Відповідно до статті 40 Конституції України,статті 5 закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" та з метою поліпшення умов реалізації конституційного права громадян на особисте звернення до Бюро економічної безпеки України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок розгляду звернень громадян та організації особистого прийому громадян у Бюро економічної безпеки України, що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Бюро економічної безпеки України забезпечити ознайомлення всіх працівників із вимогами цього наказу.

3. Організаційно-розпорядчому управлінню подати цей наказ на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України у встановленому законодавством порядку.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Цей Порядок визначає порядок приймання, реєстрації, розгляду звернень громадян, здійснення контролю за результатами їх розгляду, а також основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у БЕБ.

2. Цей Порядок розроблено відповідно до Конституції України, Законів України "Про Бюро економічної безпеки України", "Про звернення громадян", "Про захист персональних даних", "Про державну службу", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", процесуального законодавства, інших нормативно-правових актів з питань роботи зі зверненнями громадян.

3. Розгляд звернень громадян та проведення особистого прийому громадян у БЕБ здійснюються на принципах законності, об'єктивності, всебічності, неупередженості, своєчасності, недопущення дискримінації за будь-якими ознаками, заборони переслідування за подання звернення.

4. У роботі з письмовими та усними зверненнями громадян забезпечується кваліфікований, неупереджений, об'єктивний і своєчасний розгляд звернень громадян з метою оперативного розв'язання порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням, повною мірою реалізуючи при цьому визначені законодавством повноваження БЕБ.

5. Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства.

6. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

7. Контроль за дотриманням законодавства про звернення громадян у БЕБ здійснює Директор БЕБ або визначений ним один із заступників.

8. Організація діловодства у БЕБ за зверненнями громадян покладається на структурний підрозділ БЕБ, відповідальний за розгляд звернень громадян.

Відповідальний структурний підрозділ БЕБ забезпечує:

організацію діловодства за зверненнями громадян;

контроль за дотриманням строків розгляду звернень;

організацію особистого прийому громадян, які звернулись до БЕБ;

надання роз'яснень у межах повноважень;

надання методичної допомоги структурним підрозділам БЕБ з питань звернень громадян.

9. Контроль за змістом, якістю підготовки, оформленням на належному рівні документів, дотриманням строків розгляду звернень громадян покладається на керівника самостійного структурного підрозділу БЕБ, якому доручено розгляд звернень.

10. Додержання вимог цього Порядку є обов'язковим для всіх самостійних структурних підрозділів БЕБ.

11. Не допускається розголошення відомостей, одержаних зі звернень, про особисте життя громадян без їхньої згоди чи відомостей, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, та іншої інформації, якщо це утискає права і законні інтереси громадян. На прохання громадянина, висловлене в усній формі або зазначене в тексті звернення, не підлягають розголошенню його прізвище, місце проживання та роботи.

12. Відомості досудового розслідування надаються з дотриманням вимог кримінального процесуального законодавства.

1. Цей Порядок поширюється на звернення громадян, отримані в письмовій або усній формі.

2. Положення цього Порядку не застосовуються під час розгляду заяв і скарг громадян у порядку, встановленому Кодексом адміністративного судочинства України, кримінальним процесуальним, цивільно-процесуальним, трудовим законодавством, законодавством про захист економічної конкуренції, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про доступ до судових рішень", "Про запобігання корупції", "Про виконавче провадження".

3. Заяви і повідомлення про вчинення кримінального та/або корупційного правопорушення розглядаються у БЕБ відповідно до вимог кримінального процесуального законодавства, Закону України "Про запобігання корупції" та організаційно-розпорядчих документів БЕБ.

4. Скарги на рішення, дії чи бездіяльність детектива БЕБ під час досудового розслідування розглядаються в порядку та в межах, передбачених кримінальним процесуальним законодавством, з урахуванням рішень та висновків Конституційного Суду України.

5. Звернення осіб з питань досудового розслідування, які не є учасниками кримінального провадження, розглядаються в порядку та строки, передбачені законодавством про звернення громадян.

6. Звернення засуджених, які відбувають покарання в установах виконання покарань, розглядаються відповідно до вимог Кримінально-виконавчого кодексу України, Закону України "Про звернення громадян" та цього Порядку.

7. Звернення осіб, які не є громадянами України і на законних підставах перебувають на її території, розглядаються у тому самому порядку, що і звернення громадян України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

8. Порядок процедури розгляду звернень (запитів) громадян на інформацію, оприлюднення публічної інформації, а також відшкодування запитувачами витрат на копіювання або друк копій документів здійснюється відповідно до Законів України "Про доступ до публічної інформації", "Про захист персональних даних".

