Відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" та з метою поліпшення умов реалізації конституційного права громадян на особисте звернення до органів державної влади, удосконалення організації розгляду питань, порушених у таких зверненнях,

1. Затвердити Порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації України , що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 19 серпня 2008 року № 135 "Про затвердження Інструкції про порядок розгляду звернень та організацію проведення особистого прийому громадян у Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації України", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 11 вересня 2008 року за № 840/15531 (зі змінами).

3. Керівникам структурних підрозділів Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, її територіальних органів, Головного управління урядового фельд’єгерського зв’язку Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку, територіальних підрозділів, закладів, установ та інших організацій Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України організувати розгляд звернень та особистий прийом громадян згідно з Порядком, затвердженим цим наказом.

4. Директору Департаменту організації та контролю службової діяльності Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України забезпечити в установленому порядку подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту організації та контролю службової діяльності Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України.

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Цей Порядок визначає процедуру обліку, реєстрації, розгляду і вирішення пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) та скарг (далі – звернення) військовослужбовців, державних службовців та інших працівників Держспецзв’язку, членів їх сімей, а також інших громадян України, осіб, які не є громадянами України і законно перебувають на території України (далі – громадяни), контролю за строками їх розгляду, а також організацію прийому громадян в Адміністрації Держспецзв’язку, її територіальних органах, Головному управлінні урядового фельд’єгерського зв’язку Держспецзв’язку, підрозділах урядового фельд’єгерського зв’язку, територіальних підрозділах, закладах, установах і організаціях Держспецзв’язку (далі – органи та підрозділи Держспецзв’язку).

2. Цей Порядок розроблено відповідно до статті 40 Конституції України, Законів України "Про звернення громадян" (далі – Закон), "Про статус народного депутата України", "Про статус депутатів місцевих рад", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанов Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" (далі – Інструкція), від 24 вересня 2008 року № 858 "Про затвердження Класифікатора звернень громадян" та від 24 червня 2009 року № 630 "Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади", інших нормативно-правових актів з питань звернень громадян.

3. В органах та підрозділах Держспецзв’язку розглядаються звернення з питань, віднесених до компетенції Держспецзв’язку.

Під час роботи зі зверненнями громадян в органах та підрозділах Держспецзв’язку відповідальними посадовими особами, в обов’язки яких входить організація роботи зі зверненнями громадян, забезпечується кваліфікований, неупереджений, об’єктивний і своєчасний їх розгляд з метою оперативного розв’язання порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання таким порушенням у майбутньому.

4. За ознакою надходження звернення громадян можуть бути первинними, повторними, дублетними, неодноразовими, масовими.

Первинні – звернення, які:

надійшли від окремої особи (групи осіб), яка вперше звернулася до органу чи підрозділу Держспецзв’язку;

надійшли від окремої особи (групи осіб), яка не вперше звернулася до органу чи підрозділу Держспецзв’язку, але питання, порушене у зверненні, жодним чином не стосується попередніх звернень, або є достатньо підстав для визнання звернення первинним;

надійшли від окремої особи (групи осіб), яка не вперше звернулася до органу чи підрозділу Держспецзв’язку, але попередні звернення з питання, порушеного у зверненні, визнавались анонімними.

Повторні – звернення, в яких:

викладається звернення від того самого громадянина з того самого питання, якщо перше не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі;

оскаржується рішення, прийняте у зв’язку з попереднім зверненням громадянина;

повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений законодавством строк розгляду, проте відповідь громадянину не надавалася;

звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення громадянина;

викладається звернення від того самого громадянина з того самого питання, якщо перше вирішено по суті.

Якщо в повторному зверненні громадянин разом з питаннями, що вже розглядались і на які була надана вичерпна відповідь або за якими прийнято відповідне рішення, звертається з іншими питаннями, новими фактами, то звернення не є повторним і розглядається органом чи підрозділом Держспецзв’язку в установленому законодавством порядку.

Дублетні – звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені особою різним адресатам та надіслані ними на розгляд за належністю до органу чи підрозділу Держспецзв’язку.

Неодноразові – звернення особи (групи осіб), які надійшли до органу чи підрозділу Держспецзв’язку, з того самого питання, що і попереднє звернення, проте на попереднє звернення відповідь ще не надана, а визначений законодавством строк його розгляду ще не закінчився.

Масові – звернення, що надходять у великій кількості від різних громадян з однаковим змістом або суттю питання.

