Відповідно до підпункту 87 пункту 4 Положення про Міністерство закордонних справ України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30 березня 2016 року № 281, та з метою визначення єдиного порядку придбання та раціонального використання транспортних засобів, а також впорядкування видатків на їхнє утримання закордонними дипломатичними установами України,

1. Затвердити Положення про забезпечення закордонних дипломатичних установ України службовими транспортними засобами, що додається.

2. Департаменту фінансово-адміністративного менеджменту забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Державного секретаря.

1. Це Положення визначає порядок придбання, лізингу, реалізації, передачі, експлуатації та обслуговування службових транспортних засобів закордонних дипломатичних установ України (далі - ЗДУ).

2. У цьому Положенні терміни вживаються в таких значеннях:

транспортний засіб ЗДУ представницького класу - легковий транспортний засіб, призначений для транспортного забезпечення вищих посадових осіб України під час перебування з офіційним або робочим візитом, а також керівників ЗДУ, визначених в абзацах другому, четвертому - шостому пункту 3 Положення про закордонні дипломатичні установи України, затвердженого Указом Президента України від 15 березня 2021 року № 99;

транспортний засіб ЗДУ бізнес-класу - легковий транспортний засіб ЗДУ, габаритні параметри якого становлять від 4,6 метрів до 5 метрів у довжину та понад 1,7 метрів у ширину, з об’ємом двигуна від 2 літрів до 3,5 літрів потужністю від 150 кінських сил;

транспортний засіб ЗДУ середнього класу - легковий транспортний засіб ЗДУ, габаритні параметри якого становлять до 4,6 метрів у довжину і 1,7 метрів у ширину, з об’ємом двигуна від 1,2 літри до 2,4 літри потужністю до 150 кінських сил.

Терміни "мікроавтобус" і "вантажний автомобіль" для цілей цього Положення вживаються у значеннях, наведених у Правилах дорожнього руху, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 10 жовтня 2001 року № 1306.

3. Забезпечення ЗДУ службовими транспортними засобами здійснюється відповідно до граничних лімітів службових транспортних засобів (далі - Граничні ліміти) в межах затверджених бюджетних асигнувань на утримання ЗДУ. Граничний ліміт службових транспортних засобів - це необхідна максимальна кількість транспортних засобів для забезпечення функціонування ЗДУ.

Граничні ліміти встановлюються, виходячи із штатної чисельності ЗДУ, рівня безпеки, розгалуженості мережі громадського транспорту, обсягу завдань ЗДУ та специфіки держав перебування.

Граничні ліміти затверджуються наказом Державного секретаря МЗС.

Структурний підрозділ апарату МЗС, до функцій якого належать питання забезпечення ЗДУ транспортними засобами, кожного року розробляє пропозиції щодо перегляду Граничних лімітів, подає їх на затвердження Державному секретареві МЗС та доводить до відома ЗДУ.

4. Граничні ліміти переглядаються протягом бюджетного року за умови відповідного обґрунтування (специфіка діяльності ЗДУ в державі перебування, зміна штатної чисельності ЗДУ тощо) та наявності кошторисних асигнувань на зазначену мету.

5. Придбання, лізинг й утримання службових транспортних засобів понад затверджені Граничні ліміти не допускається.

6. Наказом ЗДУ визначається особа, відповідальна за дотримання порядку експлуатації транспортних засобів ЗДУ та здійснення контролю їхнього технічного стану (далі - Відповідальна особа).

7. Відповідальна особа здійснює контроль за: технічним станом транспортних засобів ЗДУ, використанням пального транспортними засобами ЗДУ, своєчасним проведенням планового технічного обслуговування транспортних засобів ЗДУ, відповідністю показників пробігу транспортних засобів за одометром до звітів, наданих працівниками.

