Відповідно до Положення про проходження військової служби (навчання) військовослужбовцями Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, затвердженого Указом Президента України від 31 липня 2015 року № 463, Положення про Адміністрацію Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 03 вересня 2014 року № 411, та з метою удосконалення організації в Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації України обліку особового складу НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з організації обліку особового складу Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, що додається.

2. Директору Департаменту кадрової роботи та управління персоналом Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту кадрової роботи та управління персоналом Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України.

1. Ця Інструкція визначає:

організацію і порядок обліку в мирний час і в особливий період військовослужбовців, державних службовців і працівників Держспецзв’язку (далі - особовий склад) в Адміністрації Держспецзв’язку, її територіальних органах, Головному управлінні урядового фельд’єгерського зв’язку Держспецзв’язку (далі - ГУУФЗ Держспецзв’язку), підрозділах урядового фельд’єгерського зв’язку (далі - підрозділи УФЗ Держспецзв’язку), територіальних підрозділах, закладах і установах Держспецзв’язку (далі - підрозділи Держспецзв’язку);

завдання і види обліку, призначення облікових документів, порядок їх складання і ведення;

обов’язки посадових осіб, відповідальних за організацію і ведення обліку особового складу;

порядок персонального обліку безповоротних втрат особового складу.

2. Основними завданнями обліку особового складу є:

документальне відображення проходження військової служби осіб офіцерського, рядового, сержантського і старшинського складу, курсантів (далі - військовослужбовці), а також трудової діяльності державних службовців і працівників Держспецзв’язку (далі - працівники);

забезпечення керівників довідковими відомостями на особовий склад, необхідними для прийняття обґрунтованих рішень щодо його залучення для виконання службових обов’язків;

забезпечення керівників даними про штатну чисельність, фактичну укомплектованість посад і чисельність особового складу за списком підрозділів Держспецзв’язку для прийняття рішень щодо їх укомплектованості;

ведення довідкової роботи з питань проходження військової служби особовим складом;

сповіщення сім’ї або близьких родичів загиблого (померлого), зниклого безвісти, захопленого в заручники або полон, інтернованого у нейтральній державі військовослужбовця (працівника) про місце, дату, причину (обставини) його загибелі (смерті), зникнення безвісти, захоплення в заручники або полон, інтернування, видача документів, необхідних для призначення пенсії (допомоги) і надання пільг, установлених законодавством.

3. Облік особового складу повинен відповідати таким основним вимогам:

вестися постійно в будь-яких умовах діяльності підрозділів Держспецзв’язку у порядку, визначеному цією Інструкцією;

своєчасно, достовірно, правильно відображати штатну чисельність, фактичну укомплектованість посад і чисельність особового складу за списком, а також кількісні і якісні зміни, що відбуваються, як в цілому щодо особового складу, так і персонально стосовно кожного військовослужбовця і працівника.

4. Облік особового складу організовується і ведеться на підставі штатів, наказів по особовому складу та інших документів, передбачених цією Інструкцією. Відповідно до цілей і завдань облік особового складу поділяється на персональний, штатно-посадовий та статистичний.

Персональний облік ведеться стосовно кожного військовослужбовця і працівника окремо і призначений для вивчення їхніх ділових, моральних та інших якостей, необхідних при визначенні порядку їх переміщення і залучення для виконання службових обов’язків. Він повинен відображати точні біографічні дані, проходження військової служби, трудову діяльність та інші відомості, які об’єктивно характеризують військовослужбовця і працівника.

Штатно-посадовий облік призначений для здійснення систематичного аналізу укомплектованості підрозділів Держспецзв’язку особовим складом за посадами і спеціальностями та організації контролю за службовим переміщенням особового складу.

Статистичний облік особового складу ведеться в інтересах отримання узагальнених цифрових даних, які характеризують кількісний і якісний склад військовослужбовців і працівників. За даними статистичного обліку плануються укомплектування підрозділів Держспецзв’язку особовим складом, їх матеріально-технічне забезпечення, підготовка військовослужбовців і їх розподіл по підрозділам Держспецзв’язку відповідно до існуючих потреб.

Персональний, штатно-посадовий і статистичний обліки створюють базу даних, яка забезпечує отримання інформації з питань укомплектованості підрозділів Держспецзв’язку, проходження служби військовослужбовцями і трудової діяльності працівників.

Облік працівників ведеться відповідно до трудового законодавства і цієї Інструкції.

5. Організація обліку особового складу покладаються в Адміністрації Дерспецзв’язку - на директора Департаменту кадрової роботи та управління персоналом Адміністрації Держспецзв’язку (далі - ДКП), у підрозділах Держспецзв’язку - на керівників цих підрозділів.

