Відповідно до статті 6 Закону України "Про захист персональних даних", пункту 1.2. розділу 1 Типового порядку обробки персональних даних, затвердженого наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року № 1/02-14, пункту 8 Положення про Міністерство молоді та спорту України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 липня 2014 року № 220, з метою забезпечення дотримання вимог до обробки та захисту персональних даних у Міністерстві молоді та спорту України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок обробки персональних даних у Міністерстві молоді та спорту України, що додається.

2. Управлінню роботи з персоналом в установленому законодавством порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Цей Порядок встановлює загальні вимоги до організаційних і технічних заходів обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Мінмолодьспорт, під час їх обробки в інформаційних системах Мінмолодьспорту та на паперових носіях.

2. Порядок розроблено на підставі Закону України "Про захист персональних даних", наказу Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року № 1/02-14 "Про затвердження документів у сфері захисту персональних даних", Положення про Міністерство молоді та спорту України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 220, Правил забезпечення захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 29 березня 2006 року № 373.

3. Терміни у цьому Порядку вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про захист персональних даних" та "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах".

4. До персональних даних належать будь-які відомості чи сукупність відомостей про особу, за якими вона ідентифікується чи може бути конкретно ідентифікованою.

5. Персональні дані, що обробляються, є інформацією з обмеженим доступом, крім випадків, передбачених статтею 5 Закону України "Про захист персональних даних".

6. Персональні дані в інформаційних системах Мінмолодьспорту обробляються автоматизовано в електронному вигляді за допомогою програмних засобів та у паперовому вигляді (зберігання звернень, запитів на доступ до публічної інформації, які надійшли в паперовому вигляді; документів, що містять персональні дані працівників Мінмолодьспорту або кандидатів на зайняття вакантних посад).

7. Володільцем персональних даних є Мінмолодьспорт.

8. Організацію роботи, пов’язаної із захистом персональних даних кожної категорії суб’єктів персональних даних, обробку яких здійснює Мінмолодьспорт, забезпечує відповідальна особа з питань захисту персональних даних (далі - відповідальна особа), яка визначається наказом Мінмолодьспорту.

9. Обробка персональних даних, щодо яких встановлені особливі вимоги, та/або яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних, здійснюється відповідно до статей 7 та 9 Закону України "Про захист персональних даних".

10. Цей Порядок є обов’язковим до виконання для державних службовців та інших працівників апарату Мінмолодьспорту, яким надано доступ до інформації, що містить персональні дані, у межах виконання ними своїх повноважень.

1. Обробка персональних даних, володільцем яких є Мінмолодьспорт, здійснюється з метою:

забезпечення проходження державної служби та трудових відносин, управління персоналом, ведення військового та податкового обліків;

забезпечення права особи на доступ до електронних послуг та інформації про публічні послуги, звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, отримання інформації з інформаційних систем, яка необхідна для надання послуг;

ведення діловодства з питань управління персоналом, адміністративно-правових відносин та відносин з питань бухгалтерського обліку та/або підготовки відповідно до вимог законодавства статистичної, управлінської та іншої інформації з питань, що належать до компетенції Мінмолодьспорту;

забезпечення реалізації вимог трудового законодавства щодо виплати заробітної плати працівникам Мінмолодьспорту через установи банків; щодо матеріальної відповідальності працівників за шкоду, заподіяну Мінмолодьспорту внаслідок порушення покладених на них трудових обов’язків; щодо відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку з службовими відрядженнями працівників; щодо відомостей про оплату праці працівника;

забезпечення реалізації вимог трудового та пенсійного законодавства щодо отримання інформації про заробітну плату за попередні періоди та пенсії з особових рахунків;

забезпечення реалізації вимог податкового законодавства щодо подання Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску;

присвоєння спортсменам і тренерам (тренерам-викладачам) спортивних звань з видів спорту, визнаних в Україні;

нагородження державними нагородами України та відзначення державними та відомчими заохочувальними відзнаками працівників Мінмолодьспорту, а також працівників сфер молодіжної політики, фізичної культури і спорту та національно-патріотичного виховання;

забезпечення реалізації програм, проектів та проведення заходів у сферах молодіжної політики та національно-патріотичного виховання;

здійснення організаційного забезпечення присудження Премії Кабінету Міністрів України за особливі досягнення молоді у розбудові України;

проведення національного конкурсу "Молодіжна столиця України";

надання фінансової підтримки для реалізації програм (проектів, заходів), розроблених інститутами громадянського суспільства;

подання кандидатур до складу комітетів міжнародних організацій, Міжнародного олімпійського комітету, Всесвітнього антидопінгового агентства тощо;

оформлення візової підтримки, сприяння при виїзді за кордон та в’їзді в Україну;

забезпечення реалізації вимог бюджетного та господарського законодавства щодо засвідчення карток зі зразками підписів та відбитком печатки.

2. Підставами для обробки персональних даних, зазначених в пункті 1 цього розділу, є:

дозвіл на обробку персональних даних, наданий володільцю персональних даних відповідно до закону, виключно для здійснення його повноважень;

необхідність виконання обов’язку володільця персональних даних, що передбачений законом.

Обробка персональних даних фізичних осіб, які надають Мінмолодьспорту послуги за цивільно-правовими договорами, здійснюється на підставі правочину, стороною якого є суб’єкт персональних даних або який укладено на користь суб’єкта персональних даних чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на вимогу суб’єкта персональних даних.