8. Відповідно до технічних характеристик транспортного засобу та з урахуванням кліматичних умов країни його експлуатації наказом керівника ЗДУ встановлюється норма витрат пального (величина витрат пального в змішаному режимі експлуатації транспортного засобу) на 100 км пробігу транспортного засобу.

Норми витрат пального для транспортних засобів ЗДУ встановлюються:

для бензинових, дизельних транспортних засобів та транспортних засобів, що працюють на зрідженому (скрапленому) нафтовому газі,- у літрах на 100 км пробігу (л/100 км);

для транспортних засобів, що працюють на стисненому природному газі,- у кубічних метрах на 100 км (м-3/100 км);

для транспортних засобів, що працюють на електроенергії,- у кіловатах на 100 км (кВт/100 км).

Документи, на підставі яких визначено норму витрат пального (величину витрат пального в змішаному режимі експлуатації транспортного засобу), є невід’ємним додатком до наказу ЗДУ.

9. На виконання цього Положення, у разі використання в державі перебування англійської системи мір, для зручності розрахунків, дозволяється перерахунок метричної системи мір в англійську.

10. ЗДУ подають до відповідного структурного підрозділу апарату МЗС Зведений звіт по транспортним засобам станом на відповідний період (додаток 1) двічі на рік, за шість місяців поточного року та за попередній бюджетний рік у строк до 20 числа місяця наступного за звітним періодом.

Такий звіт готується Відповідальною особою на підставі Зведених звітів про використання пального за відповідний період (додаток 2) (далі - Зведений звіт) та Експлуатаційних карток транспортних засобів (додаток 3). Співробітник, що забезпечує фінансову діяльність установи, погоджує відповідність внесених Відповідальною особою показників.

11. Загальний контроль за дотриманням цього Положення здійснюється керівником ЗДУ.

1. Придбання, лізинг, реалізація та передача транспортних засобів ЗДУ здійснюються на підставі дозволу МЗС, що надається ЗДУ у кожному окремому випадку у межах Граничних лімітів. ЗДУ здійснюють витрати на придбання транспортних засобів за наявності об’єктивних потреб в оновленні автопарку ЗДУ та за наявності бюджетних асигнувань на зазначену мету в кошторисі ЗДУ.

Граничну вартість та клас нових транспортних засобів залежно від категорії ЗДУ наведено у додатку 4 до цього Положення.

З метою належного забезпечення протокольних функцій (офіційні та робочі візити делегацій України) транспортні засоби представницького класу повинні бути класичних кольорів, які є загальноприйнятими для транспортних засобів зазначеного класу в державі перебування.

Не допускається утримання ЗДУ більше одного транспортного засобу представницького класу.

2. Строк корисного використання транспортних засобів з об’ємом двигуна до 2500 см. куб. складає 7 років.

Строк корисного використання транспортних засобів з об’ємом двигуна понад 2500 см. куб. складає 10 років.

У разі наявності об’єктивних причин, пов’язаних із законодавством держави перебування, умовами експлуатації та технічним станом транспортного засобу, а також з урахуванням вартості видатків, пов’язаних з його утриманням, може бути прийняте рішення щодо реалізації транспортних засобів раніше встановленого строку експлуатації.

У разі реалізації транспортного засобу раніше встановленого строку експлуатації, його реалізація здійснюється за ціною не меншою ніж залишкова вартість такого транспортного засобу.

3. Придбання нових транспортних засобів здійснюється за найменшою ціновою пропозицією шляхом порівняння не менше трьох варіантів рівнозначних за класом та комплектацією транспортних засобів та аналізу основних показників: вартість, умови оплати, гарантійне та післягарантійне технічне обслуговування.

Реалізація службових транспортних засобів, які були в експлуатації у ЗДУ, здійснюється за найбільшою ціновою пропозицією шляхом порівняння не менше трьох можливих варіантів реалізації транспортного засобу.