Запит на інформацію, який подано згідно із Законом України "Про доступ до публічної інформації" та який за своїм змістом поєднує предмет регулювання Закону України "Про звернення громадян" і Закону України "Про доступ до публічної інформації", розглядається у відповідних частинах у строки та порядку, передбачені відповідними Законами.

1. Звернення громадян, оформлені належним чином і подані в установленому законодавством порядку, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду.

2. Звернення громадян мають бути оформлені відповідно до статті 5 Закону України "Про звернення громадян". У зверненні обов'язково зазначаються прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), місце проживання громадянина, а також викладається суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання або вимоги. Письмове звернення має бути надруковане або написане від руки чітко й розбірливо, підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати.

3. Звернення може бути письмовим чи усним.

4. Письмові звернення надсилаються до БЕБ засобами поштового чи електронного (електронні звернення) зв'язку або подаються особисто (через уповноважену громадянином особу, повноваження якої оформлено відповідно до законодавства) під час особистого прийому, зокрема у приймальні громадян БЕБ, або залишаються у скриньці, яка розміщується у доступному для громадян місці в приміщенні БЕБ.

5. Електронні звернення надсилаються на визначені офіційні адреси електронної пошти БЕБ або шляхом заповнення електронної форми, розміщеної на офіційному вебсайті БЕБ.

6. В електронному зверненні обов'язково зазначається адреса електронної пошти, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв'язку з ним.

Застосування електронного цифрового підпису під час надсилання електронного звернення не вимагається. Електронне звернення, надіслане без використання електронного підпису, має мати вигляд сканованої копії або фотокопії звернення з підписом заявника із зазначенням дати.

Електронні звернення роздруковуються у день їх надходження, але не пізніше наступного робочого дня. У разі направлення більше п'яти аркушів додатків до електронного звернення їх передають виконавцю в електронному вигляді.

7. Усні звернення викладаються громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв'язку через телефонну "гарячу лінію" БЕБ (далі - гаряча лінія).

Усні звернення, залишені за допомогою засобів телефонного зв'язку без надання громадянином відомостей відповідно до вимог статті 5 Закону України "Про звернення громадян", вважаються анонімними.

Інформація про номер гарячої лінії та графік її роботи розміщується на офіційному вебсайті БЕБ.

8. Звернення приймаються, попередньо розглядаються і реєструються в день їх надходження, а ті, що надійшли після 17:00 або в неробочий день, - наступного після нього робочого дня.

Усі звернення, що надійшли до БЕБ, підлягають попередньому розгляду.

Попередній розгляд здійснюється з метою визначення:

належності документа до звернень громадян;

повноти дотримання вимог до звернень громадян, що визначені статтею 5 Закону України "Про звернення громадян";

ознак надходження та виду звернень громадян;

суті й стислого змісту звернень;

належності порушених питань до повноважень БЕБ;

строків розгляду звернень;

звернень громадян, які відповідно до статті 8 Закону України "Про звернення громадян" не підлягають розгляду та вирішенню.

9. За результатами попереднього розгляду щодо кожного звернення відповідальним структурним підрозділом БЕБ у межах повноважень приймається одне з таких рішень:

1) передання для розгляду керівництву БЕБ відповідно до розподілу обов'язків;

2) передання для розгляду керівникам самостійних структурних підрозділів (у випадках, визначених пунктом 5 розділу IV цього Порядку); повернення заявнику з наданням відповідних роз'яснень; припинення розгляду з повідомленням про це заявника за наявності підстав, визначених статтею 8 Закону України "Про звернення громадян".

10. У БЕБ служба діловодства під час розподілення кореспонденції, яка надійшла до БЕБ (засобами поштового, електронного зв'язку, залишена у скриньці), відокремлює таку, що потребує ведення окремого діловодства (відповідно до вимог цього Порядку визначає належність документа до звернення громадян).

Звернення невідкладно у день їх надходження передаються службою діловодства до структурного підрозділу, відповідального за розгляд звернень громадян для подальшого попереднього опрацювання, реєстрації та організації розгляду.

Документи, що надійшли на реєстрацію від служби діловодства до структурного підрозділу, відповідального за розгляд звернень громадян, але за результатами попереднього опрацювання не визначені як звернення, того ж дня повертаються до відділу загального діловодства та архіву для реєстрації та організації подальшого розгляду відповідно до правил ведення загального діловодства.

11. Конверти, у яких надійшли письмові звернення громадян, передаються на опрацювання разом із такими зверненнями та зберігаються у матеріалах розгляду звернень громадян до закінчення строку їх зберігання. Якщо у поштовому конверті надійшло декілька звернень від одного або кількох заявників, виготовляється копія конверта, яка додається до кожного звернення.

Конверти, що адресовані Директору БЕБ (особі, яка виконує його обов'язки), першому заступнику, заступникам Директора БЕБ та заступнику Директора БЕБ з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації, керівникам самостійних структурних підрозділів БЕБ з позначкою "Особисто", передаються на розгляд адресатам без порушення їх цілісності. Такі конверти відкриває безпосередньо адресат або особа, яка передала конверт, у присутності адресата, після чого їх повертають для подальшого попереднього опрацювання, реєстрації та організації розгляду.

12. У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання його тексту, таке звернення не реєструється в журналі реєстрації звернень громадян і складається працівником відповідального структурного підрозділу БЕБ акт про повернення документа у двох примірниках, один із яких надсилається кореспонденту, а інший зберігається у відповідальному структурному підрозділі БЕБ. Цей акт підписується його укладачем, працівником, який був присутній під час виявлення недоліків, та керівником відповідального структурного підрозділу БЕБ.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

13. Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернення за ознаками раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, віку, інвалідності, етнічного та соціального походження, громадянства, сімейного та майнового стану, місця проживання, мовними або іншими ознаками, які були, є та можуть бути дійсними або припущеними.

14. Звернення громадян, що надійшли до БЕБ, реєструються централізовано відповідальним структурним підрозділом БЕБ після їх попереднього розгляду за допомогою системи електронного документообігу або в журналі реєстрації звернень громадян (додаток 1) - у разі ведення діловодства у паперовій формі.

Для забезпечення реєстрації звернень громадян в електронній формі в автоматизованому режимі заповнюється реєстраційно-контрольна картка (далі - РКК), яка забезпечує ідентифікацію конкретного документа, здійснення контролю за дотриманням строків розгляду.

До реквізитів звернення, що вносяться до РКК, належать: прізвище, ініціали автора, адреса, дата надходження, вид звернення, категорія та соціальний стан заявника, звідки одержано, дата, індекс, форма надходження, тип звернення, ознака повторності, стислий зміст звернення, зміст і дата резолюції, прізвище автора резолюції, відповідальний виконавець, строк виконання.

Склад зазначених елементів у разі потреби може бути доповнений.

15. Під час реєстрації звернення на нижньому полі його першого аркуша праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивання, проставляється реєстраційний штамп/штрих-код, на якому зазначають найменування органу, реєстраційний індекс звернення, який щороку починається з першого номера, дату реєстрації, кількість аркушів основного документа та додатків до нього.

На вимогу громадянина, який подав звернення до БЕБ, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із відміткою про одержання із зазначенням вхідного номера та дати надходження звернення. Таку копію повертають громадянину.

16. Усі звернення, що надходять до БЕБ, класифікуються за встановленими статтею 3 Закону України "Про звернення громадян" видами: заяви (клопотання), пропозиції (зауваження), скарги.

17. За ознакою надходження звернення громадян визнаються первинними, повторними, дублетними, неодноразовими, масовими.

Первинні - звернення від окремої особи (групи осіб), яка (які) вперше звернулась (звернулись) до БЕБ з певним питанням.

Повторні - звернення, в яких:

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) із того самого питання, якщо перше не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі;

оскаржується рішення, прийняте у зв'язку з попереднім зверненням громадянина (групи осіб);

повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо із часу його надходження минув визначений законодавством строк розгляду, проте відповідь громадянину (групі осіб) не надавалась;

звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення громадянина (групи осіб).

Дублетні - звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені особою різним адресатам та надіслані ними на розгляд за належністю до БЕБ.

Неодноразові - звернення особи (групи осіб), які надійшли до БЕБ з того самого питання, що й попереднє звернення, проте на попереднє звернення відповіді ще не надано, а визначений законодавством строк його розгляду ще не закінчився.

Масові - звернення, що надходять у великій кількості від різних громадян з однаковим змістом питання.

18. Реєстраційний індекс звернення складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера звернення, зазначення повторюваності/дублетності номеру та порядкового журналу (наприклад, Б-445/1/12).

У разі надходження колективного звернення або звернення без підпису реєстраційний індекс складається з позначки "КЗ" або "БП" відповідно до порядкового номера (наприклад, КЗ-552 або БП-452).

Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг.

Датою подання електронного звернення слід вважати день його надходження на офіційну адресу електронної пошти БЕБ або відправлення заповненої на офіційному вебсайті БЕБ форми для подання електронних звернень громадян до БЕБ (додаток 2), а в разі його надходження в неробочий день і час - наступний після нього робочий день.

19. Зверненням, що надійшли на гарячу лінію, присвоюють індекс із позначкою "ГЛ" (наприклад, С-452/ГЛ).

