Відповідно до пунктів 12 та 17 Правил оформлення віз для в’їзду в Україну і транзитного проїзду через її територію, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 01 березня 2017 року № 118, НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Вимоги до організації роботи з оформлення віз для в’їзду в Україну і транзитного проїзду через її територію, що додаються.

2. Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Ці Вимоги розроблено відповідно до пунктів 12 та 17 Правил оформлення віз для в’їзду в Україну і транзитного проїзду через її територію, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 01 березня 2017 року № 118 (далі - Правила).

2. Вимоги встановлюють форму візової анкети (додаток 1), процедуру інформаційної взаємодії державних органів України при оформленні віз, заповнення візової етикетки, обліку, зберігання, використання, знищення бланків візових етикеток та біометричних даних.

3. Терміни, що вживаються у цих Вимогах, мають таке значення:

суб’єкти інформаційної взаємодії - Міністерство закордонних справ України, Адміністрація Державної прикордонної служби України, Державна міграційна служба України, Національна поліція України, Служба безпеки України та Служба зовнішньої розвідки України;

компетентні органи - Адміністрація Державної прикордонної служби України, Державна міграційна служба України, Служба безпеки України.

Усі інші терміни в цих Вимогах вживаються у значенні, наведеному в Правилах.

1. Суб’єкти інформаційної взаємодії при оформленні віз здійснюють обмін автоматично сформованими даними у форматі "XML" у візовій інформаційно-телекомунікаційній системі та відповідних інформаційно-телекомунікаційних системах компетентних органів через інтегровану міжвідомчу інформаційно-телекомунікаційну систему щодо контролю осіб, транспортних засобів та вантажів, які перетинають державний кордон (система "Аркан").

2. Інформаційна взаємодія передбачає:

отримання уповноваженим органом від компетентних органів інформації про осіб, яким заборонено в’їзд в Україну. Передача відомостей здійснюється шляхом направлення повідомлення щодо відомостей про осіб, яким заборонено в’їзд в Україну (додаток 2);

погодження з компетентними органами оформлення віз іноземцям, які є громадянами держав згідно з переліком держав, оформлення віз громадянам яких та особам без громадянства, які постійно проживають у зазначених державах, здійснюється закордонною дипломатичною установою України в державі тимчасового або постійного проживання заявників після проведення особистої співбесіди з іноземцем або особою без громадянства та за погодженням з компетентними органами (додаток 3), та особам без громадянства, які постійно проживають у зазначених державах;

надання уповноваженим органом інформації про оформлені візи компетентним органам, Національній поліції України та Службі зовнішньої розвідки України шляхом направлення повідомлення щодо відомостей про іноземців та осіб без громадянства, яким оформлено візи для в’їзду в Україну (додаток 4).

3. Погодження здійснюється шляхом направлення закордонними дипломатичними установами України компетентним органам запиту/відповіді щодо погодження оформлення віз (додаток 5).

Компетентні органи, протягом строку, що не перевищує п’яти робочих днів з дати направлення запиту, здійснюють його перевірку та надсилають відповідь про прийняте рішення щодо погодження або відмови у погодженні оформлення візи. Оформлення візи вважається погодженим у разі відсутності відповіді компетентних органів протягом п’яти робочих днів з дати направлення запиту.

У разі оформлення візи у терміновому порядку, компетентні органи здійснюють перевірку запиту та надсилання відповіді про прийняте рішення протягом одного робочого дня. Оформлення візи вважається погодженим у разі відсутності відповіді компетентних органів протягом одного робочого дня з дати направлення запиту.

Строк розгляду запиту може бути продовжений компетентними органами до 30 робочих днів у разі необхідності проведення додаткових перевірок.

Про продовження строку розгляду запиту компетентний орган надсилає відповідний запит/відповідь щодо погодження оформлення віз (додаток 5) не пізніше ніж на п’ятий робочий день з дати відправлення такого запиту (або у день відправлення - у разі оформлення візи у терміновому порядку).

З метою проведення додаткових перевірок компетентні органи можуть витребувати у закордонних дипломатичних установ України копії документів, надані іноземцем або особою без громадянства.

Іноземцям, які є громадянами держав згідно з переліком держав, оформлення віз громадянам яких та особам без громадянства, які постійно проживають у зазначених державах, здійснюється закордонною дипломатичною установою України в державі тимчасового або постійного проживання заявників після проведення особистої співбесіди з іноземцем або особою без громадянства та за погодженням з компетентними органами (додаток 3), та особам без громадянства, які постійно проживають у зазначених державах, оформлення віз у терміновому порядку здійснюється у виключних випадках, зумовлених необхідністю забезпечення інтересів у сфері зовнішньої та внутрішньої політики, або у випадках, які мають гуманітарний характер.

4. Обмін інформацією згідно з пунктом 2 цього розділу здійснюється щонайменше 1 раз на добу в робочі дні.

