Відповідно до Законів України "Про Збройні Сили України", "Про військовий обов'язок і військову службу", "Про Державну спеціальну службу транспорту", "Про національну безпеку України" та Положення про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України, затвердженого Указом Президента України від 10 грудня 2008 року № 1153, з метою подальшого вдосконалення та належної організації обліку особового складу Міністерства оборони України, Збройних Сил України та Державної спеціальної служби транспорту

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства оборони України від 26 травня 2014 року № 333 "Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу Збройних Сил України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 12 червня 2014 року за № 611/25388 (зі змінами).

3. Головнокомандувачу Збройних Сил України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

 

 

1. Ця Інструкція визначає:

1) організацію обліку військовослужбовців та працівників (далі - особовий склад) в Міноборони, органах військового управління, з'єднаннях, військових частинах, вищих військових навчальних закладах та військових навчальних підрозділах закладів вищої освіти (далі - військовий навчальний заклад), установах та організаціях Збройних Сил України (далі - Збройні Сили), органі управління Державної спеціальної служби транспорту, бригадах, полках, окремих батальйонах, підрозділах охорони, органах забезпечення, навчальному центрі, закладах, підприємствах та установах, що входять до її складу (далі - Держспецтрансслужба);

2) завдання і види обліку, призначення облікових документів, їх складання і ведення;

3) обов'язки посадових осіб, відповідальних за організацію і ведення обліку особового складу;

4) облік загальних (безповоротних та тимчасових) втрат особового складу;

5) видання, облік, зберігання, розсилку наказів по особовому складу та витягів із них.

2. Основними завданнями обліку особового складу є:

1) документальне відображення проходження військової служби військовослужбовцями та трудової діяльності працівниками Збройних Сил та Держспецтрансслужби;

2) ведення довідкової роботи з питань проходження військової служби (трудової діяльності) особового складу та з питань розшуку військовослужбовців;

3) забезпечення командування даними про штатну та спискову чисельність особового складу органів військового управління та органу управління Держспецтрансслужби, з'єднань, військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій (далі - орган управління, військова частина, установа) для прийняття рішень щодо їх комплектування, матеріально-технічного забезпечення, підготовки в них резервів і відновлення втрат, а також довідковими відомостями стосовно особового складу, необхідними для прийняття обґрунтованих рішень щодо його подальшого службового використання;

4) створення, ведення, поповнення і систематизація бази даних стосовно особового складу;

5) сповіщення членів сім'ї або близьких родичів військовослужбовців чи працівників, які померли (загинули), зникли безвісти, у тому числі зниклих безвісти за особливих обставин (далі - зникли безвісти), захоплені в полон або заручником, інтерновані в нейтральній державі про місце, дату, причину (обставини) його смерті (загибелі), зникнення безвісти, захоплення в полон або заручником, інтернування, видача документів, необхідних для призначення пенсії (допомоги) і надання пільг, установлених законодавством.

3. Облік особового складу повинен бути безперервним, своєчасним і повним, вестися постійно за будь-яких умов діяльності військ (сил) відповідно до вимог цієї Інструкції, достовірно відображати існуючу штатну і спискову чисельність особового складу, а також кількісні і якісні зміни, що відбуваються як в цілому щодо особового складу, так і персонально стосовно кожного військовослужбовця або працівника.

Облік працівників ведеться з урахуванням вимог законодавства України.

4. Облік особового складу організовується і ведеться на підставі штатів (штатних розписів), наказів відповідних командувачів, командирів та начальників (далі - командир (начальник)) органів управління, військових частин, установ, у тому числі наказів по особовому складу, наказів по стройовій частині та інших документів з обліку особового складу.

5. Облік особового складу поділяється на:

1) персональний;

2) штатно-посадовий;

3) статистичний.

6. Персональний облік особового складу ведеться стосовно кожного військовослужбовця та працівника окремо і призначений для системного відображення проходження ними військової служби (трудової діяльності) від її початку до звільнення, виконання ними військового обов'язку в запасі або проходження служби у військовому резерві, а також біографічних та інших даних, які об'єктивно характеризують військовослужбовця або працівника.

7. Штатно-посадовий облік особового складу призначений для здійснення систематичного аналізу укомплектованості органів управління, військових частин, установ особовим складом, обліку посад, організації контролю за службовим переміщенням особового складу та оперативного доступу до інформації для складання звітів.

8. Статистичний облік особового складу ведеться для отримання узагальнених цифрових показників, які характеризують кількісний і якісний склад особового складу, що планується для укомплектування військ (сил) особовим складом, їх матеріально-технічного забезпечення, підготовки та поповнення втрат.

9. Відомості за результатами персонального, штатно-посадового і статистичного обліки особового складу утворюють базу даних, яка забезпечує отримання узагальненої інформації з питань проходження військової служби військовослужбовцями або здійснення трудової діяльності працівниками, укомплектованості військ (сил).

Персональний, штатно-посадовий і статистичний обліки здійснюються в електронній формі відповідно до вимог розділу II цієї Інструкції.

10. Облік особового складу в розвідувальному органі Міноборони, у тому числі облік в електронній формі за допомогою програмних і технічних засобів (змінних матеріальних носіїв інформації), ведеться відповідно до законодавства, у тому числі цієї Інструкції, з урахуванням особливостей, що визначаються розвідувальним органом Міноборони, обумовлених специфікою діяльності цього органу. Дані такого обліку або інформація щодо нього за рішенням керівника розвідувального органу Міноборони, можуть надаватися структурним підрозділам Міноборони, Апарату Головнокомандувача Збройних Сил України (далі - Апарат Головнокомандувача) та органу управління Держспецтрансслужби, центральним органам виконавчої влади, що здійснюють керівництво військовими формуваннями, утвореними відповідно до законів України, Генеральному штабу Збройних Сил України (далі - Генеральний штаб), іншим штабам, командуванням, управлінням, постійним або тимчасово утвореним органам у Збройних Силах та інших військових формуваннях, призначених для виконання функцій з управління, у межах їх компетенції, органами військового управління та військовими частинами, які належать до сфери управління центральних органів виконавчої влади, в обсягах, необхідних їм для забезпечення діяльності розвідувального органу Міноборони.

11. Документами персонального обліку військовослужбовців є:

1) особові справи;

2) послужні (скорочені послужні) картки;

3) обліково-послужні картки, які ведуться відповідно до категорії обліку таких осіб за видами військової служби.

На осіб, які проходять військову службу за контрактом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, в тому числі на осіб офіцерського складу призваних із запасу на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період та призваних з числа резервістів в особливий період (далі - особи офіцерського складу), - ведуться особові справи, послужні (скорочені послужні) картки.

На осіб, які проходять військову службу за контрактом осіб рядового складу, сержантського і старшинського складу (далі - особи рядового, сержантського і старшинського складу) - ведуться особові справи, послужні (скорочені послужні) картки.

На осіб, рядового, сержантського і старшинського складу, призваних із запасу на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період та призваних з числа резервістів в особливий період (далі - особи рядового, сержантського і старшинського складу за призовом), які до зарахування в запас або у резерв проходили тільки базову військову службу (або строкову військову службу) або не мали досвіду військової служби - ведуться обліково-послужні картки, а на тих, які проходили військову службу за контрактом - особові справи за правилами, визначеними цією Інструкцією для особових справ осіб рядового сержантського і старшинського складу.

На осіб, які проходять базову військову службу ведуться обліково-послужні картки.

Облік особового складу, який проходить випробування перед прийняттям на військову службу за контрактом, здійснюється за правилами та формами облікових документів, встановленими цією Інструкцією на мирний час та під час особливого періоду для відповідних категорій військовослужбовців.

12. Командири (начальники) зобов'язані забезпечити належну організацію обліку особового складу в підпорядкованих органах управління, військових частинах, установах та їх підрозділах, а також створювати для посадових осіб, які здійснюють облік особового складу, належні умови для своєчасного, якісного і повного виконання ними вимог цієї Інструкції.

13. Організація обліку особового складу покладається:

1) в органах управління, військових частинах, установах - на начальників штабів, а там, де вони штатом не передбачені, - на їх командирів (начальників);

2) у територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки (далі - ТЦК та СП) - на їх начальників;

3) в управліннях, відділах, службах, відділеннях та групах персоналу (далі - служба персоналу) - на їх начальників;

4) у Кадровому центрі Збройних Сил України, кадрових центрах видів Збройних Сил України (далі - кадрові центри) - на їх начальників;

5) на кораблях (суднах) - на старших помічників (помічників) командирів кораблів (суден), а там, де вони штатом не передбачені, - на командирів кораблів (суден);

6) у підрозділах військових частин - на командирів цих підрозділів.

14. З метою організації обліку особового складу командири (начальники) зобов'язані:

1) здійснювати контроль за обліком особового складу та періодично перевіряти укомплектованість військ (сил);

2) контролювати правильне відображення чисельності особового складу в облікових документах і своєчасне надання донесень про склад і чисельність військ (сил);

3) координувати взаємодію штабів і служб персоналу з питань обліку особового складу;

4) вживати заходів щодо удосконалення обліку особового складу із застосуванням комп'ютерних програм, інформаційно-комунікаційних та автоматизованих систем;

5) забезпечувати командування відомостями щодо складу військ (сил), кількісними і якісними показниками їх укомплектованості;

6) проводити заняття (збори) з посадовими особами, які безпосередньо ведуть облік особового складу:

в органах управління, військових частинах, установах, ТЦК та СП, службах персоналу, кадрових центрах - один раз на рік;

на кораблях (суднах) і в підрозділах військових частин - не менше двох разів на рік;

7) проводити перевірки стану обліку особового складу під час перевірок військ (сил), надаючи практичну допомогу та досягаючи якісного стану обліку особового складу;

8) контролювати роботу комісій для перевірки стану обліку особового складу;

9) здійснювати контроль за забезпеченням бланками і книгами з обліку особового складу, а також військово-обліковими документами військовослужбовців, які засвідчують статус військовослужбовця, його службове становище (далі - документ, що посвідчує особу військовослужбовця);

10) здійснювати контроль за належним веденням електронних журналів обліку особового складу, зразок яких наведено в додатку 1, органу управління, військової частини, установи та їх підрозділів відповідно до вимог цієї Інструкції;

11) вживати всіх заходів для збереження облікових документів, особливо в умовах дії воєнного стану.

15. Керівництво організацією обліку особового складу у Збройних Силах України здійснюється Генеральним штабом.

Керівництво практичною діяльністю з питань обліку особового складу органів управління, військових частин, установ Збройних Сил України і контроль за його станом здійснюються Кадровим центром Збройних Сил України.

Керівництво з питань обліку особового складу в розвідувальному органі Міноборони здійснюється з урахуванням вимог законодавства України щодо діяльності розвідувальних органів України.

16. Стан обліку особового складу в органах управління, військових частинах, установах та в їх підрозділах перевіряється щороку до 01 березня комісіями, призначеними наказами відповідних командирів (начальників).

За підсумками роботи комісії складається акт перевірки стану обліку особового складу (додаток 2) на дату проведення перевірки у двох примірниках, який затверджується командиром (начальником), наказом якого призначена комісія.

Перший примірник акта перевірки стану обліку особового складу зберігається в органі управління, військовій частині, установі, яка підлягала перевірці, другий - надсилається до служби персоналу органу управління, військової частини, установи за підпорядкованістю.

17. Заходи щодо організації обліку особового складу включаються до планів підготовки органів управління, військових частин, установ окремим розділом.

18. Ознайомлення з відомостями про чисельність особового складу здійснюється за списком, затвердженим начальником штабу, а там, де його штатом не передбачено, - командиром (начальником) органу управління, військової частини, установи в обсязі, що стосується безпосередньої службової діяльності відповідних посадових осіб.

Посадові особи служби забезпечення органу управління, військової частини, установи відомості про чисельність особового складу, необхідні їм для визначення потреб у всіх видах забезпечення, отримують у відповідній службі персоналу шляхом ознайомлення з відповідними наказами чи іншими документами.

Якщо умови дислокації органу управління, військової частини, установи не дають змоги посадовим особам служб забезпечення ознайомитись з відповідними наказами чи іншими документами командир (начальник) органу управління, військової частини, установи може дозволити передавати до цих служб копії або витяги з наказів, які завіряються начальниками служб персоналу, начальниками діловодства або іншими уповноваженими на це особами, за умови дотримання вимог законодавства щодо передачі інформації з обмеженим доступом.

1. У відділенні (екіпажі, обслузі), взводі (авіаційній ланці) та підрозділах, прирівняних до них, облік особового складу здійснюється в робочому зошиті командиром за такою формою: 1 - номер за порядком, 2 - військове звання, прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) військовослужбовця, 3 - дата та місце народження військовослужбовця, 4 - особистісно-ділові та морально-психологічні якості військовослужбовця (коротко зазначаються віросповідання, захоплення, рід занять до військової служби, сімейний стан, успіхи і недоліки у службі).

Допускається ведення обліку особового складу в електронній формі за допомогою програмних і технічних засобів (у тому числі матеріальних носіїв інформації).

2. Командир відділення (екіпажу, обслуги), взводу (авіаційної ланки) зобов'язаний особисто знати підпорядкований йому особовий склад (біографічні дані, військове звання, посаду, рівень освіти, строк служби, сімейний стан.)

