Відповідно до частини четвертої статті 29 і частини третьої статті 44 Закону України "Про авторське право і суміжні права" Кабінет Міністрів України постановляє:

Затвердити Порядок набуття та втрати статусу сирітських творів, фонограм, відеограм та зафіксованих у них виконань, умови їх дозволеного використання та ведення реєстру, що додається.

1. Цей Порядок визначає механізм набуття та втрати статусу сирітського твору, сирітської фонограми, сирітської відеограми та зафіксованих у них виконань, умови їх дозволеного використання, а також ведення реєстру сирітських творів.

2. У цьому Порядку терміни вживаються у такому значенні:

бюлетень - офіційний електронний бюлетень "Авторське право і суміжні права", який видається Національним органом інтелектуальної власності;

заклад - бібліотека, музей з відкритим доступом для відвідувачів, архів або організація із збереження аудіо-, відеозаписів, у фондах (колекціях) яких зберігаються твори, фонограми, відеограми та зафіксовані у них виконання;

реєстр сирітських творів (реєстр) - інформаційно-комунікаційна система, що забезпечує збирання, накопичення, захист, облік, відображення, оброблення відомостей про сирітські твори, фонограми, відеограми та зафіксовані у них виконання, а також надання реєстрової інформації;

ретельний пошук - вжиття заходів щодо ідентифікації суб’єктів авторського права та/або суб’єктів суміжних прав та належного встановлення їх місцезнаходження.

Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про авторське право і суміжні права", "Про бібліотеки і бібліотечну справу", "Про кінематографію", "Про музеї та музейну справу", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги".

3. Ретельний пошук здійснюється закладом щодо оприлюдненого в Україні твору, фонограми, відеограми та зафіксованих у них виконань, які заклад у разі набуття ними статусу сирітських має намір використовувати відповідно до умов дозволеного використання.

4. Ретельний пошук здійснюється шляхом публікації оголошення про розшук суб’єктів авторського права та/або суб’єктів суміжних прав на офіційному веб-сайті Національного органу інтелектуальної власності та у бюлетені, а також шляхом пошуку за такими джерелами:

1) для творів, опублікованих у книзі, журналі, газеті або іншому письмовому (друкованому) виданні:

довідково-пошуковий апарат національних і державних бібліотек;

джерела державної бібліографії, що видає Державна наукова установа "Книжкова палата України імені Івана Федорова";

база даних WATCH ("Письменники, митці та володільці їх авторських прав");

база даних ISBN (Міжнародний стандартний номер книги) - для книг;

база даних ISSN (Міжнародний стандартний номер серіального видання) - для періодичних видань;

база даних VIAF (Віртуальний міжнародний авторитетний файл);

база даних сирітських творів Відомства з інтелектуальної власності Європейського Союзу (EUIPO Orphan Works Database);

дані Державного реєстру свідоцтв про реєстрацію авторського права на твір і Державного реєстру договорів, що стосуються права автора на твір;

дані Митного реєстру об’єктів права інтелектуальної власності;

2) для аудіовізуальних творів, фонограм, відеограм та зафіксованих у них виконань:

довідково-пошуковий апарат Центрального державного аудіовізуального та електронного архіву;

дані Державного реєстру фільмів;

дані Державного реєстру свідоцтв про реєстрацію авторського права на твір і Державного реєстру договорів, що стосуються права автора на твір;

база даних сирітських творів Відомства з інтелектуальної власності Європейського Союзу (EUIPO Orphan Works Database);

дані Митного реєстру об’єктів права інтелектуальної власності.

5. Для публікації оголошення заклад подає до Національного органу інтелектуальної власності заяву про розшук суб’єктів авторського права та/або суб’єктів суміжних прав (далі - заява про розшук) за формою, що затверджується Національним органом інтелектуальної власності.

Заява про розшук може стосуватися одного твору, фонограми, відеограми та зафіксованих у них виконань або кількох пов’язаних (використаних) об’єктів авторського права та/або об’єктів суміжних прав, складається державною мовою і подається в одному примірнику. Заклад відповідає за достовірність відомостей, які зазначаються у заяві про розшук.

Національний орган інтелектуальної власності розглядає заяву про розшук протягом одного місяця з дня її надходження і повертає закладу у разі її невідповідності затвердженій Національним органом інтелектуальної власності формі та/або вимогам цього Порядку.

