Відповідно до Закону України "Про звернення громадян" ; Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування"; постанов Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", від 17 січня 2018 року № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності"; з метою реалізації конституційного права громадян на особисте звернення до Державної інспекції енергетичного нагляду України

1. Затвердити Порядок розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Державній інспекції енергетичного нагляду України, що додається.

2. Департаменту комунікацій забезпечити подання цього наказу в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Цей Порядок визначає процедуру приймання, реєстрації, розгляду звернень громадян, контролю за дотриманням строків їх розгляду; основні вимоги до організації і проведення особистого прийому громадян, загальні засади ведення діловодства за зверненнями громадян у Державній інспекції енергетичного нагляду України.

2. Цей Порядок розроблено відповідно до статті 40 Конституції України, Закону України "Про звернення громадян" , Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанов Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" (далі - постанова Кабінету Міністрів України № 348), від 24 вересня 2008 року № 858 "Про затвердження Класифікатора звернень громадян" (далі - Класифікатор звернень), від 24 червня 2009 року № 630 "Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади", та від 17 січня 2018 року № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності" (далі - постанова Кабінету Міністрів України № 55), інших нормативно-правових актів з питань звернень громадян.

3. Розгляд звернень і проведення особистого прийому громадян у Держенергонагляді є складовою механізму реалізації прав громадян на внесення до органів державної влади пропозицій щодо поліпшення їх діяльності, викриття недоліків у роботі та оскарження дій посадових осіб та органів державної влади.

4. Реалізація визначених законодавством повноважень Держенергонагляду передбачає забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об’єктивного і своєчасного розгляду звернень громадян з метою оперативного вирішення порушених у них питань, задоволення законних вимог громадян, поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням.

5. Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернень громадян з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

Особи, які не є громадянами України і законно знаходяться на її території, мають таке саме право на подання звернень, як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

6. Ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

7. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:

заява (клопотання) - звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією України та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо;

звернення громадян - викладені у письмовій (електронній) або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги;

пропозиція (зауваження) - звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства;

скарга - звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян, посадових осіб.

8. За ознакою надходження звернення громадян визнаються первинними, повторними, дублетними, неодноразовими, масовими.

Первинні - звернення від окремої особи (групи осіб), яка (які) вперше звернулась (звернулись) до Держенергонагляду з певним питанням.

Повторні - звернення, у яких:

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі;

оскаржується рішення, прийняте у зв’язку з попереднім зверненням громадянина (групи осіб);

повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений законодавством строк розгляду, проте відповідь громадянину (групі осіб) не надавалась;

звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення громадянина (групи осіб);

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше вирішено по суті.

Дублетні - звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені особою різним адресатам та надіслані ними на розгляд за належністю до Держенергонагляду.

Неодноразові - звернення особи (групи осіб), які надійшли до Держенергонагляду з того самого питання, що і попереднє звернення, проте на попереднє звернення відповідь ще не надана, а визначений законодавством строк його розгляду ще не закінчився.

Масові - звернення, що надходять у великій кількості від різних громадян з однаковим змістом питання.

9. Звернення може бути подане окремою особою (індивідуальне) або групою осіб (колективне).

10. Звернення може бути усним чи письмовим.

Усне звернення викладається громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку через визначені контактні центри та телефонні "гарячі лінії" і записується посадовою особою.

Подання (надсилання) звернення громадянином до Держенергонагляду передбачає його згоду на оброблення і використання персональних даних відповідно до Закону України "Про захист персональних даних" .

11. Організація діловодства за зверненнями громадян та організація особистого прийому громадян керівництвом Держенергонагляду покладається на службу діловодства Держенергонагляду (далі - Служба діловодства).

Організація діловодства за зверненнями громадян, зберігання документів у територіальних органах Держенергонагляду покладається на працівника, в посадовій інструкції якого визначені обов’язки з ведення діловодства (далі - діловод).

Відповідальність за зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, дотримання строків розгляду звернень громадян покладається на керівників структурних підрозділів, територіальних органів Держенергонагляду.

12. Відповідальність за організацію діловодства за зверненнями громадян у Держенергонагляді несе керівник Держенергонагляду.

13. Додержання вимог цього Порядку є обов’язковим для всіх структурних підрозділів, територіальних органів Держенергонагляду.

1. Письмове звернення може бути надіслане поштою, через скриньку "Для кореспонденції" або передане громадянином до Держенергонагляду особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства, а також з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення). У разі якщо заявник застосовує ненормативну лексику, вдається до образ або його звернення містить заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі, працівник, що приймає звернення, може припинити спілкування з ним.

Електронне звернення надсилається на офіційну електронну пошту Держенергонагляду або шляхом заповнення форми для подання електронних звернень громадян до Держенергонагляду (додаток 1), яка розміщена на офіційному вебсайті Держенергонагляду.

В електронному зверненні зазначається електронна поштова адреса, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування кваліфікованого електронного підпису під час надсилання електронного звернення не вимагається.

