Відповідно до статей 48, 49, 189 Кодексу законів про працю України, статті 37 Закону України "Про державну службу" , пунктів 9, 11 Положення про Міністерство внутрішніх справ України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2015 року № 878 (із змінами), з метою подальшого вдосконалення та належної організації обліку персоналу в Міністерстві внутрішніх справ України

1. Затвердити Інструкцію з організації обліку персоналу в Міністерстві внутрішніх справ України, що додається.

2. Департаменту персоналу, організації освітньої та наукової діяльності МВС (Доскевич Г.О.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Ця Інструкція визначає порядок обліку персоналу, до якого належать державні службовці, працівники структурних підрозділів апарату Міністерства внутрішніх справ України, територіальних органів з надання сервісних послуг МВС (далі - територіальні органи), закладів, установ і підприємств, що належать до сфери управління МВС, а також поліцейські, відряджені в установленому законодавством порядку до МВС із залишенням на службі в поліції.

2. Основними завданнями обліку персоналу є:

системне відображення проходження державної служби та трудової діяльності персоналу;

забезпечення Міністра, першого заступника Міністра, заступників Міністра, державного секретаря МВС, керівників структурних підрозділів апарату МВС, територіальних органів, закладів, установ і підприємств, що належать до сфери управління МВС, відомостями про персонал, необхідними для прийняття обґрунтованих рішень щодо його службового використання;

своєчасне, достовірне та повне відображення штатної, облікової та наявної чисельності персоналу;

забезпечення реалізації трудових і соціальних прав персоналу, звільнених осіб (осіб, які припинили державну службу), прав громадян України на працю.

3. Облік персоналу організовується і ведеться на підставі штатних розписів, наказів з кадрових питань та інших документів відповідно до вимог законодавства.

4. Організація та здійснення обліку персоналу покладаються на відповідні структурні підрозділи апарату МВС, територіальних органів, закладів, установ і підприємств, що належать до сфери управління МВС, або спеціаліста з питань персоналу (далі - служба управління персоналом).

5. Організація та методичне забезпечення обліку персоналу в МВС покладаються на Департамент персоналу МВС.

6. Особи, які відповідають за облік персоналу, зобов’язані не допускати розголошення в будь-який спосіб персональних даних, які стали відомі у зв’язку з виконанням службових чи трудових обов’язків, уживати заходів для збереження облікових документів.

1. В апараті МВС ведеться облік державних службовців і працівників структурних підрозділів апарату МВС, керівників закладів, установ і підприємств, що належать до сфери управління МВС, а також поліцейських, відряджених у встановленому законодавством порядку до апарату МВС із залишенням на службі в поліції.

2. У територіальних органах, закладах, установах і підприємствах, що належать до сфери управління МВС, ведеться облік персоналу, який у них працює, у тому числі поліцейських, відряджених до них у встановленому законодавством порядку із залишенням на службі в поліції.

3. Облік персоналу передбачає ведення особових справ, журналів обліку особових справ (додаток 1), алфавітних карток до особових справ (додаток 2) (за потреби).

4. На державних службовців апарату МВС, територіальних органів, що належать до сфери управління МВС, служба управління персоналом веде особові справи державного службовця відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22 березня 2016 року № 64, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 року за № 567/28697.

5. Особові справи працівників апарату МВС, територіальних органів, закладів, установ і підприємств, що належать до сфери управління МВС, формує та веде служба управління персоналом.

Особові справи працівників формуються з таких документів:

заява про призначення на посаду;

особова картка працівника встановленого зразка;

автобіографія;

копія паспорта громадянина України;

копія довідки про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків або копія сторінки паспорта громадянина України з відміткою відповідного контролюючого органу про те, що особа через свої релігійні переконання відмовилася від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків;

копії документів про освіту, вчене звання (за наявності), науковий ступінь (за наявності), а також інших документів, які підтверджують професійну кваліфікацію працівника;