Відповідно до статті 6 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"

1. Затвердити Порядок підготовки галузевих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами державної влади (Лозінський І.С.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Чернишова Д.В.

1. Цей Порядок встановлює єдині вимоги щодо підготовки галузевих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання органами державної влади, центральними органами державного управління (далі - державний орган) для підприємств, установ, організацій (далі - установа) певної галузі чи сфери діяльності (далі - галузь).

2. У цьому Порядку терміни вживаються в таких значеннях:

галузевий перелік - перелік видів документів (справ), що створюються під час документування профільної діяльності всіх установ певної галузі, з нормативно встановленими строками їх зберігання;

ланка переліку документів - установа або група установ, що виконують певні функції у межах відповідної галузі, із зазначенням видів документів (справ), що утворюються в їх діяльності, та строків їх зберігання;

статті галузевого переліку - певним чином організовані (згруповані) відомості про види документів (справ) і строки їх зберігання з єдиною наскрізною нумерацією;

схема побудови галузевого переліку - систематизований перелік функцій, що здійснюються установами певної галузі;

типовий перелік - перелік типових видів документів (справ), що створюються під час документування однотипних, загальних для всіх установ управлінських функцій, з нормативно встановленими строками їх зберігання.

3. Галузевий перелік використовується при складанні типових (примірних) та власних номенклатур справ установ лише разом із типовим переліком.

4. Галузевий перелік має відповідати таким основним вимогам:

охоплювати документацію певної галузі;

не містити типову документацію, що включена до типових переліків;

мати чітку схему, побудовану з урахуванням конкретних функцій або основних напрямів діяльності установ галузі, що відповідають їх цільовому призначенню;

визначати конкретні строки зберігання певних груп або видів документів, систематизованих за ланками установ галузі, з урахуванням ступеня повторюваності (дублетності) документної інформації;

мати чіткі назви статей, що унеможливлюють різночитання або подвійне тлумачення змісту;

містити чітко сформульовані загальні положення щодо його застосування.

1. Для підготовки проекту галузевого переліку у державному органі створюється робоча група з кваліфікованих фахівців, у тому числі членів експертної комісії (далі - ЕК) апарату державного органу, обізнаних із специфічною документацією певної галузі, здатних оцінити культурну і практичну цінність такої документації з урахуванням функціонально-цільового призначення установ, у діяльності яких утворюється така документація.

2. Склад робочої групи та її завдання затверджуються розпорядчим документом державного органу.

3. Підготовка галузевого переліку може здійснюватися шляхом залучення науково-дослідних установ або фахівців із документознавства та архівознавства за умови координації їх роботи спеціалістами апарату відповідного державного органу.

4. Державний орган на початковому етапі забезпечує робочу групу необхідними нормативно-правовими актами та іншими розпорядчими документами, що характеризують завдання і функції державного органу та установ, що належать до сфери його управління, а надалі - організовує розгляд, погодження та затвердження підготовленого робочою групою проекту галузевого переліку, а також впровадження його у роботу.

5. Робоча група аналізує організаційну структуру та схеми управління галуззю, завдання та специфічні галузеві напрями діяльності (функції) апарату державного органу та всіх установ, що належать до сфери його управління, а також склад документів, які створюються під час їх діяльності.

6. За результатами аналізу робоча група складає переліки функцій (типових, галузевих) та переліки видів установ. На кожну ланку установ складається стисла характеристика, в якій зазначаються їх цільове призначення, функції, наявність органу вищого рівня та установ, що належать до сфери його управління, кількість однорідних за характером діяльності установ.

1. Схема побудови галузевого переліку (далі - Схема) включає розділи, назви яких відповідають основним завданням та функціям, що здійснюють установи певної галузі. Схема складається не більше ніж з двох рівнів - розділ та підрозділ. Розділи розміщуються у порядку їх значення для певної галузі, а саме на початку розміщуються розділи, в назвах яких відображені основні функції, потім - розділи, в назвах яких відображені допоміжні та обслуговуючі функції.

Підрозділи розділів містять більш конкретизовані функції та завдання.

2. Схема будується за функціонально-галузевою або виробничо-галузевою ознакою.

3. Після побудови Cхеми здійснюється групування установ за ланками відповідно до їх функцій і значення у виконанні завдань галузі.

Обов’язково виокремлюється апарат управління (центральний, територіальні), передбачається кілька ланок, у яких групуються види установ, що виконують основні функції галузі. В останній ланці виокремлюються види установ, які виконують допоміжні та обслуговуючі функції, наприклад:

апарат державного органу;

територіальні органи, що створюються в Автономній Республіці Крим, областях, містах Київ і Севастополь;

територіальні органи, що створюються в районах, районах у містах Київ і Севастополь (за наявності);

установи, що виконують основні функції галузі;

установи, що виконують допоміжні та обслуговуючі функції галузі.