У разі необхідності сплати, під час реалізації транспортних засобів, митних (або інших) податків та зборів, ЗДУ, після надсилання МЗС листа з попередньою згодою щодо реалізації транспортного засобу, з метою уникнення додаткових витрат, має поширити інформацію, шляхом розсилки через інтернет мережу або в інший спосіб прийнятний в країні перебування про характеристики та ціну транспортного засобу, який реалізується, в першу чергу, серед дипломатичних представництв, акредитованих у державі перебування, а також серед працівників ЗДУ.

Відповідальним за достовірність інформації щодо цін на ринку держави перебування, зазначених у цінових пропозиціях щодо придбання/реалізації транспортних засобів, є керівник ЗДУ.

Забороняється придбання транспортних засобів за рахунок кредитів, отриманих від фінансових установ.

4. Пропозиції щодо придбання транспортного засобу оформлюються ЗДУ відповідно до Конкурентного листа про придбання транспортного засобу (додаток 5) та наданих ЗДУ цінових пропозицій (разом з перекладом). Цінові пропозиції на придбання нового транспортного засобу мають бути оформлені на бланку продавця (автосалон, автомагазин тощо) із зазначенням контактних реквізитів.

5. Пропозиції щодо реалізації транспортного засобу оформлюються ЗДУ відповідно до Конкурентного листа про реалізацію транспортного засобу (додаток 6), наданих ЗДУ цінових пропозицій (разом з перекладом), Експлуатаційної картки транспортного засобу (додаток 3) та Акту технічного огляду транспортного засобу (додаток 7).

Цінові пропозиції на реалізацію транспортного засобу ЗДУ мають бути оформлені на бланку покупця (автосалон, автомагазин тощо) із зазначенням контактних реквізитів.

Для прийняття МЗС рішення щодо придбання (реалізації) транспортного засобу ЗДУ надсилає до МЗС скановані копії зазначених документів з перекладом.

Оригінали документів зберігаються в ЗДУ разом з іншими документами (договором купівлі-продажу, рахунком, пропозиціями потенційних продавців (покупців)).

6. Після отримання дозволу МЗС на придбання (реалізацію) транспортного засобу між ЗДУ та постачальником (покупцем) укладається договір (рахунок, фактура, пропозиція) на його придбання (реалізацію).

7. Про фактичне отримання та оприбуткування транспортного засобу ЗДУ невідкладно інформує відповідальний структурний підрозділ апарату МЗС.

8. ЗДУ нараховують знос на транспортні засоби, які обліковуються в них на балансі, з урахуванням строків корисного використання основних засобів.

9. Доцільність придбання або взяття у лізинг транспортних засобів визначається МЗС на підставі обґрунтованих пропозицій ЗДУ.

10. Взяття транспортного засобу в лізинг здійснюється з дозволу МЗС у межах Граничних лімітів з урахуванням класу та щомісячних видатків на лізинг транспортного засобу для посадових осіб згідно з додатком 4 та в межах кошторисних призначень ЗДУ на зазначену мету. При укладенні договору лізингу ЗДУ забороняється брати зобов’язання щодо викупу транспортного засобу після закінчення дії договору лізингу.

11. Пропозиції щодо взяття транспортного засобу у лізинг оформлюються ЗДУ відповідно до Порівняльної таблиці витрат на придбання, утримання та лізинг транспортного засобу (додаток 8), один примірник якої надсилається до МЗС разом із запитом щодо надання дозволу на взяття у лізинг транспортного засобу, а другий - зберігається в ЗДУ. Мінімальний строк, на який може укладатися ЗДУ договір лізингу, становить 36 місяців.

Договір лізингу укладається ЗДУ лише після отримання від МЗС листа з дозволом щодо укладання договору.

12. Облік отриманих у лізинг транспортних засобів ведеться на позабалансовому рахунку бухгалтерського обліку 011 "Орендовані основні засоби розпорядників бюджетних коштів" за вартістю, передбаченою договором лізингу транспортного засобу.