5. У разі технічних збоїв у роботі відповідних інформаційно-телекомунікаційних систем інформаційна взаємодія відбувається з використанням визначених для цих цілей адрес електронної пошти суб’єктів інформаційної взаємодії, з дотриманням положень пункту 2 цього розділу. При виникненні технічних збоїв в роботі згаданих систем суб’єкти інформаційної взаємодії невідкладно інформують про це один одного.

У разі внесення змін до структури повідомлень та класифікаторів суб’єкти інформаційної взаємодії невідкладно інформують один одного про такі зміни.

1. При оформленні віз заповнюється візова етикетка, в якій зазначаються:

місце видачі візи (латиницею);

строк, протягом якого іноземець або особа без громадянства може в’їхати в Україну (строк дії візи);

кількість в’їздів (кратність візи);

номер бланка візової етикетки;

тип візи;

прізвище та ім’я особи, якій оформлено візу (латиницею);

номер паспортного документа;

стать;

дата народження;

громадянство особи;

додаткова інформація.

У разі відсутності у паспортному документі заявника відомостей про прізвище або ім’я у відповідних полях візової етикетки проставляються символи ХХ.

Якщо у паспортному документі не зазначено дату народження або її частину, проставляються відповідно символи ХХ - для дня, ХХ - для місяця, ХХ - для року.

2. Строк дії візи та її кратність визначаються уповноваженою особою за результатами розгляду візового клопотання відповідно до пункту 4 Правил.

3. Кількість символів, введених у поля "прізвище" та "ім’я" особи, якій видано візу, при друкуванні візової етикетки автоматично обмежується з урахуванням її розмірів. При цьому відображення прізвища та імені у машинозчитуваній зоні візової етикетки має відповідати їхньому відображенню у машинозчитуваній зоні паспортного документа.

4. До розділу "Додаткова інформація" візової етикетки вносяться записи:

"1. Строк перебування/Duration of stay: ___" (зазначається кількість днів до 90);

"2. Мета поїздки/Purpose of visit: ___" (зазначається відповідне кодове позначення);

"3. ___" (зазначається прізвище уповноваженої особи українською мовою).

5. Залежно від мети поїздки та типу візи встановлюються кодові позначення.

При оформленні транзитної візи B:

B-01 - транзитний проїзд;

B-02 - транзитне перевезення вантажів і пасажирів;

В-03 - транзитний проїзд через територію України членів екіпажів іноземних суден, що перебувають в українських портах.

При оформленні короткострокової візи С:

С-01 - ділова;

С-02 - приватна;

С-03 - службова;

С-04 - перевезення вантажів і пасажирів;

С-05 - поїздки закордонних українців;

С-06 - туризм;

С-07 - лікування;

С-08 - інвестиційна діяльність;

С-09 - діяльність у сфері культури, науки, освіти, спорту;

С-10 - релігійна;

С-11 - виконання службових обов’язків кореспондентом або представником іноземного засобу масової інформації;

С-12 - офіційна;

С-13 - виконання функцій іноземних спостерігачів;

С-14 - участь у похованні близького родича;

С-15 - забезпечення інтересів у сфері зовнішньої та внутрішньої політики або у випадках, які мають гуманітарний характер;

С-16 - ліквідація наслідків надзвичайної ситуації;

С-17 - здійснення пілотами та іншими членами екіпажів повітряних суден міжнародних польотів.

При оформленні довгострокової візи D:

D-01 - імміграція;

D-02 - возз’єднання сім’ї з особою, яку визнано біженцем в Україні або особою, яка потребує додаткового захисту або якій надано тимчасовий захист в Україні;

D-03 - дипломатична/службова (для акредитації в МЗС);

D-04 - працевлаштування;

D-05 - міжнародна технічна допомога;

D-06 - провадження релігійної діяльності;

D-07 - участь у діяльності філій, відділень, представництв та інших структурних осередків громадських (неурядових) організацій іноземних держав;

D-08 - робота у представництві іноземного суб’єкта господарювання в Україні;

D-09 - робота у представництві іноземного банку;

D-10 - провадження культурної, освітньої, наукової, спортивної, волонтерської діяльності;

D-11 - робота кореспондентом або представником іноземних засобів масової інформації;

D-12 - засновник або учасник (бенефіціарний власник) юридичної особи;

D-13 - навчання;

D-14 - возз’єднання сім’ї з громадянином України (на підставі шлюбу);

D-15 - возз’єднання сім’ї з особами, які мають посвідку на тимчасове проживання в Україні;

D-16 - інша відповідно до міжнародних договорів України.

6. Заповнення машинозчитуваної зони візової етикетки здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 28 червня 1997 року № 636 "Про порядок заповнення машинозчитуваної зони паспортних та візових документів".

