Відповідно до Закону України "Про звернення громадян" , Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", з метою поліпшення умов реалізації конституційного права громадян на особисте звернення до Державного агентства рибного господарства України та його територіальних органів

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян у Державному агентстві рибного господарства України та його територіальних органах, що додається.

2. Департаменту аграрної політики та сільського господарства забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому законодавством порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра В. Топчія.

1. Ця Інструкція визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян у Держрибагентстві та його територіальних органах.

2. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про звернення громадян" (далі - Закон).

3. Розгляд звернень громадян у Держрибагентстві та його територіальних органах є складовою механізму реалізації прав громадян на внесення до органів державної влади пропозицій щодо поліпшення їх діяльності, викриття недоліків у роботі та оскарження дій посадових осіб Держрибагентства та його територіальних органів.

4. У роботі зі зверненнями громадян забезпечується кваліфікований, неупереджений, об’єктивний і своєчасний розгляд з метою оперативного вирішення порушених у них питань.

5. Держрибагентству та його територіальним органам заборонено відмовляти у прийнятті та розгляді звернень громадян з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

Особи, які не є громадянами України і законно перебувають на її території, мають таке саме право на подання звернень до Держрибагентства та його територіальних органів, як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

6. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, у Держрибагентстві та його територіальних органах визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

7. За ознакою надходження звернення громадян визнаються первинними, повторними, дублетними, неодноразовими, масовими.

Первинні - звернення від окремої особи (групи осіб), яка (які) вперше звернулась(ись) до Держрибагентства або його територіальних органів з певним питанням.

Повторні - звернення, у яких:

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше звернення не вирішено або вирішено по суті, чи вирішено в неповному обсязі;

оскаржується рішення, прийняте у зв’язку з попереднім зверненням громадянина (групи осіб);

повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений законодавством строк розгляду, проте відповідь громадянину (групі осіб) не надавалась;

звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення громадянина (групи осіб).

Дублетні - звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені різним адресатам та надіслані ними на розгляд за належністю до Держрибагентства або його територіальних органів.

Неодноразові - звернення особи (групи осіб), які надійшли до Держрибагентства або його територіальних органів з того самого питання, що і попереднє звернення, проте на попереднє звернення відповідь ще не надано, а визначений законодавством строк його розгляду ще не закінчився.

Масові - звернення, що надходять у великій кількості від різних громадян з однаковим змістом питання.

8. Звернення може бути подане як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

9. Звернення може бути усним чи письмовим.

Усне звернення громадянин викладає на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку через "гарячу" телефонну лінію Держрибагентства, яке записує (реєструє) посадова особа.

Основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у Держрибагентстві визначено Порядком організації та проведення особистого прийому громадян у Державному агентстві рибного господарства України, затвердженим наказом Міністерства аграрної політики та продовольства України від 17 грудня 2015 року № 483, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 31 грудня 2015 року за № 1661/28106.

Механізм прийому, розгляду та надання відповідей на звернення, що надходять на "гарячу" телефонну лінію Держрибагентства, визначено Порядком роботи "гарячої" телефонної лінії Державного агентства рибного господарства України, затвердженим наказом Міністерства аграрної політики та продовольства України від 08 жовтня 2015 року № 382, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 23 жовтня 2015 року за № 1289/27734.

Письмове звернення до Держрибагентства або його територіальних органів надсилається поштою або передається громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої підтверджено відповідно до законодавства України. Письмове звернення також може надсилатись із використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення).

10. Організацію діловодства за зверненнями громадян у Держрибагентстві забезпечує Голова Держрибагентства, а в територіальних органах Держрибагентства - керівник територіального органу.

Ведення діловодства за зверненнями громадян у Держрибагентстві та його територіальних органах покладається на структурний підрозділ (відповідальну особу), до компетенції якого (якої) належать питання діловодства за зверненнями громадян (далі - відповідальний структурний підрозділ (відповідальна особа)). Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства.

11. Додержання вимог цієї Інструкції є обов’язковим для всіх структурних підрозділів Держрибагентства та його територіальних органів.

1. Звернення громадян надсилаються до Держрибагентства або його територіальних органів поштою, з використанням мережі Інтернет, інших засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем, передаються громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлено відповідно до законодавства України, через скриньку "Для звернень громадян" або подаються на особистому прийомі громадян.

2. Скринька "Для звернень громадян" розміщується у приміщенні Держрибагентства та його територіальних органів у доступному для громадян місці.

Кореспонденція зі скриньки вилучається щодня, крім вихідних і святкових днів, о 12:00 та 16:00 працівниками відповідального структурного підрозділу (відповідальною особою) Держрибагентства або його територіального органу.

3. Електронні звернення громадян надсилаються на визначену Держрибагентством або його територіальними органами і розміщену на їх офіційних веб-сайтах електронну адресу (далі - електронна адреса).

Датою подання електронного звернення є дата його надходження на електронну адресу. Якщо електронне звернення надійшло на електронну адресу у неробочий день або час, датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

В електронному зверненні зазначається електронна поштова адреса, на яку заявнику буде надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування кваліфікованого електронного підпису під час надсилання електронного звернення не вимагається.

4. Усі звернення громадян, подані у встановленому законодавством порядку, підлягають попередньому розгляду.

5. Попередній розгляд звернень громадян у Держрибагентстві та його територіальних органах здійснюється з метою визначення:

належності документа до звернень громадян;

повноти дотримання вимог до оформлення звернень громадян, що визначені статтею 5 Закону;

ознак надходження та виду звернень громадян;

суті та стислого змісту звернень громадян;

належності порушених питань до повноважень Держрибагентства або його територіальних органів;

звернень громадян, які відповідно до статті 8 Закону не підлягають розгляду та вирішенню;

відповідності адресування, наявності усіх зазначених додатків, цілісності вкладень, наявності підпису особи, яка подала звернення, та дати його подання;

строків виконання звернень громадян.

6. Конверти, у яких надійшли письмові звернення громадян, передаються для опрацювання разом з такими зверненнями. Якщо у поштовому конверті надійшло декілька звернень від одного або кількох заявників, виготовляється ксерокопія конверта, яка додається до кожного звернення.

7. Звернення громадян, що надійшли до Держрибагентства та його територіальних органів, оформлюються відповідно до вимог статті 5 Закону. У такому зверненні громадянина зазначаються його прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, контактні дані, викладається суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмові та електронні звернення викладаються прийнятною для обох сторін мовою, у друкованій або письмовій формі, підписуються громадянином (групою осіб) із зазначенням дати.

Звернення громадян, оформлені без дотримання ними зазначених вимог, повертаються Держрибагентством або його територіальними органами з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через десять днів від дня їх надходження. Копії такого звернення та відповідного роз’яснення зберігаються у відповідальному структурному підрозділі (відповідальної особи) Держрибагентства або його територіального органу.

8. Якщо немає додатків, зазначених у зверненнях громадян, або окремих аркушів, складається акт про повернення документів у двох примірниках, один з яких надсилається заявнику, а другий зберігається у відповідальному структурному підрозділі (відповідальної особи) Держрибагентства або його територіального органу.

9. Якщо питання, порушені у зверненні громадянина, не належать до компетенції Держрибагентства або його територіальних органів, таке звернення у строк не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється особі, яка подала звернення. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно в той самий строк повертається особі, яка його подала з відповідними роз’ясненнями.