Відповідно до пп. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 ПКУ до загального місячного (оподатковуваного) доходу платника податку не включаються, зокрема, кошти, отримані на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ст. 170 ПКУ.

Суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, встановлено постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 року N 98, із змінами і доповненнями (далі - Постанова).

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 року N 59 (із змінами і доповненнями) (далі - Інструкція), є обов'язковою для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

Однак інші підприємства та організації цей документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).

У п. 4 розділу I Інструкції визначено, що підприємство, яке відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" від 06.07.95 року N 265/95-ВР (із змінами та доповненнями) та ПКУ (п. 14 розділу I Інструкції).

За наявності оригіналів підтвердних документів підприємство відшкодовує в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення, затверджених Постановою, витрати відрядженим працівникам на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат (п. 5 розділу II Інструкції).

Згідно з п. 177.8 ст. 177 ПКУ відряджений працівник отримує від фізичної особи - підприємця, який надавав послуги з найму жилого приміщення та переїзду, копію документа, що підтверджує її державну реєстрацію відповідно до закону як суб'єкта підприємницької діяльності.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, надати згідно з положеннями Інструкції звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (п. 11 розділу II Інструкції).

Враховуючи зазначене, оскільки юридична особа тільки компенсує витрати працівника на відрядження, то відображати у формі N 1ДФ сплату працівником коштів за надані під час відрядження фізичною особою - підприємцем послуги така юридична особа не зобов'язана.

Разом з тим відповідно до пп. "б" п. 176.2 ст. 176 розділу IV та пп. 49.18.2 п. 49.18 ст. 49 розділу II ПКУ особи, які відповідно мають статус податкових агентів, зобов'язані подавати протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу, податковий розрахунок суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, а також суми утриманого з них податку до контролюючого органу за місцем свого розташування.

Відповідно пп. 14.1.180 п. 14.1 ст. 14 ПКУ податковий агент щодо податку на доходи фізичних осіб - юридична особа (її філія, відділення, інший відокремлений підрозділ), самозайнята особа, представництво нерезидента - юридичної особи, інвестор (оператор) за угодою про розподіл продукції, які незалежно від організаційно-правового статусу та способу оподаткування іншими податками та/або форми нарахування (виплати, надання) доходу (у грошовій або негрошовій формі) зобов'язані нараховувати, утримувати та сплачувати податок, передбачений розділом IV ПКУ, до бюджету від імені та за рахунок фізичної особи з доходів, що виплачуються такій особі, вести податковий облік, подавати податкову звітність контролюючим органам та нести відповідальність за порушення його норм в порядку, передбаченому ст. 18 та розділом IV ПКУ.