3. У роті (батареї), батальйоні (дивізіоні, ескадрильї) та підрозділах, прирівняних до них, облік особового складу ведеться в електронному журналі обліку особового складу за допомогою програмних і технічних засобів (у тому числі знімних матеріальних носіїв інформації).

4. Електронний журнал обліку особового складу складається із таких вкладок: "Титульна сторінка", "Штатно-посадовий облік", "Облік особового складу", "Виключені", "Тимчасово прибулий особовий склад", "Тимчасово відсутній особовий склад", "Табель особового складу", "Безповоротні втрати", "Статистичний облік", "Перелік індексів посад", "Примітки".

5. На титульній сторінці електронного журналу обліку особового складу відображаються такі відомості:

1) найменування підрозділу;

2) гриф обмеження доступу;

3) умовне найменування військової частини;

4) календарний місяць, в якому ведеться облік.

6. У вкладці "Штатно-посадовий облік" електронного журналу обліку особового складу відображаються такі відомості:

1) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) військовослужбовця;

2) військове звання;

3) індекс посади;

4) найменування посади;

5) штатно-посадова категорія;

6) військово-облікова спеціальність посади;

7) тарифний розряд посади;

8) дата ведення штатно-посадового обліку.

7. У вкладці "Особовий склад" електронного журналу обліку особового складу відображаються такі відомості:

1) військове звання;

2) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) військовослужбовця;

3) індекс посади та індекси попередніх посад, які військовослужбовець обіймав;

4) дата прийняття відповідної посади;

5) орган управління, військова частина, установа, з якого прибув військовослужбовець із зазначенням населеного пункту дислокації;

6) дата зарахування до списків військової частини та номер наказу про призначення на посаду;

7) дата та номер наказу на призначення на посаду;

8) дата та номер, а також орган військового управління, військова частина, установа чи організація, який видав наказ про присвоєння останнього звання;

9) вид служби;

10) дата укладення контракту;

11) дата закінчення контракту (для базової військової служби - період призову);

12) реєстраційний номер облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків відповідно до закону (далі - РНОКПП);

13) номер документа (серія - за наявності), що посвідчує особу та його назва;

14) дата народження;

15) місце народження;

16) стать;

17) орган управління, військова частина, установа, яка здійснила призов (прийняття) на військову службу і дата призову (прийняття);

18) освіта;

19) дані про членів сім'ї (близьких родичів);

20) додаткова інформація.

8. У вкладці "Виключені" електронного журналу обліку особового складу відображаються всі відомості, зазначені у пункті 7 цього розділу, а також:

1) дата виключення зі списків особового складу;

2) орган управління, військова частина, установа та населений пункт, до якого вибув військовослужбовець або ТЦК та СП, до якого були направлені його документи;

3) підстава виключення зі списків особового складу.

9. У вкладці "Тимчасово прибулий особовий склад" електронного журналу обліку особового складу відображаються такі відомості:

1) військове звання;

2) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) військовослужбовця;

3) індекс посади;

4) орган управління (військова частина, установа), з якого прибув військовослужбовець із зазначенням населеного пункту дислокації;

5) назва, номер та дата документа, що засвідчує підставу прибуття;

6) дата прибуття;

7) дата і номер наказу по стройовій частині про прибуття;

8) дата вибуття;

9) дата і номер наказу по стройовій частині про вибуття;

10) додаткова інформація.

10. У вкладці "Тимчасово відсутній особовий склад" електронного журналу обліку особового складу відображаються такі відомості:

1) військове звання;

2) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) військовослужбовця;

3) індекс посади;

4) підстава вибуття;

5) місце, до якого вибуває;

6) дата вибуття;

7) дата і номер наказу по стройовій частині про вибуття;

8) строк вибуття (за наявності);

9) дата планового повернення (за наявності);

10) фактична дата прибуття;

11) дата і номер наказу по стройовій частині про прибуття;

12) додаткова інформація.

11. У вкладці "Табель особового складу" електронного журналу обліку особового складу щоденно ведеться облік присутності особового складу підрозділу в місці його дислокації та відомість перебування особового складу на продовольчому забезпеченні.

Вкладка "Табель особового складу" електронного журналу обліку особового складу заповнюється щоденно на підставі перевірки фактичної наявності особового складу (у тому числі на підставі вечірньої повірки). Перевірка фактичної наявності особового складу здійснюється щоденно, час перевірки встановлюється рішенням командира (начальника). Узагальнення результатів повірки та внесення відомостей до табеля особового складу у окремій військовій частині здійснюються особою, відповідальною за облік особового складу у військовій частині.

Результати вечірньої повірки осіб, які проходять базову військову службу, а також військовозобов'язаних та резервістів під час проходження зборів зазначаються у "Табелі особового складу" на електронних пристроях, за допомогою яких здійснюється облік особового складу. За відсутності відповідних електронних пристроїв або якщо обстановка унеможливлює їх використання, результати повірки оформлюються на окремих аркушах за формою вкладки "Табель особового складу" та в подальшому переносяться на відповідний електронний пристрій.

12. У вкладці "Безповоротні втрати" електронного журналу обліку особового складу зазначаються такі відомості:

1) військове звання;

2) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) військовослужбовця;

3) індекс останньої зайнятої посади;

4) вид служби;

5) РНОКПП;

6) номер документа (серія - за наявності), що посвідчує особу і його назва;

7) дата народження;

8) місце народження;

9) орган управління, військова частина, установа, яка здійснила призов (прийняття) на військову службу і дата призову (прийняття);

10) прізвище (за наявності), власне ім'я, по батькові (за наявності) дружини (чоловіка), батька, матері або іншого близького родича, місце проживання (перебування) членів сім'ї (інших близьких родичів);

11) вид втрати;

12) дата безповоротної втрати;

13) опис обставин, що призвели до втрати особового складу;

14) місце втрати особового складу;

15) дата виключення зі списків особового складу військової частини;

16) ТЦК та СП, номер і дата надісланого сповіщення;

17) місце і дата поховання.

13. У вкладці "Статистичний облік" електронного журналу обліку особового складу зазначаються зведені відомості щодо статистичного обліку особового складу у військовій частині.

14. У вкладці "Перелік індексів посад" електронного журналу обліку особового складу зазначаються відомості щодо визначеної військовою частиною наскрізної нумерації (кодифікації) посад згідно зі штатом військової частини.

15. У вкладці "Примітки" електронного журналу обліку особового складу зазначені пояснення щодо заповнення вкладок електронного журналу обліку особового складу та перелік стовпців цих вкладок, які ведуться тільки на рівні окремої військової частини.

16. Електронний журнал обліку особового складу може доповнюватися додатковими вкладками або полями для потреб підрозділу або органу управління, військової частини, установи, за умови збереження нумерації стовпців.

17. У звітному році 01 січня та 01 липня електронний журнал обліку особового складу роздруковується, підписується командиром підрозділу та передається до штабу військової частини для зберігання в діловодстві.

18. Ведення обліку особового складу в роті (батареї) покладається на головного сержанта роти (батареї), а там, де його штатом не передбачено, - на іншу посадову особу, призначену командиром роти (батареї).

19. Командир роти (батареї) стосовно обліку особового складу зобов'язаний:

1) знати весь особовий склад роти (батареї), контролювати ведення обліку особового складу в роті в обсязі вимог, визначених Статутом внутрішньої служби Збройних Сил України, затвердженим Законом України від 24 березня 1999 року № 548-XIV, та цією Інструкцією;

2) щодня доповідати начальнику штабу батальйону (дивізіону, ескадрильї, полку) відомості про наявність особового складу;

3) щомісячно перевіряти стан обліку особового складу в підрозділах роти, наявність в особового складу документів, що посвідчують особу військовослужбовця, наявність у них відміток (про закріплену особисту зброю, про серію та/або номер паспорта громадянина України, про групу крові та резус-фактор тощо), а також відповідність записів фактичному військовому званню та посаді, на яку призначено військовослужбовця, перевіряти наявність ідентифікаційних жетонів та вживати необхідних заходів для усунення виявлених недоліків;

4) періодично перевіряти знання головним сержантом (старшиною) роти (батареї), командирами взводів і командирами відділень підпорядкованого їм особового складу.

20. Ведення обліку особового складу в батальйоні (дивізіоні, ескадрильї) покладається на начальника штабу батальйону (дивізіону, ескадрильї), а там, де його штатом не передбачено, - на іншу посадову особу, призначену наказом командира військової частини.

21. Начальник штабу батальйону (дивізіону, ескадрильї) стосовно обліку особового складу зобов'язаний:

1) щодня мати відомості про чисельність особового складу батальйону (дивізіону, ескадрильї) за штатом, за списком і в наявності, про кількість відсутніх із визначенням причин в кожній роті (батареї) і в цілому по батальйону (дивізіону, ескадрильї);

2) щодня доповідати командиру батальйону (дивізіону, ескадрильї) і в штаб військової частини зведені дані про наявність особового складу;

3) щомісяця перевіряти стан обліку особового складу в підрозділах батальйону (дивізіону, ескадрильї), наявність в особового складу документів, що посвідчують особу військовослужбовця, наявність у них відміток (про закріплену особисту зброю, про серію та/або номер паспорта громадянина України, про групу крові та резус-фактор тощо), а також відповідність записів фактичному військовому званню та посаді, на яку призначено військовослужбовця, перевіряти наявність ідентифікаційних жетонів.

22. В окремих батальйонах (дивізіонах, ескадрильях, центрах, вузлах) та інших підрозділах, прирівняних до них, облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктами 24 - 27 цього розділу.

23. Облік особового складу у військових навчальних закладах, навчальних підрозділах, в тому числі які входять до складу навчальних закладів, частинах забезпечення (обслуговування) військових навчальних закладів, дисциплінарних батальйонах (постійний склад), закладах охорони здоров'я (установах) в системі Міністерства оборони України (постійний склад) та у національних контингентах здійснюється відповідно до правил, встановлених цим розділом.

24. На особовий склад у штабі військової частини ведуться такі облікові документи:

1) електронний журнал обліку особового складу;

2) обліково-послужні картки (додаток 3);

3) особові справи осіб офіцерського складу, а також особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу, що проходять військову службу за контрактом (далі - особи рядового, сержантського і старшинського складу);

4) особові картки працівників (далі - особові картки) за типовою формою первинного обліку № П-2 "Особова картка працівника", затвердженою наказом Державного комітету статистики України, Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656;

5) трудові книжки працівників у порядку, передбаченому законодавством України.

Обліково-послужна картка призначена для організації персонального обліку та вивчення, військовозобов'язаних, осіб, направлених для проходження базової військової служби, а також осіб рядового, сержантського і старшинського складу в мирний час і в особливий період. У період проходження військової служби їхні обліково-послужні картки зберігаються в штабах військових частин, а після звільнення з військової служби передаються (пересилаються) до відповідних територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки, до яких військовослужбовців вибувають для взяття на військовий облік. Після звірки облікових даних у територіальному центрі комплектування та соціальної підтримки обліково-послужні картки повертаються військовозобов'язаним та в подальшому зберігаються у них на руках.

Обліково-послужна картка складається в районному територіальному центрі комплектування та соціальної підтримки в одному примірнику на кожного громадянина, якого направляють для проходження базової військової служби, та на всіх громадян, які звільняються від проходження базової військової служби і беруться на облік військовозобов'язаних.

Складена обліково-послужна картка ретельно перевіряється, засвідчується підписом керівника територіального центру комплектування та соціальної підтримки, гербовою печаткою та надсилається до військової частини, до якої особу відправлено для проходження військової служби.

Військовозобов'язані, які призиваються на військову службу під час мобілізації, на особливий період, направляються до військових частин з обліково-послужними картками.

У військових частинах у мирний час і особливий період обліково-послужні картки ведуться на всіх осіб, які проходять базову військову службу, були прийняті на військову службу за контрактом осіб рядового, сержантського та старшинського складу та на осіб рядового, сержантського старшинського складу, призваних на військову службу під час мобілізації, на особливий період, за винятком курсантів військових навчальних закладів.

На курсантів, яких відраховано з військових навчальних закладів та направлено для проходження військової служби до військових частин, обліково-послужні картки складаються у військових навчальних закладах так само, як у територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки. Бланки обліково-послужних карток з цією метою військові навчальні заклади одержують у найближчих територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки. Якщо курсант (слухач) до вступу у військовий навчальний заклад перебував на військовій службі, то обліково-послужна картка вилучається з його особової справи і до неї вносяться необхідні уточнення. Після складання обліково-послужних карток на відрахованих курсантів (слухачів) їхні особові справи знищуються у встановленому порядку.

Усі обліково-послужні картки, які надійшли з територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки чи військових частин, у військових частинах обліковуються за номерами, присвоєними військовослужбовцям в книзі штатно-посадового обліку особового складу, та групуються в картотеку обліку.

У картотеці обліково-послужні картки розташовуються за підрозділами згідно зі штатною організацією військової частини або за рішенням керівника служби персоналу - в алфавітному порядку.

Обліково-послужні картки одного підрозділу відділяються в картотеці від обліково-послужних карток іншого підрозділу твердими (картонними, фанерними) прокладками. У верхній частині прокладок надписуються найменування відповідних підрозділів військової частини.