7. Візова етикетка вклеюється лише на незаповнену візову сторінку паспортного документа та скріплюється малою гербовою печаткою.

При оформленні візи особі, відомості про яку внесено до паспортного документа іншої особи, візова етикетка вклеюється до зазначеного паспортного документа.

До візової анкети та документів, що стали підставою для оформлення візи, долучаються копії сторінки персональних даних паспортного документа, а також документів, передбачених пунктом 14 Правил.

Паспортний документ може бути повернутий заявнику на час розгляду візового клопотання до моменту вклеювання візової етикетки, про що робиться відповідний запис до візової анкети. При цьому у паспортному документі ставиться відмітка англійською мовою (додаток 6). Зазначена сторінка використовується для вклеювання візової етикетки.

8. Відокремлений номер бланка візової етикетки вклеюється до розділу "Службові відмітки" візової анкети.

9. У разі прийняття рішення про відмову в оформленні візи іноземцеві та особі без громадянства видається рішення про відмову в оформленні візи (додаток 7). При цьому подані документи повертаються заявнику, а їх копії, візова анкета та копія сторінки персональних даних паспортного документа залишається у справі уповноваженого органу.

10. Департамент консульської служби МЗС забезпечує здійснення перекладу візової анкети та рішення про відмову в оформленні візи англійською, арабською, іспанською, китайською, німецькою, російською та французькою мовами.

11. Візові анкети та документи (їх копії), що стали підставою для оформлення візи, зберігаються уповноваженим органом згідно з чинним законодавством, після чого знищуються комісією у складі не менше трьох осіб, про що складається відповідний акт (додаток 8). Якщо фактична штатна чисельність установи менша трьох осіб, то така комісія може утворюватися наявною кількістю штатних працівників.

1. Надсилання бланків візових етикеток до закордонних дипломатичних установ України та представництв МЗС на території України (далі - установи) забезпечується структурним підрозділом МЗС, відповідальним за зберігання матеріальних цінностей.

2. Отримання бланків візових етикеток від МЗС здійснюється створеною в установі комісією у складі не менше трьох осіб протягом трьох робочих днів з дати отримання бланків. Якщо фактична штатна чисельність установи менша трьох осіб, отримання бланків здійснюється наявною кількістю штатних працівників.

При отриманні бланків комісія перевіряє стан і цілісність упаковки, загальну кількість бланків, відповідність серій і номерів одержаних бланків до кількості, серій і номерів, зазначених у супровідному документі.

Про отримання бланків комісією складається акт (додаток 9) у двох примірниках, один з яких надсилається до структурного підрозділу МЗС, відповідального за зберігання матеріальних цінностей, а другий зберігається в установі.

3. Бланки зберігаються у матеріально відповідальної особи установи в опечатаних сейфах або металевих шафах та видаються уповноваженій особі установи з урахуванням потреб у їх використанні.

4. Списання та знищення бланків візових етикеток здійснюється щоквартально комісією, що складає відповідний акт (додаток 10) у трьох примірниках. Відокремлений номер бланка візової етикетки вклеюється на перший примірник акта, який передається спеціалісту з фінансових питань установи. Другий примірник акта зберігається уповноваженою особою установи. Третій примірник акта передається до департаменту консульської служби МЗС.

5. За клопотанням департаменту консульської служби МЗС, структурний підрозділ МЗС відповідальний за зберігання матеріальних цінностей, здійснює передачу бланків візових етикеток матеріально відповідальним особам структурних підрозділів департаменту консульської служби МЗС.

1. Подання іноземцем або особою без громадянства своїх біометричних даних уповноваженому органу здійснюється відповідно до підпункту 3-1 пункту 5 та пункту 8-1 Правил.

2. Взяття біометричних даних іноземця або особи без громадянства та їх фіксація уповноваженою особою у візовій інформаційно-телекомунікаційній системі здійснюються відповідно до підпунктів 3-1 -3-3 пункту 10 Правил.

3. Для взяття та фіксації біометричних даних використовується спеціальне обладнання, яке входить до складу засобів візової інформаційно-телекомунікаційної системи.

4. Зафіксовані біометричні дані іноземця або особи без громадянства зберігаються у візовій інформаційно-телекомунікаційній системі протягом п’яти років.

5. Після закінчення строку зберігання зафіксованих біометричних даних біометричні дані видаляються автоматично з візової інформаційно-телекомунікаційної системи.

6. Уповноважений орган забезпечує зберігання, запобігання несанкціонованому доступу та поширенню відомостей про іноземців або осіб без громадянства та їх біометричних даних, отриманих відповідно до Правил та цих Вимог.

7. Доступ до відомостей про іноземців або осіб без громадянства та їх біометричних даних, отриманих відповідно до Правил та цих Вимог, надається суб’єктам взаємодії візової інформаційно-телекомунікаційної системи в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та забезпечення дотримання прав людини.".