6. Керівники підрозділів Держспецзв’язку зобов’язані:

забезпечити належну організацію обліку особового складу в підпорядкованих підрозділах і створювати для посадових осіб, які ведуть облік особового складу, усі умови для своєчасного, якісного і повного виконання ними вимог цієї Інструкції;

здійснювати контроль за станом обліку особового складу у підпорядкованому підрозділі;

контролювати своєчасне надання доповідей про склад і чисельність особового складу підрозділу Держспецзв’язку до ДКП;

вживати заходів щодо створення умов для надійного збереження облікових документів щодо особового складу, особливо в умовах правового режиму воєнного стану, а також своєчасного забезпечення бланками і книгами з обліку особового складу.

7. Підрозділи кадрової роботи підрозділів Держспецзв’язку зобов’язані:

вести облік особового складу підрозділу Держспецзв’язку відповідно до вимог цієї Інструкції;

своєчасно складати і подавати керівнику на підпис проекти наказів по особовому складу, відомості і встановлені донесення, повідомлення по особовому складу;

забезпечувати керівника підрозділу Держспецзв’язку відомостями щодо штатної чисельності, фактичної укомплектованості посад і чисельності особового складу за списком;

не пізніше наступного дня після підписання наказу по особовому складу доводити до керівників відповідних структурних підрозділів, його зміст у частині, що їх стосується;

щомісяця проводити звірку даних обліку структурних підрозділів із даними обліку підрозділу Держспецзв’язку;

регулярно робити записи про зміни облікових даних особового складу у відповідні облікові документи, які ведуться у підрозділі Держспецзв’язку;

взаємодіяти з ДКП, підрозділами кадрової роботи інших підрозділів Держспецзв’язку при переміщенні військовослужбовців до іншого місця проходження військової служби;

своєчасно подавати до ДКП повідомлення про зміни облікових даних особового складу підрозділу Держспецзв’язку.

8. Організаційно-методичне керівництво діяльністю підрозділів кадрової роботи, осіб, на яких покладено виконання завдань з питань кадрової роботи (далі - підрозділи кадрової роботи) у підрозділах Держспецзв’язку з питань організації обліку особового складу покладається на ДКП.

1. В підрозділах Держспецзв’язку щодо особового складу ведуться такі облікові документи:

особові справи військовослужбовців, державних службовців і працівників;

картка особового обліку (додаток 1 до цієї Інструкції);

особова картка працівника за типовою формою первинної облікової документації № П-2, затвердженою наказом Державного комітету статистики України, Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656 (далі - особові картки П-2);

штатно-посадова книга (додаток 2 до цієї Інструкції);

трудова книжка (у разі наявності), за зразком затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 року № 301;

добова відомість Інституту спеціального зв’язку та захисту інформації Національного технічного університету України "Київський політехнічний інститут імені Ігоря Сікорського" (додаток 3 до цієї Інструкції);

іменний список для проведення вечірньої повірки підрозділу Інституту спеціального зв’язку та захисту інформації Національного технічного університету України "Київський політехнічний інститут імені Ігоря Сікорського" (додаток 4 до цієї Інструкції).

2. Для ознайомлення з відомостями про чисельність особового складу допускається обмежене коло осіб і тільки в обсязі, що стосується їхньої безпосередньої службової діяльності.

1. Формування та ведення особової справи військовослужбовця здійснюються співробітником підрозділу кадрової роботи з початком розгляду питання про прийняття його на військову службу. Особова справа формується у папці розміром 225 x 330 x 60 мм. Папка виготовляється типографським способом із міцного картону обтягнутого палітурним матеріалом на тканинній основі темно-зеленого кольору або іншим матеріалом, який відповідає технічним умовам для виготовлення папок (обкладинок справ) тривалого зберігання. Усі типографські написи, лінії на титульній сторінці лицьового боку папки виконуються золотистим або жовтим кольором.

2. Вона складається з матеріалів особової справи та додатків №№ 1, 2, 3, 4.

3. На лицьовому боці обкладинки папки, в якій формується особова справа військовослужбовця (додаток 5 до цієї Інструкції), зазначається прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) особи та обліковий номер особової справи.

4. На внутрішніх боках обкладинок містяться:

на першій - кольорова фотокартка особи розміром 9 x 12 см (військовослужбовців - у військовій формі одягу, відстань між підборіддям і переніссям - 22-24 мм. На звороті фотокартки кульковою або чорнильною ручкою записуються прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності) особи, дата фотографування, записи засвідчуються підписом співробітника підрозділу кадрової роботи, який веде особову справу, та скріплюються печаткою із зображенням Державного Герба України (в Адміністрації Держспецзв’язку - печаткою ДКП). Фотокартки військовослужбовців оновлюються у разі зміни військового звання, але не рідше одного разу на 5 років;

на другій - конверт для зберігання військового квитка (за наявності), трудової книжки (в особових справах військовослужбовців у разі, якщо книжки були заведені до прийняття на військову службу), фотокарток, аркуша ознайомлення з особовою справою (додаток 6 до цієї Інструкції) тощо та опис документів, що знаходяться в ньому (додаток 7 до цієї Інструкції).

