Відповідно до статті 6 Закону України "Про захист персональних даних", пункту 1.2 розділу 1 Типового порядку обробки персональних даних, затвердженого наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року № 1/02-14 , пункту 8 Положення про Міністерство аграрної політики та продовольства України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 лютого 2021 року № 124, з метою забезпечення дотримання вимог до обробки та захисту персональних даних у Міністерстві аграрної політики та продовольства України, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство аграрної політики та продовольства України, що додається.

2. Департаменту управління персоналом забезпечити в установленому порядку подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Керівникам самостійних структурних підрозділів Міністерства аграрної політики та продовольства України та керівникам підприємств, установ і організацій, що належать до сфери його управління, визначити працівників, які мають доступ до персональних даних, забезпечити надання письмового зобов’язання про нерозголошення персональних даних такими працівниками та ведення Журналу реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Цей Порядок визначає загальні вимоги до організаційних і технічних заходів обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Мінагрополітики, під час їх обробки в інформаційних (автоматизованих) системах Мінагрополітики та на паперових носіях.

2. Терміни у цьому Порядку вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про захист персональних даних" та "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах".

3. До персональних даних належать будь-які відомості чи сукупність відомостей про особу, за якими вона ідентифікується чи може бути конкретно ідентифікованою.

4. Персональні дані, що обробляються, є інформацією з обмеженим доступом, крім випадків, передбачених статтею 5 Закону України "Про захист персональних даних" (далі - Закон).

5. Персональні дані в інформаційних (автоматизованих) системах Мінагрополітики обробляються автоматизовано в електронній формі за допомогою технічних і програмних засобів та у паперовій формі (зберігання звернень, запитів на доступ до публічної інформації, які надійшли у паперовій формі; документів, що містять персональні дані працівників Мінагрополітики або кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється Мінагрополітики).

6. Володільцем персональних даних є Мінагрополітики.

Розпорядниками персональних даних є підприємства, установи і організації, що належать до сфери управління Мінагрополітики, і яким доручається обробка персональних даних відповідно до законодавства.

7. Цей Порядок є обов’язковим до виконання працівниками Мінагрополітики та підприємств, установ і організацій, що належать до сфери його управління, які мають доступ до персональних даних та обробляють персональні дані, володільцем яких є Мінагрополітики.

8. Організацію роботи, пов’язаної із захистом персональних даних кожної категорії суб’єктів персональних даних, здійснюють відповідальні структурні підрозділи, відповідальні особи з питань захисту персональних даних, визначені керівництвом Мінагрополітики, та керівники підприємств, установ і організацій, що належать до сфери його управління.

9. Обробка персональних даних, щодо яких встановлені особливі вимоги, та/або яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних, здійснюється відповідно до статей 7 та 9 Закону.

1. Обробка персональних даних, володільцем яких є Мінагрополітики, здійснюється з метою:

забезпечення проходження державної служби та трудових відносин, військового та податкового обліків;

забезпечення права особи на доступ до електронних послуг та інформації про публічні послуги, звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, отримання інформації з інформаційних (автоматизованих) систем, яка необхідна для надання послуг;

ведення діловодства у сфері управління персоналом, діяльності з внутрішнього аудиту, відносин у сфері бухгалтерського обліку та/або підготовки відповідно до вимог законодавства статистичної, управлінської та іншої інформації з питань, що належать до компетенції Мінагрополітики.

2. Обробка персональних даних в Мінагрополітики здійснюється з підстав, визначених пунктами 2 і 5 частини першої статті 11 Закону.

3. Підстави для обробки персональних даних, володільцем яких є Мінагрополітики:

дозвіл на обробку персональних даних, наданий володільцю персональних даних відповідно до Закону виключно для здійснення його повноважень;

необхідність виконання обов’язку володільця персональних даних, який передбачений Законом.

Обробка персональних даних фізичних осіб, які надають Мінагрополітики послуги за цивільно-правовими договорами, здійснюється на підставі правочину, стороною якого є суб’єкт персональних даних або який укладено на користь суб’єкта персональних даних чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на вимогу суб’єкта персональних даних.

4. Обробка персональних даних здійснюється на підставі та відповідно до Конституції України, Законів України "Про захист персональних даних", "Про Кабінет Міністрів України", "Про центральні органи виконавчої влади"та інших законів України з метою здійснення повноважень Мінагрополітики.

