Відповідно до статті 6 Закону України "Про захист персональних даних", пункту 1.2 розділу 1 Типового порядку обробки персональних даних, затвердженого наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року № 1/02-14, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України, що додається.

2. Відділу цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації (Гелеску К.І.) спільно з Директоратом нормативно-правового забезпечення (Павличенко О.В.) забезпечити подання цього наказу в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на державного секретаря Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України Домбровського К.Г.

1. Цей Порядок встановлює загальні вимоги до організаційних і технічних заходів обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Мінреінтеграції, під час їх обробки в інформаційних системах Мінреінтеграції та на паперових носіях.

2. Цей Порядок є обов’язковим до виконання працівниками Мінреінтеграції та територіальних органів, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери його управління, яким надано доступ до інформації, що містить персональні дані, у межах виконання ними своїх повноважень.

3. До персональних даних належать будь-які відомості чи сукупність відомостей про особу, за якими вона ідентифікується чи може бути конкретно ідентифікованою.

Терміни у цьому Порядку вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про захист персональних даних" та "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах".

4. Персональні дані, що обробляються, є інформацією з обмеженим доступом, крім випадків, передбачених статтею 5 Закону України "Про захист персональних даних" (далі - Закон).

5. Персональні дані в інформаційних системах Мінреінтеграції обробляються автоматизовано в електронній формі за допомогою програмних засобів та у паперовій формі (зберігання звернень, запитів на доступ до публічної інформації, які надійшли в паперовій формі; документів, що містять персональні дані працівників Мінреінтеграції).

6. У цьому Порядку під інформаційними системами Мінреінтеграції слід розуміти усі інформаційно-комунікаційні системи міністерства, включаючи системи електронного документообігу, системи електронної взаємодії електронних ресурсів, електронні комунікаційні системи, інтегровані інформаційні системи, публічні електронні реєстри та бази даних, володільцем яких є Мінреінтеграції.

7. Володільцем персональних даних є Мінреінтеграції.

Розпорядниками персональних даних можуть бути територіальні органи, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мінреінтеграції, і яким доручається обробка персональних даних відповідно до законодавства.

8. Обробка персональних даних, щодо яких встановлені особливі вимоги, та/або яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних, здійснюється відповідно до статей 7 та 9 Закону.

1. Обробка персональних даних, володільцем яких є Мінреінтеграції, здійснюється з метою:

забезпечення проходження державної служби та трудових відносин, управління персоналом, військового та податкового обліків;

забезпечення права особи на доступ до публічної інформації, звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, отримання інформації з інформаційно-комунікаційних систем, яка необхідна для надання послуг;

ведення діловодства у сфері управління персоналом, діяльності з внутрішнього аудиту, адміністративно-правових, податкових відносин та відносин у сфері бухгалтерського обліку та/або підготовки відповідно до вимог законодавства статистичної, управлінської та іншої інформації з питань, що належать до компетенції Мінреінтеграції;

накопичення, обліку, узагальнення, зберігання та захисту даних в інформаційних системах Мінреінтеграції;

проведення моніторингів з питань, що належать до компетенції Мінреінтеграції.

2. Обробка персональних даних здійснюється на підставах визначених пунктами 1, 2, 5 частини першої статті 11 Закону.

Обробка персональних даних фізичних осіб, які надають Мінреінтеграції послуги за цивільно-правовими договорами, здійснюється на підставі правочину, стороною якого є суб’єкт персональних даних.

3. До осіб, які мають доступ до персональних даних, володільцем яких є Мінреінтеграції, належать:

працівники Мінреінтеграції;

працівники територіальних органів, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мінреінтеграції;

працівники інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, які є авторизованими користувачами інформаційних систем Мінреінтеграції.