5. До матеріалів особової справи (додаток 8 до цієї Інструкції) долучаються та підшиваються: послужний список (додаток 9 до цієї Інструкції), який ведеться з урахуванням особливостей заповнення окремих розділів послужного списку (додаток 10 до цієї Інструкції); Військова присяга; висновок про обчислення вислуги років для виплати процентної надбавки за вислугу років (додаток 11 до цієї Інструкції); висновок про обчислення безперервного стажу на шифрувальній роботі (додаток 12 до цієї Інструкції); контракт про проходження громадянами України військової служби в Держспецзв’язку відповідного виду. Форми контрактів визначені у Положенні про проходження військової служби (навчання) військовослужбовцями Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, затвердженому Указом Президента України від 31 липня 2015 року № 463.

Матеріали особової справи окремим томом вносяться до опису документів додатка № 3, архівно-довідкові матеріали.

6. До додатка № 1, матеріалів вивчення кандидата на військову службу (додаток 13 до цієї Інструкції) долучаються та підшиваються матеріали вивчення кандидата на військову службу за контрактом в Держспецзв’язку: заява (рапорт) про прийняття на військову службу за контрактом в Держспецзв’язку; анкета (додаток 14 до цієї Інструкції); автобіографія (додаток 15 до цієї Інструкції); копії військово-облікових документів; копію документа, що підтверджує рівень володіння державною мовою; довідки про вивчення кандидата; матеріали, що характеризують кандидата; довідки (висновки) за результатами проходження медичного огляду та професійно-психологічного відбору; згода кандидата на обробку персональних даних, інші матеріали, що одержані під час вивчення кандидата; попередження (додаток 16 до цієї Інструкції), інші листи ознайомлення з нормами актів законодавства; висновок про прийняття на військову службу за контрактом та витяг з наказу про це.

7. До додатка № 2, матеріалів щодо військовослужбовця, що характеризують його в період проходження військової служби (додаток 17 до цієї Інструкції) долучаються та підшиваються: характеристики, інші документи, що його характеризують; подання до призначення; атестаційні листи; подання до присвоєння (пониження або поновлення) військового звання; подання до нагороджень; копії документів про нагородження відзнаками та нагородами Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших державних органів; рапорти про притягнення до дисциплінарної відповідальності; матеріали вивчення військовослужбовця у зв’язку з виїздом у довгострокове відрядження; документальні матеріали щодо підготовки, здобуття ступеня вищої освіти, підвищення кваліфікації; матеріали щодо зарахування у резерв офіцерського складу для призначення на вищі посади; рапорти; довідки ВЛК (інші довідки про стан здоров’я); висновки про результати службових розслідувань; вироки, постанови (ухвали) судів; матеріали щодо звільнення військовослужбовця з військової служби; ідентифікаційний жетон.

8. До додатка № 3, архівно-довідкових матеріалів (додаток 18 до цієї Інструкції) долучаються та підшиваються: копії особистих документів; листи підтвердження військової служби, служби за контрактом, роботи, що дають право на обчислення вислуги років на пенсію на пільгових умовах відповідно до законодавства; попередні послужні списки; інші архівно-довідкові матеріали.

9. До додатка № 4, матеріалів спеціальної перевірки, матеріалів перевірки, що передбачені Законом України "Про очищення влади" (додаток 19 до цієї Інструкції) долучаються та підшиваються: згода на проведення спеціальної перевірки відомостей щодо особи, яка претендує на зайняття посади, пов’язаної із виконанням функцій держави (далі - спеціальна перевірка); матеріали спеціальної перевірки, довідка про результати спеціальної перевірки; заява з повідомленням про те, що до особи не застосовуються або застосовуються заборони, визначені Законом України "Про очищення влади", та про згоду на проходження перевірки, згоду на оприлюднення відомостей щодо нього відповідно до цього Закону, матеріали перевірки достовірності відповідних відомостей щодо застосування заборон, передбачених цим Законом; довідка про результати перевірки (далі - матеріали перевірки, що передбачені Законом України "Про очищення влади").

10. Додаток № 4, матеріали спеціальної перевірки, матеріали перевірки, що передбачені Законом України "Про очищення влади", а також матеріали особових справ державних службовців або працівників, які працювали в Держспецзв’язку до прийняття на військову службу за контрактом, долучаються до особової справи окремими томами і вносяться до опису документів додатка № 3, архівно-довідкові матеріали.

11. До особової справи можуть долучатися інші документи, якщо вони передбачені законодавчими актами.

1. Особові справи державних службовців ведуться та зберігаються відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22 березня 2016 року № 64, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 року за № 567/28697 (далі - Порядок № 64-2016).

2. Особова справа державного службовця знаходиться у спеціально призначеній для цього папці розміром 225 x 330 x 60 мм.

