Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Внести до постанови Кабінету Міністрів України від 9 грудня 2021 р. № 1290 "Деякі питання використання спеціальних бланків нотаріальних документів" (Офіційний вісник України, 2021 р., № 98, ст. 6391; 2024 р., № 11, ст. 699) зміни, що додаються.

2. Міністерству юстиції:

забезпечити розроблення та впровадження програмного забезпечення, необхідного для ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів як складової Єдиної державної електронної системи е-нотаріату;

вжити заходів щодо перенесення інформації з Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів із збереженням її цілісності та зв’язків до бази даних Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів як складової Єдиної державної електронної системи е-нотаріату.

3. Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів починає функціонувати з дня, що настає за днем опублікування Міністерством юстиції в Офіційному віснику України повідомлення про початок функціонування програмного забезпечення, що забезпечує роботу Єдиної державної електронної системи е-нотаріату.

4. Ця постанова набирає чинності з дня, що настає за днем опублікування Міністерством юстиції в Офіційному віснику України повідомлення про початок функціонування програмного забезпечення, що забезпечує роботу Єдиної державної електронної системи е-нотаріату, крім пункту 2 цієї постанови, який набирає чинності з дня, що настає за днем її опублікування.

1. Абзац другий пункту 1 постанови викласти в такій редакції:

"Порядок використання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх витрачання та ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів;".

2. Порядок використання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх витрачання, затверджений зазначеною постановою, викласти в такій редакції:

1. Цей Порядок регулює питання використання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів (далі - бланки) і звітності про їх витрачання та визначає процедуру ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів (далі - Реєстр).

2. Терміни, що вживаються у цьому Порядку, мають таке значення:

1) бланки - паперові документи, що потребують використання спеціальних елементів захисту, які є невід’ємною складовою частиною нотаріального діловодства, документарного забезпечення нотаріального процесу та використовуються нотаріусами виключно під час вчинення нотаріальних дій для викладення тексту документів, передбаченого законодавством;

2) вибракування - визначення бланків, які в процесі здійснення нотаріусами своїх повноважень стали непридатними для використання (зіпсовані під час заповнення, анульовані);

3) виробник бланків (далі - виробник) - державне підприємство, яке належить до сфери управління Мінекономіки та спеціалізується на виготовленні бланків документів, що потребують використання спеціальних елементів захисту;

4) замовник бланків (далі - замовник) - контора, архів, приватний нотаріус, що здійснюють замовлення бланків у постачальника;

5) код витрачання бланка - ідентифікатор, що складається з цифрових та текстових відомостей, який відображається в Реєстрі та містить інформацію про витрачання бланка;

6) недійсні бланки - бланки, відсутні під час відкриття пачки, втрачені або викрадені; дефектні (у зв’язку з відсутністю або пошкодженням захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів, наявністю дубльованих номерів, пошкодженням цілісності паперу, на якому викладено бланк тощо); зіпсовані замовником, зокрема під час вчинення нотаріальної дії; анульовані внаслідок того, що вчинення нотаріальної дії не відбулося, а також з інших підстав, передбачених цим Порядком, або в інших випадках, передбачених законодавством;

7) постачальник бланків (далі - постачальник) - визначене Мін’юстом державне підприємство, яке належить до сфери управління Мін’юсту, що здійснює заходи щодо замовлення бланків у виробника, їх постачання державним нотаріальним конторам (далі - контори), державним нотаріальним архівам (далі - архіви), приватним нотаріусам, первинний облік постачання, знищення дефектних та анульованих бланків;

8) Реєстр - інформаційно-комунікаційна система, що є складовою Єдиної державної електронної системи е-нотаріату (далі - Система е-нотаріату), що забезпечує обробку інформації про первинний облік бланків постачальником, постачання бланків замовникам, отримані замовниками бланки, видані державним нотаріусам бланки, передані конторами, архівами, державними та приватними нотаріусами бланки, витрачені і недійсні бланки, проведення перевірки справжності бланків з формуванням інформаційної довідки, сформовані витяги з Реєстру, можливість формування електронних книг обліку бланків.

Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про нотаріат", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про публічні електронні реєстри", постановах Кабінету Міністрів України від 8 вересня 2016 р. № 606 "Деякі питання електронної взаємодії електронних інформаційних ресурсів" (Офіційний вісник України, 2016 р., № 73, ст. 2455; 2021 р., № 52, ст. 3216), від 29 грудня 2023 р. № 1406 "Деякі питання функціонування Єдиної державної електронної системи е-нотаріату" (Офіційний вісник України, 2024 р., № 11, ст. 699) та інших нормативно-правових актах.

3. Реєстр призначений для обліку інформації про бланки та їх обіг.

4. Ведення Реєстру передбачає:

1) облік обігу бланків (первинний облік бланків постачальником, замовлення бланків програмними засобами Реєстру, їх постачання, отримання, видача, передача, витрачання, повернення);

2) пошук відомостей про бланки;

3) перевірку справжності бланків;

4) електронну інформаційну взаємодію Реєстру із складовими Системи е-нотаріату;

5) надання інформації з Реєстру у випадках, встановлених законодавством;

6) формування звітності на підставі наявних відомостей в Реєстрі щодо витрачання бланків;

7) формування електронних книг обліку бланків у конторах, архівах, приватних нотаріусів.

5. Відомості Реєстру надаються виключно у випадках та порядку, встановлених законодавством.

6. Ведення Реєстру здійснюється державною мовою.

7. Власником Реєстру є держава в особі держателя Реєстру - Мін’юсту.

Адміністратором Реєстру (далі - адміністратор) є державне підприємство, що належить до сфери управління Мін’юсту, яке забезпечує:

технічне, технологічне створення та супроводження програмного забезпечення Реєстру;

надання та припинення доступу до Реєстру відповідно до законодавства;

захист і збереження інформації, що міститься в Реєстрі, відповідно до Закону України "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах" та цього Порядку;

виконання обов’язків постачальника;

здійснення інших заходів (дій), передбачених законодавством.

8. Публічними реєстраторами та створювачами реєстрової інформації є державні нотаріуси контор, архівів, приватні нотаріуси, а також уповноважені особи адміністратора, зокрема під час забезпечення виконання обов’язків постачальника та в інших випадках, передбачених цим Порядком.

9. Користувачами Реєстру є:

помічник приватного нотаріуса (далі - помічник), консультант контори, архіву (далі - консультант), особа, яка перебуває в трудових відносинах з приватним нотаріусом, працівник контори або архіву, що мають доступ до Системи е-нотаріату, наданий за письмовою заявою приватного нотаріуса, контори, архіву, - для здійснення пошуку відомостей про витрачання бланків, перевірки справжності бланків за відомостями, внесеними до Реєстру, та формування витягів;

посадова особа структурного підрозділу Мін’юсту, його територіального органу, до компетенції якого належить контроль за організацією нотаріату і нотаріальної діяльності, що мають доступ до Системи е-нотаріату, - для отримання статистичних даних щодо обігу та звітності про використання бланків нотаріусами та для отримання повного витягу виключно з метою здійснення функцій державного регулювання нотаріальної діяльності;

фізичні та юридичні особи - для пошуку та перегляду інформації про витрачання бланків через веб-інтерфейс Системи е-нотаріату.

10. Доступ до Реєстру публічних реєстраторів, користувачів, крім користувачів, якими є фізичні та юридичні особи, здійснюється безпосередньо через Систему е-нотаріату з використанням ідентифікаторів доступу, що надаються адміністратором на підставі відповідних договорів (крім уповноважених осіб адміністратора), а також з використанням кваліфікованого електронного підпису, сумісного з програмним забезпеченням Реєстру.

Доступ користувачів, якими є фізичні та юридичні особи, до інформації Реєстру здійснюється через веб-інтерфейс Системи е-нотаріату без надання безпосереднього доступу таким користувачам до Системи е-нотаріату.

11. Об’єктом Реєстру є інформація про бланки.

