На виконання Закону України "Про звернення громадян" , Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації"

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві освіти і науки України (далі - Інструкція), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Міністерства забезпечити ознайомлення всіх працівників із вимогами Інструкції.

3. Управлінню адміністративно-господарського та організаційного забезпечення (Єрко І.А.) подати цей наказ на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України у встановленому законодавством порядку.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на державного секретаря Полянського П.Б.

1. Ця Інструкція визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві освіти і науки України (далі - МОН).

2. Цю Інструкцію розроблено згідно із Законом України "Про звернення громадян" (далі - Закон), Указом Президента України від 07 лютого 2008 року № 109, постановами Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності, в засобах масової інформації" (далі - Інструкція з діловодства), від 24 вересня 2008 року № 858 "Про затвердження Класифікатора звернень громадян" та від 24 червня 2009 року № 630 "Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади", іншими нормативно-правовими актами з питань звернень громадян.

3. Звернення громадян, оформлені належним чином і подані в установленому законодавством порядку, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.

4. Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства у порядку, встановленому Інструкцією з діловодства, і покладається на спеціально призначених посадових осіб у МОН.

5. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, відомості щодо яких становлять державну таємницю або іншу таємницю, що охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1. Ведення діловодства за зверненнями громадян у МОН покладається на відповідальний підрозділ МОН (далі - підрозділ), що забезпечує організацію діловодства.

2. У МОН організовано скриньку "Для звернень громадян", яка розміщується у доступному для громадян місці.

3. Кореспонденцію зі скриньки вилучає щодня кожні дві години працівник підрозділу.

4. Попередній розгляд кореспонденції здійснюється з метою відбору такої, що потребує попереднього опрацювання, реєстрації, встановлення строків виконання та ведення окремого діловодства відповідно до вимог законодавства про звернення громадян. Такі документи підлягають передаванню відповідному структурному підрозділу МОН, на який покладено обов’язки організації та ведення діловодства за зверненнями громадян.

Відібрану вхідну кореспонденцію зі зверненнями громадян передають до одного з керівників МОН для отримання резолюції та визначення головного виконавця розгляду звернень громадян.

5. Усі звернення громадян, що надходять до МОН, підлягають обов’язковій класифікації за встановленими статтею 3 Закону видами, а саме: пропозиції (зауваження), заяви (клопотання), скарги.

6. Звернення може подавати як окрема особа (індивідуальне), так і група осіб (колективне). Письмове звернення також може надсилатися з використанням мережі Інтернет (електронне звернення) на адресу: ez@mon.gov.ua.

В електронному зверненні має зазначатися електронна адреса, на яку може надсилатися відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку із заявником. Застосування електронного цифрового підпису в електронному зверненні не вимагається.

Електронне звернення (додатки), надіслане(і) без використання електронного підпису, має (мають) бути скан-копією або фотокопією звернення з підписом заявника із зазначенням дати.

Електронне звернення приймається на визначену електронну адресу або шляхом заповнення та надсилання електронної форми, яка розміщується на веб-сторінках офіційного веб-порталу МОН у мережі Інтернет.

7. Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на електронну адресу МОН або дата заповнення електронної форми та її відправлення. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу в неробочий день та час, то датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

8. Письмові (електронні) звернення громадян мають бути оформлені відповідно до вимог статті 5 Закону. Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону.

9. Не підлягають розгляду та вирішенню:

повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, про що повідомляють особі, яка подала звернення;

письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, за якими не можна встановити авторство (анонімні звернення);

звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду таких звернень приймає Міністр МОН.

10. Попереднє опрацювання звернень громадян проводить відповідальний працівник із розгляду звернень громадян з метою визначення:

належності документа до звернень громадян;

дотримання вимог до звернень громадян, визначених статтею 5 Закону;

суті та короткого змісту звернень громадян;

належності порушених питань до повноважень МОН;

звернень, які відповідно до статті 8 Закону не підлягають розгляду та вирішенню;

звернень, що відповідно до Закону має розглядати особисто керівник МОН;

звернень, отриманих і вирішених під час особистого прийому, результати розгляду яких повідомлено громадянину усно (за його бажанням).

11. За результатами попереднього опрацювання звернень громадян готуються резолюції до них.

Відповідно до розподілу повноважень між керівництвом у МОН резолюція містить посаду особи (керівника або заступника), яка накладає резолюцію, назву структурного підрозділу виконавця (співвиконавця), строк виконання.

12. Підрозділ після попереднього опрацювання звернень громадян і накладення резолюції на такі звернення передає для опрацювання оригінали документів головному виконавцю.

Факт передання документів до відповідного структурного підрозділу (головного виконавця) здійснюється через реєстр передання для здійснення контролю за рухом документів. У разі якщо у резолюції визначено декілька структурних підрозділів (співвиконавців), організацію за розглядом таких звернень забезпечує структурний підрозділ (головний виконавець), зазначений у резолюції першим.

13. Реєстрація звернень громадян, встановлення строків виконання (за винятком звернень, що не підлягають розгляду), попереднє опрацювання здійснюються у день надходження звернення.

14. Звернення, отримані підрозділом до 16 години, передаються для попереднього опрацювання та реєстрації у день їх надходження. Звернення, отримані після 16 години, передаються наступного робочого дня.

15. Звернення, що надходять від державної установи "Урядовий контактний центр", реєструються відповідно до вимог цієї Інструкції.

16. Реєстрація письмових (електронних) звернень громадян, а також тих, що надійшли від державної установи "Урядовий контактний центр", у МОН здійснюється за допомогою "Системи електронного документообігу" або в журналі особистого прийому громадян. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом із зверненнями та (за потреби) передаються до зацікавлених структурних підрозділів для подальшого зберігання та передання до архіву МОН.

17. Кожному зверненню громадянина встановлюється відповідний реєстраційний індекс та дата реєстрації.

Реєстраційний індекс звернень громадян може складатися із частин, які відокремлюються одна від одної тире, дробом або рискою. У разі потреби реєстраційний індекс доповнюється іншими позначками.

Реєстраційний індекс звернень громадян має дві обов’язкові частини:

перша частина формується з початкової літери прізвища заявника, а якщо звернення колективне, перша частина індексу містить позначку "КО". У разі визначення звернення на етапі попереднього розгляду анонімним перша частина реєстраційного індексу містить позначку Б/П;

друга частина - порядковий реєстраційний номер, що формується системою під час реєстрації звернення громадянина.