Керуючись Положенням про Міністерство енергетики та вугільної промисловості України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 29.03.2017 № 208; на виконання вимог Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених наказом Мінфіну від 04.10.2011 № 1247 та зареєстрованих в Міністерстві юстиції України від 20.10.2011 за № 1219/19957, щодо формування та зберігання справ внутрішнього аудиту

1. Затвердити зміни до Порядку формування справ за матеріалами завершених внутрішніх аудитів, затвердженого наказом Міненерговугілля від 18.02.2015 № 97, виклавши його у новій редакції, що додається.

2. Директору Департаменту внутрішнього аудиту Дубенко Н. забезпечити ознайомлення працівників Департаменту з цим Порядком.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Цей Порядок визначає процедуру систематизації виконаних документів, що стосуються окремого внутрішнього аудиту (далі - ВА), і оформлення їх в одну справу.

Матеріали справи - сукупність документів, зібраних та складених в процесі проведення, оформлення результатів внутрішнього аудиту та моніторингу результатів впровадження рекомендацій.

Справи формуються з присвоєнням номеру та обов'язковою реєстрацією в журналі обліку аудиторських звітів і складаються з розпорядчих документів на проведення ВА, його програми, офіційної та робочої документації з додатками, відомостей про заходи, вжиті за результатами ВА, та іншої інформації, пов'язаної з провадженням рекомендацій.

2. Наявні документи формуються у справу членами аудиторської групи не пізніше 10 робочих днів після дати підписання відповідальними за діяльність об'єкту ВА аудиторського звіту щодо ознайомлення з ним (або відмови від підпису), а у разі надходження коментарів - не пізніше 3 робочих днів після направлення висновку на них.

Справа вважається сформованою в день підписання внутрішнього опису справи начальником відділу, працівник якого очолював В А.

В подальшому сформована справа доповнюється документами по мірі їх складання (надходження) за результатами реалізації матеріалів ВА.

3. Персональну відповідальність за порядок формування документів у справі несуть члени аудиторської групи; за повне збереження та своєчасну передачу справи до архіву - керівник Підрозділу ВА, керівники відділів та працівники Підрозділу ВА.

4. Матеріали за результатами ВА формуються у справу у послідовності, визначеній у додатку 1 до цього Порядку.

5. Документи щодо реалізації матеріалів В А у справі групуються в логічному порядку (за змістом та кореспондентською ознакою) і систематизуються в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.