12. Створення та функціонування Реєстру, в тому числі його програмно-технічних засобів, здійснюється за рахунок коштів державного бюджету, коштів міжнародної технічної допомоги та інших джерел, не заборонених законом.

Витрати, пов’язані з функціонуванням Реєстру, відшкодовуються адміністратору за рахунок оплати поставлених конторам, архівам, приватним нотаріусам бланків.

13. Захист відомостей, що містяться у Реєстрі, здійснюється відповідно до вимог законодавства у сфері захисту інформації в інформаційно-комунікаційних системах.

14. Реєстр функціонує у цілодобовому режимі сім днів на тиждень, крім випадків модернізації або планових і позапланових профілактичних та/або технічних робіт, пов’язаних з усуненням технічних та/або методологічних недоліків чи технічного збою в роботі, про тривалість проведення яких адміністратор повідомляє власнику (держателю) Реєстру.

Інформація про проведення профілактичних та/або технічних робіт з підтримки Реєстру оприлюднюється на офіційному веб-сайті адміністратора не пізніше ніж за один календарний день до дати проведення таких робіт, крім випадків, коли через терміновість проведення таких робіт своєчасне попередження неможливе.

15. Електронна інформаційна взаємодія між Реєстром та іншими інформаційно-комунікаційними системами (реєстрами, кадастрами, базами даних тощо) державних органів та установ здійснюється через Систему е-нотаріату засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта" з дотриманням вимог Законів України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про захист персональних даних", "Про публічні електронні реєстри", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах".

У разі відсутності технічної можливості передачі даних з використанням системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта" електронна інформаційна взаємодія суб’єктів електронної взаємодії може здійснюватися з використанням інших інформаційно-комунікаційних систем із дотриманням вимог щодо захисту інформації відповідно до статті 8 Закону України "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах".

Електронна інформаційна взаємодія здійснюється лише з тими інформаційно-комунікаційними системами державних органів та установ, в яких підтверджено дотримання вимог щодо захисту інформації відповідно до статті 8 Закону України "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах".

Обсяг та структура даних, якими обмінюються суб’єкти електронної взаємодії через програмні інтерфейси електронних інформаційних ресурсів (сервіси), визначаються договорами про інформаційну взаємодію, укладеними відповідно до Порядку електронної (технічної та інформаційної) взаємодії, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 вересня 2016 р. № 606 "Деякі питання електронної взаємодії електронних інформаційних ресурсів" (Офіційний вісник України, 2016 р., № 73, ст. 2455; 2021 р., № 52, ст. 3216; 2023 р., № 11, ст. 721), або протоколами.

16. Інформаційними джерелами, які є підставою для внесення відомостей про бланки до Реєстру, є отримані адміністратором від виробника бланки.

17. Уповноважена особа адміністратора вносить до Реєстру відомості про:

1) отримані від виробника бланки (первинний облік бланків), а саме:

дату отримання бланків;

документ, на підставі якого вносяться відомості (назва, дата, номер);

серію та номери бланків;

кількість бланків;

2) постачання бланків конторам, архівам, приватним нотаріусам, а саме:

дата постачання бланків;

відомості про отримувача бланків;

документ, на підставі якого здійснюється передача/прийняття бланків (назва, дата, номер);

серія та номери бланків;

кількість бланків;

3) анульовані бланки (невикористані бланки, які передані приватним нотаріусом (особою, нотаріальна діяльність якої припинена або свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю якої анульовано) іншому нотаріусу або адміністратору не у встановлений строк), а саме:

документ, на підставі якого вносяться відомості про анулювання;

код витрачання бланка;

дата витрачання бланка;

4) втрачені/викрадені бланки (у разі неможливості внесення до Реєстру державним нотаріусом контори, архіву або приватним нотаріусом відомостей про їх втрату/викрадення) у випадках, передбачених абзацом другим пункту 51 цього Порядку, а саме:

документ, на підставі якого вносяться відомості про втрачені/викрадені бланки;

код витрачання бланка;

дата витрачання бланка;

