Відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" та з метою поліпшення умов реалізації конституційного права громадян на особисте звернення до Державного агентства України з питань мистецтв та мистецької освіти НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок розгляду звернень громадян у Державному агентстві України з питань мистецтв та мистецької освіти, що додається.

2. Затвердити Порядок організації особистого прийому громадян у Державному агентстві України з питань мистецтв та мистецької освіти, що додається.

3. Директорату культури та мистецтв (Чужинова І.Ю.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на державного секретаря Лещука Ю.В.

1. Цей Порядок визначає про-цедуру приймання, реєстрації, розгляду звернень громадян, здійснення контролю за дотриманням строків їх розгляду, загальні засади ведення діловодства за зверненнями громадян у Держмистецтв.

2. У цьому Порядку терміни вживаються у значеннях, визначених у Законі України "Про звернення громадян" (далі - Закон).

3. Розгляд звернень громадян у Держмистецтв є складовою механізму реалізації прав громадян на внесення до органів державної влади пропозицій щодо поліпшення їх діяльності, викриття недоліків у роботі та оскарження дій посадових осіб Держмистецтв.

4. Реалізація визначених законодавством повноважень Держмистецтв передбачає забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об’єктивного і своєчасного розгляду звернень громадян з метою оперативного вирішення порушених у них питань, задоволення законних вимог громадян, поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням.

5. Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернень громадян з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

Особи, які не є громадянами України і законно знаходяться на її території, мають таке саме право на подання звернень як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України.

6. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

7. Положення цього Порядку не застосовуються під час розгляду заяв і скарг громадян у порядку, встановленому Кодексом адміністративного судочинства України, кримінальним процесуальним, цивільним процесуальним, трудовим законодавством, законодавством про захист економічної конкуренції, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про доступ до судових рішень", "Про запобігання корупції", "Про виконавче провадження".

8. Усі звернення громадян, що надходять до Держмистецтв, підлягають обов’язковій класифікації за встановленими статтею 3 Закону видами, а саме: пропозиції (зауваження), заяви та скарги.

Пропозиція (зауваження) - звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави та суспільства.

Заява (клопотання) - звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією України та законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.

Скарга - звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян, посадових осіб.

9. За ознакою надходження звернення громадян визнаються первинними, повторними, дублетними, неодноразовими, масовими.

Первинні - звернення від окремої особи (групи осіб), яка (які) вперше звернулась (звернулись) до Держмистецтв з певним питанням.

Повторні - звернення, у яких:

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі;

оскаржується рішення, прийняте у зв’язку з попереднім зверненням громадянина (групи осіб);

повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з дня його надходження минув визначений законодавством строк розгляду, проте відповідь громадянину (групі осіб) не надавалась;

звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення громадянина (групи осіб);

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше вирішено по суті.

Дублетні - звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені особою різним адресатам та надіслані ними на розгляд за належністю до Держмистецтв.

Неодноразові - звернення особи (групи осіб), які надійшли до Держмистецтв з того самого питання, що і попереднє звернення, проте на попереднє звернення відповідь ще не надана, а визначений законодавством строк його розгляду ще не закінчився.

Масові - звернення, що надходять у великій кількості від різних громадян з однаковим змістом питання.

10. Звернення може бути подане як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

11. Звернення може бути усним чи письмовим.

Усне звернення викладається громадянином на особистому прийомі, за допомогою засобів телефонного зв’язку, через телефонні "гарячі лінії", визначені контактні центри та фіксується посадовою особою.

Письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої підтверджені відповідно до законодавства України. Письмове звернення також може бути надісланим з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення).

12. Організація діловодства за зверненнями громадян у Держмистецтв покладається на відділ діловодства та зв’язків з громадськістю, який забезпечує:

організацію роботи зі зверненнями громадян;

надання інформації довідково-консультативного характеру, які надходять засобами телефонного зв’язку та на електронну адресу Держмистецтв;

організацію особистого прийому громадян, які звернулись до Держмистецтв;

формування і зберігання справ зі зверненнями громадян;

надання роз’яснень у межах своїх повноважень.

13. Додержання вимог цього Порядку є обов’язковим для всіх структурних підрозділів та посадових осіб, які не входять до складу структурних підрозділів апарату Держмистецтв.

1. Прийом звернень громадян, що надходять до Держмистецтв, їх попередній розгляд, реєстрація та встановлення строків виконання (за винятком звернень, що не підлягають розгляду) здійснюються відділом документообігу та зв’язків з громадськістю у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час - наступного після нього робочого дня.

2. Усні звернення громадян, подані на особистому прийомі або на телефонну "гарячу лінію", підлягають оформленню відповідно до форми, визначеної у додатку 1 до цього Порядку і розглядаються в тому самому порядку, що й письмове звернення.

У разі, якщо заявник застосовує ненормативну лексику, вдається до образ, або його звернення містить заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі, працівник, що приймає усне звернення, може припинити спілкування з ним.