Якщо військовослужбовці вибувають із військової частини, їхні обліково-послужні картки надсилаються:

у разі переведення або направлення на навчання - до військової частини за новим місцем служби (навчання) військовослужбовця;

у разі смерті (загибелі) чи вибуття з військової служби з інших причин) - разом із документом, що посвідчує особу військовослужбовця, - до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім'ї військовослужбовця;

у разі звільнення з військової служби у запас (відставку) - до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем взяття військовослужбовця на військовий облік.

У разі прийняття військовослужбовця на військову службу за контрактом чи зарахування курсантом до військового навчального закладу обліково-послужна картка зберігається в його особовій справі непідшитою.

У разі втрати обліково-послужної картки проводиться службове розслідування. Замість втраченої складається нова обліково-послужна картка на підставі документа, що посвідчує особу військовослужбовця, та інших документів. Бланки обліково-послужних карток військові частини одержують у найближчих районних територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки, вищих штабах за місцем дислокації або виготовляють самостійно.

У разі пошкодження обліково-послужної картки чи непридатності її для подальшого використання з дозволу начальника штабу військової частини складається нова обліково-послужна картка. Дозвіл на складання нової картки записується на пошкодженій картці, яка зберігається у справах військової частини.

Зберігання обліково-послужних карток у службах (підрозділах) персоналу повинно забезпечувати їх надійний захист від ушкоджень (псування), заборону доступу до них сторонніх осіб, які не мають повноважень роботи з ними, а також передбачати можливість їх упорядкованого переміщення у разі евакуації.

25. Перелік документів з обліку особового складу визначено в загальній схемі обліку особового складу (додаток 4).

26. Облік осіб, які проходять базову військову службу, та працівників ведеться в стройовій частині, а облік осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу та осіб рядового, сержантського і старшинського складу за призовом ведеться службою персоналу штабу військової частини.

У військових частинах, де штатом не передбачено окремої служби персоналу та стройової частини, облік усього особового складу ведеться у відповідній об'єднаній службі.

Підрозділами, які безпосередньо підпорядковані командиру військової частини, не менше одного разу на місяць до штабу військової частини надаються відомості електронного журналу обліку особового складу для проведення звірки ведення обліку особового складу та їх резервного зберігання на іншому матеріальному носії інформації.

27. У органах управління, військових частинах, установах облік особового складу може вестись із застосуванням комп'ютерних програм, інформаційно-комунікаційних систем для обліку особового складу, введених в експлуатацію Міноборони.

До введення в установленому порядку в експлуатацію відповідних комп'ютерних програм, інформаційно-комунікаційних систем для обліку особового складу, такий облік ведеться в електронному журналі обліку особового складу.

Під час дії особливого періоду у органах управління, військових частинах, установах дозволяється здійснювати облік особового складу з використанням допущених до проведення дослідної експлуатації комп'ютерних програм, інформаційно-комунікаційних систем для обліку особового складу. Впровадження використання комп'ютерних програм, інформаційно-комунікаційних систем (їх частин) для обліку особового складу у військовій частині здійснюється відповідно до наказу командира (начальника) органу управління, військової частини, установи.

28. За умови відсутності технічної можливості здійснювати облік особового складу в електронному журналі обліку особового складу до 01 вересня 2025 року дозволяється здійснювати такий облік у паперової формі відповідно до розділу XV цієї Інструкції.

29. На підставі даних персонального і штатно-посадового обліку в штабах військових частин та органів управління складаються документи статистичного обліку особового складу (донесення про склад і чисельність військ (сил), відомості, довідки).

30. Виключно на підставі наказів по стройовій частині здійснюється:

1) зарахування особового складу до списків військової частини і виключення зі списків військової частини;

2) продовження військової служби та дії контракту військовослужбовцям, в тому числі, понад встановлені строки;

3) продовження дії контрактів із військовослужбовцями, які звільняються, у випадках, визначених законодавством України;

4) прийняття і здача справ та посади;

5) затвердження військовослужбовців на посади за мобілізаційним планом;

6) присвоєння та позбавлення військового звання у випадках, визначених Положенням про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України, затвердженим Указом Президента України від 10 грудня 2008 року № 1153 (далі - Положення);

7) пониження та поновлення у військовому званні;

8) зарахування до вислуги років для виплати надбавки за вислугу років і призначення пенсії, періодів проходження військової служби, у тому числі які зараховуються на пільгових умовах, а також до строку вислуги років для присвоєння чергового військового звання військовослужбовцям, військову службу яким було призупинено та стосовно яких судом винесено виправдувальний вирок, що набрав законної сили, або стосовно яких закрито кримінальне провадження;

9) призупинення військової служби;

10) звільнення з військової служби осіб, які проходять базову військову службу;

11) внесення в облікові документи змін, які відбулися в персональних даних особового складу, за виключенням освіти, змін у сімейному стані (шлюб, народження дітей).

31. Відомості про освіту, зміни у сімейному стані, народження дітей вносяться до облікових документів на підставі дипломів про закінчення навчальних закладів (у тому числі закордонних), свідоцтв про одруження та народження дітей, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану (далі - органи РАЦС), або копій рішень суду - у випадку розірвання шлюбу.

У разі зміни прізвища, імені, по батькові (за наявності), статі військовослужбовця і працівника про це оголошується в наказі по стройовій частині на підставі документів, виданих органами РАЦС.

Наказ по стройовій частині на весь особовий склад (крім осіб, які проходять базову військову службу, та працівників) видається тільки після видання наказу по особовому складу.

Зміни в облікових даних особового складу, повинні бути занесені до облікових документів штабу і підрозділів не пізніше наступного дня після видання відповідного наказу по стройовій частині.

Внесення будь-яких змін до відомостей електронного журналу обліку особового складу та до документів персонального обліку без документального їх підтвердження (зі слів військовослужбовців) не допускається.

32. Зарахування до списків особового складу військової частини здійснюється у день прибуття військовослужбовців (прийому на роботу працівників) до військової частини.

Підставою для видання наказу про зарахування до списків особового складу військової частини (про прийом на роботу працівника) є:

1) для військовослужбовців - іменні списки команд, приписи і документи, що посвідчують особу військовослужбовця;

2) для військовослужбовців, військову службу яким було призупинено, - виправдувальний вирок суду (його належним чином завірена копія), що набрав законної сили, постанова органу досудового розслідування про закриття кримінального провадження відповідно до пунктів 1 - 3 частини першої статті 284 Кримінального процесуального кодексу України, наказ відповідного командира (начальника) по особовому складу про продовження військовослужбовцю військової служби та дії контракту;

3) для працівників - трудові договори (або контракти) та особисті заяви про прийом на роботу з відповідним рішенням командира (начальника) щодо їх прийняття.

До списків особового складу військової частини не зараховуються особи, відряджені з інших військових частин.

Зараховування до списків особового складу військової частини або виключення із них здійснюється із поіменним зазначенням кожного військовослужбовця в наказі по стройовій частині.

33. Виключення із списків особового складу військової частини проводиться наказом по стройовій частині в такі строки:

1) військовослужбовців, звільнених з військової служби, призначених для проходження військової служби до інших військових частин (у тому числі ті, які в установленому порядку направлені для подальшого проходження військової служби навчання за кордон на строк понад один рік), зарахованих на навчання до військових навчальних закладів, обраних народними депутатами України, відряджених до державних органів, підприємств, установ, організацій, державних та комунальних навчальних закладів із залишенням на військовій службі, а також направлених для проходження військової служби до інших утворених відповідно до законів України військових формувань, правоохоронних органів спеціального призначення (далі - інші військові формування), - з дня вибуття;

2) військовослужбовців (крім осіб, які проходять базову військову службу), яким при звільненні з військової служби надано відпустку, - з дня, наступного за днем закінчення відпустки;

3) випускників військових навчальних закладів, яким після закінчення надано відпустку, - з дня, наступного за днем закінчення відпустки;

4) військовослужбовців, направлених до військових навчальних закладів для проходження випробувань і складання вступних іспитів, - з дня зарахування їх на денну (очну) форму навчання. У цьому разі виключення здійснюється тільки після отримання витягу з наказу про зарахування їх на таке навчання. Витяги з наказу про зарахування на навчання військовим навчальним закладом розсилаються не пізніше семи днів з дня видання наказу;

5) працівників, звільнених з роботи відповідно до законодавства про працю, - у день звільнення;

6) військовослужбовців, засуджених до позбавлення волі або до тримання в дисциплінарному батальйоні, - з дня вибуття до місця відбування покарання;

7) осіб, визнаних у встановленому законом порядку безвісно відсутніми або оголошених померлими, - з дня набрання законної сили рішенням суду;

8) осіб, які померли (загинули) - з наступного дня після дня смерті (загибелі);

9) військовослужбовців, військову службу яким призупинено та яких звільнено з посади, у разі, якщо військовослужбовець на момент отримання військовою частиною повідомлення про внесення відомостей про вчинення кримінального правопорушення до Єдиного реєстру досудових розслідувань, перебував на посаді, - після надходження витягу з наказу по особовому складу;

10) військовослужбовців, позбавлених військового звання за вироком суду, - після набрання вироком суду законної сили з дня, зазначеного у вироку суду про початок строку відбування покарання. Під час дії воєнного стану військовослужбовцям, які були позбавлені військового звання, командирами військових частин присвоюється військове звання солдата (матроса), оголошується службове становище особи рядового, сержантського та старшинського складу, за призовом, після чого вони призначаються на посади осіб рядового складу.

34. Підставою для видання наказу по стройовій частині про призупинення виплати грошового і здійснення продовольчого, речового, інших видів забезпечення та виключення зі списків особового складу військової частини військовослужбовців (крім осіб, які проходять базову військову службу), які самовільно залишили військові частини або місця служби, дезертирували або добровільно здалися в полон, якщо інше не визначено законодавством, військову службу яким призупинено та яких звільнено з посади, у разі, якщо військовослужбовець на момент отримання військовою частиною повідомлення про внесення відомостей про вчинення кримінального правопорушення до Єдиного реєстру досудових розслідувань перебував на посаді, є наказ по особовому складу про призупинення їм військової служби. Зазначений наказ по особовому складу доводиться до військової частини не пізніше семи днів з дня видання наказу.

Військовослужбовці, військову службу яким призупинено і які виключені зі списків особового складу, обліковуються у штабі військової частини у вкладці "Виключені" електронного журналу обліку особового складу та не входять до чисельності особового складу військової частини.

Перші примірники особових справ осіб офіцерського складу, військову службу яким призупинено, разом з витягами з наказів по особовому складу про призупинення військової служби та наказів по стройовій частині про призупинення виплати їм грошового і здійснення продовольчого, речового, інших видів забезпечення та виключення їх зі списків особового складу військової частини надсилаються для подальшого обліку та зберігання до вищого штабу військової частини, органу управління або кадрового центру за підпорядкованістю (далі - служба персоналу вищого рівня), які ведуть облік осіб офіцерського складу за другими примірниками особових справ.

Особові справи, послужні картки, інші облікові документи військовослужбовці, військову службу яким призупинено, разом із витягами з наказів по особовому складу про призупинення військової служби та наказів по стройовій частині про призупинення виплати їм грошового і здійснення продовольчого, речового, інших видів забезпечення та виключення їх із списків особового складу військової частини надсилаються для подальшого обліку та зберігання до служба персоналу вищого рівня, які ведуть облік таких військовослужбовців за послужними картками.

Стосовно осіб, які проходять базову військову службу та самовільно залишили військові частини, у триденний строк з дати залишення частини видається наказ по стройовій частині про зняття зі всіх видів забезпечення. Після виключення таких осіб зі списків особового складу військової частини наказом по стройовій частині їх обліково-послужні картки разом з витягами з наказів по стройовій частині направляються до відповідних ТЦК та СП, якими вони були направлені для проходження базової військової служби, для подальшого ведення персонального обліку таких осіб.

Підставою для виключення осіб, які проходять базову військову службу та які самовільно залишили військову частину, із списків особового складу військової частини наказами по стройовій частині є отримане командуванням військової частини повідомлення про внесення відомостей про вчинення кримінального правопорушення до Єдиного реєстру досудових розслідувань від органу досудового розслідування, прокуратури, суду, органу управління Військової служби правопорядку у Збройних Силах України (далі - Військова служба правопорядку), у зоні діяльності якого військова частина виконує завдання за призначенням.

35. Не виключаються зі списків особового складу військовослужбовці (працівники):

1) яких направлено на навчання (до військових навчальних закладів без звільнення з посад або за кордон строком до одного року);

2) які перебувають на лікуванні та/або реабілітації (строком до одного року);

3) які тимчасово вибули з військової частини з різних причин (у службове відрядження, відпустку, звільнення із розташування військової частини, на навчальні збори, тимчасово відряджені до інших органів управління, військових частин, установ);

4) які самовільно залишили військову частину та щодо яких командування військової частини не отримало повідомлення про внесення відомостей про вчинення кримінального правопорушення до Єдиного реєстру досудових розслідувань або витяг із наказу (по особовому складу) про звільнення їх з військової служби;

5) які повернулись після самовільного залишення військової частини до отримання повідомлення про внесення відомостей про вчинення кримінального правопорушення до Єдиного реєстру досудових розслідувань. Прийняття рішення щодо службового становища зазначених військовослужбовців здійснюється після набрання законної сили відповідного обвинувального вироку суду;

6) щодо яких застосовано запобіжні заходи у вигляді домашнього арешту або тримання під вартою;

7) які захоплені в полон або заручниками, а також інтерновані в нейтральних державах;

8) які зникли безвісти, - до визнання їх у судовому порядку безвісно відсутніми або оголошеними померлими.