13. Повернення транспортних засобів після завершення строку дії договору лізингу здійснюється Відповідальною особою та працівником ЗДУ, за яким був закріплений транспортний засіб.

Перед поверненням транспортного засобу лізингодавцю проводиться перевірка його технічного стану, про що складається Акт технічного огляду транспортного засобу за формою, наведеною у додатку 7 до цього Положення.

Під час передачі транспортного засобу лізингодавцю складається документ про передачу транспортного засобу, який перебував у лізингу, відповідно до вимог лізингодавця.

У разі виявлення механічних або інших пошкоджень при поверненні транспортного засобу лізингодавцю вартість заподіяної шкоди відшкодовується особою, з вини якої відбулося пошкодження такого транспортного засобу.

14. Про завершення договору лізингу між ЗДУ та лізингодавцем, ЗДУ не пізніше ніж за три місяці до завершення такого договору інформує МЗС з метою вирішення питання подальшого транспортного забезпечення ЗДУ.

15. Передача транспортного засобу в межах головного розпорядника бюджетних коштів здійснюється на підставі письмового рішення МЗС. Передача майна відбувається на підставі Акту приймання-передачі основних засобів за первісною вартістю та сумою нарахованого зносу.

16. Відповідальним за дотримання вимог щодо придбання, лізингу, реалізації та передачі транспортних засобів є керівник ЗДУ.

1. Усі транспортні засоби ЗДУ підлягають обов’язковому страхуванню цивільно-правової відповідальності власників транспортних засобів у порядку, передбаченому законодавством держави перебування, включаючи (у разі можливості) такі види ризиків: крадіжка, підпал, стихійне лихо, акти вандалізму.

2. Під час вибору страхової компанії необхідно виходити зі специфіки держави перебування, покриття ризиків за умовами обов’язкового страхування та опрацьовувати з точки зору економічної доцільності пропозиції послуг зі страхування транспортних засобів щонайменше трьох страхових компаній.

3. Представницькі транспортні засоби і транспортні засоби, які за своєю конструкцією та обладнанням призначені для перевезення пасажирів з кількістю місць для сидіння (разом з місцем водія включно) сім і більше, а також інші транспортні засоби ЗДУ (якщо це передбачається умовами лізингу або законодавством держави перебування щодо дипломатичних установ), підлягають страхуванню від усіх видів ризиків (КАСКО).

4. Під страхуванням від усіх видів ризиків (КАСКО) слід розуміти страхування на випадок пошкодження або втрати застрахованого транспортного засобу в цілому або окремих його частин внаслідок:

дорожньо-транспортної пригоди;

стихійного лиха, природних явищ і дій непереборної сили, вибуху або самозаймання, влучення каміння, падіння дерев, інших предметів, зіткнення з тваринами тощо;

протиправного заволодіння та інших протиправних дій третіх осіб щодо транспортного засобу.

5. Очікувана вартість страхування транспортних засобів обов’язково враховується під час складання проекту кошторису ЗДУ на наступний бюджетний період.

6. У разі загострення криміногенної, безпекової ситуації у державі перебування (військові дії, збройні конфлікти, терористична загроза, акти вандалізму тощо) умови страхування транспортних засобів можуть бути змінені на підставі дозволу МЗС за наявності у ЗДУ кошторисних призначень на зазначену мету.

7. Відповідальним за дотримання вимог щодо страхування транспортних засобів є працівник установи, визначений керівником ЗДУ.

1. Допуск працівників ЗДУ до експлуатації транспортних засобів здійснюється:

1) за наявності посвідчення на право керування транспортним засобом відповідної категорії та визнання його державою перебування (або у випадку, якщо законодавство держави перебування передбачає необхідність виготовлення нового посвідчення водія відповідної категорії, за наявності такого посвідчення);

2) після теоретичної та практичної перевірки комісією ЗДУ водійських навичок працівника ЗДУ та його рівня знань особливостей правил дорожнього руху в державі перебування, про що членами комісії складається відповідний протокол довільної форми.

