Відповідно до абзацу першого пункту 5 Порядку ведення обліку громадян України, які проживають за межами України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 січня 2020 року № 85,

1. Затвердити Вимоги до організації ведення консульського обліку в електронній формі, що додаються.

2. Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра закордонних справ України відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

1. Ці Вимоги розроблено відповідно до абзацу першого пункту 5 Порядку ведення обліку громадян України, які проживають за межами України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 січня 2020 року № 85 (далі - Порядок).

2. Терміни, що вживаються у цих Вимогах, мають таке значення:

адреса електронної пошти користувача - вказана користувачем при реєстрації особистого кабінету користувача адреса електронної пошти;

ведення консульського обліку в електронній формі (е-Облік) - спосіб пересилання заяв та документів, передбачених Порядком, в електронній формі он-лайн засобами Інтернету та відомчої інформаційної системи МЗС (далі - ВІС МЗС);

інформаційне повідомлення - автоматично сформоване ВІС МЗС повідомлення щодо підтвердження факту вчинення дії з питань консульського обліку в електронній формі, що надсилається он-лайн на адресу електронної пошти користувача;

користувач - особа щодо якої вчиняються дії, пов’язані з обліком, або її законний представник;

особистий кабінет користувача - складова частина системи електронної взаємодії користувача та уповноваженої посадової особи, яка дає змогу користувачу та уповноваженій посадовій особі вчиняти дії щодо е-Обліку;

уповноважена посадова особа - уповноважена посадова особа закордонної дипломатичної установи України.

Інші терміни в цих Вимогах вживаються у значеннях, визначених Порядком, а також Законами України "Про телекомунікації", "Про інформацію" "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних", "Про електронні довірчі послуги", "Про електронні документи та електронний документообіг".

3. Вимоги встановлюють процедуру організації ведення е-Обліку дистанційно з використанням технічних і програмних засобів ВІС МЗС та Інтернету для забезпечення пересилання передбачених Порядком заяв та документів в електронній формі.

4. Організація ведення е-Обліку забезпечується шляхом запровадження системи особистих кабінетів користувачів, яка є складовою ВІС МЗС та функціонує на платформі веб-сайту МЗС.

5. Уповноважена посадова особа здійснює операційні дії у ВІС МЗС з використанням кваліфікованого електронного підпису.

6. Департамент консульської служби МЗС надає авторизований доступ до інформації щодо консульського обліку громадян України Адміністрації Державної прикордонної служби України, Державній міграційній службі України, Державній митній службі України, Службі зовнішньої розвідки України та Службі безпеки України шляхом автоматизованої взаємодії інформаційно-телекомунікаційних систем у форматі "запит-відповідь" в режимі реального часу (онлайн).