1. Цей Порядок визначає механізм здійснення Укрдержархівом перевірок організації роботи центральних державних архівів України (далі - центральні архіви) та виконання ними вимог чинного законодавства.

2. Основними завданнями перевірки є:

оцінка діяльності центральних архівів щодо виконання завдань та функцій держави з управління архівною справою та діловодством, забезпечення обліку, збереженості документів Національного архівного фонду відповідно до свого профілю і використання відомостей, що в них містяться;

організація і вдосконалення напрямів роботи центральних архівів, надання їм організаційно-методичної допомоги;

своєчасне попередження, виявлення та припинення дій, які містять ознаки порушення законодавства, усунення причин виникнення цих порушень і умов, що їх спричиняють.

1. Укрдержархів здійснює планові та позапланові перевірки центральних архівів.

Плановою перевіркою вважається перевірка, передбачена планом роботи Укрдержархіву.

Позаплановою перевіркою вважається перевірка, що не передбачена планом роботи Укрдержархіву.

2. Укрдержархів здійснює комплексні, тематичні та контрольні перевірки центральних архівів:

комплексна перевірка - планова чи позапланова перевірка, під час якої перевіряються всі напрями діяльності центрального архіву за період, що визначається наказом Укрдержархіву про її проведення;

тематична перевірка - планова чи позапланова перевірка, під час якої перевіряється один або декілька напрямів діяльності центрального архіву;

контрольна перевірка - перевірка стану діяльності центрального архіву, яка проводиться з метою визначення стану реалізації центральним архівом рекомендацій, наданих під час попередніх перевірок.

3. Планова перевірка стану архівної справи центрального архіву проводиться на підставі плану роботи Укрдержархіву.

4. Планова перевірка проводиться не частіше ніж один раз на п’ять років.

Тематична і контрольна перевірки за результатами діяльності центрального архіву проводяться у разі потреби.

5. Позапланова перевірка проводиться у разі:

доручення органу вищого рівня;

виявлення фактів крадіжки, підроблення документів в центральному архіві;

виявлення недостовірності відомостей в поданих центральним архівом звітних та фінансових документах;

неподання в установлений законодавством строк документів обов’язкової звітності без поважних причин, а також письмових пояснень про причини, які перешкоджали поданню таких документів;

відсутності інформації про усунення порушень, установлених за результатами планової перевірки;

звернення юридичних осіб та громадян про порушення в центральному архіві вимог законодавства у сфері архівної справи та діловодства.

Під час проведення позапланової перевірки з’ясовуються лише ті питання, необхідність перевірки яких стала підставою для її здійснення.

6. Для проведення комплексних, тематичних і контрольних перевірок Укрдержархів утворює робочі групи.

Перевірка проводиться працівниками Укрдержархіву відповідно до їх функціональних повноважень за місцезнаходженням архівної установи.

За потреби до проведення перевірки залучаються (за згодою) представники центральних та місцевих органів виконавчої влади, фахівці інших архівних установ.

7. Рішення щодо проведення перевірки, визначення керівника робочої групи приймається Головою Укрдержархіву на підставі доповідної записки керівника структурного підрозділу апарату Укрдержархіву, відповідального за організацію проведення перевірок архівних установ (далі - відповідальний структурний підрозділ).

8. Керівник робочої групи, визначений Головою Укрдержархіву, готує проект наказу Укрдержархіву, у якому зазначаються строки проведення перевірки, склад робочої групи та план проведення перевірки.

9. Строк проведення перевірки та склад робочої групи визначаються з урахуванням профілю центрального архіву, який перевіряється, та обсягу робіт, необхідного для виконання поставленого завдання.

10. Не можуть бути включені до складу робочої групи працівники структурних підрозділів апарату Укрдержархіву, представники центральних та місцевих органів виконавчої влади, фахівці інших архівних установ, у яких в разі включення виникне реальний чи потенційний конфлікт інтересів з питань, що належать до повноважень членів робочої групи.

У разі виникнення конфлікту інтересів член робочої групи невідкладно у письмовій формі повідомляє керівника робочої групи про наявність конфлікту інтересів. У разі неможливості відсторонити члена робочої групи від проведення перевірки (комплексної, тематичної, контрольної) або в інший спосіб усунути конфлікт інтересів такий член робочої групи здійснює перевірку під зовнішнім контролем керівника робочої групи, який контролює виконання покладених на робочу групу завдань.

11. Після затвердження складу робочої групи та плану проведення перевірки керівник робочої групи готує проект листа про проведення перевірки, який не пізніше ніж за три календарні дні до дня її проведення надсилається центральному архіву з додаванням копії наказу Укрдержархіву про проведення перевірки, плану проведення перевірки, а також переліку документів (відомостей), які мають бути підготовлені центральним архівом до початку проведення перевірки.

12. Керівник робочої групи забезпечує координацію роботи членів робочої групи під час підготовки та проведення перевірки.

13. Члени робочої групи:

здійснюють попередній аналіз стану архівної справи в центральному архіві на підставі вивчення планово-звітної документації, актів (довідок) попередніх перевірок з метою контролю за усуненням центральним архівом попередніх зауважень і недоліків;

беруть участь у перевірці напрямів діяльності центрального архіву відповідно до компетенції;

надають методичну і практичну допомогу працівникам центрального архіву з метою усунення виявлених порушень.

14. Члени робочої групи в установлені ними строки під час перевірки та після її закінчення мають право отримувати копії документів центрального архіву, у тому числі виготовлені засобами копіювально-розмножувальної техніки, для долучення їх до матеріалів перевірки.

15. Для підготовки висновків щодо стану архівної справи в центральному архіві, що перевіряється, члени робочої групи можуть звертатися за додатковою інформацією до керівників структурних підрозділів апарату Укрдержархіву, які не увійшли до складу робочої групи.

16. У своїй діяльності члени робочої групи керуються Конституцією України та чинним законодавством.

17. Для перевірки структурних підрозділів центрального архіву з особливим режимом роботи допускаються працівники, які мають відповідний допуск до державної таємниці, оформлений в установленому законодавством порядку.

18. Строк проведення комплексної перевірки не може перевищувати десяти робочих днів, тематичної та контрольної - п’яти робочих днів.

19. У разі потреби Голова Укрдержархіву за поданням керівника робочої групи продовжує строк проведення перевірки шляхом видання наказу Укрдержархіву.

Копія наказу про продовження перевірки надсилається центральному архіву.

1. Першим днем перевірки вважається день прибуття членів робочої групи на перевірку.

Після прибуття робочої групи до центрального архіву, діяльність якого підлягає перевірці, проводиться нарада за участю керівника та членів робочої групи, керівництва та працівників центрального архіву з питань організації здійснення перевірки та ознайомлення із планом її проведення.

2. На початку перевірки члени робочої групи вивчають повноту включення до зведеної номенклатури справ центрального архіву документів за відповідним напрямом його діяльності.

3. Члени робочої групи витребовують у центрального архіву необхідні документи та інформацію (у тому числі з обмеженим доступом), що стосуються питань, які перевіряються, зокрема: