Відповідно до частини третьої статті 11 Закону України "Про державну охорону органів державної влади України та посадових осіб" , статті 13 Закону України "Про звернення громадян" , Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, та з метою організації ведення діловодства за зверненнями громадян в Управлінні державної охорони України

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян в Управлінні державної охорони України, що додається.

2. Департаменту забезпечення діяльності Управління державної охорони України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Ця Інструкція визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян в Управлінні державної охорони України (далі - УДО України).

2. Ця Інструкція розроблена відповідно Конституції України, Закону України "Про звернення громадян" (далі - Закон), Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", постанови Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858 "Про затвердження Класифікатора звернень громадян" (далі - Класифікатор), Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181.

3. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, визначених у Законі.

4. Звернення громадян, оформлені належним чином і подані в установленому законодавством порядку, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.

5. Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на підрозділ діловодства УДО України, до компетенції якого належать питання забезпечення роботи за зверненнями громадян (далі - підрозділ діловодства).

1. Усі звернення, що надійшли до УДО України, приймаються та реєструються у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час,- наступного після нього робочого дня в Журналі реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян України, які надійшли до УДО України (далі - Журнал реєстрації) за формою згідно з додатком 1.

2. Попередній розгляд здійснюється з метою визначення:

належності документа до звернень громадян;

дотримання вимог до звернень громадян, визначених статтею 5 Закону;

форми надходження та виду звернень громадян;

суті та стислого змісту звернень громадян, належності порушених питань до компетенції УДО України та визначення підрозділу, до компетенції якого належать питання, порушені у зверненні;

звернень, які відповідно до статті 8 Закону не підлягають розгляду та вирішенню;

звернень, отриманих і вирішених під час особистого прийому, результати розгляду яких повідомлені громадянину усно та він не вимагав письмової відповіді.

3. Усі звернення громадян підлягають обов’язковій класифікації за їх видами відповідно до статті 3 Закону та Класифікатора, а саме пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) чи скарги.

4. Звернення може подавати як окрема особа (індивідуальне), так і група осіб (колективне). Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним.

5. УДО України отримує наступні звернення громадян: усні - викладені на особистому прийомі, письмові - надіслані поштою, передані особисто або залишені у скриньці, яка розміщена на контрольно-пропускному пункті адмінбудівлі УДО України (м. Київ, вул. Богомольця, 8) або електронні - надіслані за допомогою засобів електронного зв’язку.

В електронному зверненні має зазначатися електронна поштова адреса, на яку може надсилатися відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку із заявником. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається. У разі відсутності електронної поштової адреси у зверненні, відповідь надсилається на ту електронну поштову адресу, з якої було надіслане звернення.

Електронне звернення приймається на визначену електронну поштову адресу, яка розміщується на офіційному веб-сайті УДО України.

6. Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на електронну поштову адресу УДО України або дата її відправлення. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну поштову адресу у неробочий день та час, то датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

7. У зверненні мають зазначатися прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), місце проживання громадянина, мають викладатися суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги та має зазначатися дата його подання.

Для письмового звернення є обов’язковим підпис автора звернення.

У разі недотримання цих вимог звернення не пізніше як через десять днів від дня його надходження повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями за умови наявності поштової чи електронної адреси або відомостей про інші засоби зв’язку з ним.

8. Не підлягають розгляду та вирішенню:

повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішене по суті, про що повідомляють особі, яка подала звернення;

письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, за якими не можна встановити авторство (анонімні звернення);

скарги, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону, окрім випадків порушення строків з поважних причин.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає начальник УДО України або особа, яка виконує його обов’язки, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

9. Реєстрація звернень громадян, встановлення строків виконання (за винятком звернень, що не підлягають розгляду) та попереднє опрацювання здійснюються у день надходження звернення.

10. Конверти (вирізки з них) зберігаються і додаються до документів у разі, якщо лише за конвертом можна встановити адресу відправника, дату відправлення та отримання документа або якщо у конверті (пакеті) відсутні окремі документи.

11. Реєстрація звернень громадян в УДО України здійснюється в журналі реєстрації.

Реєстраційний індекс звернень громадян зазначається у реєстраційному штампі за формою згідно з додатком 2. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

Реєстраційний індекс звернень громадян має дві обов’язкові частини:

перша частина формується з початкової літери прізвища заявника, а якщо звернення колективне, перша частина індексу повинна містити позначку "КО". У разі визначення звернення на етапі попереднього розгляду анонімним перша частина реєстраційного індексу має містити позначку "Б/П";

друга частина - порядковий реєстраційний номер.

Звернення одного й того ж громадянина з одного і того ж питання обліковуються за реєстраційним номером першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад: Д-40/1, Д-40/2, Д-40/3.

У разі надходження повторних звернень їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі Журналу реєстрацій реєстраційний номер першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних звернень праворуч та у реєстраційних формах робиться позначка "ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування.