Державна фіскальна служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексуУкраїни (далі - Кодекс), розглянула звернення Товариства з обмеженою про надання індивідуальної податкової консультації щодо права платника податків використовувати у своїй господарській діяльності документи в електронній формі, щодо форми та порядку запиту контролюючими органами електронних документів для перевірки, щодо формату електронного підпису, який повинен використовувати платник податків для підписання електронних документів, та визначення всіх учасників господарської діяльності, які мають право підписувати електронні документи, як електронним підписом так і власноруч, і повідомляє таке.

Згідно з п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.

Щодо права платника податків використовувати у своїй господарській діяльності документи в електронній формі зазначаємо таке.

Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Крім того, відповідно до п. 2 ст. 3 Закону України від 16 липня 1999 року N 996-ХIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні"(далі - Закон N 996) бухгалтерський облік є обов'язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.

При цьому ст. 1 Закону N 996 визначено, що первинний документ - це документ, який містить відомості про господарську операцію.

Відповідно до п. 1 та п. 2 ст. 9 Закону N 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов'язкові реквізити, визначені п. 2 ст. 9 Закону N 996. Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Тобто, платник податків має право використовувати у своїй господарській діяльності документи в електронній формі, за умови дотримання вимог Закону України від 22 травня 2003 року N 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг" (далі - Закон N 851) та Закону України від 05.10.2017 р. N 2155-VIII "Про електронні довірчі послуги" (далі - Закон N 2155), якими регулюються відносини, пов'язані з електронним документообігом та використанням електронних документів.

Що стосується питання, за якою формою та у якому порядку органи ДФС можуть вимагати у платника податків електронні документи для перевірки, повідомляємо таке.

Порядок надання платниками податків документів визначено ст. 85 Кодексу.

Так, відповідно до вимог п. 85.2 цієї статті Кодексу платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки.

При цьому великий платник податків на запит контролюючого органу зобов'язаний також надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб копії таких документів, що створюються ним в електронній формі з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту.

Для платників податків, які відповідно до цього пункту зобов'язані надавати інформацію в електронній формі, загальний формат та порядок подачі такої інформації визначаються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику.

У разі невстановлення електронного формату та порядку надання такої інформації платник податків звільняється від обов'язку подання її в електронній формі.

Отже, обов'язок щодо надання електронних документів стосується лише великих платників податків - юридичних осіб або постійних представництв нерезидента на території України, у яких обсяг доходу від усіх видів діяльності за останні чотири послідовні податкові (звітні) квартали перевищує еквівалент 50 мільйонів євро, визначений за середньозваженим офіційним курсом Національного банку України за той самий період, або загальна сума податків, зборів, платежів, сплачених до Державного бюджету України, контроль за справлянням яких покладено на контролюючі органи, за такий самий період перевищує еквівалент 1 мільйона євро, визначений за середньозваженим офіційним курсом Національного банку України за той самий період, у разі якщо сума таких податків, зборів, платежів, крім митних платежів, перевищує еквівалент 500 тисяч євро (пп. 14.1.24 п. 14.1 ст. 14 Кодексу).