Відповідно до абзацу першого пункту 5 Порядку ведення обліку громадян України, які проживають за межами України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 січня 2020 року № 85, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Вимоги до організації ведення консульського обліку в електронній формі, що додаються.

2. Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра закордонних справ України відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

1. Ці Вимоги розроблено відповідно до абзацу першого пункту 5 Порядку ведення обліку громадян України, які проживають за межами України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 січня 2020 року № 85 (далі - Порядок).

2. Терміни, що вживаються у цих Вимогах, мають таке значення:

адреса електронної пошти користувача (заявника) — вказана користувачем при реєстрації електронного кабінету адреса електронної пошти;

ведення консульського обліку в електронній формі (е-Облік) — спосіб пересилання заяв та документів, передбачених Порядком, в електронній формі он-лайн засобами Інтернету та інформаційно-комунікаційної системи "е-Консул" (далі — система "е-Консул");

інформаційне повідомлення — автоматично сформоване системою "е-Консул" повідомлення щодо статусу розгляду заяви або підтвердження факту вчинення дії з питань консульського обліку в електронній формі, що надсилається онлайн на адресу електронної пошти заявника та відображається в його електронному кабінеті.

Інші терміни в цих Вимогах вживаються у значеннях, визначених Порядком, Положенням про інформаційно-комунікаційну систему "е-Консул", затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 16 серпня 2024 року № 945 (далі — Положення), а також Законами України "Про електронні комунікації", "Про інформацію", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про захист персональних даних", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про електронні документи та електронний документообіг".

3. Вимоги встановлюють процедуру організації ведення е-Обліку дистанційно з використанням технічних і програмних засобів системи "е-Консул" та Інтернету для забезпечення пересилання передбачених Порядком заяв та документів в електронній формі.

4. Організація ведення е-Обліку забезпечується засобами системи "е-Консул" і передбачає електронну взаємодію між користувачем (заявником) та оператором відповідного суб’єкта системи "е-Консул", а також електронну інформаційну взаємодію системи "е-Консул" із зазначеними у пункті 13 Положення електронними інформаційними ресурсами відповідно до Положення з метою ідентифікації особи, перевірки інформації (відомостей), що подається особою з використанням порталу "е-Консул" (у тому числі перевірки повноважень законного представника), та дотримання встановлених законодавством обмежень під час вчинення консульських дій в посольствах і консульських установах України в умовах воєнного стану за заявами громадян України чоловічої статі віком від 18 до 60 років і перевірки дійсності військово-облікових документів.

5. Оператор здійснює операційні дії у системі "е-Консул" з використанням кваліфікованого електронного підпису.

6. Департамент консульської служби МЗС надає авторизований доступ до інформації щодо консульського обліку громадян України Адміністрації Державної прикордонної служби України, Державній міграційній службі України, Державній митній службі України, Службі зовнішньої розвідки України та Службі безпеки України шляхом електронної інформаційної взаємодії інформаційно-комунікаційних систем відповідно до Положення у форматі "запит-відповідь" в режимі реального часу (онлайн).