36. Особи, які прибули без документів, обліковуються як тимчасово прибулий особовий склад у вкладці "Тимчасово прибулі" електронного журналу обліку особового складу. Такі особи зараховуються до списків особового складу військової частини тільки після встановлення їх особистості і отримання відповідних документів, що підтверджують направлення їх у цю частину для проходження військової служби.

37. Військові частини надсилають за підпорядкованістю повідомлення до служби персоналу служба персоналу вищого рівня на всіх військовослужбовців (крім осіб, які проходять базову військову службу) в одному примірнику у раз зміни таких облікових даних:

1) здобуття освіти в навчальних закладах;

2) змін у сімейному стані;

3) присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання;

4) зарахування військовослужбовця до списків особового складу військової частини або призову (прийняття) із запасу на військову службу із зазначенням дати і номера наказу командира військової частини по стройовій частині;

5) надання статусу ветерана війни.

Разом з повідомленням надсилаються копії відповідних документів, які підтверджують зміни в облікових даних, для залучення до других примірників особових справ.

38. Керівник служби персоналу штабу військової частини під час ведення обліку особового складу зобов'язаний забезпечити:

1) ведення обліку особового складу військової частини відповідно до вимог цієї Інструкції;

2) своєчасне складання і надання начальнику штабу на підпис проєктів наказів по стройовій частині, електронних журналів обліку особового складу відповідно до вимог пунктів 4 - 17 цього розділу;

3) повідомлення не пізніше наступного дня після підписання наказу по стройовій частині командирів відповідних підрозділів у частині, що їх стосується;

4) проведення щомісячної звірки даних електронних журналів обліку особового складу, які ведуться в підрозділах із даними електронного журналу обліку особового складу, який ведеться у штабі військової частини;

5) щоквартальну перевірку в усіх підрозділах частини стану обліку особового складу та відповідність даних у документах, що посвідчують особу військовослужбовців, з фактичними обліковими даними;

6) своєчасне внесення у відповідні облікові документи, які ведуться у штабі військової частини, записів про зміни, що відбулися в облікових даних особового складу;

7) своєчасне надання повідомлень та копій відповідних документів про зміни облікових даних всіх військовослужбовців (крім осіб, які проходять базову військову службу) до служб персоналу вищого рівня, які здійснюють їх облік;

8) надання пропозицій командиру військової частини щодо розподілу прибулого поповнення;

9) проведення підбору і підготовки військовослужбовців, які залучаються до роботи з обліку особового складу, в підрозділах та штабі військової частини.

39. У військових частинах, де штатом не передбачено окремої служби персоналу, облік особового складу ведеться відповідним структурним підрозділом (посадовою особою), визначеним наказом командира цієї військової частини.

40. Рекомендації щодо складання і ведення облікових документів визначено в додатку 5 до цієї Інструкції.

41. Окремі вимоги щодо обліку особового складу у командуваннях видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, в управліннях з'єднань, на кораблях з чисельністю особового складу менше 50 осіб, у підрозділах кораблів (суден) усіх рангів, у дисциплінарних батальйонах, у закладах охорони здоров'я в системі Міноборони, у національних контингентах, у військових частинах з чисельністю особового складу не більше 40 осіб, в окремих ротах, батареях, батальйонах, дивізіонах охорони (обслуговування, забезпечення) військових складів, баз, арсеналів, а також у загонах (командах, групах) підрозділах воєнізованої охорони наведені у розділі IV цієї Інструкції.

1. Основним документом персонального обліку осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу є їхні особові справи.

2. Перші примірники особових справ осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу обліковуються, зберігаються та ведуться за місцем їх військової служби, за винятком тих військовослужбовців, перші примірники особових справ яких підлягають передачі для їх подальшого обліку, зберігання та ведення, а саме:

1) на командирів (начальників) органів управління, військових частин, установ - служби персоналу вищого рівня відповідно до номенклатури призначення наказами по особовому складу;

2) на військовослужбовців, обраних народними депутатами України, депутатами Верховної Ради Автономної Республіки Крим або депутатами місцевих рад на виборні посади, які прикомандировуються відповідно до Верховної Ради України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад із залишенням їх на військовій службі, військовослужбовців, відряджених до державних органів, установ і організацій, а також державних та комунальних навчальних закладів із залишенням на військовій службі, для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки, перші примірники особових справ (для осіб офіцерського складу - перший та другий примірники особових справ) і послужні картки - до Департаменту кадрової політики Міністерства оборони України (для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби).

3. Особові справи військовослужбовців, які подаються до присвоєння військового звання осіб офіцерського складу, складаються у службах персоналу органів управління, військових частин, установ у двох примірниках одночасно з підготовкою подання до його присвоєння.

Особові справи громадян, яким присвоюється первинне військове звання офіцера запасу, складаються в одному примірнику у військових навчальних закладах та у військових навчальних підрозділах закладів вищої освіти.

4. Особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу складаються в одному примірнику:

1) у військовій частині - на кандидатів для прийняття на військову службу за контрактом із числа резервістів та з числа осіб рядового, сержантського і старшинського складу за призовом, які до зарахування в запас або у резерв проходили тільки базову військову службу (строкову військову службу) або не мали досвіду військової служби;

2) у ТЦК та СП - на кандидатів, відібраних для прийняття на військову службу за контрактом, із числа громадян призовного віку, військовозобов'язаних, резервістів та жінок, які не досягли граничного віку перебування на військовій службі та які не мають військових звань, а також іноземців або осіб без громадянства, які виявили бажання проходити військову службу за контрактом.

5. Особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу, яким присвоєно військові звання офіцерського складу, продовжують вестися за місцем їхньої служби та переоформленню не підлягають. У такому випадку додатково оформлюються другі примірники особових справ, які надсилаються до служб персоналу вищого рівня.

6. Особові справи осіб офіцерського складу (перший та другий примірники), осіб рядового, сержантського і старшинського складу, які успішно склали вступні іспити та зараховані на навчання до військових навчальних закладів за очною (денною) формою навчання, у тому числі осіб офіцерського складу, зарахованих на навчання в ад'юнктурі та докторантурі до військових навчальних закладів або наукових установ, надсилаються до цих військових навчальних закладів або наукових установ для подальшого обліку, зберігання та ведення.

7. Особові справи осіб офіцерського складу запасу, призваних (прийнятих) для проходження військової служби, направляються до військових частин за місцем проходження ними військової служби для подальшого обліку, зберігання та ведення.

8. Особова справа складається з послужного списку, автобіографії, фотографічної картки, атестаційних та додаткових матеріалів.

9. Основним документом особової справи є послужний список (додаток 6).

Перший примірник послужного списку оформлюється на підставі оригіналів документів, які засвідчують всі періоди проходження військової служби.

Записи в послужних списках про проходження військової служби засвідчуються підписом начальника служби персоналу (начальника штабу, а там, де його штатом не передбачено, - командиром військової частини) та гербовою печаткою.

Для підтвердження правильності записаних до послужного списку відомостей військовослужбовець ставить свій підпис у кінці першого та другого примірників списку.

У разі потреби, копіювання послужного списку або окремих його сторінок, здійснюється з дозволу командира (начальника) органу управління, військової частини, установи, в якій зберігаються та ведуться ці особові справи, за умови дотримання вимог щодо поводження з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом.

Послужні списки з дозволу командира (начальника) органу управління, військової частини, установи, в якій обліковані, ведуться та зберігаються особові справи, можуть бути переоформлені у разі, якщо вони стали непридатними для читання чи нових записів.

10. У разі виключення військовослужбовців зі списків особового складу військової частини у зв'язку з вибуттям до нового місця служби, направлення на навчання, звільнення з військової служби тощо посадові особи, які відповідальні за складання, ведення, зберігання та облік особових справ військовослужбовців, уточнюють достовірність та повноту записів у послужному списку особових справ. Уточнені відомості засвідчуються особистим підписом військовослужбовця в кінці послужного списку.

11. Військовослужбовці кожних п'ять років або у разі внесення додаткових відомостей до послужного списку особової справи зобов'язані засвідчити достовірність та повноту внесених записів, про що ними проставляється власний підпис у кінці послужного списку.

12. Автобіографію (додаток 7) військовослужбовці для першого примірника особової справи пишуть власноруч в одному примірнику в довільній формі з використанням чорнила темних (чорного, синього або фіолетового) кольорів, без виправлень.

Для других примірників особових справ військовослужбовців автобіографія виготовляється друкарським способом.

13. Зразок титульної сторінки обкладинки особової справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу, молодшого і старшого офіцерського складу та осіб вищого офіцерського складу наведено в додатку 8 до цієї Інструкції.

14. Документи в особовій справі підшиваються в такому порядку:

1) послужний список;

2) автобіографія;

3) внутрішній опис документів розділу "Послужний список, автобіографія та атестаційний матеріал";

4) атестаційні матеріали;

5) внутрішній опис документів розділу "Додаткові матеріали";

6) відповідні документи розділу "Додаткові матеріали".

15. До внутрішнього опису документів особової справи (додаток 9) вносяться назви всіх документів, дати їх складання та кількість аркушів.

16. Всі документи особової справи записуються до внутрішнього опису в хронологічному порядку після їх залучення до особової справи.

У випадку закінчення вільного місця для здійснення відповідних записів у послужному списку, до нього підшивається (підклеюється) додатковий аркуш з відповідними графами, якому присвоюється порядковий номер останньої сторінки (після якої він підшитий) з додаванням літери (наприклад: "9а", "9б" і т. ін.) та записується до внутрішнього опису відповідного розділу.

Внутрішні описи документів, які були складені раніше, переоформленню не підлягають. У разі пересилки особових справ внутрішні описи документів підписом та печаткою не засвідчуються. Аркуші документів, підшитих в розділ особової справи "Додаткові матеріали", не нумеруються.

17. До розділу "Послужний список, автобіографія та атестаційний матеріал" також підшиваються:

1) оригінали атестацій (у тому числі на присвоєння первинного військового звання офіцерського складу), службових характеристик (включаючи характеристики, складені на військовослужбовців за період перебування їх у запасі), відгуку на випускника військового навчального закладу, другі примірники нагородних листів;

2) другі примірники подань до призначення на посаду та пониження в посаді, до присвоєння чергових військових звань та пониження у військових званнях, до звільнення з військової служби.

18. До розділу "Додаткові матеріали" підшиваються:

1) обліково-послужні картки осіб, облік яких здійснювався тільки за такими картками - лише в перші примірники особових справ;

2) довідки військових частин, закладів та архівних установ, копії документів, що посвідчують особу військовослужбовця, копії або витяги з наказів, розпорядження, а також інші документи за минулі роки, якщо вони підтверджують окремі періоди проходження військової служби або трудової діяльності, у тому числі на пільгових умовах, - лише в перші примірники особових справ;

3) довідки про обставини травми (поранення, контузії, каліцтва) - лише в перші примірники особових справ;

4) копії документів про освіту (у тому числі за кордоном), про присудження наукових ступенів і присвоєння вчених звань;

5) розпорядження, приписи (іменні списки), видані військовослужбовцям, призваним (прийнятим) на військову службу із запасу, - лише в перші примірники особових справ;

6) витяги з наказів на осіб офіцерського складу, переведених безпосередньо з льотної роботи, підводних човнів та мінних тральщиків на посади з меншим тарифним розрядом, - лише в перші примірники особових справ;

7) розрахунок вислуги років (військовослужбовцям, які мають право на пенсію), аркуш бесіди та свідоцтво (довідку) про хворобу (у разі звільнення з військової служби);

8) копії судових рішень (рішень, постанов, вироків, ухвал), копії документів органів РАЦС, витяги з наказів про допуск до самостійного управління кораблем, про службу в місцевостях із пільговими умовами служби, довідки, видані льотному складу, витяги з екзаменаційних відомостей, оціночні листки за період навчання у закладах освіти;

9) результати медичного огляду, аркуші вивчення особистих якостей кандидата, картки професійного відбору та рапорти (заяви) військовослужбовців (громадян) про прийняття на військову службу за контрактом, повідомлення про обробку персональних даних та у випадках, визначених законодавством, письмова згода на проведення спеціальної перевірки відомостей про нього, які складаються під час оформлення призову (прийняття) на військову службу;

10) примірники актів обстеження сімейного стану;

11) примірники висновків лікарсько-консультативних комісій;

12) перші примірники контрактів про проходження військової служби, витяги з наказів про зарахування на військову службу, залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі, про вибуття військовослужбовця у відпустку по догляду за дитиною, про припинення або поновлення зарахування військовослужбовцю строку вислуги у військовому званні, про відбування покарання у вигляді службового обмеження, про звільнення з військової служби, виключення із списків особового складу (у разі звільнення з військової служби);

13) копії документів, що підтверджують володіння іноземними мовами;

14) копії лицьового та зворотного боку паспорта громадянина України та копія витягу з реєстру територіальної громади (інформація про задеклароване / зареєстроване місце проживання (перебування)) (у випадку наявності паспорта громадянина України у формі ID-картки) або копії всіх заповнених сторінок паспорта громадянина України у формі книжечки з даними про прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), адресу зареєстрованого місця проживання та сімейний стан. У випадку заміни паспорта громадянина України копія попереднього документа з особової справи не вилучається;

15) копія паспортного документа іноземця або документа, що посвідчує особу без громадянства, та засвідчений у встановленому законодавством порядку його переклад українською мовою, копії або примірники відомостей про відсутність судимості та законності перебування на території України, для іноземців та осіб без громадянства, які в добровільному порядку прийняті на військову службу за контрактом;

16) копія документа, що засвідчує реєстрацію особи у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків (у разі якщо через релігійні переконання особа відмовилась від прийняття РНОКПП відповідно до закону);

17) копії документів, які посвідчують статус ветерана війни, довідки, яка є підставою для надання особі такого статусу, а також витяги (копії) з наказів, копії посвідчень про відрядження, витяги з бойових розпоряджень та інші документи (за наявності), які дають право прийняти рішення про надання особі або позбавлення її такого статусу - лише в перші примірники особових справ;

18) копії довідок (витягів із наказів) про перебування за кордоном під час проходження військової служби у складі національних (міжнародних, об'єднаних, багатонаціональних) контингентів (силах, штабах, місіях ООН, НАТО, ЄС, військових представництвах України за кордоном тощо) та як національний персонал - лише в перші примірники особових справ;

19) копії документів, які підтверджують окремі періоди військової служби з правом на пільгове обчислення вислуги років або на користування соціальними пільгами відповідно до законодавства;

20) протоколи (рішення, акти) про вилучення з особової справи окремих документів представниками правоохоронних органів.