4. Схема групування установ за ланками у кожному конкретному переліку може уточнюватися, скорочуватись або доповнюватися залежно від схеми управління певною галуззю, її функцій та масштабу діяльності.

5. У межах кожної ланки зазначаються узагальнені назви установ (наприклад, головні управління, міжрайонні управління, державні підприємства, навчальні заклади, науково-дослідні установи).

6. Під час групування установ за ланками визначаються установи - джерела формування Національного архівного фонду (далі - НАФ) та установи, у діяльності яких документи НАФ не створюються, шляхом застосування таких критеріїв:

функціонально-цільове призначення установи;

юридична самостійність установи;

підпорядкованість установи;

повнота відображення інформації установи у фонді іншої установи, зокрема установи вищого рівня.

7. Установи, що виконують допоміжні та обслуговуючі функції галузі, до джерел формування НАФ не відносяться.

8. Установи - джерела формування НАФ за формою приймання документів поділяються на групи:

суцільного приймання;

вибіркового (повидового і групового) приймання.

Установи - джерела формування НАФ суцільного приймання передають на зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад повний комплекс документів.

Установи - джерела формування НАФ повидового вибіркового приймання передають на зберігання лише певні види документів, установи - джерела формування НАФ групового вибіркового приймання - повний комплекс документів, але тільки від окремих установ певного виду.

9. Установи - джерела формування НАФ вибіркового приймання можуть бути згруповані в окрему ланку. Дозволяється групувати їх в одну ланку разом з установами суцільного приймання, але у такому разі поряд з узагальненою назвою установ проставляють знак "*" (наприклад, школи*).

У загальних положеннях (вказівках) щодо застосування галузевого переліку надаються детальні роз’яснення щодо форми приймання документів на постійне зберігання.

10. Основна частина галузевого переліку оформлюється за формою, зразок якої наведено у додатку 1 до цього Порядку.

Кількість граф у таблиці, в яких визначаються строки зберігання документів, залежить від кількості ланок, за якими згруповано галузеві установи.

Обов’язковими для всіх галузевих переліків є такі графи:

Номер статті;

Види документів;

Строки зберігання документів;

Примітка.

1. У процесі підготовки галузевого переліку здійснюється аналіз функцій, що виконують установи кожного виду в галузі, а також порядок їх документування шляхом порівняння з нормативно-правовими актами у сфері діловодства та архівної справи, нормативно-правовими актами державного органу та локальними нормативними документами установ, якими передбачено створення певних видів галузевої документації.

2. Під час підготовки галузевого переліку проводиться звірка видів документів, що створюються в установах галузі, з видами документів у типовому переліку. За наявності особливостей видів документів їх відображають у галузевому переліку. Якщо такі особливості незначні, готується варіант переліку, що містить тільки специфічні функції галузі, а про особливості документування зазначається у загальних положеннях (вказівках) до галузевого переліку.

3. Шляхом аналізу інструкцій з діловодства, регламентів, номенклатур справ простежують рух інформації (документів) усередині кожної установи, у межах галузі та поза нею, а також взаємозв’язок документів під час документування певної функції кожною установою галузі.

За результатами аналізу щодо кожної установи готуються відомості за формою, наведеною у додатку 2 до цього Порядку.

1. Назви розділів і підрозділів та порядок їх розташування у галузевому переліку мають відповідати попередньо розробленій Схемі.

2. Види документів групуютьcя за кожним розділом, підрозділом галузевого переліку відповідно до функції, під час виконання якої вони були створені. При цьому види документів розміщуються у порядку їх важливості, а саме:

основні документи, що створюються у процесі галузевої діяльності;

листування та облікові документи (картки, журнали, книги, картотеки, бази даних).

Назви видів документів мають відповідати вимогам відповідних нормативно-правових актів.

3. Заголовки статей галузевого переліку повинні бути стислими, чіткими, зрозумілими та складатися з елементів, що розміщуються в такій послідовності:

назва виду документа (протоколи, акти, звіти тощо);

питання, що висвітлюється.

У разі наявності кількох видів документів із певної функції, що містять інформацію з одного питання, їх об’єднують із застосуванням терміна "документи", а в дужках наводяться їх основні види. Якщо неможливо перелічити всі види документів, застосовується словосполучення "та інші" або "тощо" (наприклад, "Документи (акти, довідки, специфікації, заявки тощо) про проведення ремонтних та профілактичних робіт").

У заголовках щодо листування зазначаються питання та кореспонденти. При цьому питання не деталізуються, а найменування кореспондентів зазначаються узагальнено (наприклад, "Листування з банківськими установами з питань емісійно-касової роботи").

4. Питання усунення дублетності документів, що містяться в різних фондах, у разі їх надходження до однієї державної архівної установи (архівного відділу міської ради) вирішується шляхом застосування у заголовках літерних позначень, наприклад:

Фінансово-економічні і кон'юнктурні огляди:

а) за місцем складання і затвердження;