У разі відповідності заяви про розшук формі, затвердженій Національним органом інтелектуальної власності, та вимогам цього Порядку Національний орган інтелектуальної власності безоплатно здійснює публікацію оголошення про розшук на своєму офіційному веб-сайті та у бюлетені.

6. Особа, яка є суб’єктом авторського права та/або суб’єктом суміжних прав, протягом шести місяців з дня публікації оголошення про розшук на офіційному веб-сайті Національного органу інтелектуальної власності та у бюлетені (залежно від того, яка дата є пізнішою) письмово повідомляє Національному органу інтелектуальної власності та закладу засобами поштового або електронного зв’язку про наявність у неї авторського права та/або суміжних прав, а також свої контактні дані та місцезнаходження (для юридичної особи) або місце проживання (для фізичної особи).

Якщо особа, яка є суб’єктом авторського права та/або суб’єктом суміжних прав, надала неповні дані відповідно до оголошення про розшук, Національний орган інтелектуальної власності має право звернутися з додатковим запитом до такої особи.

7. Крім заходів з ретельного пошуку, заклад має право вчиняти інші дії щодо ідентифікації суб’єктів авторського права та/або суб’єктів суміжних прав та їх місцезнаходження (місце проживання) відповідно до законодавства, результати яких подаються до Національного органу інтелектуальної власності для розгляду заяви про набуття твором, фонограмою, відеограмою та зафіксованими у них виконаннями статусу сирітських (далі - заява про набуття статусу).

8. Заклад може звернутися до Національного органу інтелектуальної власності із заявою про набуття статусу у випадку, якщо в результаті проведення ретельного пошуку не ідентифіковано відповідного суб’єкта авторського права та/або суб’єкта суміжних прав, а в разі їх ідентифікації місцезнаходження (місце проживання) не встановлене.

9. Заява про набуття статусу подається за формою, що затверджується Національним органом інтелектуальної власності.

10. Заява про набуття статусу може стосуватися одного твору, фонограми, відеограми та зафіксованих у них виконань або кількох пов’язаних (використаних) об’єктів авторського права та/або об’єктів суміжних прав і повинна містити:

1) найменування органу, до якого вона подається;

2) відомості про заклад: повне найменування юридичної особи, код згідно з ЄДРПОУ, місцезнаходження, адреса для листування, номер телефону, адреса електронної пошти (за наявності). У разі подання заяви про набуття статусу представником закладу в ній додатково зазначаються відомості про представника;

3) відомості про вид об’єкта авторського права та/або об’єкти суміжних прав, щодо якого (яких) подається заява про набуття статусу, їх назви та відомості про їх оприлюднення в Україні;

4) відомості про суб’єктів авторського права та/або суб’єктів суміжних прав (у тому числі ім’я (найменування) суб’єкта авторського права та/або суб’єкта суміжних прав, псевдонім), зокрема, якщо такі дані з’ясовані за результатами проведення ретельного пошуку;

5) перелік джерел, за якими закладом проведені заходи ретельного пошуку, із зазначенням дат і результатів пошуку;

6) відомості про публікацію оголошення про розшук на офіційному веб-сайті Національного органу інтелектуальної власності та у бюлетені;

7) дані про те, що заклад не є особою, пов’язаною з державою-агресором, або особою, щодо якої застосовано санкції;

8) перелік документів, що додаються до заяви про набуття статусу.

11. До заяви про набуття статусу додаються:

знімок екрана (скріншот) або витяг, довідка, на яких зафіксовано формулювання та результати пошукових запитів у базах даних (реєстрах, каталогах тощо), доступних для здійснення розшуку в режимі онлайн;

відомості, що подаються закладом відповідно до пункту 7 цього Порядку (за наявності);

документ, що підтверджує повноваження представника (якщо заява про набуття статусу подається представником закладу).

12. Заява про набуття статусу викладається державною мовою. Якщо додані до заяви про набуття статусу документи викладено іноземною мовою, надається їх переклад державною мовою.

Заява про набуття статусу підписується керівником закладу або його представником із зазначенням повного найменування посади особи, яка підписує заяву, її прізвища, імені, по батькові (за наявності), дати підписання заяви і скріплюється печаткою (за наявності).

На заяву про набуття статусу у формі електронного документа керівником закладу або його представником накладається електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

13. Документ, що підтверджує повноваження представника закладу, повинен бути оформлений відповідно до вимог законодавства.