19. У перші примірники особових справ до розділу "Додаткові матеріали" також підшиваються:

1) аркуші обліку льотної роботи (додаток 10);

2) аркуші обліку стажу плавання (додаток 11);

3) аркуші обліку виконання військовослужбовцями стрибків з парашутом (додаток 12);

4) аркуші обліку роботи водолаза під водою (додаток 13);

5) аркуші обліку несення бойового чергування в підземних спорудах (додаток 14).

20. Документи, зазначені у пункті 19 цього розділу, засвідчуються підписом начальника штабу військової частини та гербовою печаткою. Їх завірені копії підшиваються до других примірників особових справ (за наявності).

21. Непідшитими в особових справах зберігаються постанови військово-лікарських комісій (для укладання нового контракту), оцінні картки щорічного оцінювання військовослужбовців та картки обліку осіб, які мають науковий ступінь або вчене звання (за наявності). Оцінні картки щорічного оцінювання військовослужбовців зберігаються в особових справах до проведення їх періодичного атестування з затвердженням атестації військовослужбовця. Після реалізації атестаційних висновків оцінні картки щорічного оцінювання військовослужбовця за попередній міжатестаційний період дозволяється вилучати з його особової справи, зробивши записи про вилучення у внутрішньому описі документів відповідного розділу особової справи.

22. За потреби в особових справах також зберігаються довідки відповідних органів, які підтверджують спільне проживання з військовослужбовцем батьків дружини (чоловіка), дітей дружини (чоловіка), а також інші документи, які підтверджують відомості про утриманців, внесених до графи 16 послужного списку.

23. До кожної особової справи вкладається фотографічна картка військовослужбовця розміром 9 х 12 см (бюст): у парадній формі (без плаща (пальта) та головного убору), з усіма нагородами, якими його відзначено, та нагрудними знаками, які йому вручено. Військовослужбовці, яким відповідно до Норм забезпечення речовим майном військовослужбовців Збройних Сил України та Державної спеціальної служби транспорту в мирний час та особливий період, затвердженим наказом Міністерства оборони України від 29 квітня 2016 року, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 26 травня 2016 року за № 767/28897, не передбачена видача парадної форми, фотографуються у польовій формі одягу (без головного убору, у куртці літній польовій), без нагород на нагрудних знаків.

На звороті фотографічної картки зазначаються військове звання, прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) військовослужбовця, його особистий номер, дата народження і дата фотографування. Запис засвідчується підписом керівника служби персоналу військової частини, органу управління, установи. Особи, які приймаються для проходження військової служби за контрактом, фотографуються після одержання військової форми.

До особової справи додається нова фотографічна картка у разі зміни військового звання або через кожних сім років.

Нова фотографічна картка додається не пізніше, ніж через два місяці з дня доведення військовослужбовцю інформації про присвоєння йому чергового військового звання (крім випадків безпосередньої участі особи у бойових діях, тривалого перебування поза межами місця дислокації військової частини, у тому числі у службовому відрядженні, відпустці, на лікуванні, навчанні тощо).

У разі зміни парадної форми одягу фотографічні картки не міняються.

Всі фотографічні картки зберігаються в особовій справі.

24. Вилучення з особових справ окремих документів проводиться лише з дозволу командира (начальника) органу управління, військової частини, установи, в якій обліковані, ведуться та зберігаються ці особові справи. У внутрішньому описі відповідного розділу особової справи робиться запис про те, ким, коли, на підставі чого вилучено документ, куди і за яким вихідним номером надіслано або куди підшито після вилучення. Якщо вилучений документ знищено, то зазначаються номер і дата акта про знищення.

Запис про вилучення документів з особової справи засвідчується підписом командира (начальника) органу управління, військової частини, установи і гербовою печаткою.

25. Особові справи надаються військовослужбовцям у випадку необхідності ознайомлення з матеріалами своєї особової справи. Таке ознайомлення здійснює в присутності посадової особи, яка відповідає за облік, зберігання та ведення особових справ.

26. На військовослужбовців, які прибули з інших військових формувань, складаються нові особові справи з урахуванням вимог цієї Інструкції. Послужні списки, які велися на цих військовослужбовців за попереднім місцем служби, підшиваються до розділу "Додаткові матеріали" першого примірника особової справи.

27. Кожному примірнику особової справи присвоюється гриф обмеження доступу, який проставляються в правому верхньому куті першої сторінки послужного списку із зазначенням номера примірника особової справи.

28. За необхідності, з дозволу командира (начальника) органу управління, військової частини, установи, в якій здійснюється облік особових справ, можуть бути сформовані копії цих особових справ. У такому разі, на першому аркуші послужного списку особової справи, з якої робиться копія, проставляється відповідна відмітка (наприклад: "Сформовано 2 копії особової справи: для...").

Відповідні копії особових справ засвідчуються підписом командира (начальника) органу управління, військової частини, установи, в якій формується копія особової справи, та скріплюються гербовою печаткою. Надання копій особових справ та їх пересилка здійснюються відповідно до вимог Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736. У копіях документів з особової справи військовослужбовця відмітки про кількість зроблених з них копій не робляться.

29. Обкладинка особової справи, зразок якої наведено у додатку 15 до цієї Інструкції, виготовляється в типографії з міцного картону, лицьовий бік якого обтягнутий палітурним матеріалом на тканинній основі темно-синього кольору або іншим матеріалом, який відповідає технічним умовам для виготовлення обкладинок справ тривалого зберігання. Усі типографські написи, лінії та малюнки на титульній сторінці лицьового боку обкладинки виконуються золотистим або жовтим кольором. Зворотний бік обкладинки повинен бути заклеєний щільним папером білого кольору.

30. У випадку коли місцезнаходження одного з примірників особової справи неможливо встановити, службою персоналу за місцем проходження військовослужбовцем військової служби направляються відповідні запити до органів управління, військових частин, установ, де проходив військову службу (навчався, був призваний (прийнятий) на війську службу) військовослужбовець, а також до служб персоналу вищих рівнів.

За потреби такі запити направляються до відповідних служб персоналу, які є правонаступниками або до Галузевого державного архіву Міністерства оборони України (далі - Галузевий архів).

Копії втрачених або відсутніх з інших причин особових справ виготовляються на підставі дозволу начальника служб персоналу вищих рівнів, на підставі клопотань органів управління, військових частин, установ за місцем проходження військової служби військовослужбовцями, до яких додаються відповідні матеріали про вжиті заходи з розшуку особових справ.

31. Особові справи військовослужбовців (для осіб офіцерського складу - перші примірники) перед звільненням з військової служби, але не пізніше ніж за чотири місяці до набуття права на пенсію за вислугою років, направляються до служб персоналу вищих рівнів, для підготовки їх до проведення обчислення вислуги років для призначення пенсії.

У разі втрати першого примірника особової справи особи офіцерського складу або неможливості його направлення до служби персоналу вищого рівня, за рішенням відповідного начальника служби персоналу або кадрового центру, може використовуватися для розрахунку вислуги років військової служби другий примірник особової справи.

32. Перед направленням особових справ до фінансових органів усі періоди військової служби у рядках 8, 9 послужного списку повинні бути ретельно перевірені та звірені з відомостями автобіографій, атестаційних та додаткових документів, підтверджені витягами з наказів або іншими документами.

У рядку 9 відомостей про службу на посадах, які входять до складу льотного екіпажу, вказується про виконання встановлених норм нальоту годин.

Після уточнення та підтвердження відомостей про проходження військової служби записи в рядках 8 та 9 послужного списку засвідчуються підписом керівника служби персоналу органу управління, військової частини, установи, а там, де його штатом не передбачено, - посадової особи, призначеної наказом відповідного командира (начальника), відповідальною за ведення обліку особового складу, і скріплюються гербовою печаткою.

Після складання фінансовим органом розрахунку вислуги років військовослужбовця на пенсію особові справи з розрахунком повертаються до місця органу управління, військової частини, установи, яка веде облік цієї особової справи.

33. Перед звільненням із військової служби військовослужбовець повинен бути ознайомлений із записами в послужному списку та з розрахунком вислуги років військовослужбовця на пенсію.

34. Після видання наказу по особовому складу про звільнення військовослужбовця в рядок 8 послужного списку записуються формулювання наказу про звільнення, у тому числі зазначається:

1) підстава звільнення з військової служби відповідно до Закону України "Про військовий обов'язок і військову службу";

2) надання права носіння військової форми одягу (якщо це було вказано в наказі про звільнення);

3) вислуга років у календарному та пільговому обчисленнях;

4) ТЦК та СП, куди військовослужбовець підлягає направленню для взяття на військовий облік;

5) вид заохочення (якщо це було вказано в наказі про звільнення);

6) посади, на які можна призначати військовослужбовця в особливий період.

35. Після виключення військовослужбовця із списків особового складу військової частини у першому примірнику особової справи зазначаються дата такого виключення та дата і номер відповідного наказу по стройовій частині.

У послужних списках других примірників особових справ осіб офіцерського складу зазначаються номери військово-облікових спеціальностей, за якими доцільно їх обліковувати в запасі.

36. До особових справ військовослужбовців (для осіб офіцерського складу - до перших примірників), звільнених з військової служби, підшиваються: рапорт про звільнення з військової служби (за наявності), подання до звільнення, аркуш бесіди, розрахунок вислуги років (страхового стажу) військовослужбовця на пенсію (у разі звільнення з військової служби з правом на пенсію), свідоцтво про хворобу (довідка військово-лікарської комісії), витяг із наказу по особовому складу про звільнення та витяг із наказу по стройовій частині про виключення із списків особового складу військової частини та всіх видів забезпечення.

До других примірників особових справ осіб офіцерського складу підшиваються копії документів, зазначених в абзаці першому цього пункту.

37. Начальники служб персоналу зобов'язані забезпечити своєчасне надання до служб персоналу вищих рівнів, в якому зберігаються і ведуться другі примірники особових справ, копій документів з перших примірників особових справ, які підтверджують окремі періоди військової служби військовослужбовцями з правом на пільгове обчислення вислуги років.

38. Ведення особових справ військовослужбовців розвідувального органу Міноборони, записи в послужному списку, автобіографії, залучення атестаційних та додаткових матеріалів здійснюються без розкриття структури і найменування посад у цьому органі.

39. Особові справи військовослужбовців (для осіб офіцерського складу - обидва примірники) очної (денної) форми навчання, у тому числі осіб офіцерського складу, які проходять підготовку в ад'юнктурі та докторантурі (у тому числі і в науково-дослідних установах), обліковуються, зберігаються та ведуться у службі персоналу військового навчального закладу (науково-дослідної установи) до закінчення навчання. Після закінчення навчання особові справи військовослужбовців направляються службою персоналу військового навчального закладу (науково-дослідної установи) до місця подальшого проходження військової служби такими військовослужбовцями з урахуванням вимог пункту 5 розділу XIV цієї Інструкції.

40. Відповідні записи про зміни у складі сім'ї осіб із числа військовослужбовців, які звільнені з військової служби в запас або відставку (з метою реалізації відповідних пільг та соціальних гарантій) здійснюється відповідними ТЦК та СП, за місцем зберігання особових справ таких осіб.

41. Складання військовослужбовцями своїх власних особових справ не допускається.

42. Схема обліку особового складу у службах персоналу та кадрових центрах наведена у додатку 16 до цієї Інструкції.

1. У підрозділах кораблів (суден) усіх рангів письмові відомості на особовий склад не ведуться. Іменний список для проведення вечірніх повірок ведеться в командах, бойових частинах, службах корабля (судна).

На кораблях (суднах) з чисельністю особового складу менше 50 осіб облік особового складу ведеться з урахуванням вимог, установлених для взводу, а на кораблях (суднах) та в управліннях дивізіонів з чисельністю особового складу менше 100 осіб, - установлених для роти. На військово-морських базах, флотиліях облік особового складу ведеться з урахуванням вимог, установлених для штабу військової частини.

