараховуються до вислуги років для визначення розміру пенсії на пільгових умовах. Записи в послужному списку засвідчуються підписом керівника кадрового підрозділу та скріплюються гербовою печаткою.

До цієї особової справи долучаються службова характеристика, службова картка, витяг з наказу про направлення для подальшого проходження військової служби.

3. Для взяття на військовий облік осіб, звільнених з військової служби в УДО України, направляються:

1) до Центрального управління або регіональних органів Служби безпеки України за задекларованим / зареєстрованим місцем проживання (перебування) осіб, звільнених у запас Служби безпеки України — особові справи, сформовані в УДО України та оформлені відповідно до вимог пунктів 6–8 цього розділу;

2) до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки за задекларованим / зареєстрованим місцем проживання (перебування) осіб, звільнених у запас Збройних Сил України або у відставку — скорочені особові справи або особові справи, сформовані в Міністерстві оборони України, що зберігаються в особовій справі УДО України (за наявності), оформлені відповідно до вимог абзаців другого — четвертого пункту 2 цього розділу.

Контрольні картки особових справ, надісланих до інших військових формувань на підставі спільних наказів про пересилання особових справ, з відмітками про відправку (куди надіслано, дата та номер супровідного документа) долучаються до особових карток військовослужбовців.

4. У випадках, визначених цією Інструкцією, скорочена особова справа військовослужбовців, направлених для подальшого проходження військової служби до інших військових формувань, або осіб, звільнених з військової служби в запас Збройних Сил України або у відставку, формується з таких документів:

1) скорочений послужний список (додаток 20);

2) службова характеристика;

3) службова картка (у разі звільнення — її копія);

4) витяг з наказу про направлення для подальшого проходження військової служби або звільнення з військової служби;