2. Щомісячні ліміти пробігу службових транспортних засобів визначаються керівником ЗДУ з урахуванням наявності об’єктивних потреб та кошторисних призначень на поточний рік та затверджуються наказом ЗДУ кожного бюджетного року.

До затвердження кошторису на поточний рік щомісячні ліміти пробігу службових транспортних засобів встановлюються відповідно до показників тимчасового кошторису установи та переглядаються після доведення постійних показників кошторису.

3. Перевищення місячного ліміту пробігу службового транспортного засобу, встановленого наказом ЗДУ не допускається.

4. У державах з важкими кліматичними умовами або складною безпековою ситуацією, високими ризиками терористичних загроз, напруженою криміногенною ситуацією та у містах з нерозгалуженою або нерозвинутою мережею громадського транспорту, перевезення працівників до ЗДУ та до місць проживання, а також їхніх дітей до навчальних закладів здійснюється службовими транспортними засобами ЗДУ. Такі поїздки не вважаються приватними.

Перелік держав з важкими кліматичними умовами або складною безпековою ситуацією визначено розпорядженням Кабінету Міністрів України від 07 листопада 2018 року № 827-р "Про встановлення переліку держав з важкими кліматичними умовами або складною безпековою ситуацією".

5. Закріплення транспортних засобів за працівниками ЗДУ здійснюється на підставі наказу ЗДУ.

В наказі ЗДУ про закріплення транспортних засобів за працівниками зазначається необхідність дотримання ними належного зовнішнього та відповідного стану салону службового транспортного засобу.

На підставі наказу про закріплення транспортного засобу з працівником ЗДУ, за яким закріплено транспортний засіб, в обов’язковому порядку підписується Акт приймання-передачі транспортного засобу (додаток 9) з додаванням фотоматеріалів.

Акт приймання-передачі транспортного засобу також складається у разі завершення працівником ЗДУ довготермінового відрядження або закріплення транспортного засобу за іншим працівником.

6. Особа, яка на умовах цивільно-правового договору надає послуги водія, експлуатує службовий транспортний засіб згідно з наказом ЗДУ.

7. На підставі письмового рішення керівника ЗДУ, яке видається у кожному конкретному випадку, допускається використання працівником незакріпленого за ним наказом ЗДУ службового транспортного засобу для виконання разових службових завдань.

8. Один службовий транспортний засіб закріплюється не більше як за двома працівниками ЗДУ. Рішення про закріплення транспортного засобу за більш ніж двома працівниками, для ефективного використання транспортних засобів ЗДУ, приймає керівник ЗДУ.

Відповідальними за належну експлуатацію службових транспортних засобів є працівники, за якими закріплені такі транспортні засоби та працівники, які тимчасово їх використовують.

9. Працівник ЗДУ, за яким закріплено службовий транспортний засіб, своєчасно повідомляє Відповідальну особу про необхідність проведення планового технічного обслуговування (далі - ТО) транспортного засобу.

10. Планове ТО та необхідні ремонти проводяться з дозволу керівника ЗДУ після повідомлення Відповідальної особи, яка веде облік та стежить за термінами їх проведення, згідно з правилами експлуатації транспортного засобу, що визначаються заводом-виробником і виконуються суб’єктами господарювання, які надають послуги з технічного обслуговування та ремонту транспортних засобів та їх складових частин (систем), а також спеціаліста з фінансових питань в частині наявності на зазначену мету кошторисних призначень та фактично наявних бюджетних асигнувань.

11. Усі витрати, пов’язані з утриманням службових транспортних засобів, затверджених Граничними лімітами, незалежно від їх закріплення здійснюються за письмовим дозволом керівника ЗДУ та на підставі відповідних первинних документів (рахунків-фактур, видаткових накладних) за рахунок ЗДУ в межах затверджених кошторисних призначень за загальним фондом.