Облік особового складу на кораблях (суднах) веде старший помічник (помічник) командира корабля (судна), а там, де його штатом не передбачено, - інша посадова особа, призначена наказом командира корабля (судна). В управліннях дивізіонів облік особового складу веде начальник штабу дивізіону, а там, де його штатом не передбачено, - інша посадова особа, призначена наказом командира дивізіону.

2. У дисциплінарному батальйоні облік змінного складу здійснюється відповідно до Порядку відбування покарання засуджених військовослужбовців у виді тримання в дисциплінарному батальйоні, затвердженого наказом Міністерства оборони України від 04 червня 2021 року № 155, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 26 серпня 2021 року за № 1124/36746.

3. Військовослужбовці, що перебували на лікуванні або реабілітації у закладах охорони здоров'я в системі Міноборони а також у закладах охорони здоров'я комунальної та державної власності, державних установах Національної академії медичних наук (далі - заклади охорони здоров'я (установи)), після завершення лікування (реабілітації) прибувають із цих закладів, безпосередньо до військових частин за місцем їхньої служби, крім випадків, визначених у пунктах 25 - 30 розділу XII цієї Інструкції. Про виписаних військовослужбовців керівники закладів охорони здоров'я в системі Міноборони повідомляють командирів (начальників) їхніх органів управління, військових частин, установ.

4. Облік військовослужбовців у національних контингентах веде помічник начальника штабу, а де його штатом не передбачено, - інша посадова особа, призначена наказом відповідного командира національного контингенту.

Виїзні справи на військовослужбовців, які направляються до національного контингенту, оформляються відповідно до Інструкції про організацію виконання Положення про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України, затвердженої наказом Міністра оборони України від 10 квітня 2009 року № 170, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 19 травня 2009 року за № 438/16454 (далі - Інструкція про організацію виконання Положення).

5. Після повернення (виведення, евакуації) національного контингенту на територію України відомості електронного журналу обліку особового складу здаються до Галузевого архіву.

6. У військових частинах з чисельністю особового складу не більше 40 осіб облік особового складу ведеться з урахуванням вимог, установлених для роти.

7. В окремих ротах, батареях, батальйонах, дивізіонах, а також підрозділах охорони (обслуговування, забезпечення) військових складів, баз, арсеналів та інших установ облік військовослужбовців ведеться з урахуванням вимог, установлених для відповідних підрозділів військових частин. Особові справи, обліково-послужні картки, особові картки, трудові книжки (за наявності) особового складу ведуться в службах персоналу вищих рівнів. На всіх облікових документах зазначених підрозділів у їх заголовку обов'язково вказуються їхні умовні найменування.

8. На особовий склад підрозділів воєнізованої охорони у штабах військових частин ведуться і зберігаються облікові справи відповідно до Положення про воєнізовану охорону об'єктів Збройних Сил України та Державної спеціальної служби транспорту, затвердженого наказом Міністерства оборони України від 25 жовтня 2016 року № 560, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 16 листопада 2016 року за № 1490/29620.

Облік особового складу підрозділів воєнізованої охорони ведеться у електронному журналі обліку особового складу, за особовими картками і трудовими книжками (за наявності) ведеться у службах персоналу вищих рівнів.

У загоні (команді, групі) підрозділів воєнізованої охорони особовий склад обліковується з урахуванням вимог, установлених для взводу. Ведення обліку особового складу в загоні (команді, групі) покладається на заступника начальника загону (команди, групи), а де ця посада штатом не передбачена, - на іншу посадову особу, призначену наказом відповідного командира (начальника).

9. Облік працівників ведеться в електронному журналі обліку особового складу, особових картках та трудових книжках (за наявності).

10. На державних службовців особові картки ведуться за формою "Особова картка державного службовця", затвердженою наказом Національного агентства України з питань державної служби від 19 травня 2020 року № 77-20, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25 травня 2020 року за № 461/34744.

11. В органах військового управління, органі управління Держспецтрансслужби, командуваннях видів та окремих родів військ (сил), в управліннях з'єднань, їх структурних підрозділах та підрозділах забезпечення і обслуговування облік особового складу ведеться з урахуванням вимог розділу II цієї Інструкції.

Облік особового складу ведеться в загальних (адміністративних) управліннях (відділах, відділеннях, групах, секторах), канцеляріях, а там, де вони штатом не передбачені, - іншими посадовими особами, призначеними наказами відповідних командирів (начальників).

Особові справи військовослужбовців органів військового управління, органу управління Держспецтрансслужби, командувань видів та окремих родів військ (сил), управлінь з'єднань, їх структурних підрозділів та підрозділів забезпечення і обслуговування обліковуються, зберігаються та ведуться в службах персоналу або кадрових центрах відповідно до номенклатури призначення наказами по особовому складу.

Статистичний облік в органах військового управління, органі управління Держспецтрансслужби, командуваннях видів та окремих родів військ (сил), в управліннях з'єднань усього особового складу ведеться за штатами (штатними розписами) і надісланими донесеннями та звітами підпорядкованих органів управлінь, військових частин, установ.

1. Військовослужбовці, які переміщуються по службі з одного місця проходження військової служби до іншого, під час прямування рахуються як поповнення і можуть переміщуватись у складі команд або самостійно.

Штаб військової частини, з якої вибувають військовослужбовці, зобов'язаний засобами зв'язку сповістити про це командира (начальника), у розпорядження якого направляється військовослужбовці, із зазначенням дати їх прибуття. Контроль за прибуттям військовослужбовців покладається на командира (начальника) військової частини, до якої вони направлені.

2. У разі неприбуття військовослужбовців у визначений строк командир (начальник) військової частини, до якої вони направлені, невідкладно сповіщає про це підрозділ Військової служби правопорядку, у зоні відповідальності якого перебуває військова частина, а також штаб військової частини, яка направила військовослужбовців.

Облік військовослужбовців, які не прибули у визначений строк до нового місця служби, продовжує вестися у військових частинах, якими вони були направлені.

Організація розшуку та вжиття заходів щодо з'ясування причин відсутності військовослужбовців покладається на командира (начальника) органу управління, військової частини, установи, який їх відправив.

3. Під час відправки військовослужбовця самостійно у нього повинні бути:

1) припис, в якому для осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу зазначено коли, кому та за яким вихідним номером надіслано особову справу військовослужбовця;

2) документи, що посвідчують особу військовослужбовця;

3) військово-перевізні документи, продовольчий, речовий та грошовий атестати;

4) обліково-послужна картка для відповідних категорій військовослужбовців, службова картка і медична книжка - в опечатаному пакеті.

У приписах осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу вказується, коли, кому та за яким вихідним номером надіслано їх особові справи.

4. Під час відправки поповнення у складі команди на кожного військовослужбовця мають бути такі документи:

1) іменний список, в якому вказується, коли, кому та за яким вихідним номером вислано особові справи військовослужбовців - у старшого команди;

2) військово-перевізні документи на кожного військовослужбовця;

3) документи, що посвідчують особу військовослужбовця;

4) обліково-послужні картки для відповідних категорій військовослужбовців, службові картки і медичні книжки - у старшого команди в опечатаному пакеті;

5) продовольчі, речові та грошові атестати - у старшого команди або на руках у кожного військовослужбовця.

5. Іменний список на поповнення (додаток 17) складається у трьох примірниках. Перший та другий примірники іменного списку на поповнення вручаються старшому команди, а третій примірник підшивається до справи військової частини.

Іменний список на поповнення підписується начальником штабу військової частини і засвідчується гербовою печаткою. Під час передачі особового складу до пункту прийому поповнення перший примірник іменного списку на поповнення передається особі, яка приймає поповнення, а другий примірник підписується тим, хто здає, і тим, хто приймає особовий склад, засвідчується гербовою печаткою військової частини, яка приймає поповнення, після чого разом з актом прийому поповнення (додаток 18), повертається до військової частини, з якої прибув особовий склад.

6. Перед відправленням поповнення посадові особи військової частини зобов'язані перевірити у військовослужбовців і старших команд наявність і правильність оформлених документів, передбачених пунктами 3 і 4 цього розділу, а також повноту забезпечення військовослужбовців усіма видами забезпечення і справність їх обмундирування.

7. Під час переміщення старший команди зобов'язаний слідкувати за наявністю особового складу.

Якщо хто-небудь зі складу команди відстане (буде знятий з потяга), старший команди зобов'язаний негайно повідомити про це командира військової частини, яка його направила, військового коменданта комендатури військових сполучень залізничної дільниці та станції (станцій), керівника органу управління Військової служби правопорядку або начальника відповідного ТЦК та СП для вжиття заходів щодо його розшуку. В іменному списку на поповнення робиться відповідний запис про причини відставання, час, дату і найменування пункту, в якому були відсталі.

На осіб, які відстали (були зняті з потяга), складається акт, в якому зазначаються їхні прізвища, імена, по батькові (за наявності), ким і коли вони призвані на військову службу, коли і де відстали або були зняті з потяга. Акт складається у двох примірниках. В подальшому перший примірник акта передається тому, хто прийняв поповнення, а другий примірник разом із дорученням на право прийому поповнення - тому, хто здав поповнення.

8. Передача поповнення представникам військових частин оформляється за дорученням на право прийому поповнення (додаток 19) і оформляється актом прийому поповнення, в якому вказується кількість переданого особового складу, їх стан здоров'я, морально-психологічний стан, стан за видами забезпечення, наявність і правильність оформлення документів та інші дані, що характеризують поповнення.

Прийом поповнення проводиться особисто щодо кожного військовослужбовця, відповідно до іменного списку на поповнення. Приймати поповнення без особистої перевірки військовослужбовців заборонено.

Посадові особи, які прийняли і здали поповнення, доповідають про це за підпорядкованістю.

Якщо старшим команди поповнення, яке прибуло, є військовослужбовець із числа поповнення, то акт про прийом поповнення разом із другим примірником іменного списку надсилається до військової частини, яка це поповнення відправила.

9. В іменних списках на поповнення і в приписах на прибулий особовий склад проти кожного прізвища прибулого вказується, до якої військової частини його направлено для проходження військової служби.

На кожну команду поповнення, що направляється до військової частини, складається новий іменний список на поповнення, адресований командиру цієї військової частини. Штаб військової частини в графі "Для відміток" іменного списку проти кожного прізвища прибулого військовослужбовця вказує найменування підрозділу, до якого його направлено для подальшого проходження військової служби.

Прибулий особовий склад розподіляється у підпорядковані військові частини відповідними управліннями з'єднань, органами військового управління, штабами військових частин, які прийняли поповнення.

10. Під час передачі (перепідпорядкування) військових частин від одних з'єднань, видів, окремих родів військ (сил) або органів військового управління до інших, або їх передислокації командири таких військових частин у наказі по стройовій частині оголошують штатну і спискову чисельність особового складу і подають у відповідні штаби за місцем нового підпорядкування (дислокації) донесення про склад і чисельність прибулого особового складу, а в штаби колишнього підпорядкування (дислокації) - донесення про склад і чисельність вибулого особового складу та довідки про переміщення особового складу за звітний період.

1. У разі смерті (загибелі), захоплення в полон або заручником, а також інтернування в нейтральній державі або зникнення безвісти військовослужбовця командир військової частини зобов'язаний організувати не пізніше наступного дня після надходження інформації щодо таких військовослужбовців повідомлення (засобами зв'язку та письмово) керівника відповідного ТЦК та СП за місцем проживання (перебування) сім'ї (близьких родичів) військовослужбовця, дату і причину його смерті (загибелі), обставини захоплення в полон або заручником, а також інтернування або зникнення безвісти.

2. Командир національного контингенту зобов'язаний у день смерті (загибелі), захоплення в полон або заручником, а також інтернування або зникнення безвісти військовослужбовця зі складу національного контингенту особисто повідомити через засоби зв'язку та письмово командувача виду Збройних Сил, якому він підпорядкований. Командувач виду Збройних Сил, якому підпорядкований командир національного контингенту, повідомляє керівника відповідного ТЦК та СП за місцем проживання (перебування) сім'ї (близьких родичів) військовослужбовця дату і причину його смерті (загибелі), обставини захоплення в полон або заручником, а також інтернування або зникнення безвісти з урахуванням вимог пункту 1 цього розділу.

3. Командир військової частини про смерть (загибель) військовослужбовця повідомляє підрозділ цивільно-військового співробітництва штабу Командування об'єднаних сил Збройних Сил України.

Смерть (загибель) військовослужбовця підлягає державній реєстрації органом РАЦС у встановленому законодавством порядку, а для тих, які перебувають за кордоном, - у закордонних дипломатичних установах України (посольствах, консульствах, представництвах тощо).

4. Військовослужбовці, які померли (загинули), після встановлення причин і обставин смерті (загибелі) та отримання військовою частиною підтверджуючих документів виключаються із списків особового складу військової частини.

5. Внесення до облікових документів даних про час і причину виключення військовослужбовців із списків особового складу здійснюється на підставі наказу по стройовій частині про їх виключення.

6. Сповіщення на загиблого (померлого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти військовослужбовця (додаток 20 до цієї Інструкції) є документом, що містить відомості про місце, дату та причину його смерті (загибелі), захоплення в полон або заручником, а також інтернування в нейтральній державі або зникнення безвісти, а також характеристику його вірності Військовій присязі Українському народу.