5. Звернення може бути подане як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

Звернення може бути усним (викладеним громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку через визначену телефонну "гарячу лінію" Держспецзв’язку та записаним (зареєстрованим) посадовою особою чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до законодавства України (у тому числі під час особистого прийому). Письмове звернення також може бути надісланим з використанням Інтернету, інших засобів електронного зв’язку (електронне звернення).

6. Звернення в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подаються їх законними представниками.

7. Електронне звернення приймається на визначену електронну адресу або шляхом заповнення та надсилання електронної форми, яка розміщується на офіційному веб-сайті Держспецзв’язку в Інтернеті.

В електронному зверненні громадян мають бути зазначені електронна поштова адреса, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або інформація про інші способи зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

Інформація про електронні поштові адреси органів та підрозділів Держспецзв’язку розміщується на офіційному веб-сайті Держспецзв’язку в Інтернеті.

8. Анонімними зверненнями громадян вважаються:

усні звернення громадян, залишені за допомогою засобів телефонного зв’язку без надання громадянами відомостей відповідно до вимог частини сьомої статті 5 Закону;

письмові звернення громадян без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, зі змісту яких неможливо встановити авторство.

9. Анонімні звернення громадян розгляду не підлягають, крім анонімних повідомлень про порушення вимог Закону України "Про запобігання корупції".

10. Звернення має містити: прізвище, ім’я та по батькові громадянина; місце проживання громадянина; суть порушеного питання (зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги); підпис заявника (заявників) із зазначенням дати. Звернення має бути надруковано або написано від руки розбірливо і чітко.

11. Звернення, оформлені належним чином і подані в установленому порядку, підлягають обов’язковому прийняттю, реєстрації та розгляду.

12. Звернення про надання безоплатної правової допомоги розглядається в порядку, встановленому законодавством України, що регулює надання безоплатної правової допомоги.

13. Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернень громадян з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

14. Положення цього Порядку не застосовуються під час розгляду заяв і скарг військовослужбовців Держспецзв’язку у разі, якщо вони стосуються їх службової діяльності.

1. Усі звернення громадян, які отримані підрозділом (посадовими особами), до функціональних обов’язків якого (яких) віднесено ведення загального діловодства (далі – служба діловодства), звернення громадян, отримані під час проведення особистого прийому підрозділом (посадовими особами), до функціональних обов’язків якого (яких) віднесено організацію особистого прийому громадян (далі – підрозділ з організації особистого прийому), та електронні звернення у день надходження передаються до підрозділу із роботи зі зверненнями громадян для реєстрації та класифікації за установленими статтею 3 Закону видами.

Конверти, в яких надійшли звернення громадян, передаються для опрацювання разом зі зверненнями громадян.

2. Звернення громадян підлягають обов’язковому первинному розгляду з метою визначення їх належності до компетенції відповідного органу чи підрозділу Держспецзв’язку та визначення конкретного виконавця. Первинний розгляд письмових або електронних звернень громадян і підготовка проекту резолюції проводяться посадовою особою Адміністрації Держспецзв’язку або уповноваженими особами підпорядкованих їй органів згідно з розподілом функціональних обов’язків.

3. Звернення, що надійшли до Адміністрації Держспецзв’язку, доповідаються Голові Держспецзв’язку або його заступникам керівником структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку, до завдань якого належить організація роботи зі зверненнями.

4. Звернення та скарги, що надійшли до органів та підрозділів Держспецзв’язку від осіб з інвалідністю внаслідок війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", розглядаються Головою Держспецзв’язку особисто.

Звернення громадян, які мають установлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

5. Після розгляду керівником і накладення резолюції звернення через службу діловодства в установленому порядку згідно з резолюцією невідкладно передаються до відповідних органів та підрозділів Держспецзв’язку, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань.

Якщо в резолюції зазначено декілька виконавців, кожному надається копія цього звернення. Відповідальною за виконання є посадова особа, зазначена в резолюції першою, якщо не обумовлено інше. Для виконання резолюції цій посадовій особі надається право скликати наради за участю виконавців, вимагати від них (за наявності) необхідну інформацію. Інформація від співвиконавців надається відповідальній особі не пізніше ніж за три дні до закінчення встановленого в резолюції терміну відповіді на звернення.

Посадова особа, зазначена в резолюції першою, повинна забезпечити підготовку узагальненої відповіді заявнику, беручи до уваги інформацію усіх виконавців.