12. Запчастини, які вийшли з ладу і робочий ресурс яких невикористаний, крім тих, що підлягають заміні під час ТО, замінюються на підставі гарантійних зобов’язань заводу-виробника, продавця або іншого суб’єкта господарювання.

Необхідність здійснення ремонту службових транспортних засобів вартістю понад 1 000 доларів США або еквіваленту погоджується з МЗС.

13. Відповідальною особою забезпечується ведення Експлуатаційної картки транспортного засобу (додаток 3), до якої вносяться дані про всі види робіт з поточного і капітального ремонтів, ТО, придбання запчастин, облік автомобільних шин, акумуляторних батарей.

Спеціаліст з фінансових питань надає Відповідальній особі первісну та залишкову вартість по кожному транспортному засобу, копії сплачених рахунків по утриманню транспортних засобів за звітний період, а також курс національної валюти до долара США на кінець кожного звітного місяця.

14. Придбання пального здійснюється ЗДУ на підставі укладеного договору з постачальником за безготівковим розрахунком з урахуванням порядку реалізації пального, прийнятого в державі перебування. Постачальник пального визначається шляхом співставлення цінових та інших пропозицій декількох компаній за найбільш вигідною пропозицією.

15. Заправка службових транспортних засобів ЗДУ за власні кошти допускається при неспрацюванні дозвільних заправних карток або заправних талонів. У разі здійснення заправки за власні кошти вартість пального відшкодовується працівнику ЗДУ на підставі первинних документів.

16. У випадку, якщо в державі перебування система безготівкових розрахунків за пальне не розвинена і придбання пального можливе лише за готівкові кошти, як виняток, придбання пального може здійснюватися за готівкові кошти, а оригінали чеків/квитанцій за придбане пальне разом із звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, надаються спеціалісту з фінансових питань ЗДУ для оприбуткування пального з подальшим відшкодуванням акцизного податку та податку на додану вартість.

17. Облік пального, придбаного ЗДУ в державі перебування, здійснюється за цінами без урахування акцизного податку та податку на додану вартість, якщо такі податки відшкодовуються ЗДУ відповідними органами держави перебування.

18. Службові відрядження з використанням службових транспортних засобів ЗДУ здійснюються на підставі наказу ЗДУ та розрахунку потреби у коштах (на оплату пального, проїзду платними дорогами, готелю, паркування тощо) для його здійснення.

Використання службового транспортного засобу ЗДУ для службового відрядження в Україну або у треті держави, окрім держав акредитації, здійснюється виключно за письмовим дозволом МЗС.

Використання службового транспортного засобу ЗДУ для службового відрядження до держав акредитації або зони відповідальності ЗДУ не потребують погодження з МЗС. У разі здійснення такого відрядження ЗДУ повідомляє МЗС про виїзд транспортного засобу та дати його відрядження. Витрати на такі відрядження здійснюються в межах кошторисних призначень та відповідного фінансування на підставі наказу ЗДУ та розрахунку потреби у коштах (на оплату пального, проїзду платними дорогами, готелю, паркування тощо) для його здійснення.

Після закінчення службового відрядження працівник складає звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, з долученням до нього оригіналів усіх первинних документів.

Витрати, пов’язані із службовим відрядженням, здійснюються за рахунок та у межах кошторису ЗДУ.

19. Щомісяця, у визначений ЗДУ термін особа/особи, за якою/якими закріплено службовий транспортний засіб, на підставі документів про придбання (заправку) пального подає Відповідальній особі Звіт про використання пального/електроенергії за відповідний період (додаток 10). Відповідальна особа перевіряє показник одометра, кількість витраченого пального та кількість пройдених кілометрів. Різниця між пробігом транспортного засобу за одометром за місяць та кількістю пройдених кілометрів у службових цілях вважається пробігом у приватних цілях.