1. Мінреінтеграції здійснює обробку та захист персональних даних таких категорій суб’єктів:

працівників Мінреінтеграції;

кандидатів на зайняття посад державної служби у Мінреінтеграції;

осіб, які проходять стажування у Мінреінтеграції;

осіб, які звертаються до Мінреінтеграції в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації", "Про публічні закупівлі", "Про соціальний і правовий захист осіб, стосовно яких встановлено факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України, та членів їхніх сімей";

користувачів інформації в інформаційних системах, держателем яких є Мінреінтеграції;

інші персональні дані, які підлягають внесенню до інформаційних систем Мінреінтеграції.

2. Склад персональних даних, які обробляються Мінреінтеграції та територіальними органами, підприємствами, установами і організаціями, що належать до сфери його управління, залежить від категорії суб’єкта персональних даних.

3. Мінреінтеграції здійснює обробку таких персональних даних працівників міністерства, кандидатів на зайняття посад державної служби та осіб, які проходять стажування у Мінреінтеграції:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності) і номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ);

реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

відомості про трудову діяльність;

військово-облікові дані;

відомості про стан здоров’я (в обсязі, необхідному для реалізації трудових відносин, і для забезпечення вимог законодавства у сфері охорони праці);

біографічні дані;

відомості про ділові та особисті якості;

відомості про сімейний стан та склад сім’ї;

відомості про адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання;

відомості про засоби зв’язку;

відомості про наявність прав на пільги та компенсації;

фотографічні зображення;

інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законодавством.

4. Мінреінтеграції здійснює обробку персональних даних осіб, які звертаються в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації", "Про соціальний і правовий захист осіб, стосовно яких встановлено факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України, та членів їхніх сімей":

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

відомості про адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування);

відомості про засоби зв’язку;

наявність пільг, які є підставою для першочергового розгляду звернення;

інші дані, які особа надає про себе.

5. Мінреінтеграції та територіальні органи, підприємства, установи і організації, що належать до сфери його управління, здійснюють обробку таких персональних даних користувачів інформації в інформаційних системах:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

дата народження;

реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);

номери контактних телефонів (за наявності);

адреса електронної пошти;

інші персональні дані, передбачені законодавством, які особа надає Мінреінтеграції та територіальним органам, підприємствам, установам і організаціям, що належать до сфери його управління.

6. Мінреінтеграції та територіальні органи, підприємства, установи і організації, що належать до сфери його управління, здійснюють обробку персональних даних, які підлягають внесенню до інформаційних систем Мінреінтеграції:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

дата народження;

стать;

громадянство;

реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);

фото;

контактні дані (за наявності);

інші персональні дані, передбачені законодавством, які особа надає Мінреінтеграції та територіальним органам, підприємствам, установам і організаціям, що належать до сфери його управління.

1. Збирання персональних даних працівників Мінреінтеграції, кандидатів на зайняття посад державної служби у Мінреінтеграції та осіб, які проходять стажування у Мінреінтеграції здійснюється шляхом надання ними відповідних документів, визначених законодавством, зокрема про державну службу, працю та є складовою процесу їх обробки, що передбачає дії з підбору чи впорядкування відомостей про фізичну особу.

Накопичення персональних даних працівників здійснюється за допомогою інформаційної системи управління людськими ресурсами в органах державної влади (Human Resources Management Information System (HRMIS)) та системи M. E. Doc, Master: Комплексний облік для бюджетних установ.

Структурний підрозділ з кадрової роботи Мінреінтеграції під час збору персональних даних працівників Мінреінтеграції, кандидатів на зайняття посад державної служби у Мінреінтеграції та осіб, які проходять стажування у Мінреінтеграції письмово повідомляє їх шляхом надсилання або надання повідомлення про обробку персональних даних за формою наведеною у додатку 1 до цього Порядку, та зберігає відповідне повідомлення протягом усього періоду обробки його персональних даних.

2. Персональні дані осіб, які звертаються до Мінреінтеграції в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації", збираються шляхом використання відомостей про таких осіб, зазначених ними у зверненнях та запитах на інформацію.