Відповідно до частин першої та четвертої статті 47 Закону України "Про забезпечення функціонування української мови як державної", статті 6 Закону України "Про захист персональних даних", пункту 1.2 розділу 1 Типового порядку обробки персональних даних , затвердженого наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року № 1/02-14, пунктів 7 і 12 Положення про Національну комісію зі стандартів державної мови, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 06 листопада 2019 року № 911, діючи в умовах введеного в Україні воєнного стану, Національна комісія зі стандартів державної мови на засіданні (протокол від 24 липня 2023 року № 65) ВИРІШИЛА:

1. Затвердити Порядок обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Національна комісія зі стандартів державної мови, що додається.

2. Апаратові Національної комісії зі стандартів державної мови (Рябова О.Б.) забезпечити в установленому порядку подання цього рішення на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Це рішення набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього рішення покласти на Голову Національної комісії зі стандартів державної мови Мозгунова В.В.

1. Цей Порядок визначає загальні вимоги до організаційних і технічних заходів обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Національна комісія зі стандартів державної мови (далі - Комісія), під час їх обробки в інформаційних (автоматизованих) системах Комісії та на паперових носіях.

2. Терміни у цьому Порядку вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про захист персональних даних", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", Правилах забезпечення захисту інформації в інформаційних, електронних комунікаційних та інформаційно-комунікаційних системах, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 29 березня 2006 року № 373, та Порядку проведення іспитів на рівень володіння державною мовою, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 2021 року № 409.

3. До персональних даних належать будь-які відомості чи сукупність відомостей про особу, за якими вона ідентифікується чи може бути конкретно ідентифікованою.

4. Персональні дані, що обробляються, є інформацією з обмеженим доступом, крім випадків, передбачених статтею 5 Закону України "Про захист персональних даних" (далі - Закон).

5. Персональні дані в інформаційних (автоматизованих) системах Комісії обробляються автоматизовано в електронній формі за допомогою технічних і програмних засобів та у паперовій формі (зберігання звернень, запитів на інформацію, які надійшли у паперовій формі; документів, що містять персональні дані працівників Комісії або кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється Комісією).

6. Володільцем персональних даних є Комісія.

Розпорядниками персональних даних можуть бути уповноважені установи, яким Комісія доручає обробку персональних даних відповідно до законодавства, за умови взяття на себе зобов’язань щодо забезпечення виконання вимог Закону.

7. Цей Порядок є обов’язковим до виконання працівниками Комісії та уповноважених установ, які мають доступ до персональних даних та обробляють персональні дані, володільцем яких є Комісія.

8. Організацію роботи, пов’язаної із обробкою та захистом кожної категорії суб’єктів персональних даних, володільцем яких є Комісія, здійснюють відповідальні структурні підрозділи, відповідальні особи з питань захисту персональних даних, визначені Комісією, та керівники уповноважених установ, які мають доступ до персональних даних та обробляють персональні дані, володільцем яких є Комісія.

Уповноважені установи самостійно забезпечують захист персональних даних, доступ до яких їм був наданий Комісією.

9. Обробка персональних даних, щодо яких встановлені особливі вимоги, та/або яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних, здійснюється відповідно до статей 7 та 9 Закону.

1. Обробка персональних даних, володільцем яких є Комісія, здійснюється з метою:

забезпечення проходження державної служби, стажування та трудових відносин, військового та податкового обліків;

забезпечення права особи на доступ до електронних послуг та інформації про публічні послуги, звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, отримання інформації з інформаційних (автоматизованих) систем, яка необхідна для надання послуг; напрацювання та затвердження стандартів державної мови;

організації та проведення іспитів на рівень володіння державною мовою;

розроблення, рецензування та затвердження завдань для іспитів на рівень володіння державною мовою;

видачі державних сертифікатів про рівень володіння державною мовою та формування, ведення й адміністрування Реєстру державних сертифікатів;

забезпечення права особи на визначення рівня володіння державною мовою, отримання державного сертифіката про рівень володіння державною мовою та/або витягу з Реєстру державних сертифікатів;

забезпечення права особи на оскарження результатів іспиту на рівень володіння державною мовою; формування при Комісії колегії та громадської ради;

ведення діловодства у сфері управління персоналом, діяльності з внутрішнього аудиту, відносин у сфері бухгалтерського обліку та/або підготовки відповідно до вимог законодавства статистичної, управлінської та іншої інформації з питань, що належать до компетенції Комісії.