6. Опрацювання звернень громадян органом та підрозділом Держспецзв’язку відповідно до резолюції спрямовується на об’єктивне вирішення порушених у зверненні питань, підготовку та супроводження прийняття рішення про усунення причин і умов, які спонукають авторів звернутись до Держспецзв’язку, надання відповідних роз’яснень, у тому числі за результатами вивчення та перевірки викладених у зверненнях обставин, проведення інших заходів.

7. Автори звернень мають право ознайомлюватися з матеріалами перевірки викладених у зверненнях фактів, якщо це не суперечить вимогам законодавства.

8. Забороняється надсилати скарги громадян на розгляд тим органам чи посадовим особам, дії або рішення яких оскаржуються.

9. Якщо у зверненні поряд з питаннями, що належать до компетенції Держспецзв’язку, порушуються питання, які підлягають вирішенню в інших органах державної влади чи місцевого самоврядування, то у відповіді на звернення роз’яснюється порядок вирішення таких питань.

10. Не допускається розголошення одержаних зі звернень громадян відомостей про особисте життя громадян, персональні дані без їх згоди, а також відомостей, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, конфіденційної та іншої інформації, якщо це обмежує права й законні інтереси громадян.

Не допускається з’ясування даних про особу громадянина, які не стосуються звернення. На прохання громадянина, висловлене в усній формі або зазначене в тексті звернення, не підлягають розголошенню його прізвище, місця проживання та роботи.

Ця заборона не поширюється на випадки повідомлення інформації, що міститься у зверненні, особам, які мають відношення до розгляду звернення.

11. Звернення, оформлене без дотримання установлених вимог, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями в строк не пізніше як через 10 днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону. Копія такого звернення залишається у провадженні того органу чи підрозділу Держспецзв’язку, до якого звернувся громадянин.

Звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо установити авторство, відповідно до пункту 8 розділу І цього Порядку визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення начальником (керівником) органу та підрозділу Держспецзв’язку, воно в строк не більше ніж 5 днів повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями.

12. Повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними, розгляду не підлягають.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймається керівником органу чи підрозділу Держспецзв’язку, про що повідомляється особа, яка подала звернення.

13. Звернення та запити народних депутатів України, які надійшли до органів та підрозділів Держспецзв’язку, розглядаються відповідно до Закону України "Про статус народного депутата України".

Звернення та запити депутатів місцевих рад, які надійшли до органів та підрозділів Держспецзв’язку, розглядаються відповідно до Закону України "Про статус депутатів місцевих рад".

14. Якщо питання, порушені у зверненні, не належать до повноважень Держспецзв’язку, звернення в строк не більше ніж 5 днів пересилаються за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянин, який подав звернення. Копії таких звернень залишаються у тому органі та підрозділі Держспецзв’язку, до якого звернувся громадянин. Якщо порушені у зверненні питання частково належать до повноважень Держспецзв’язку, відповідь надається громадянину в установленому порядку, а за рештою питань, які підлягають вирішенню в інших органах державної влади чи місцевого самоврядування, роз’яснюється порядок вирішення цих питань.

15. Скарга на рішення, що оскаржувалося, може бути подана до органу вищого рівня протягом одного місяця з часу ознайомлення громадянина з прийнятим рішенням.

Скарги, подані з порушенням зазначеного строку, органами та підрозділами Держспецзв’язку не розглядаються. Порушений з поважної причини строк оскарження може бути поновлений керівником органу та підрозділу Держспецзв’язку, що розглядає скаргу, на підставі відповідного клопотання автора звернення.

16. Звернення вважається вирішеним, якщо розглянуто всі порушені в ньому питання, прийнято обґрунтоване рішення, ужито необхідних заходів для його виконання і автора звернення повідомлено про результати розгляду звернення і прийняте рішення.

17. Органи та підрозділи Держспецзв’язку розглядають звернення громадян без стягнення за це плати.

1. Питання, порушені у зверненнях громадян, розглядаються і вирішуються в строк не більше ніж один місяць від дня їх реєстрації в органах та підрозділах Держспецзв’язку, ураховуючи вихідні, святкові та неробочі дні.

Порушені у зверненні питання, які не потребують додаткового вивчення, розглядаються невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх реєстрації.

Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівники органів та підрозділів Держспецзв’язку визначають необхідний строк для їх вирішення, про що повідомляється особа, яка подала звернення. За обґрунтованою письмовою вимогою особи, яка подала звернення, строк розгляду звернення може бути скорочено. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

2. Звернення громадян, що надійшли з редакцій газет, журналів, радіо і телебачення, розглядаються органами та установами Держспецзв’язку в строки, визначені статтею 20 Закону України "Про доступ до публічної інформації".