Державна фіскальна служба України розглянула лист про надання індивідуальної податкової консультації в письмовій формі щодо права вилучати для знищення первинні фінансові та бухгалтерські документи, строк зберігання яких перевищив 3-річний строк зберігання, і період, за який складені такі первинні документи, був перевірений в ході камеральної перевірки органами ДФС, та повідомляє таке.

Статтями 6 та 19 Конституції України передбачено, що органи законодавчої, виконавчої та судової влади здійснюють повноваження у встановлених цією Конституцією межах і відповідно до законів України. Органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи діють у межах повноважень та спосіб, визначені Конституцією та законами України.

У пункті 44.3 статті 44 Податкового кодексу України (далі - Кодекс) зазначено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у пункті 44.1 цієї статті, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначає Закон України від 16 липня 1999 року N 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі - Закон).

Відповідно до вимог пункту 1 статті 9 Закону підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій.

Разом з тим, пунктом 6.1. "Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку", яке затверджено наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року N 88, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05.06.1995 р. за N 168/704 (далі - Положення N 88), зазначено, що первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов’язковій передачі до архіву.

Згідно з пунктом 6.6. Положення N 88 строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Терміни зберігання документів передбачені пунктом 44.3 статті 44 Кодексу та Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. N 578/5 (далі - Перелік).

Перелічені в зазначеному Переліку терміни зберігання документів є мінімальними. Більшість видів первинних бухгалтерських документів слід зберігати не менше 3 років та 5 років у тому випадку, якщо такі документи містять інформацію про фінансові операції. По рішенню експертної комісії підприємства ці терміни можуть бути подовжені.

Що стосується документів за межами 1095-денного терміну їх зберігання, то відповідно до пункту 102.1 статті 102 Кодексу контролюючий орган, крім випадків, визначених пунктом 102.2 цієї статті, має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків у випадках, визначених цим Кодексом, не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня у разі проведення перевірки контрольованої операції відповідно до статті 39 цього Кодексу), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, визначеної пунктом 133.4 статті 133 цього Кодексу, та/або граничного строку сплати грошових зобов’язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, - за днем її фактичного подання.