Відповідно до статті 4 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг", пункту 12 Положення про програмно-апаратний комплекс Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 грудня 2021 року № 1255, пункту 8 Положення про Міністерство освіти і науки України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 жовтня 2014 року № 630, враховуючи постанову Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності" та з метою забезпечення ведення ділової документації в закладах загальної середньої освіти в електронній формі НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з ведення ділової документації у закладах загальної середньої освіти в електронній формі, що додається.

2. Директорату цифрової трансформації (Завгородній Д.) забезпечити в установленому порядку подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування, крім пункту 7 розділу I цієї Інструкції, який набирає чинності через 3 місяці з дня припинення або скасування воєнного стану.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Ця Інструкція встановлює загальні вимоги ведення ділової документації в електронній формі для закладів загальної середньої освіти (далі - заклади освіти).

2. У цій Інструкції терміни вживаються у таких значеннях:

ділова документація - збережена на матеріальному носії або в електронній освітній інформаційній системі документація, яка створюється під час освітніх та управлінських процесів в закладах освіти;

електронний класний журнал - окремий електронний документ ділової документації закладу освіти, у якому фіксуються результати навчальних досягнень здобувачів освіти, відвідування ними занять, стан виконання навчальних програм тощо та може бути реалізований як окрема електронна освітня інформаційна система (далі - ОІС) або як її функціональний модуль програмно-апаратного комплексу "Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту".

Інші терміни вживаються в значеннях, наведених у Законах України "Про освіту", "Про повну загальну середню освіту", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про електронні комунікації", "Про інформацію", "Про захист персональних даних", "Про доступ до публічної інформації", "Про державну статистику", "Про електронні довірчі послуги", Положенні про програмно-апаратний комплекс "Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту", затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 02 грудня 2021 року № 1255.

3. Ведення ділової документації закладу освіти в електронній формі запроваджується з метою:

1) удосконалення управління закладом освіти шляхом автоматизації одержання, обробки та зберігання інформації та документів у електронній формі;

2) забезпечення оперативності, достовірності та цілісності інформації, що використовується в освітній діяльності;

3) організації освітнього процесу з використанням технологій дистанційного навчання та відстеження результатів навчання;

4) спрощення ведення ділової документації в закладі освіти, зменшення витрат часу на її ведення;

5) забезпечення органів управління у сфері освіти оперативною та актуальною інформацією про діяльність закладів освіти для прийняття управлінських рішень.

4. Документування управлінської інформації та організації роботи з документами в державних і комунальних закладах загальної середньої освіти здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки України від 23 червня 2018 року № 676, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України від 11 вересня 2018 року за № 1028/32480.

5. У електронній формі здійснюється ведення документів, що визначені пунктом 1 наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 10 травня 2011 року № 423 "Про затвердження єдиних зразків обов’язкової ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності", а також інших документів, що можуть створюватись у процесі діяльності закладу освіти.

6. На підставі даних ділової документації закладу освіти, що вносяться та обробляються в ОІС, створюються та/або ведуться у електронній формі:

1) класний журнал для I–IV класів;

2) класний журнал для V–XI (ХII) класів;

3) журнал обліку пропущених і замінених уроків;

4) журнали здобувачів освіти, які здобувають загальну середню освіту за індивідуальною формою;

5) журнал факультативних та гурткових занять;

6) журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності;

7) особові справи здобувачів освіти;

8) алфавітна книга здобувачів освіти;

9) особова справа педагогічного працівника;

10) журнал реєстрації наказів руху здобувачів освіти;

11) накази керівника з кадрових питань особового складу тимчасового зберігання (про відрядження, стягнення, надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням);

12) річний план роботи закладу освіти;

13) розклад навчальних занять;

14) свідоцтва досягнень здобувачів освіти тощо.

7. Дані, які збираються в ОІС для ведення ділової документації закладу освіти в електронній формі, передаються до центральної бази даних програмно-апаратного комплексу "Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту" та опрацьовуються для заповнення статистичних звітів.

8. Перелік даних, що обробляються в ОІС для ведення ділової документації закладу освіти, наведено в додатку до цієї Інструкції.

9. Педагогічна рада закладу освіти використовує ОІС, що включає програмні модулі для ведення ділової документації закладу освіти в електронній формі. Така ОІС може бути підключена до центральної бази даних програмно-апаратного комплексу "Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту" (далі - ЦБД АІКОМ) відповідно до процедури, визначеної Положенням про програмно-апаратний комплекс "Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту", затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 02 грудня 2021 року № 1255.

10. Керівник закладу освіти визначає відповідальну особу за адміністрування ОІС.

11. Обробка інформації в ОІС здійснюється з дотриманням вимог Законів України "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах" і "Про захист персональних даних".

12. У разі використання закладом освіти ОІС, яка не підключена до ЦБД АІКОМ, відповідальна особа закладу освіти повинна передавати до АІКОМ необхідну інформацію для зведення статистичної звітності.

1. Електронний класний журнал є документом ділової документації закладу освіти, що ведеться в електронній формі та використовується для:

1) зберігання даних про навчальні досягнення здобувачів освіти;

2) автоматизації обліку та контролю освітнього процесу;

3) одержання, обробки та зберігання даних для автоматизації ведення ділової документації закладу освіти в електронній формі;

4) оперативного доступу до інформації учасниками освітнього процесу про рівень навчальних досягнень із різних предметів, відвідуваність і домашні завдання;

5) забезпечення можливості дистанційного прямого та оперативного інформування учасників освітнього процесу.

2. Інформація до електронного класного журналу вноситься українською мовою, за винятком даних, що потребують використання літер латинської абетки та спеціальних символів (стосовно навчання іноземним мовам, серія документа, адреса електронної пошти тощо).

3. У разі потреби, електронний класний журнал та інші документи генеруються засобами ОІС у формі електронного документа шляхом вивантаження даних у форматах pdf, csv, xlsx або іншому зчитуваному форматі на вибір особи, яка зробила до системи запит щодо вивантаження.