5) передані бланки між конторами та архівами, приватними нотаріусами у випадках, передбачених абзацом третім пункту 52 цього Порядку, а саме:

дата передачі бланків;

відомості про контору/архів/приватного нотаріуса, яка/який передала/передав бланки;

відомості про контору/архів/приватного нотаріуса, яка/який отримала/отримав бланки;

документ, на підставі якого вносяться відомості (назва, дата, номер);

серія та номери бланків;

кількість бланків;

6) передачу адміністратору невикористаних бланків у випадках, передбачених абзацом четвертим пункту 53 цього Порядку, а також про передачу таких бланків посадовою особою територіального органу Мін’юсту, до функціональних обов’язків якої належить контроль за організацією нотаріату і нотаріальної діяльності у випадках відсутності державного нотаріусу у конторі, смерті приватного нотаріуса або за наявності інших поважних причин, зокрема тих, що виникли внаслідок воєнного стану чи надзвичайної ситуації:

дата передачі бланків;

відомості про контору/архів/приватного нотаріуса, яка/який передала/передав бланки;

найменування адміністратора;

документ, на підставі якого вносяться відомості (назва, дата, номер);

серія та номери бланків;

кількість бланків;

7) витрачання бланків, виправлення відомостей про витрачання бланків, видалення звіту про витрачання бланка щодо приватних нотаріусів, діяльність яких припинена, державних нотаріусів контор, що ліквідовані, та якими у встановленому порядку не передано до архіву документи нотаріального діловодства та архіву, на підставі рішення суду, а саме:

документ, на підставі якого вносяться відомості;

код витрачання бланка;

дата витрачання бланка.

Відомості, визначені підпунктами 1 і 2 цього пункту, вносяться уповноваженою особою адміністратора не пізніше наступного робочого дня після отримання бланків/здійснення постачання бланків.

Відомості, визначені підпунктами 3, 5, 6 цього пункту, вносяться уповноваженою особою адміністратора не пізніше наступного робочого дня після отримання відповідного акта приймання-передавання.

Відомості, передбачені підпунктом 4 цього пункту, вносяться уповноваженою особою адміністратора не пізніше наступного робочого дня після отримання відповідної заяви.

Відомості, визначені підпунктом 7 цього пункту, вносяться уповноваженою особою адміністратора не пізніше наступного робочого дня після отримання відповідного рішення суду, яке набрало законної сили.

18. Публічний реєстратор (державні та приватні нотаріуси) вносить до Реєстру відомості про:

1) дату отримання бланків;

2) передані/повернуті бланки, а саме:

дату передачі/повернення бланків;

отримувача бланків;

документ, на підставі якого здійснюється передача/прийняття бланків (назва, дата, номер);

серію та номери бланків;

кількість бланків;

3) витрачені бланки, а саме:

код витрачання бланка;

дату витрачання бланка;

4) недійсні бланки, а саме:

код витрачання бланка;

дату витрачання бланка.

Крім зазначених відомостей, публічний реєстратор - державний нотаріус вносить до Реєстру також відомості про:

дату видачі бланків;

нотаріуса, якому видано бланки;

серію та номери бланків;

кількість бланків.

Відомості про отримані від адміністратора бланки вносяться публічним реєстратором в день отримання бланків.

Відомості про передані/повернуті бланки вносяться публічним реєстратором негайно та у суворій послідовності відповідно до порядкових номерів.

Відомості про витрачені/недійсні бланки вносяться публічним реєстратором негайно та у суворій послідовності відповідно до порядкових номерів.

Відомості про видані державним нотаріусам бланки та їх отримання вносяться до Реєстру в день видачі/отримання.

19. Програмними засобами ведення Реєстру фіксуються дата і час реєстрації, відомості про публічного реєстратора, яким внесено відомості до Реєстру, а також окремі відомості, наявні в Реєстрі, вносяться автоматично.

20. Публічні реєстратори (уповноважені особи адміністратора, державні та приватні нотаріуси) вносять відомості до Реєстру за допомогою програмних засобів ведення Реєстру.

21. Якщо внесення відомостей в строки, визначені пунктами 17 і 18 цього Порядку, неможливо у зв’язку з неналежним функціонуванням Реєстру, що підтверджується адміністратором, або іншою надзвичайною, або невідворотною за відповідних умов подією (непереборною силою), зокрема відсутністю електропостачання у конторі, архіві, за робочим місцем нотаріуса, що підтверджується відповідними доказами, таке внесення відомостей здійснюється невідкладно після відновлення такої можливості.

22. Облік бланків ведеться:

завідуючими конторами, архівами - у книгах обліку надходження бланків до державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, обліку видачі бланків державним нотаріусам, обліку зіпсованих і анульованих бланків згідно з додатками 1, 2 і 5;

державними та приватними нотаріусами - в особистих книгах обліку надходження бланків, обліку зіпсованих і анульованих бланків згідно з додатками 3 і 4.

Зазначені книги формуються в електронній формі програмними засобами Реєстру.

23. Під час внесення до Реєстру відомостей про витраченні та недійсні бланки використовуються коди витрачання бланків:

1 - договір про відчуження нерухомого майна, крім земельних ділянок;

2 - договір про відчуження транспортного засобу;

3 - інші договори;

4 - заповіт;

5 - свідоцтво про право на спадщину;

6 - свідоцтво про право власності;

7 - довіреність;

8 - заява;

10 - переклад;

11 - дублікат;

12 - шлюбний договір;

13 - інші дії;

14 - установчий договір;

15 - договір про відчуження земельної ділянки;

16 - протест векселя;

21 - зіпсований бланк;

22 - анульований бланк;

23 - дефектний бланк;

24 - відсутній бланк;

25 - викрадений бланк;

26 - втрачений бланк;

27 - договорів про відчуження будівель, будинків, споруд та земельної ділянки, на якій вони розміщені.

24. Виправлення помилок у відомостях Реєстру допускається у випадках необхідності виправлення технічних помилок (описок, друкарських, граматичних, арифметичних чи інших помилок), а також для усунення розбіжностей між відомостями Реєстру та відомостями, що містяться в складових Системи е-нотаріату.

25. Виправлення помилок у відомостях Реєстру, зокрема щодо коду витрачання бланка, здійснюється виключно нотаріусом, який вносив такі відомості до Реєстру.

У разі звільнення державного нотаріуса багатоскладової контори виправлення помилок у відомостях Реєстру може здійснюватися іншим державним нотаріусом такої контори.

У разі ліквідації контори, припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса внесення відомостей до Реєстру про витрачання ними бланків, а також виправлення помилок у відомостях здійснюються відповідним державним нотаріусом архіву, якому передано на зберігання документи нотаріального діловодства та архіву контори, приватного нотаріуса.

У разі реорганізації контори внесення відомостей до Реєстру про витрачення бланків, а також виправлення помилок у відомостях здійснює державний нотаріус контори, яка є правонаступником реорганізованої контори.

У разі покладення обов’язків з обслуговування населення на державного нотаріуса іншої контори, архіву нотаріус, на якого покладено відповідні обов’язки, здійснює внесення відомостей до Реєстру про витрачання бланків, а також виправлення помилок у відомостях, внесених/невнесених нотаріусом/нотаріусами, обов’язки якого/яких виконуються.

Якщо у контори/архіву/приватного нотаріуса, до якої (якого) звернулися за внесенням до Реєстру відомостей про витрачання бланків/виправлення помилок, відсутні у нотаріальній справі необхідні документи, що підтверджують наявність підстав для внесення зазначених відомостей про витрачання/виправлення помилок, нотаріус відмовляє у внесенні відповідних відомостей до Реєстру, виправленні помилок у відомостях, що містяться у Реєстрі, та роз’яснює процедуру вирішення зазначеного питання в судовому порядку.

Програмними засобами Реєстру забезпечується збереження відомостей Реєстру, внесених до нього, до виправлення помилок у таких відомостях.

26. Відомості з Реєстру надаються публічним реєстратором (державним або приватним нотаріусом) у формі скороченого/повного витягу.