2. Обробка персональних даних в Комісії здійснюється з підстав, визначених пунктами 2, 3 і 5 частини першої статті 11 Закону.

3. Підстави для обробки персональних даних, володільцем яких є Комісія:

дозвіл на обробку персональних даних, наданий володільцю персональних даних відповідно до закону лише для здійснення його повноважень;

укладення та виконання правочину, стороною якого є суб’єкт персональних даних або який укладено на користь суб’єкта персональних даних чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на вимогу суб’єкта персональних даних;

необхідність виконання обов’язку володільця персональних даних, який передбачений законом.

4. Обробка персональних даних здійснюється на підставі та відповідно до Конституції України, Законів України "Про захист персональних даних", "Про Кабінет Міністрів України", "Про центральні органи виконавчої влади", "Про забезпечення функціонування української мови як державної" та інших законів України з метою здійснення повноважень Комісії.

1. Комісія здійснює обробку персональних даних таких категорій суб’єктів:

працівників Комісії та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснює Комісія;

осіб, які проходять стажування в Комісії;

осіб, які звертаються до Комісії в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про адвокатуру та адвокатську діяльність" та "Про доступ до публічної інформації"; осіб, які беруть участь у напрацюванні стандартів державної мови;

осіб, які беруть участь в організації та проведенні іспитів на рівень володіння державною мовою (інструктори, екзаменатори, відповідальні працівники уповноважених установ);

осіб, які беруть участь у розробленні та рецензуванні завдань для іспитів на рівень володіння державною мовою;

осіб, які беруть участь у визначенні (підтвердженні) їхнього рівня володіння державною мовою (претенденти);

осіб, які оскаржують результати іспиту на рівень володіння державною мовою;

осіб, які є кандидатами на обрання та/або включення до складу колегії та громадської ради при Комісії та/або членами колегії та громадської ради при Комісії;

осіб, відомості про яких підлягають внесенню до відповідних державних реєстрів, електронних інформаційних ресурсів, баз даних або інформаційних (автоматизованих) систем.

2. Склад персональних даних, які обробляє Комісія, залежить від категорії суб’єкта персональних даних.

Комісія здійснює обробку таких персональних даних працівників та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснює Комісія: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності) і номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ); відомості про задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування) та фактичне місце проживання; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності); відомості про засоби зв’язку; відомості про трудову діяльність; відомості про освіту; відомості про сімейний стан та склад сім’ї; відомості про громадянство та національність; відомості про відсутність судимості; військово-облікові дані; відомості про стан здоров’я; біографічні дані; відомості про ділові та особисті якості; відомості про наявність прав на пільги та компенсації; фотографічні зображення; інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законодавством.

Комісія здійснює обробку таких персональних даних осіб, які проходять стажування в Комісії: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності) і номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ); відомості про задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування) та фактичне місце проживання; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності); відомості про засоби зв’язку; відомості про освіту; відомості про громадянство; біографічні дані; відомості про ділові та особисті якості; фотографічні зображення; інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законодавством.

Комісія здійснює обробку таких персональних даних осіб, які звертаються в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про адвокатуру та адвокатську діяльність" та "Про доступ до публічної інформації": прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); місце проживання; наявність пільг, які є підставою для першочергового розгляду звернення; відомості про засоби зв’язку; інші дані, які стосуються особи та надаються нею для розгляду заяв, запитів, звернень, адвокатських запитів.