3. Крім визначених у пункті 2 розділу II Порядку № 64-2016 документів, до особової справи державного службовця долучаються та підшиваються:

згода на обробку персональних даних;

попередження, інші листи ознайомлення з нормами законодавчих актів;

копії військово-облікових документів;

висновок про обчислення стажу державної служби, який дає право на одержання щомісячної надбавки за вислугу років (додаток 20 до цієї Інструкції);

довідка Пенсійного фонду України (дані про трудовий та страховий стаж);

копію документа, що підтверджує рівень володіння державною мовою;

матеріали спеціальної перевірки, матеріали перевірки, що передбачені Законом України "Про очищення влади" (додаток 21 до цієї Інструкції);

інші документи, що містять відомості про державного службовця.

Матеріали спеціальної перевірки, матеріали перевірки, що передбачені Законом України "Про очищення влади", до особової справи не підшиваються, а вносяться до опису документів окремим томом.

4. До особової справи державного службовця можуть долучатися інші документи, якщо вони передбачені законодавчими актами. Також з метою єдиного підходу до обліку особового складу Держспецзв’язку до особової справи долучається кольорова фотокартка особи розміром 9 x 12 см. Відстань між підборіддям і переніссям - 22-24 мм. На звороті фотокартки кульковою або чорнильною ручкою записуються прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності) особи, дата фотографування, записи засвідчуються підписом співробітника підрозділу кадрової роботи, який веде особову справу, та скріплюються печаткою із зображенням Державного Герба України (в Адміністрації Держспецзв’язку - печаткою ДКП)

Фотокартка робиться у цивільному одязі: для чоловіків - темний піджак і краватка, сорочка світлого кольору, для жінок - темний жакет, блуза або гольф світлого кольору. Фотокартки державних службовців підлягають заміні кожні 5 років.

1. Особова справа працівника знаходиться у спеціально призначеній для цього папці розміром 225 x 330 x 60 мм.

2. До особової справи працівника долучаються та підшиваються:

опис документів особової справи;

відомості про роботу (додаток 22 до цієї Інструкції);

відомості про нагороди та заохочення особи, дисциплінарні стягнення (додаток 23 до цієї Інструкції);

заява про прийняття на роботу;

анкета;

автобіографія;

довідки (висновки) медичного обстеження;

копії військово-облікових документів;

згода на обробку персональних даних;

копії особистих документів;

довідка Пенсійного фонду України (дані про трудовий та страховий стаж);

висновок про прийняття на роботу;

трудовий договір;

витяг з наказу про прийняття на роботу;

попередження, інші листи ознайомлення з нормами актів законодавства;

у разі потреби висновки про обчислення стажу роботи, який дає право на одержання щомісячної надбавки за вислугу років (додаток 24 до цієї Інструкції);

висновки про обчислення безперервного стажу на шифрувальній роботі (додаток 25 до цієї Інструкції);

матеріали спеціальної перевірки, матеріали перевірки, що передбачені Законом України "Про очищення влади" (у разі їх проведення);

інші документи, що містять відомості про працівника.

Матеріали спеціальної перевірки, матеріали перевірки, що передбачені Законом України "Про очищення влади" до особової справи не підшиваються, а вносяться до опису документів окремим томом.

3. До особової справи можуть долучатися інші документи, що передбачені законодавчими актами. Також з метою єдиного підходу до обліку особового складу Держспецзв’язку до особової справи працівника долучається кольорова фотокартка особи розміром 9 x 12 см. Відстань між підборіддям і переніссям - 22-24 мм. На звороті фотокартки кульковою або чорнильною ручкою записуються прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності) особи, дата фотографування, записи засвідчуються підписом співробітника підрозділу кадрової роботи, який веде особову справу, та скріплюються печаткою із зображенням Державного Герба України (в Адміністрації Держспецзв’язку - печаткою ДКП)

Фотокартка робиться у цивільному одязі: для чоловіків - темний піджак і краватка, сорочка світлого кольору, для жінок - темний жакет, блуза або гольф світлого кольору. Фотокартки працівників підлягають заміні кожні 5 років.

1. Документи, що долучаються та підшиваються до особової справи, нумеруються і вносяться до описів співробітником підрозділу кадрової роботи.

2. Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована в Журналі обліку особових справ (додаток 26 до цієї Інструкції) у десятиденний строк після видання наказу про прийняття на військову службу (роботу) та призначення на посаду особи. Реєстраційний номер проставляється на лицьовому боці обкладинки особової справи.

3. Одночасно з реєстрацією особової справи на неї оформляється контрольна картка (додаток 27 до цієї Інструкції), яка зберігається в особовій справі і призначена для видачі, контролю за поверненням особової справи, відображення інформації хто, коли, на який строк одержував особову справу та алфавітна картка особової справи (додаток 28 до цієї Інструкції).