2. Діловодство за зверненнями громадян здійснюється на засадах, визначених постановою Кабінету Міністрів України № 55, з урахуванням передбачених постановою Кабінету Міністрів України № 348 особливостей для реєстрації пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг громадян та покладається на Службу діловодства.

3. Усі звернення, що надійшли до Держенергонагляду, приймаються, проходять попередній розгляд, підлягають обов’язковій класифікації відповідно до Класифікатора звернень, реєструються із встановленням строків їх виконання Службою діловодства у день їх надходження (ті, що надійшли в неробочий день та час,- наступного після нього робочого дня) в журналі реєстрації звернень громадян (додаток 2) та/або в автоматизованій інформаційній системі документообігу (далі - Система електронного документообігу).

Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на електронну адресу або дата заповнення електронної форми та її відправлення.

Звернення, адресовані територіальним органам Держенергонагляду, приймаються, проходять попередній розгляд, підлягають обов’язковій класифікації відповідно до Класифікатора звернень, реєструються із встановленням строків їх виконання діловодом у день їх надходження (ті, що надійшли в неробочий час та день,- наступного після нього робочого дня) в журналі реєстрації звернень громадян (додаток 2) та/або в Системі електронного документообігу.

4. Звернення, що надходять від державної установи "Урядовий контактний центр", розглядаються з урахуванням постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 року № 976 "Деякі питання Єдиної системи опрацювання звернень" та реєструються відповідно до вимог цього Порядку.

5. Звернення громадян в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подаються їх законними представниками.

6. Попереднє опрацювання звернень громадян у Держенергонагляді проводиться Службою діловодства, а у територіальних органах Держенергонагляду - діловодом з метою визначення:

належності документа до звернень громадян;

дотримання вимог до оформлення звернень громадян, визначених статтею 5 Закону України "Про звернення громадян" ;

ознак надходження та виду звернень громадян;

суті та стислого змісту звернень громадян.

7. Конверти (вирізки з них), у яких надійшли письмові звернення громадян зберігаються разом зі зверненнями.

8. Звернення громадян оформлюються відповідно до вимог статті 5 Закону України "Про звернення громадян" . У зверненні зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання заявника, контактні дані, викладається суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмові або електронні звернення викладаються прийнятною для обох сторін мовою, розбірливо і чітко у друкованій (письмовій) формі, підписуються заявником (групою осіб) із зазначенням дати.

Розміщена на офіційному вебсайті Держенергонагляду форма для подання електронних звернень громадян містить графи для зазначення громадянином до кого адресоване його звернення, власного прізвища, імені, по батькові, місця проживання, електронної поштової адреси (відомостей про інші засоби зв’язку з ним), викладення суті порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги, дати подання звернення.

Звернення громадян, оформлені без дотримання зазначених вимог, повертаються заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніше як через десять днів від дня їх надходження. Копія такого звернення та другий примірник роз’яснення долучаються до номенклатурної справи.

У разі відсутності додатків, зазначених у зверненні, або окремих аркушів складається акт про повернення документів (додаток 3) у двох примірниках, один з яких надсилається заявнику, а другий примірник зберігається у справі.

9. Розгляд анонімних повідомлень про корупцію здійснюється відповідно до частини п’ятої статті 53 Закону України "Про запобігання корупції" .

10. Якщо питання, порушені в одержаному зверненні не належать до компетенції Держенергонагляду, звернення в строк не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється особі, яка подала звернення, у порядку, визначеному статтею 7 Закону України "Про звернення громадян" .

11. Забороняється направляти скарги для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

12. Письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, з яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними і розгляду не підлягають.

13. Повторні звернення від одного й того самого заявника з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян" , розгляду не підлягають.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймається керівництвом Держенергонагляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

14. Якщо у повторному зверненні разом з питаннями, що вже розглядались, і на які була надана вичерпна відповідь або за якими прийнято відповідне рішення, зазначено інше питання, нові факти, звернення не є повторним і розглядається у встановленому законодавством порядку.

15. Відповідь за результатами розгляду заяв (клопотань) в обов’язковому порядку дається тим органом, який отримав ці заяви і до компетенції якого входить вирішення порушених у заявах (клопотаннях) питань, за підписом керівника або особи, яка виконує його обов’язки.

16. Кожному зверненню громадянина присвоюється відповідний реєстраційний індекс та дата реєстрації. Реєстраційний індекс звернення складається з частин, які відокремлюються одна від одної тире або дробом. За потреби реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначками.

Реєстраційний індекс має дві обов’язкові частини:

перша частина складається з початкової літери прізвища заявника, а якщо звернення колективне, індекс має містити позначку "КО";

друга частина містить порядковий номер звернення, що надійшло (наприклад: М-115, де М - початкова літера прізвища заявника, 115 - порядковий реєстраційний індекс).