Комісія здійснює обробку таких персональних даних осіб, які беруть участь у напрацюванні стандартів державної мови: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності) і номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ); відомості про задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування) та фактичне місце проживання; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності); відомості про засоби зв’язку; відомості про трудову діяльність; відомості про освіту; відомості про науковий ступінь (за наявності) та вчене звання (за наявності); відомості про громадянство; відомості про місце роботи й посаду; біографічні дані; відомості про ділові та особисті якості; фотографічні зображення; інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законодавством.

Комісія здійснює обробку таких персональних даних осіб, які беруть участь в організації та проведенні іспитів на рівень володіння державною мовою (інструктори, екзаменатори, відповідальні працівники уповноважених установ): прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності) і номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ); відомості про задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування) та фактичне місце проживання; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності); відомості про засоби зв’язку; відомості про трудову діяльність; відомості про освіту; відомості про науковий ступінь (за наявності) та вчене звання (за наявності); відомості про громадянство; відомості про місце роботи й посаду; біографічні дані; відомості про ділові та особисті якості; фотографічні зображення; інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законодавством.

Комісія здійснює обробку таких персональних даних осіб, які беруть участь у розробленні та рецензуванні завдань для іспитів на рівень володіння державною мовою: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності) і номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ); відомості про задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування) та фактичне місце проживання; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності); відомості про засоби зв’язку; відомості про трудову діяльність; відомості про освіту; відомості про науковий ступінь (за наявності) та вчене звання (за наявності); відомості про громадянство; відомості про місце роботи й посаду; біографічні дані; відомості про ділові та особисті якості; фотографічні зображення; інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законодавством.

Комісія здійснює обробку таких персональних даних осіб, які беруть участь у визначенні (підтвердженні) їхнього рівня володіння державною мовою (претенденти): прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності) і номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ) або іншого документа, що посвідчує особу; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності); відомості про засоби зв’язку; відомості про громадянство; відомості про стан здоров’я (для претендентів - осіб з інвалідністю, які потребують створення спеціальних умов для складення іспиту на рівень володіння державною мовою); фотографічні зображення; відеозапис складання й перебігу іспиту на рівень володіння державною мовою; інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законодавством.

Комісія здійснює обробку таких персональних даних осіб, які оскаржують результати іспиту на рівень володіння державною мовою: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); місце проживання; наявність пільг, які є підставою для першочергового розгляду скарги; відомості про засоби зв’язку; інші дані, які стосуються особи та надаються нею для розгляду скарги.

Комісія здійснює обробку таких персональних даних осіб, які є кандидатами на обрання та/або включення до складу колегії та громадської ради при Комісії та/або членами колегії та громадської ради при Комісії: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); відомості про засоби зв’язку; відомості про трудову діяльність; відомості про освіту; відомості про науковий ступінь (за наявності) та вчене звання (за наявності); відомості про громадянство; відомості про місце роботи й посаду; біографічні дані; відомості про ділові та особисті якості; фотографічні зображення; інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законодавством.

Комісія здійснює обробку таких персональних даних осіб, відомості про яких підлягають внесенню до відповідних державних реєстрів, електронних інформаційних ресурсів, баз даних або інформаційних (автоматизованих) систем: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); реквізити паспорта громадянина України; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); відомості про громадянство; унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності); адреса задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування); дата народження; інші відомості, визначені вимогами чинного законодавства.

1. Збирання та накопичення персональних даних працівників Комісії та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснює Комісія, проводиться шляхом надання ними відповідних документів, визначених законодавством, зокрема про державну службу, працю.

Накопичення таких персональних даних працівників здійснюється за допомогою Інформаційної системи управління людськими ресурсами в державних органах та нарахування заробітної плати Implementation of Human Resources and Payroll Management Information System (HRMIS), системи електронного документообігу, системи бухгалтерського обліку та в особових справах працівників.