4. На військовослужбовців Держспецзв’язку, звільнених з військової служби і прийнятих у Держспецзв’язку на посади державних службовців або працівників, нові особові справи не формуються. Документи, що підготовлені в процесі їх оформлення на державну службу, роботу, долучаються до додатка № 1, матеріалів вивчення кандидата на військову службу, в хронологічному порядку. У подальшому ведення цієї особової справи здійснюється у порядку, визначеному главами 3, 4 цього розділу.

5. У ДКП організовується зберігання:

особових справ керівників підрозділів Держспецзв’язку (крім підрозділів УФЗ Держспецзв’язку), особового складу структурних підрозділів Адміністрації Держспецзв’язку, керівників підрозділів кадрової роботи;

карток особового обліку особового складу Держспецзв’язку (крім курсантів закладу освіти Держспецзв’язку);

штатно-посадових книг структурних підрозділів Адміністрації Держспецзв’язку;

особових карток П-2 працівників Адміністрації Держспецзв’язку;

трудових книжок державних службовців та працівників Адміністрації Держспецзв’язку.

6. У територіальних органах Адміністрації Держспецзв’язку, ГУУФЗ Держспецзв’язку, підрозділах УФЗ Держспецзв’язку, територіальних підрозділах, закладах та установах Держспецзв’язку організовується зберігання облікових документів особового складу цих органів, підрозділів, закладів та установ, крім особових справ керівників підрозділів Держспецзв’язку та керівників підрозділів кадрової роботи. Особові справи керівників підрозділів УФЗ Держспецзв’язку та їх заступників зберігаються в ГУУФЗ Держспецзв’язку.

7. Особові справи повинні зберігатися в окремих, відповідно обладнаних приміщеннях, які придатні для зберігання документів і забезпечують їх збереження. Порядок допуску у ці приміщення посадових осіб визначається: в Адміністрації Держспецзв’язку - директором ДКП, в інших підрозділах Держспецзв’язку - їх керівниками.

8. В Адміністрації Держспецзв’язку особові справи Голови Держспецзв’язку та його заступників, а також особові справи особового складу ДКП зберігаються окремо від інших особових справ. Порядок доступу до них визначає директор ДКП.

В інших підрозділах Держспецзв’язку особові справи заступників керівників цих підрозділів та співробітників підрозділів кадрової роботи зберігаються окремо від інших особових справ. Порядок доступу до них визначає керівник підрозділу Держспецзв’язку.

9. Особові справи видаються співробітникам підрозділів кадрової роботи тільки на особовий склад функціонально закріплених за ними підрозділів на строк не більше ніж 10 діб. Одержані особові справи зберігаються в закріплених за співробітниками сховищах. Про дату видачі та повернення особових справ робляться відповідні записи в контрольній картці.

10. Зберігання, ознайомлення та робота з особовими справами проводяться виключно у приміщеннях підрозділів кадрової роботи.

11. Одержані особові справи (матеріали особових справ), що були сформовані при проходженні особами військової служби, служби, роботи до прийняття на службу (роботу) до Держспецзв’язку, а також при перебуванні в запасі, оформлюються співробітниками підрозділів кадрової роботи відповідно до актів законодавства та долучаються до особових справ окремими томами і вносяться: в особових справах військовослужбовців - до опису документів додатка № 3, архівно-довідкові матеріали; в особових справах державних службовців та інших працівників - до загального опису документів. За наявності другого примірника таких особових справ (матеріалів особових справ) їх знищують у встановленому порядку.

12. Зміни, що відбулися в облікових даних особового складу, вносяться до особових справ після одержання наказів (витягів з наказів), копій документів.

У разі зміни прізвища, власного імені або по батькові (за наявності) у колонці 2 журналу обліку особових справ попередній запис закреслюється однією горизонтальною лінією і над ним записується нове прізвище, власне ім’я по батькові (за наявності) та у колонці 4 цього журналу робиться запис з посиланням на реквізити наказу, в якому зазначені ці зміни.

1. Особові справи пересилаються виключно за супровідними листами із зазначенням причин пересилання.

2. При переведенні особового складу Держспецзв’язку для подальшого проходження служби (роботи) з одного підрозділу Держспецзв’язку до іншого особові справи пересилаються підрозділами кадрової роботи протягом 15 діб після одержання відповідного наказу (витягу з наказу) про призначення.

3. При переведенні особового складу Держспецзв’язку для подальшого проходження служби (роботи) до Служби безпеки України, Служби зовнішньої розвідки України, Управління державної охорони України особові справи пересилаються до цих державних органів.

4. Особові справи військовослужбовців, звільнених з військової служби і прийнятих на державну службу, роботу, звільнених з роботи державних службовців та інших працівників і прийнятих на військову службу за контрактом до підрозділів Держспецзв’язку, пересилаються після одержання відповідних письмових запитів.