Сповіщення на померлих (загиблих, у тому числі, які померли перебуваючи на лікуванні у закладах охорони здоров'я в системі Міноборони, померли (загинули) на шляху прямування у складі команди або в результаті загибелі корабля (судна), на якому здійснювалось перевезення особового складу у складі команди), захоплених в полон або заручниками, інтернованих або зниклих безвісти військовослужбовців (далі - сповіщення командира військової частини), оформлюється та підписується командиром і начальником штабу військової частини та засвідчується гербовою печаткою.

Сповіщення командира військової частини складається у двох примірниках.

Перший примірник надсилається до відповідного ТЦК та СП за місцем проживання (перебування) сім'ї (близьких родичів) військовослужбовця (якщо місце проживання (перебування) сім'ї (близьких родичів) невідоме або він не мав сім'ї (близьких родичів), - до ТЦК та СП за місцем призову (прийняття) на військову службу чи останнього місця проживання військовослужбовця) протягом доби після отримання достовірної інформації про його смерть (загибель), захоплення в полон або заручником, а також інтернування у нейтральній державі або зникнення безвісти.

Надсилати сповіщення командира військової частини безпосередньо сім'ї (близьким родичам) військовослужбовця або повідомляти їх про подію, що сталася з військовослужбовцем, забороняється.

Другий примірник сповіщення командира військової частини зберігається у діловодстві військової частини.

7. Особові справи померлих (загиблих) та обліково-послужні картки військовослужбовців надсилаються до відповідних ТЦК та СП після виключення цих військовослужбовців зі списків особового складу військової частини у порядку, визначеному пунктом 12 розділу XIV цієї Інструкції.

8. На померлих (загиблих) осіб, які проходили базову військову службу, та курсантів, які не мали офіцерських звань, складається п'ять примірників іменного списку безповоротних втрат особового складу (додаток 21), який є документом, що відображає поіменно безповоротні втрати особового складу. Перший примірник надсилається до відповідного ТЦК та СП, одночасно з надсиланням сповіщення командира військової частини, другий - до Галузевого архіву, третій - до служби персоналу вищого рівня, четвертий - до Кадрового центру Збройних Сил (для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби), а п'ятий - зберігається в окремій справі військової частини з обліку безповоротних втрат.

9. Донесення про смерть (загибель) осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу (додаток 22) надсилається до служби персоналу вищого рівня.

У разі визнання особи безвісно відсутньою або оголошеною померлою на підставі рішення суду до донесення про смерть (загибель) додається клопотання про виключення таких військовослужбовців із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) довільної форми, а також копії відповідного рішення суду.

Донесення про смерть (загибель) і клопотання про виключення із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) складаються у трьох примірниках. Перший примірник надсилається до служби персоналу вищого рівня, другі до Кадрового центру Збройних Сил (для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби), а третій - зберігається в окремій справі військової частини з обліку безповоротних втрат.

10. На підставі наказу по стройовій частині в електронному журналі обліку особового складу, у вкладці "Безповоротні втрати" робиться запис із зазначенням дати і причини смерті (загибелі) військовослужбовця, місця поховання, номера наказу про виключення із списків особового складу військової частини, коли, кому та за яким номером надіслано сповіщення командира військової частини.

11. На особисті та цінні речі, гроші, особисті документи померлого (загиблого) складається акт наявності особистих та цінних речей, грошей, особистих документів померлого (загиблого) військовослужбовця (додаток 23) у двох примірниках, які підписуються комісією, визначеною наказом командира військової частини та затверджуються командиром військової частини.

Особисті та цінні речі, гроші, особисті документи, що підлягають передачі сім'ї (близьким родичам) померлого (загиблого) військовослужбовця, ретельно перевіряються та упаковуються разом з першим примірником акта, опечатуються сургучевою печаткою військової частини. Другий примірник акта зберігається в окремій справі військової частини, у якому робиться запис про час і спосіб відправки особистих та цінних речей, грошей, особистих документів.

12. Не пізніше наступного дня після видання наказу по стройовій частині про виключення із списків особового складу військової частини померлого (загиблого) військовослужбовця його особисті та цінні речі, гроші, особисті документи направляються:

1) особисті та цінні речі, гроші, витяги з наказів військового командування про оголошення заохочень, особисті листи і фотографічні картки - сім'ї (близьким родичам) померлого (загиблого) військовослужбовця (якщо місце проживання (перебування) сім'ї (близьких родичів) померлого (загиблого) військовослужбовця невідоме або він не мав сім'ї (близьких родичів), - до відповідного ТЦК та СП за місцем призову (прийняття) на військову службу (останнім місцем проживання) померлого (загиблого) військовослужбовця) або особам, указаним у заповіті (за наявності);

2) державні нагороди (відомчі заохочувальні відзнаки) і документи до них - до відповідного ТЦК та СП для подальшого вручення їх сім'ї або близьким родичам померлого (загиблого) військовослужбовця (якщо у померлого (загиблого) військовослужбовця відсутні спадкоємці, - до відповідного ТЦК та СП за місцем призову (прийняття) на військову службу (останнього місця проживання) померлого (загиблого) військовослужбовця). Передача сім'ї (близьким родичам) нагород і посвідчень до них оформляється протоколом.

3) документ, що посвідчує особу військовослужбовця, який помер (загинув), підлягає знищенню за актом, за винятком посвідчення генерала (адмірала), яке передається до органу, який його видав, для подальшого знищення.

4) документ, що посвідчує особу військовослужбовця та обліково-послужна картка померлої (загиблої) особи, яка проходила базову військову службу, направляються до відповідного ТЦК та СП за місцем проживання (перебування) сім'ї померлого (загиблого) (якщо місце проживання (перебування) сім'ї невідоме або він не мав сім'ї (близьких родичів), - до відповідного ТЦК та СП, яким він був направлений для проходження базової військової служби). На першій сторінці документа, що посвідчує особу військовослужбовця, робиться запис про дату смерті (загибелі) військовослужбовця;

5) ідентифікаційний жетон з особистим номером залучається до особових справ померлих (загиблих) військовослужбовців (для осіб офіцерського складу - до других примірників) або до обліково-послужних карток (в залежності від категорії обліку таких осіб).

13. У день відправки особистих та цінних речей, грошей, особистих документів сім'ї (близьким родичам) померлого (загиблого) військовослужбовця висилається сповіщення на особисті та цінні речі загиблого (померлого) військовослужбовця (додаток 24), яке складається начальником речової служби військової частини і підписується командиром військової частини.

14. У ТЦК та СП ведеться книга обліку померлих (загиблих) військовослужбовців, сім'ї яких проживають на території відповідного району (міста) (додаток 25). Записи в книзі робляться на підставі отриманих сповіщень, інших документів, які надійшли з військових частин або були надані членами сімей (близькими родичами).

Сповіщення командирів військових частин, підшиваються та зберігаються в окремих справах відповідних ТЦК та СП.

15. Відповідний ТЦК та СП на підставі одержаного сповіщення командира військової частини зобов'язаний протягом семи днів після його отримання вручити сім'ї (близьким родичам) померлого (загиблого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти військовослужбовця сповіщення сім'ї (додаток 26), а також висловити їм співчуття, проінформувати щодо установлених законодавством пільг, роз'яснити порядок подання документів для призначення пенсії (допомоги) та інших виплат членам сім'ї військовослужбовця.

У разі якщо сім'я (близькі родичі) померлого (загиблого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти військовослужбовця змінила місце проживання, або військовослужбовець не мав сім'ї (близьких родичів), або відсутні відомості (неможливо дізнатись) про місце проживання (перебування) сім'ї (близьких родичів) військовослужбовця, сповіщення сім'ї пересилається до Кадрового центру Збройних Сил, для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби із зазначенням причин пересилання. Надіслані сповіщення зберігаються в окремій справі протягом трьох років з дати надходження. Якщо протягом цього часу за отриманням сповіщення сім'я (близькі родичі) померлого (загиблого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти військовослужбовця не зверталася, вони знищуються за актом.

У разі звернення членів сім'ї (близьких родичів) до відповідного ТЦК та СП щодо отримання повторного сповіщення сім'ї їм може бути виданий(а) дублікат (копія) зазначеного сповіщення.

16. Начальник ТЦК та СП, який отримав сповіщення командира військової частини, за необхідності може звернутися до цього командира для уточнення даних отриманого сповіщення.

17. У разі надходження до відповідного ТЦК та СП будь-яких змін до раніше отриманого сповіщення командира військової частини начальник ТЦК та СП зобов'язаний внести відповідні зміни до облікових документів, повідомити про них сім'ю (близьких родичів) померлого (загиблого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти військовослужбовця, а якщо ці зміни впливають на виплату пенсії або отримання встановлених пільг та матеріальних допомог, одночасно повідомити про це відповідні державні органи, які їх надають.

18. У разі надходження до відповідного ТЦК та СП сповіщення командира військової частини щодо військовослужбовця, призваного (прийнятого) іншими ТЦК та СП, таке сповіщення протягом п'яти днів після отримання має бути надіслане до відповідного ТЦК та СП разом з повідомленням за формою, установленою додатком 27 до цієї Інструкції.

19. У закладах охорони здоров'я в системі Міноборони про усіх померлих (загиблих), захоплених в полон або заручниками, а також інтернованих або зниклих безвісти військовослужбовців, що перебували на лікуванні, керівники цих закладів засобами зв'язку та письмово повідомляє командирів військових частин, в яких ці військовослужбовці проходили службу або у списках яких вони утримувалися (у разі зарахування їх у розпорядження посадових осіб відповідно до номенклатури призначення). У повідомленнях вказуються: військове звання, прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) померлого (загиблого), дата і причина смерті (загибелі), обставини захоплення в полон або заручниками, а також інтернування або зникнення безвісти.

Облік померлих (загиблих), захоплених в полон або заручниками, а також інтернованих або зниклих безвісти військовослужбовців із числа постійного складу закладів охорони здоров'я в системі Міноборони ведеться в цих закладах у порядку, установленому для штабу військової частини.

20. Сповіщення командира військової частини на померлих (загиблих), захоплених у полон або заручниками, а також інтернованих або зниклих безвісти військовослужбовців, які перебували на лікуванні в закладі охорони здоров'я в системі Міноборони, надсилаються у відповідні ТЦК та СП командирами військових частин, в яких ці військовослужбовці проходили службу або у списках яких вони утримувалися (у разі зарахування їх у розпорядження посадових осіб відповідно до номенклатури призначення).

21. Облік померлих (загиблих), захоплених в полон або заручниками, а також інтернованих або зниклих безвісти працівників, відправлення їх особистих та цінних речей, грошей, особистих документів здійснюється в порядку, установленому для військовослужбовців.

Сповіщення сімей (близьких родичів) померлих (загиблих), захоплених в полон або заручниками, а також інтернованих або зниклих безвісти працівників відбувається в усному порядку. У разі проживання таких сімей (близьких родичів) в іншій місцевості або за кордоном, сповіщення надсилається засобами електронного зв'язку або фельд'єгерською поштою.

Особисті та цінні речі, гроші, особисті документи, що підтверджують особу і громадянство, трудова книжка (за наявності) померлого (загиблого) працівника передаються його сім'ї (близьким родичам).

У разі наявності в померлого (загиблого) працівника документа, що посвідчує особу військовослужбовця запасу (військово-облікового документу військовозобов'язаного), такий документ передається до відповідного ТЦК та СП за місцем перебування працівника на військовому обліку (останнім місцем проживання).

1. Запити громадян щодо розшуку військовослужбовців підлягають обліку, розгляду і контролю за своєчасним виконанням відповідно до законодавства України.

2. Начальники ТЦК та СП зобов'язані проводити відповідну роз'яснювальну роботу з сім'ями (близькими родичами) військовослужбовців про необхідність звернення до відповідного ТЦК та СП у разі втрати зв'язку з військовослужбовцем, який проходить військову службу.

У разі надходження таких звернень начальник відповідного ТЦК та СП зобов'язаний направити відповідний запит до військової частини за останнім відомим місцем проходження служби військовослужбовцем або до відповідної служби персоналу вищого рівня.

3. Запити щодо розшуку військовослужбовців Держспецтрансслужби направляються до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби.

1. Персональний, штатно-посадовий і статистичний облік осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу ведеться у службах персоналу органів військового управління і з'єднань, Кадровому центрі Збройних Сил, а також у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби відповідно до схеми обліку особового складу у службах персоналу та кадрових центрах.

2. Облік осіб рядового, сержантського і старшинського складу, яких призначено на посади осіб офіцерського складу, ведеться відповідно до вимог, установлених для осіб офіцерського складу.

3. Начальники служб персоналу органів військового управління і з'єднань, кадрових центрів та служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби, зобов'язані:

1) вести облік штатної і спискової чисельності, а також переміщення особового складу підпорядкованих органів управління, військових частин, установ (в тому числі, підпорядкованих структурних підрозділів);

2) завжди мати перевірені відомості про чисельність і укомплектованість особовим складом підпорядкованих військових частин за категоріями особового складу, посадами, основними військово-обліковими спеціальностями;

3) не менше ніж двічі на рік перевіряти стан обліку особового складу в усіх підпорядкованих органах управління, військових частинах, установах (в тому числі, підпорядкованих структурних підрозділах);

4) планувати заходи щодо підготовки посадових осіб, які ведуть облік особового складу, не менше двох разів на рік особисто проводити з ними заняття з вивчення цієї Інструкції;

5) організувати забезпечення в установленому порядку підпорядкованих органів управління, військових частин, установ (в тому числі, підпорядкованих структурних підрозділів) бланками і книгами обліку особового складу, а також документами, що посвідчують особу військовослужбовця, здійснювати контроль за їх використанням.