На кожне звернення, що надійшло на гарячу лінію, складається електронна реєстраційна картка звернення із зазначенням відомостей про заявника, засобів зв'язку з ним та суті порушеного питання.

Приймання усних звернень громадян, що надходять на гарячу лінію, здійснюється відповідно до затвердженого графіка її роботи.

20. Зверненням, що подані на особистому прийомі, присвоюють індекс із позначкою "оп" (наприклад, В-334/оп), а на першому його аркуші проставляють відмітку "ОСОБИСТИЙ ПРИЙОМ".

21. Повторні звернення реєструються у тому самому порядку, що й первинні, при цьому у відповідній графі журналу роблять позначку "ПОВТОРНО" та зазначають індекс попереднього звернення, а на верхньому полі першого аркуша такого звернення проставляють штамп для позначення повторного звернення, на якому зазначають слово "ПОВТОРНО", виконавця попереднього звернення, його реєстраційний номер та дату реєстрації.

22. Дублетні звернення обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з додаванням порядкового номера, який зазначають через скісну риску (наприклад, В-335/1, В-335/2).

23. Під час реєстрації повторного, дублетного, неодноразового, масового звернення у відповідній графі РКК "Ознака повторності" зазначається позначка "Повторне", "Дублетне", "Неодноразове", "Масове".

Для повторних, дублетних, неодноразових звернень у графі РКК "Попередні звернення" здійснюється приєднання реквізитів попереднього звернення (реєстраційний індекс, дата).

1. Розгляд звернень громадян спрямовується на об'єктивне вирішення порушених авторами звернень питань, підготовку, супроводження, прийняття рішення про усунення причин і умов, які спонукають авторів скаржитись, надання відповідних роз'яснень, у тому числі за результатами вивчення та перевірки на місцях викладених у зверненнях обставин, проведення інших заходів.

2. Звернення, що надійшли від Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", скарги на дії (бездіяльність) чи рішення працівників БЕБ і такі, що містять відомості про резонансні події, які викликають інтерес у суспільства та засобів масової інформації, подають на розгляд Директору БЕБ чи особі, яка виконує його обов'язки.

Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, особи з інвалідністю, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім'ї, внутрішньо переміщені особи, одинокі матері (батьки) та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.

Звернення громадян, крім тих, що розглядає Директор БЕБ, подають на розгляд першому заступнику, заступникам Директора БЕБ та заступнику Директора БЕБ з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації відповідно до розподілу обов'язків, керівникам самостійних структурних підрозділів.

Звернення громадян, які мають установлені законодавством пільги, розглядаються першочергово.

3. Звернення громадян, розглянуті керівництвом БЕБ, повертаються з відповідною резолюцією до відповідального структурного підрозділу БЕБ, який здійснює передання документів на виконання до визначених структурних підрозділів чи окремих працівників БЕБ.

4. Відповідальний структурний підрозділ БЕБ забезпечує передання звернень громадян головному виконавцю у день їх реєстрації (отримання) або наступного робочого дня (у разі їх реєстрації (отримання) після 17:00). Передаються звернення громадян під підпис у журналі передання кореспонденції або у реєстрі передання із зазначенням дати та часу отримання.

Звернення громадян, виконавцями яких є декілька структурних підрозділів, направляється відповідальним структурним підрозділом БЕБ (сканована копія) на адресу електронної пошти керівнику самостійного структурного підрозділу або особі, відповідальній за діловодство у структурному підрозділі. Оригінал документа передається виконавцю, зазначеному в резолюції першим або біля прізвища якого проставлено позначку "осн." або "вик." (далі - головний виконавець).

5. Повторні, дублетні, неодноразові звернення передають тим структурним підрозділам, які здійснювали розгляд звернень цього громадянина. Дублетні звернення, що надходять до органу БЕБ під час розгляду основного звернення, долучають до нього.

6. Забороняється направляти скарги для розгляду тим підрозділам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються, а також тим, які не мають повноважень для їх розгляду.

7. У разі взяття за резолюцією керівництва БЕБ звернення на контроль в електронній системі документообігу або в журналі роблять відповідну відмітку, а на першому аркуші такого звернення проставляють штамп "Контроль".

8. Звернення громадян розглядаються і вирішуються у строк не більш ніж один місяць від дня їх надходження до БЕБ, враховуючи вихідні, святкові та неробочі дні, а ті, які не потребують додаткового вивчення та проведення перевірки за ними, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання.

9. Якщо протягом одного місяця вирішити порушені у зверненні громадянина питання неможливо, керівник самостійного структурного підрозділу БЕБ за вмотивованою службовою запискою виконавця встановлює необхідний для його розгляду строк, про що повідомляють особу, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.