5. При знятті особової справи з обліку (в разі переведення особового складу Держспецзв’язку до іншого підрозділу Держспецзв’язку; звільнення зі служби (роботи); виключення зі списків особового складу у зв’язку зі смертю, обвинувальним вироком суду, що набрав законної сили) в журналі обліку особових справ та алфавітній картці особової справи зазначається у зв’язку з чим, куди надіслана особова справа, дата та реєстраційний номер супровідного листа. При цьому алфавітна картка особової справи зберігається в підрозділі кадрової роботи впродовж трьох років.

6. При звільненні військовослужбовців Держспецзв’язку в запас Збройних Сил України на них формуються скорочені особові справи, які надсилаються до відповідних територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки.

Скорочені особові справи повинні містити такі документи:

фотокартка за розміром, формою, що оформлена відповідно до пункту 4 глави 2 розділу II;

послужний список;

автобіографія та службова характеристика (без розкриття характеру робіт, що виконувалися під час проходження військової служби за контрактом (проходження служби на посадах осіб рядового і (або) начальницького складу) в Держспецзв’язку);

довідка ВЛК про стан здоров’я (у разі звільнення в запас Збройних Сил України за станом здоров’я);

витяг з наказу про звільнення в запас Збройних Сил України.

У послужному списку записуються підстави до звільнення, у тому числі стаття Закону України "Про військовий обов’язок і військову службу", право на носіння військової форми одягу, вислуга років у календарному та пільговому обчисленнях, територіальний центр комплектування та соціальної підтримки, куди підлягає направленню для зарахування на військовий облік, реквізити наказу про виключення зі списків особового складу та дата виключення зі списків особового складу.

Послужний список засвідчується печаткою із зображенням Державного Герба України.

7. Особові справи особового складу Держспецзв’язку, звільненого зі служби (роботи) в Держспецзв’язку, а також переведеного для подальшого проходження служби (роботи) до Збройних Сил України інших утворених відповідно до Законів військових формувань (за винятком Служби безпеки України, Служби зовнішньої розвідки України та Управління державної охорони України), передаються (пересилаються) до Галузевого державного архіву Держспецзв’язку для подальшого зберігання.

8. У випадках, зазначених у пунктах 2-4 цієї глави, при підготовці особових справ до пересилання після останніх записів кожного з описів документів особових справ та конвертів для зберігання документів співробітники підрозділів кадрової роботи вносять підсумкові записи, в яких цифрами та словами зазначають кількість підшитих документів, загальну кількість аркушів документів, кількість аркушів описів документів, кількість вкладень у конвертах. Записи засвідчуються підписом співробітника підрозділу кадрової роботи та скріплюються печаткою "Для пакетів". У розділі 8 послужного списку робляться відповідні записи про призначення, переведення, звільнення та у випадках, зазначених у пунктах 3, 4 цієї глави, ці записи засвідчуються підписом керівника підрозділу (в Адміністрації Держспецзв’язку - директора ДКП) та скріплюються печаткою із зображенням Державного Герба України.

1. Картки особового обліку ведуться на всіх військовослужбовців Держспецзв’язку (крім курсантів закладу освіти Держспецзв’язку).

На працівників у підрозділах Держспецзв’язку ведуться особові картки П-2 та заводиться один примірник картки особового обліку, який надсилається до Адміністрації Держспецзв’язку.

Картки особового обліку повинні зберігатися в окремих, відповідно обладнаних приміщеннях, які придатні для зберігання документів і забезпечують їх збереження.

2. Картка особового обліку (особова картка П-2) повинна бути заведена у десятиденний строк після видання наказу про прийняття на військову службу за контрактом (роботу) та призначення на посаду особи. Картка особового обліку (особова картка П-2) заповнюється співробітником підрозділу кадрової роботи на підставі інформації, що міститься в особовій справі.

Картка особового обліку на війковослужбовця заповнюється в двох примірниках (в Адміністрації Держспецзв’язку - в одному примірнику). Один примірник надсилається до ДКП, а другий залишається в територіальному органі Адміністрації Держспецзв’язку, ГУУФЗ Держспецзв’язку, підрозділі УФЗ Держспецзв’язку, територіальному підрозділі, закладі чи установі Держспецзв’язку. На випускників закладу освіти Держспецзв’язку картки особового обліку заповнюються співробітниками підрозділів кадрової роботи тих підрозділів Держспецзв’язку, до яких направлені випускники для подальшого проходження військової служби.

3. Зміни, що відбулися в облікових даних особового складу, вносяться до карток особового обліку та особових карток П-2 після отримання наказів або витягів з них, копій документів, повідомлень про зміни в облікових даних.

4. У разі переміщення особового складу з одного підрозділу Держспецзв’язку до іншого їх картки особового обліку та особові картки П-2 пересилаються разом з особовими справами. Картки особового обліку особового складу, що переміщуються з Адміністрації Держспецзв’язку до інших підрозділів Держспецзв’язку, залишаються в ДКП.