3. Електронні звернення громадян надсилаються на адресу електронної пошти Держмистецтв: agency@arts.gov.ua або шляхом заповнення та надсилання електронної форми (додаток 2), яка розміщується на офіційному вебсайті Держмистецтв.

Датою подання електронного звернення є дата його надходження на визначену адресу електронної пошти або дата надходження електронної форми. Якщо електронне звернення надійшло на визначену адресу електронної пошти у неробочий день та час, датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

В електронному зверненні зазначається адреса електронної пошти, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування кваліфікованого електронного підпису під час надсилання електронного звернення не вимагається.

4. На першому поверсі адміністративної будівлі по вул. Бориса Грінченка, 1, м. Київ в доступному для громадян місці встановлюється скринька Держмистецтв "Для заяв, скарг і пропозицій".

Звернення громадян вилучаються зі скриньки щодня, крім вихідних та святкових днів, працівниками відділу діловодства та зв’язків з громадськістю.

5. Звернення громадян в інтересах неповнолітніх осіб подаються їх законними представниками.

6. Звернення громадян оформлюються відповідно до статті 5 Закону. У зверненні зазначають прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), місце проживання громадянина та викладають суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення має бути надруковане або написане від руки розбірливо і чітко, підписане заявником (групою заявників) із зазначенням дати.

Звернення, оформлені без дотримання зазначених вимог, повертаються заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніше як через десять днів від дня їх надходження крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону.

Копія такого звернення та другий примірник роз’яснення долучаються до номенклатурної справи відділом діловодства та зв’язків з громадськістю.

7. Усі звернення громадян, подані у встановленому законодавством порядку, підлягають попередньому розгляду.

Попередній розгляд звернень громадян у Держмистецтв здійснюється з метою визначення:

належності документа до звернень громадян;

повноти дотримання вимог до оформлення звернень, що визначені статтею 5 Закону;

ознак надходження та виду звернень;

суті та стислого змісту звернень;

належності порушених питань до повноважень Держмистецтв;

звернень, які відповідно до статті 8 Закону не підлягають розгляду та вирішенню;

відповідності адресування, наявності усіх зазначених додатків, цілісності вкладень, наявності підпису заявника та дати;

строків виконання звернень.

8. Конверти, у яких надійшли письмові звернення громадян, передаються до опрацювання разом з такими зверненнями. Якщо у поштовому конверті надійшло декілька звернень від одного або кількох заявників, виготовляється ксерокопія конверта, яка додається до кожного звернення.

9. У разі відсутності додатків, зазначених у зверненні або окремих аркушів, складається акт про повернення документів (додаток 3) у двох примірниках, один з яких надсилається заявнику, а другий зберігається у відділі діловодства та зв’язків з громадськістю.

10. Якщо питання, порушені у зверненні не належать до компетенції Держмистецтв, таке звернення в термін не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянин, який подав звернення. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно в той самий термін повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями.

11. Забороняється направляти скарги для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

12. Письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, з яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними та розгляду не підлягають.

13. Повторні звернення від одного й того самого заявника з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону, розгляду не підлягають.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймається керівництвом Держмистецтв, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

14. Якщо у повторному зверненні разом з питаннями, що вже розглядались і на які була надана вичерпна відповідь або за якими прийняте відповідне рішення, зазначено інше питання, нові факти, звернення не є повторним і розглядається у встановленому законодавством порядку.

15. Реєстрація звернень громадян здійснюється з використанням системи електронного документообігу Держмистецтв (далі - СЕД), в якій формується єдина централізована база реєстраційних даних.

16. Для забезпечення реєстрації звернень громадян заповнюється реєстраційно-моніторингова картка (додаток 4), яка забезпечує ідентифікацію конкретного документа, здійснення контролю за дотриманням строків розгляду.

Реєстраційно-моніторингова картка містить такі реквізити:

за ознакою надходження, за видом, за типом, за статтю автора звернення, за суб’єктом, індекс регіону, індекс питання, № реєстрації, дата реєстрації, термін виконання, кореспондент (заявник), місце проживання, електронна адреса, телефон, зміст питання, дата підписання (надсилання) звернення, попередні звернення, резолюція, автор резолюції, хід виконання, дата передачі на виконання, виконавець, запис про продовження строку виконання, стан виконання доручення, дата виконання, реєстраційний індекс документа про виконання, результат розгляду звернення, з контролю зняв, справа, том, аркушів.

17. Усі звернення громадян, що надходять до Держмистецтв, підлягають обов’язковій класифікації відповідно до Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858.

18. Кожному зверненню під час реєстрації присвоюється відповідний реєстраційний індекс та дата реєстрації. Реєстраційний індекс звернення може складатись з частин, які відокремлюються одна від одної тире або дробом.

Реєстраційний індекс звернення має дві обов’язкові частини:

перша частина формується з початкової літери прізвища заявника, а якщо звернення колективне, перша частина індексу має містити позначку "КО";