1. Мінагрополітики здійснює обробку персональних даних таких категорій суб’єктів:

працівників Мінагрополітики та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється Мінагрополітики;

керівників державних підприємств, установ і організації, що належать до сфери управління Мінагрополітики;

осіб, які звертаються до Мінагрополітики в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про адвокатуру та адвокатську діяльність" та "Про доступ до публічної інформації";

осіб, відомості про яких підлягають внесенню до відповідних державних реєстрів, електронних інформаційних ресурсів, баз даних або інформаційних (автоматизованих) систем.

2. Склад персональних даних, які обробляються Мінагрополітики, залежить від категорії суб’єкта персональних даних.

Мінагрополітики здійснює обробку таких персональних даних працівників та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється Мінагрополітики: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності) і номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ); відомості про задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування) та фактичне місце проживання; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності); відомості про засоби зв’язку; відомості про трудову діяльність; відомості про освіту; відомості про сімейний стан та склад сім’ї; відомості про громадянство та національність; відомості про відсутність судимості; військово-облікові дані; відомості про стан здоров’я; біографічні дані; відомості про ділові та особисті якості; відомості про наявність прав на пільги та компенсації; фотографічні зображення; інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законодавством.

Мінагрополітики здійснює обробку таких персональних даних осіб, які звертаються в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про адвокатуру та адвокатську діяльність" та "Про доступ до публічної інформації": прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); місце проживання; наявність пільг, які є підставою для першочергового розгляду звернення; відомості про засоби зв’язку; інші дані, які стосуються особи та надаються нею для задоволення заяв, запитів, звернень, адвокатських запитів.

Мінагрополітики здійснюється обробка таких персональних даних осіб, відомості про яких підлягають внесенню до відповідних державних реєстрів, електронних інформаційних ресурсів, баз даних або інформаційних (автоматизованих) систем: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); реквізити паспорта громадянина України; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); громадянство; унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності); адреса задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування); дата народження; інші відомості, визначені вимогами чинного законодавства.

1. Збирання та накопичення персональних даних працівників Мінагрополітики та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється Мінагрополітики, проводиться шляхом надання ними відповідних документів, визначених законодавством, зокрема, про державну службу, працю.

Накопичення таких персональних даних працівників здійснюється за допомогою Інформаційної системи управління людськими ресурсами в державних органах та нарахування заробітної плати Implementation of Human Resources and Payroll Management Information System (HRMIS) та в особових справах працівників.

2. Збирання та накопичення персональних даних керівників державних підприємств, установ і організації, що належать до сфери управління Мінагрополітики, здійснюється шляхом надання ними відповідних документів, визначених законодавством, зокрема, про працю.

3. Персональні дані осіб, які звертаються до Мінагрополітики відповідно до Законів України "Про звернення громадян", "Про адвокатуру та адвокатську діяльність", "Про доступ до публічної інформації", збираються шляхом використання відомостей про таких осіб, зазначених ними у заявах, запитах на інформацію, зверненнях, адвокатських запитах та інформації в паперовій та/або електронній формах, що надходять від підприємств, установ і організацій, у відповідь на подані відповідно до чинного законодавства запити.

Накопичення персональних даних вказаної категорії суб’єктів здійснюється автоматизовано за допомогою системи електронного документообігу Megapolis.Doc Net та зберігаються на серверах Мінагрополітики.

4. Збирання персональних даних осіб, відомості про яких підлягають внесенню під час ведення відповідних державних реєстрів, електронних інформаційних ресурсів, баз даних або інформаційних (автоматизованих) систем, здійснюється шляхом отримання інформації в паперовій та/або електронній формах від суб’єктів, визначених відповідно до вимог чинного законодавства.

5. Суб’єкт персональних даних повідомляється про володільця персональних даних, склад та зміст зібраних персональних даних, свої права, визначені Законом, джерела збирання, місцезнаходження своїх персональних даних, мету їх збору, місцезнаходження або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника персональних даних, у письмовій (електронній або паперовій) формі у повідомленні про обробку персональних даних (додаток 1).

1. Персональні дані обробляються у формі, що допускає ідентифікацію фізичної особи, якої вони стосуються, у строк не більше, ніж це необхідно відповідно до мети їх обробки, якщо інше не передбачено законодавством.