Працівники, за якими закріплені службові транспортні засоби, відшкодовують пробіг службового транспортного засобу у приватних цілях відповідно з розрахунку витрат на пальне, поточне утримання і ремонт, страхування, проїзд платними автошляхами, паркування тощо.

20. На підставі Звітів про використання пального складається Зведений звіт (додаток 2), який затверджується керівником ЗДУ. Зведений звіт складається Відповідальною особою у кількісних показниках, спеціалістом з фінансових питань - у вартісних.

Зведений звіт складається у двох примірниках, перший примірник якого залишається у Відповідальної особи, другий, разом із Звітами про використання пального та іншими первинними документами за всіма транспортними засобами - передається спеціалісту з фінансових питань для подальших розрахунків.

21. Службові транспортні засоби ЗДУ використовуються працівниками ЗДУ для здійснення службових поїздок.

22. Для поїздок приватного характеру службові транспортні засоби надаються на підставі службової записки працівника ЗДУ та письмового дозволу керівника ЗДУ за умови відшкодування працівником витрат на пальне, поточне утримання і ремонт, страхування, проїзд платними автошляхами, паркування тощо.

Відшкодування таких витрат здійснюється за Методикою відшкодування працівником витрат у разі використання службового транспортного засобу ЗДУ для здійснення в державі перебування поїздок приватного характеру, наведеною у додатку 11 до цього Положення.

23. Приватні поїздки службовими транспортними засобами за межі міської зони здійснюються на підставі наказів керівника ЗДУ організаційно-розпорядчого характеру.

Використання службових транспортних засобів працівниками ЗДУ для здійснення поїздок у приватних справах в Україну або до третіх держав, а також під час знаходження у відпустці не дозволяється. Не дозволяється використання службових транспортних засобів працівниками ЗДУ для здійснення поїздок у приватних справах під час знаходження у службових відрядженнях.

24. Відповідальна особа на постійній основі (не менше одного разу на місяць) здійснює огляд службових транспортних засобів ЗДУ.

У разі виявлення пошкоджень транспортних засобів Відповідальна особа письмово повідомляє про це керівника ЗДУ, який, у свою чергу, дає доручення встановити причини їх появи, здійснити оцінку заподіяної шкоди та приймає рішення щодо їх усунення.

1. Паркування службових транспортних засобів ЗДУ, зокрема у нічний час, здійснюється виключно у місцях, де забезпечується належний нагляд за ними (у закритих гаражах та паркінгах, на паркувальних майданчиках, які охороняються, а також у місцях, спеціально відведених компетентними органами держави перебування).

2. Під час встановлення випадку викрадення транспортного засобу особа, за якою закріплений транспортний засіб, повинна слідувати наступному алгоритму дій:

повідомити про факт викрадення Відповідальну особу ЗДУ та працівника дипломатичної служби з питань безпеки або, у разі його відсутності, працівника ЗДУ, визначеного керівником установи;

невідкладно повідомити про викрадення транспортного засобу правоохоронні органи країни перебування;

у разі страхування транспортного засобу від ризику його викрадення повідомити про даний факт страхову компанію;

для відкриття кримінального провадження звернутися із письмовою заявою про викрадення авто до правоохоронних органів.

3. У разі встановлення винної особи (винних осіб), керівником ЗДУ вживаються заходи щодо стягнення відшкодування завданих установі збитків (за необхідності подати цивільний позов до суду).

4. У разі невстановлення винної особи (винних осіб) транспортний засіб списується з балансового обліку (після закриття кримінального провадження).

5. Під час передачі службового транспортного засобу працівнику ЗДУ у користування йому видається один комплект ключів (основний комплект ключів), про що зазначається у Акті прийому-передачі службового транспортного засобу.

Другий комплект ключів є резервним та залишається на зберіганні у Відповідальної особи.

Резервний комплект ключів може бути використаний у разі втрати, поломки основного комплекту, а також у випадку надзвичайних ситуацій.