Персональні дані обробляються у строк не більший, ніж це необхідно відповідно до мети їх обробки, якщо інше не передбачено законодавством.

3. Обробка персональних даних здійснюється на підставі та відповідно до Конституції України, Законів України "Про захист персональних даних", "Про Кабінет Міністрів України", "Про центральні органи виконавчої влади", "Про адміністративні послуги" та інших законів України з метою здійснення повноважень Мінмолодьспорту.

1. Мінмолодьспорт здійснює обробку персональних даних таких категорій суб’єктів:

працівників Мінмолодьспорту;

кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється Мінмолодьспортом;

осіб, які звертаються до Мінмолодьспорту в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації", "Про безоплатну правову допомогу";

кандидатів на посади тренерів штатної команди національних збірних команд України з олімпійських, неолімпійських та національних видів спорту;

кандидатів на призначення державних стипендій Президента України, Кабінету Міністрів України;

працівників сфер молодіжної політики, фізичної культури і спорту та національно-патріотичного виховання, які представлені в установленому порядку до відзначення державними нагородами України та відомчими заохочувальними відзнаками Мінмолодьспорту;

спортсменів і тренерів (тренерів-викладачів) для присвоєння спортивних звань з видів спорту, визнаних в Україні;

кандидатів на присудження премії Кабінету Міністрів України за особливі досягнення молоді у розбудові України, лауреатів премії;

членів ініціативних груп, які формують заявку на участь в національному конкурсі "Молодіжна столиця України";

учасників проектів та заходів, залучення яких здійснюється за рахунок бюджетних коштів відповідних рівнів бюджету, передбаченого чинним законодавством;

керівників інститутів громадянського суспільства, керівників проектів, осіб, залучених до реалізації програм (проектів, заходів);

членів штатної команди національних збірних команд України;

працівників підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мінмолодьспорту.

2. Склад персональних даних, які обробляються Мінмолодьспортом, залежить від категорії суб’єкта персональних даних.

3. Мінмолодьспортом обробляються персональні дані:

1) працівників Мінмолодьспорту:

паспортні, військово-облікові, біографічні дані;

реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

відомості про трудову діяльність;

стан здоров’я (в обсязі, необхідному для реалізації трудових відносин і для забезпечення вимог законодавства у сфері охорони праці);

сімейний стан та склад сім’ї;

зареєстроване та фактичне місце проживання;

засоби зв’язку, наявність прав на пільги та компенсації;

фотографічні зображення;

інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законодавством;

2) кандидатів на зайняття вакантних посад Мінмолодьспорту:

паспортні дані;

реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

відомості про трудову діяльність;

військово-облікові дані;

відомості про стан здоров’я (в обсязі, необхідному для реалізації трудових відносин і для забезпечення вимог законодавства у сфері охорони праці);

біографічні дані;

відомості про ділові та особисті якості;

відомості про сімейний стан та склад сім’ї;

відомості про зареєстроване та фактичне місце проживання;

відомості про засоби зв’язку;

відомості про наявність прав на пільги та компенсації;

фотографічні зображення;

3) осіб, які звертаються до Мінмолодьспорту в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про безоплатну правову допомогу" та "Про доступ до публічної інформації":

прізвище, ім’я, по батькові (за наявності);

місце проживання;

відомості про наявність пільг, які є підставою для першочергового розгляду звернення, засоби зв’язку;

інші дані, які особа добровільно за власним бажанням надає про себе;

4) кандидатів на посади тренерів штатної команди національних збірних команд України з олімпійських, неолімпійських та національних видів спорту:

паспортні дані;

реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

відомості про трудову діяльність;

військово-облікові дані;

відомості про стан здоров’я (в обсязі, необхідному для реалізації трудових відносин);

біографічні дані;

відомості про ділові та особисті якості;

відомості про сімейний стан та склад сім’ї;

відомості про зареєстроване та фактичне місце проживання;

відомості про засоби зв’язку;

відомості про наявність прав на пільги та компенсації;

фотографічні зображення;

5) кандидатів на призначення державних стипендій Президента України, Кабінету Міністрів України:

паспортні дані;

реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);

6) працівників сфер молодіжної політики, фізичної культури і спорту та національно-патріотичного виховання, які представлені в установленому порядку до відзначення державними нагородами України та відомчими заохочувальними відзнаками Мінмолодьспорту:

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

відомості про трудову діяльність;

біографічні дані;

7) спортсменів і тренерів (тренерів-викладачів) для присвоєння спортивних звань з видів спорту, визнаних в Україні:

паспортні дані;

відомості про право особи перебувати в Україні на законних підставах для тренерів-іноземців, осіб без громадянства;

відомості про освіту;

відомості про трудову діяльність;

відомості про діяльність тренера (тренера-викладача);

8) кандидатів на присудження премії Кабінету Міністрів України за особливі досягнення молоді у розбудові України, лауреатів премії:

паспортні дані;

реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);

місце проживання кандидата;

відомості з установи банку щодо рахунку в національній валюті;

9) членів ініціативних груп, які формують заявку на участь в національному конкурсі "Молодіжна столиця України":

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

відомості про засоби зв’язку;

інші дані, які особа добровільно за власним бажанням надає про себе;

10) учасників проектів та заходів, залучення яких здійснюється за рахунок бюджетних коштів відповідних рівнів бюджету, передбачених чинним законодавством:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

відомості про засоби зв’язку;