Реєстрація звернень, адресованих територіальним органам, здійснюється шляхом проставляння штампа "3", в якому зазначається реєстраційний індекс звернення, наприклад: А-115-14, де А - початкова літера прізвища заявника, 115 - порядковий реєстраційний індекс, що формується під час реєстрації звернення, 14 - індекс структурної одиниці.

У разі визначення звернення на етапі попереднього розгляду анонімним перша частина реєстраційного індексу повинна містити позначку "БП".

У разі надходження повторних звернень їм надається реєстраційний індекс першого звернення, з додаванням порядкового номера, що проставляється через тире, наприклад: М-115-1, М-115-2 і долучається все попереднє листування.

Дублетні звернення обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб (наприклад: М-115/1, М-115/2, М-115/3).

17. Реєстраційний індекс і дата реєстрації зазначаються у реєстраційному штампі, що проставляється в нижньому правому куті або на іншому вільному від тексту місці першої сторінки документа, крім місця, призначеного для підшивання, та містить найменування органу, що провів реєстрацію. Реєстраційний штамп проставляється відповідними технічними засобами.

На вимогу громадянина, який подав письмове звернення до Держенергонагляду, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування органу, дати отримання документа та підпис працівника, який отримав документ, і така копія повертається громадянину.

Реєстрація звернень, що надійшли під час особистого прийому громадян, через телефонну "гарячу лінію" здійснюється на загальних підставах, визначених цим Порядком, з внесенням до журналу реєстрації звернень громадян та/або до Системи електронного документообігу, відповідної інформації про спосіб отримання документа.

1. Розгляд звернень громадян, що надійшли до Держенергонагляду від Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок війни та жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня" здійснюється під особистим контролем керівника Держенергона-гляду або його заступників.

Звернення громадян, які мають установлені законодавством пільги, розглядаються першочергово.

Розгляд звернень громадян спрямовується на об’єктивне вирішення порушених авторами звернень питань, підготовку, супроводження, прийняття рішення про усунення причин і умов, які спонукають авторів скаржитись, надання відповідних роз’яснень, у тому числі за результатами вивчення та перевірки на місцях, викладених у зверненнях обставин, проведення інших заходів.

2. Звернення громадян, оформлені належним чином і подані в установленому порядку, підлягають розгляду відповідно до положень цього Порядку.

3. Після реєстрації та перевірки наявності попереднього листування звернення передаються Службою діловодства на розгляд і резолюцію керівнику Держенергонагляду або його заступникам відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

4. Розглянуті керівником Держенергонагляду або його заступниками відповідно до розподілу функціональних обов’язків звернення повертаються з відповідною резолюцією до Служби діловодства, який того самого дня вносить інформацію стосовно виконавців до відповідного реєстраційного журналу та/або до Системи електронного документообігу і передає звернення на виконання самостійному структурному підрозділу Держенергонагляду відповідно до резолюції.

У територіальних органах Держенергонагляду резолюцію накладає керівник територіального органу або особа, яка виконує його обов’язки, після чого діловод того самого дня вносить інформацію стосовно виконавців до відповідного реєстраційного журналу та/або до Системи електронного документообігу і передає звернення на виконання.

5. Резолюція керівництва Держенергонагляду може містити доручення керівнику самостійного структурного підрозділу, територіального органу Держенергонагляду щодо підготовки проєкту відповіді на звернення або надання відповіді на звернення.

6. Підготовку та надання відповіді на звернення громадян забезпечують посадові особи, зазначені у резолюції керівництва Держенергонагляду.

Звернення громадян, виконавцями яких є декілька структурних підрозділів, передаються посадовій особі, визначеній у резолюції першою (далі - головний виконавець).

7. Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проєкту відповіді.

8. Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання пропозицій головному виконавцю. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це особу, яка надала доручення (наклала резолюцію на звернення).

9. Перед поданням проєкту відповіді на підпис керівнику Держенергонагляду або особі, яка виконує його обов’язки, а в територіальних органах Держенергонагляду - керівнику територіального органу, працівник, який підготував відповідь, зобов’язаний перевірити правильність складання та оформлення проєкту відповіді, посилань на акти законодавства, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз посадових осіб, що погоджують документ відповідно до їх компетенції, та додатків.

10. Відповідь заявнику надається на підпис разом з відповідним зверненням, інформацією співвиконавців та попереднім листуванням (за наявності).

11. Відповідь на звернення має бути вмотивованою та ґрунтуватися на нормах законодавства.

12. Відповіді про результати розгляду звернень громадян оформлюються державною мовою відповідно до Закону України "Про забезпечення функціонування української мови як державної" , якщо інше не визначено законом.

13. Відповіді на звернення громадян надсилаються на бланках Держенергонагляду, а у територіальних органах Держенергонагляду - на бланку територіального органу.

14. Відповідь на звернення повинна містити внизу останньої сторінки повідомлення про те, що персональні дані, вказані заявником у зверненні (запиті), захищаються та обробляються Держенергонаглядом відповідно до Закону України "Про захист персональних даних" (додаток 4).