4. У службах персоналу органів військового управління і з'єднань, Кадровому центрі Збройних Сил, а також у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби ведуться другі примірники особових справ осіб офіцерського складу за номенклатурою посад для призначення наказами по особовому складу.

5. Ведення особових справ військовослужбовців (своєчасне поповнення необхідними матеріалами, документами, фотографічними картками та іншими даними, які характеризують їх), уточнення та внесення записів до особових справ, звірка з першими примірниками, ознайомлення військовослужбовців з записами в послужному списку покладаються на осіб офіцерського складу служб персоналу та кадрових центрів, які займаються вивченням, добором, супроводженням (управлінням) кар'єрою військовослужбовців.

6. Для забезпечення довідкової роботи у службах персоналу органів військового управління і з'єднань, Кадровому центрі Збройних Сил, а також у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби ведеться персональний облік осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за послужними картками (додаток 28) або скороченими послужними картками (додаток 29).

Послужні картки складаються під час присвоєння військового звання офіцерського складу, особам рядового, сержантського і старшинського складу у військових частинах, військових навчальних закладах та районних територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки одночасно зі складанням особових справ. Послужні картки на офіцерів складаються не менше ніж у трьох примірниках:

перший - для Кадрового центру Збройних Сил (на військовослужбовців Держспецтрансслужби - для служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби);

другий - для служби персоналу виду (окремого роду військ (сил)) Збройних Сил;

решта примірників - для служби персоналу органу військового управління, з'єднання, у яких здійснюється облік цих офіцерів за послужними картками.

Послужні картки на осіб рядового, сержантського і старшинського складу складаються у двох і більше примірниках, у залежності від підпорядкованості, які направляються для служб персоналу вищих штабів (органів військового управління) або кадрових центрів за підпорядкованістю, які здійснюють облік цих осіб рядового, сержантського і старшинського складу за послужними картками (до виду, окремого роду військ (сил) Збройних Сил включно).

Скорочені послужні картки є тимчасовими документами і зберігаються окремо від послужних карток. За скороченими послужними картками здійснюється контроль до отримання повних послужних карток з попереднього місця обліку військовослужбовців. Скорочені послужні картки осіб рядового, сержантського і старшинського складу зберігаються окремо від скорочених послужних карток осіб офіцерського складу. Після отримання повних послужних карток скорочені послужні картки знищуються.

Послужні (скорочені послужні) картки в алфавітному порядку об'єднуються в послужні картотеки, які створюються окремо на осіб офіцерського складу і окремо на осіб рядового, сержантського і старшинського складу. За необхідністю до цих карток додається продовження послужної картки (додаток 30).

7. Довідкові картотеки складаються та ведуться в службах персоналу та кадрових центрах, які здійснюють персональний облік особового складу, за послужними (скороченими послужними) картками.

Довідкові картотеки складаються зі скорочених послужних карток, виписаних на заміну послужних карток, які пересилаються до нового місця обліку військовослужбовців, а також із послужних карток осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, звільнених з військової служби або виключених із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) з різних причин (смерть (загибель), зникнення безвісти, позбавлення військового звання, засудження, призупинення військової служби).

Довідкові картотеки складаються і ведуться окремо на кожну категорію військовослужбовців.

8. Персональний облік особового складу за послужними (скороченими послужними) картками ведеться:

1) у Кадровому центрі Збройних Сил:

на осіб офіцерського складу Збройних Сил (у тому числі депутатів, які є військовослужбовцями та військовослужбовців прикомандированих до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти із залишенням на військовій службі);

на осіб рядового, сержантського і старшинського складу структурних підрозділів апарату Міноборони, структурних підрозділів, підпорядкованих Головнокомандувачу Збройних Сил України та Генеральному штабу;

2) у службі персоналу Командування об'єднаних сил Збройних Сил України - на осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу об'єднаних сил Збройних Сил України;

3) у кадровому центрі виду Збройних Сил - на осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу виду Збройних Сил;

4) у службі персоналу окремого роду військ (сил) Збройних Сил - на осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу окремого роду військ (сил) Збройних Сил.

У службі персоналу органу військового управління, з'єднання, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, та службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби облік ведеться на всіх осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу такого органу військового управління, з'єднання та Держспецтрансслужби відповідно.

9. Посадові особи служб персоналу та кадрових центрів, на яких покладено обов'язки з ведення персонального обліку особового складу, зобов'язані забезпечувати:

1) своєчасне пересилання особових справ та послужних карток військовослужбовців;

2) залучення облікових документів до особових справ;

3) облік, зберігання та ведення особових справ і послужних карток.

10. Персональний, штатно-посадовий облік військовослужбовців організовується і ведеться у службах персоналу органів військового управління і з'єднань, Кадровому центрі Збройних Сил, а також у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби на підставі організаційних директив, штатів (штатних розписів), послужних карток із застосуванням обчислювальної техніки і спеціального програмного забезпечення (далі - автоматизований облік).

Організація ведення автоматизованого обліку покладається на відповідних керівників служб персоналу та кадрових центрів.

11. Автоматизований облік організовується в єдиній інформаційно-аналітичній системі і ведеться окремим структурним підрозділом служби персоналу або кадрового центру (у разі якщо штатом (штатним розписом) служби персоналу або кадрового центру окремий структурний підрозділ не передбачений, облік здійснюється посадовою особою, призначеною наказом командира (начальника) органу військового управління, з'єднання, якому служба персоналу або кадровий центр підпорядковані).

12. Автоматизований облік ведеться:

1) у Кадровому центрі Збройних Сил:

на всіх осіб офіцерського складу Збройних Сил (у тому числі прикомандированих депутатів, які є військовослужбовцями, на підставі офіційно оприлюднених результатів виборів народних депутатів України або на підставі рішення Верховної Ради Автономної Республіки Крим або відповідної місцевої ради про обрання їх на виборну посаду, відряджених військовослужбовців до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти із залишенням на військовій службі;

на осіб рядового, сержантського і старшинського складу структурних підрозділів апарату Міноборони, структурних підрозділів, підпорядкованих Головнокомандувачу Збройних Сил України та Генеральному штабу;

2) у службі персоналу Командування об'єднаних сил Збройних Сил України - на осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу Об'єднаних сил Збройних Сил України;

3) у кадровому центрі виду Збройних Сил - на осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу виду Збройних Сил;

4) у службі персоналу окремого роду військ (сил) Збройних Сил - на осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу окремого роду військ (сил) Збройних Сил;

5) у службі персоналу органу військового управління, з'єднання, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, та службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби - на осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу органу військового управління, з'єднання та Держспецтрансслужби відповідно.

13. Організація автоматизованого обліку здійснюється з дотриманням вимог законодавства щодо захисту інформації з обмеженим доступом і захисту персональних даних.

14. У разі відсутності в органі військового управління, з'єднанні спеціального програмного забезпечення, а також необхідних умов для забезпечення дотримання вимог законодавства щодо захисту інформації з обмеженим доступом і захисту персональних даних, штатно-посадовий облік особового складу здійснюється у електронному журналі обліку особового складу або за штатно-посадовими картками (додаток 31), об'єднаними в штатно-посадові картотеки, відповідно до номенклатури посад призначення.

Рішення щодо способів ведення відповідного обліку (штатно-посадового обліку окремо у електронному журналі обліку особового складу, штатно-посадового обліку окремо за штатно-посадовими картками або щодо їх спільного ведення) приймає командир (начальник) відповідного органу військового управління, з'єднання.

15. Статистичний облік військовослужбовців організовується на підставі даних персонального, штатно-посадового обліку, надісланих донесень та звітів і ведеться в порядку, установленому пунктами 9 - 12 цього розділу для ведення автоматизованого обліку. Дані статистичної звітності щодо особового складу уточнюються відповідно до встановлених строків для звітів.

16. Повідомлення про зміни в облікових даних осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу висилаються послідовно до служб персоналу вищих рівнів, в яких ведеться їх облік за послужними картками та другими примірниками особових справ. Після відпрацювання у службі персоналу вищого рівня ці повідомлення знищуються.

Повідомлення про зміни в облікових даних осіб офіцерського складу, які займають посади, що належать до номенклатури призначення Міністра оборони України, Президента України (у тому числі повідомлення про накладення і зняття дисциплінарних стягнень), а також вищого офіцерського складу, незалежно від займаних посад, надсилаються до Кадрового центру Збройних Сил окремо від повідомлень на інших осіб офіцерського складу. На цих повідомленнях у правому верхньому куті ставиться штамп: "Номенклатура ПУ, МО".

Повідомлення про зміни в облікових даних військовослужбовців розвідувального органу Міноборони, у тому числі військовослужбовців вищого офіцерського складу, опрацьовуються в службі персоналу цього розвідувального органу та нікуди не надсилаються.

17. Витяги з наказів про допуск осіб офіцерського складу до самостійного управління кораблем, про присвоєння (підтвердження) класної кваліфікації, про зниження класної кваліфікації або її позбавлення висилаються до кадрових центрів та служб персоналу, які ведуть другі примірники особових справ цих військовослужбовців (витяги з наказів щодо класної кваліфікації також висилаються за підпорядкованістю до служб персоналу військових частин, з'єднань, видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил включно).

Витяги з наказів про присвоєння (підтвердження) класної кваліфікації особам рядового, сержантського і старшинського складу або її позбавлення висилаються до служб персоналу, в яких ведеться персональний облік цих військовослужбовців за послужними картками.

Відправка витягів із наказів, зазначених в абзацах першому та другому цього пункту, покладається на служби персоналу органів управління, військових частин, установ, в яких видаються ці накази.

18. У службах персоналу або кадрових центрах особи офіцерського складу, особи рядового, сержантського і старшинського складу вносяться до електронного журналу обліку особового складу не пізніше ніж через сім днів після дня отримання наказу по особовому складу про їх призначення.

В електронний журнал обліку особового складу вносяться дані на підставі документів, що посвідчують особу військовослужбовця, витягів із наказів по особовому складу і приписів. Решта даних вносяться після отримання особових справ або послужних карток військовослужбовців (в залежності від категорії їх обліку).

19. Облік військовослужбовців, які виключені із списків особового складу, організовується і ведеться у службах персоналу та кадрових центрах відповідно до пункту 8 розділу II цієї Інструкції або за відповідними книгами обліку чи за довідковими картотеками.

Відмітки про вибуття військовослужбовців робляться в облікових документах не пізніше семи днів з дати отримання наказу по особовому складу.

20. Персональний і статистичний облік осіб, які мають наукові ступені або вчені звання, незалежно від займаної посади і характеру роботи, ведеться в:

1) органах військового управління, управліннях з'єднань, військових частинах - за картками обліку, які зберігаються в перших примірниках особової справи військовослужбовця за місцем проходження військової служби (для працівників - разом з їхніми особовими картками);

2) науково-дослідних установах і військових навчальних закладах - за картками обліку в окремій картотеці.

3) службах персоналу органів військового управління і з'єднань, Командування об'єднаних сил Збройних Сил України, кадрових центрах видів Збройних Сил, службах персоналу окремих родів військ (сил) Збройних Сил, органів військового управління, з'єднань, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, а також у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби - за контрольними списками (персональний облік) та звітністю (статистичний облік) за всі підпорядковані структурні підрозділи, органи управління, військові частини, установи.

21. Картка обліку заповнюється в службі персоналу або кадровому центрі на кожну особу, яка має наукові ступені або вчені звання, за місцем її служби (роботи).

Контрольний список складається на загальну кількість осіб, які мають наукові ступені або вчені звання, та підписується керівником відповідної служби персоналу або кадрового центру. Періодичність уточнення даних контрольного списку та його зміст можуть змінюватися в залежності від обсягу та виду інформації, яка необхідна для ведення такого обліку.

22. Загальний контрольний список осіб, які мають наукові ступені або вчені звання, ведеться у Кадровому центрі Збройних Сил (службі персоналу Держспецтрасслужби), дані якого щороку уточняються відповідно до наданих звітів.

23. Підставами для зарахування військовослужбовця або працівника на облік осіб, які мають наукові ступені або вчені звання, є:

1) наказ відповідного командира (начальника) про призначення на посаду та документ про присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання;

2) повідомлення про зміни в облікових даних особи щодо присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання, а також за умови перебування на обліку другого примірника особової справи особи офіцерського складу - надіслана та завірена в уставленому законодавством порядку копія документа про присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання.

1. Усім військовослужбовцям, а також військовозобов'язаним і резервістам присвоюються особисті номери, які зберігаються за ними на весь час проходження військової служби та перебування в запасі.

2. Особистий номер військовослужбовця (крім іноземців та осіб без громадянства, які проходять військову службу) відповідає РНОКПП.

У разі якщо особа через свої релігійні переконання відмовилася від прийняття РНОКПП відповідно до закону, особистий номер військовослужбовця відповідає серії (за наявності), номеру паспорта такої особи (якщо паспорт громадянина буде замінений, особистий номер залишається без змін).

У іноземців та осіб без громадянства, які проходять військову службу, особистий номер військовослужбовця відповідає серії (за наявності), номеру паспортного документа іноземця (для іноземця) або посвідчення особи без громадянства для виїзду за кордон (для особи без громадянства).