5. Картки особового обліку та особові картки П-2 співробітникам підрозділів кадрової роботи видаються не більше як на 10 діб із підписом у картці заміщення (додаток 29 до цієї Інструкції) на одержану картку особового обліку, яка на цей період зберігається в картотеці на місці виданої картки.

1. Для внесення змін до облікових документів особового складу підрозділи кадрової роботи надсилають до ДКП:

витяги з наказів (копії наказів) про прийняття на службу (роботу), призначення на посади, переміщення по службі, про заохочення, дисциплінарні стягнення та їх зняття, звільнення, виключення зі списків особового складу - протягом 3 днів з дня видання наказу;

один примірник картки особового обліку - у 10-денний строк після прийняття на службу (роботу) та призначення на посаду;

2. Повідомлення про зміни в облікових даних особового складу - щокварталу до 25 числа останнього місяця кварталу згідно з додатком 30 до цієї Інструкції.

1. Усім військовослужбовцям Держспецзв’язку видаються ідентифікаційні жетони, виготовлені з металу. На ідентифікаційному жетоні гравіруються цифри, які збігаються з реєстраційним номером облікової картки платника податків, що присвоюється громадянину України (далі - особистий номер), та надпис "Держспецзв’язку". Зразок ідентифікаційного жетона військовослужбовця Держспецзв’язку наведено в додатку 31 до цієї Інструкції.

Для військовослужбовця, який через свої релігійні переконання відмовився від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, особистий номер формується за серією (за наявності) і номером паспорта громадянина України (за наявності у паспорті відмітки контролюючого органу про право здійснювати будь-які платежі за серією (за наявності) і номером паспорта), який особа має на дату її прийняття на військову службу в Держспецзв’язку. Якщо паспорт громадянина буде замінений, особистий номер залишається без змін.

Особистий номер зберігається за військовослужбовцем на весь час перебування на військовій службі у Держспецзв’язку.

Ідентифікаційний жетон свідчить про належність військовослужбовця до особового складу Держспецзв’язку.

2. Особистий номер зазначається в облікових документах військовослужбовців та у наказах по особовому складу, про заохочення, про стягнення, про відпустки та про відрядження.

3. Ідентифікаційні жетони видаються підрозділами кадрової роботи військовослужбовцям, які прийняті на військову службу за контрактом у Держспецзв’язку.

Ідентифікаційний жетон військовослужбовець повинен зберігати при собі. У разі втрати ідентифікаційного жетона військовослужбовець зобов’язаний негайно доповісти по команді керівнику підрозділу Держспецзв’язку, в якому проходить військову службу (в Адміністрації Держспецзв’язку - керівнику структурного підрозділу), та поінформувати підрозділ кадрової роботи цього підрозділу Держспецзв’язку (в Адміністрації Держспецзв’язку - ДКП).

4. У разі виключення військовослужбовця зі списків особового складу Держспецзв’язку ідентифікаційний жетон здається разом із посвідченням до підрозділу кадрової роботи, за останнім місцем служби, про що робиться відмітка в обхідному листі. У випадку смерті/загибелі військовослужбовця його ідентифікаційний жетон здає безпосередній керівник.

Зазначений ідентифікаційний жетон підшивається у кінці додатка № 2, матеріалів щодо військовослужбовця, що характеризують його в період проходження військової служби, особової справи та заноситься до опису цього додатка.

5. Ідентифікаційні жетони виготовляються Департаментом забезпечення Держспецзв’язку на замовлення підрозділів Держспецзв’язку, що формується на підставі заявок на виготовлення ідентифікаційних жетонів військовослужбовців (додаток 32 до цієї Інструкції). Зазначені заявки готуються підрозділами кадрової роботи підрозділів Держспецзв’язку в десятиденний строк після видання наказу про прийняття особи на військову службу. Виготовлені ідентифікаційні жетони передаються в установленому порядку на баланс підрозділів Держспецзв’язку Департаментом забезпечення Держспецзв’язку.

6. Виготовлені ідентифікаційні жетони у підрозділах Держспецзв’язку обліковуються та видаються підрозділами кадрової роботи за Журналом обліку та видачі ідентифікаційних жетонів військовослужбовців (додаток 33 до цієї Інструкції).

7. Військовослужбовець, отримавши ідентифікаційний жетон, ставить підпис унизу першої сторінки послужного списку особової справи із зазначенням дати отримання.

8. Контроль за наявністю ідентифікаційних жетонів у військовослужбовців покладається на керівників підрозділів Держспецзв’язку (в Адміністрації Держспецзв’язку - керівників структурних підрозділів).

9. За фактом втрати (пошкодження) ідентифікаційного жетона проводиться службове розслідування, матеріали якого в установленому порядку передаються до підрозділу кадрової роботи.