Представником закладу може бути фізична або юридична особа.

Якщо представник діє на підставі довіреності, виданої закладом, подається оригінал довіреності або її засвідчена в установленому порядку копія.

Довіреність складається у довільній формі з урахуванням вимог, установлених Цивільним кодексом України. У довіреності зазначаються:

прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) або повне найменування представника;

повне найменування закладу;

найменування органу (Національний орган інтелектуальної власності), для представництва у якому призначено особу, якій видана довіреність;

чітко визначені юридичні дії, які належить вчиняти представнику;

дата складення довіреності.

Довіреність підписується керівником закладу з урахуванням вимог, визначених у пункті 12 цього Порядку.

14. Заява про набуття статусу та додані до неї документи подаються в паперовій або електронній формі. Спосіб подання обирає заклад.

Заява про набуття статусу та додані до неї документи у паперовій формі надсилаються на поштову адресу Національного органу інтелектуальної власності. Додані до заяви про набуття статусу копії документів засвідчуються підписом керівника закладу або його представника.

Заява про набуття статусу та додані до неї документи в електронній формі подаються через інформаційно-комунікаційну систему Національного органу інтелектуальної власності. Додані до заяви про набуття статусу копії документів засвідчуються керівником закладу або його представником з використанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

15. Заклад відповідає за достовірність відомостей, наведених у заяві про набуття статусу та доданих до неї документах. У разі виникнення обґрунтованих сумнівів у достовірності зазначених відомостей Національний орган інтелектуальної власності може надіслати запит закладу для надання доказів, які підтверджують наведені відомості.

16. Заклад має право відкликати подану заяву про набуття статусу на будь-якому етапі її розгляду до моменту прийняття рішення Національним органом інтелектуальної власності про внесення до реєстру відомостей про сирітський твір, фонограму, відеограму та зафіксовані у них виконання.

17. Національний орган інтелектуальної власності проводить перевірку заяви про набуття статусу та доданих до неї документів щодо відповідності вимогам, визначеним пунктами 9-14 цього Порядку, протягом одного місяця з дати надходження. У разі невідповідності заяви про набуття статусу та доданих до неї документів зазначеним вимогам Національний орган інтелектуальної власності письмово повідомляє про це закладу.

Якщо протягом одного місяця з дати одержання закладом повідомлення про необхідність усунення недоліків Національний орган інтелектуальної власності не отримає від закладу відсутні та/або належним чином оформлені документи, заява про набуття статусу залишається без розгляду, про що письмово повідомляється закладу. Заклад може подати заяву про набуття статусу повторно з дотриманням вимог пунктів 9-14 цього Порядку.

У разі повернення поштового відправлення з документами, які не одержані закладом з незалежних від Національного органу інтелектуальної власності причин, вважається, що такі документи вручені адресату належним чином. Датою одержання закладом такого поштового відправлення вважається дата проставлення у поштовому повідомленні відмітки про причини неотримання відправлення.

18. Національний орган інтелектуальної власності розглядає заяву про набуття статусу та додані до неї документи у строк, що не перевищує 60 календарних днів з дати надходження до Національного органу інтелектуальної власності заяви про набуття статусу.

За результатами розгляду заяви про набуття статусу та доданих до неї документів Національний орган інтелектуальної власності приймає рішення про внесення до реєстру відомостей про сирітський твір, фонограму, відеограму та зафіксовані у них виконання або про відмову у внесенні до реєстру зазначених відомостей.

Національний орган інтелектуальної власності приймає рішення про відмову у внесенні відомостей про твір, фонограму, відеограму та зафіксовані у них виконання до реєстру, якщо подана заява про набуття статусу та додані до неї документи не відповідають вимогам цього Порядку.

19. У рішенні про внесення до реєстру відомостей про сирітський твір, фонограму, відеограму та зафіксовані у них виконання Національний орган інтелектуальної власності зазначає відомості про відповідний об’єкт виходячи з переліку реєстрових даних, визначених пунктом 37 цього Порядку.

Форма рішення про внесення до реєстру відомостей про сирітський твір, фонограму, відеограму та зафіксовані у них виконання, а також форма рішення про відмову у внесенні таких відомостей до реєстру затверджується Національним органом інтелектуальної власності.

Національний орган інтелектуальної власності надсилає засвідчену копію рішення на адресу для листування закладу протягом п’яти робочих днів з дати прийняття рішення.