На підставі висновку, складеного за результатами службового розслідування, виготовляється дублікат жетона з тим самим особистим номером за поданою в установленому порядку заявкою на виготовлення ідентифікаційних жетонів у спосіб, визначений пунктом 5 цієї глави.

1. Накази по особовому складу є основними документами, які визначають службове становище військовослужбовців та працівників. Вони видаються посадовими особами, яким надано відповідні повноваження.

2. Наказами по особовому складу оформлюються такі зміни в службовому становищі військовослужбовців:

прийняття на військову службу;

укладення контракту, продовження військової служби за новим контрактом;

присвоєння військового звання, пониження і поновлення у військовому званні;

призупинення та продовження строку військової служби та дії контракту;

призначення на посади, зарахування в розпорядження;

направлення у довгострокове відрядження;

переведення до інших військових формувань, утворених відповідно до Законів, з виключенням їх зі списків особового складу Держспецзв’язку;

відрядження до державних органів, установ і організацій із залишенням на військовій службі;

залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі;

звільнення з військової служби;

зарахування до закладу освіти Держспецзв’язку, закінчення закладу освіти Держспецзв’язку;

зміна прізвища, імені, по батькові (за наявності);

виключення зі списків особового складу Держспецзв’язку.

Крім цього наказами по особовому складу встановлюються розміри посадового окладу, щомісячних та одноразових додаткових видів грошового забезпечення військовослужбовців.

3. Наказами по особовому складу також регулюються трудові відносини працівників:

прийняття на державну службу (роботу);

призначення на посади;

встановлення посадового окладу;

присвоєння рангів (розрядів);

переведення на іншу посаду, або до іншого державного органу;

преміювання;

надбавки, доплати, матеріальні (грошові) допомоги;

припинення державної служби (звільнення).

1. Облік особового складу в особливий період ведеться в порядку, установленому на мирний час, та з урахуванням особливостей, викладених у цьому розділі.

2. Для обліку особового складу в особливий період ведуться, за винятком випадків, що зазначені у пункті 3 цієї глави, такі облікові документи:

на особовий склад, який проходить військову службу у підрозділах Держспецзв’язку,- облікові документи, що велись у мирний час;

на особовий склад, який призваний на військову службу із запасу під час мобілізації, на особливий період,- особові справи та послужні картки, отримані з територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки та картки особового обліку, які заводяться підрозділами кадрової роботи підрозділу Держспецзв’язку.

3. З настанням особливого періоду підрозділи Держспецзв’язку передають в установленому порядку до Галузевого державного архіву Держспецзв’язку для подальшого архівного зберігання особові справи особового складу Держспецзв’язку, звільненого з військової служби (роботи) в Держспецзв’язку, а також переведеного до інших військових формувань, утворених відповідно до законів, з виключенням їх зі списків особового складу Держспецзв’язку, незалежно від строку їх зберігання у підрозділі Держспецзв’язку.

4. Облік військовослужбовців Держспецзв’язку, які беруть безпосередню участь у бойових діях або забезпечують здійснення заходів з національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії, перебуваючи безпосередньо в районах у період здійснення зазначених заходів ведеться підрозділами Держспецзв’язку, а в Адміністрації Держспецзв’язку Департаментом кадрової роботи та управління персоналом Адміністрації Держспецзв’язку в Журналі реєстрації військовослужбовців Держспецзв’язку, які безпосередньо приймали участь у бойових діях або забезпечували здійснення заходів з національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії, перебуваючи безпосередньо в районах у період здійснення зазначених заходів (додаток 34 до цієї Інструкції).

1. Особовий склад, який безповоротно вибув зі структурних підрозділів Адміністрації Держспецзв’язку, підрозділів Держспецзв’язку внаслідок загибелі (смерті), полону, зникнення безвісти та з інших причин, становить безповоротні втрати особового складу, що поділяються на бойові та небойові.

2. До бойових безповоротних втрат належать особи, які:

загинули під час виконання бойових завдань;

загинули від застосування противником зброї масового ураження й інших видів зброї, незалежно від місця загибелі;

померли внаслідок поранення, контузії, каліцтва під час бойової обстановки, перебування в полоні (у заручниках) або інтернування незалежно від місця смерті;

померли від хвороби та з інших причин, пов’язаних з участю в бойових діях;

безвісно відсутні;

потрапили до полону;

загинули (померли) унаслідок подій і нещасних випадків, пов’язаних із виконанням завдань за призначенням в ході бойових дій і в тилу (аварії літаків, автомашин та іншої бойової техніки, аварії (катастрофи) на залізниці, вибухи мін, виконання рятувальних робіт тощо).

3. До небойових безповоротних втрат належать особи, які:

померли в закладах охорони здоров’я через хворобу та з інших причин, не пов’язаних з участю в бойових діях;

покінчили життя самогубством;

загинули (померли) від необережного поводження зі зброєю, в аваріях, катастрофах та інших випадках, не пов’язаних із виконанням завдань за призначенням.