Відповідно до Типового Положення про структурний підрозділ з контролю апарату міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 грудня 2003 року № 2037, Типової Інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, Положення про Національну поліцію, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2015 року № 877, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181,

1. Затвердити Інструкцію з організації контролю за виконанням документів у Національній поліції України, що додається.

2. Департаменту формування політики щодо підконтрольних Міністрові органів влади та моніторингу МВС (Боднар В.Є.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Ця Інструкція визначає порядок здійснення у Національній поліції України організації контролю за виконанням на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, актах Президента України, постановах Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, актах Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади, кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів Міністерства внутрішніх справ України та Національної поліції України (далі - документи, за виконанням яких здійснюється контроль).

2. У цій Інструкції терміни вживаються у таких значеннях:

виконавська дисципліна - неухильне додержання належного, своєчасного та якісного виконання посадовими особами органів та підрозділів поліції функціональних обов'язків (посадових інструкцій), наказів, доручень, рішень, нормативно-правових актів, планів, програм тощо;

відповідальний за здійснення контролю - підрозділ або особа, на який (яку) в обов'язковому порядку наказом, положенням, дорученням або резолюцією керівництва органу чи підрозділу поліції покладено здійснення контролю за виконанням документів;

головний виконавець - особа, зазначена в резолюції першою, якщо інше не обумовлено;

дата реєстрації документа - дата фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставляння на ньому умовної позначки - реєстраційного індексу та дати з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про нього;

індивідуальний строк - строк, встановлений керівництвом органу (підрозділу) поліції;

контроль - процедура, відповідно до якої уповноважені посадові особи органів та підрозділів поліції оцінюють стан дотримання виконавської дисципліни;

контрольна картка - документ, за допомогою якого відповідальною особою здійснюється спостереження за ходом і строком виконання контрольного документа (додаток);

контрольний документ - документ, за виконанням якого згідно з резолюцією слід здійснювати контроль;

працівник, відповідальний за організацію контролю за виконанням документів у підрозділі, - працівник, до функціональних обов'язків якого входять здійснення контролю та ведення обліку контрольних документів, виконання яких покладено на підрозділ;

резолюція - зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа;

співвиконавець - особа, яка згідно з резолюцією не є головним виконавцем документа, але поставлені завдання належать до її компетенції;

типовий строк виконання - строк виконання, який установлюється законодавством.

3. Контроль за виконанням документів у поліції в частині дотримання строків, визначених для їх виконання, - це діяльність, спрямована на забезпечення належного та вчасного виконання документів, яка включає в себе:

постійний моніторинг стану виконання завдань шляхом отримання від виконавців відповідної попередньої та підсумкової інформації, а також контролю за додержанням попередніх та кінцевих термінів, установлених для виконання документів;

перевірку досягнутих результатів та співставлення їх з результатами, які передбачено отримати під час виконання поставлених завдань;

виявлення причин та умов, що призвели до невиконання, неналежного та (або) невчасного виконання документів, за виконанням яких здійснюється контроль, їх усунення та своєчасне інформування керівництва;

проведення у разі потреби поглибленого вивчення і перевірки стану виконання документів із залученням відповідних органів та фахівців, заслуховування на нарадах відповідальних виконавців і їх керівників;

підготовку пропозицій керівництву органу або підрозділу поліції щодо застосування заходів дисциплінарного впливу до працівників, які порушують виконавську дисципліну;

надання практичної допомоги органам і підрозділам поліції та окремим працівникам в організації контролю.

Контроль за виконанням документів у Національній поліції України здійснюється:

Головою Національної поліції України, першим заступником Голови Національної поліції України, заступниками Голови Національної поліції України - за фактичним виконанням органами і підрозділами поліції документів за напрямами службової діяльності;

визначеним органом або підрозділом поліції чи його посадовою особою, на який (яку) покладаються функції забезпечення контролю, - за якістю та строками виконання завдань, поставлених перед підрозділом поліції керівництвом цього підрозділу або органу, якщо це зазначено в резолюції або дорученні;

Департаментом організаційно-аналітичного забезпечення та оперативного реагування Національної поліції України - за дотриманням строків виконання:

законів України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов Верховної Ради України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України та листів, які надійшли з Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Ради національної безпеки і оборони України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади, контроль за виконанням яких покладено керівництвом Національної поліції України на Департамент організаційно-аналітичного забезпечення та оперативного реагування Національної поліції України;

наказів МВС та доручень Міністра з питань, що належать до компетенції Національної поліції України, наказів Національної поліції України, доручень Голови Національної поліції України, першого заступника Голови Національної поліції України, заступників Голови Національної поліції України, інших документів, контроль за виконанням яких покладено на Департамент організаційно-аналітичного забезпечення та оперативного реагування Національної поліції України;

рішень колегії Національної поліції України, завдань, поставлених на нарадах керівництва Національної поліції України, спільних нарадах з МВС, міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади;

поточних і перспективних планів (програм) роботи апарату Національної поліції України;

підрозділами організаційно-аналітичного забезпечення та оперативного реагування територіальних органів поліції - за дотриманням строків виконання наказів МВС та доручень Міністра з питань, що належать до компетенції відповідних територіальних органів поліції, наказів Національної поліції України, доручень Голови Національної поліції України, першого заступника Голови Національної поліції України, заступників Голови Національної поліції України, а також розпорядчих документів керівників територіальних органів поліції за підпорядкованістю, у тому числі їх резолюцій на документах, завдань, поставлених на засіданнях колегії (у тому числі міжвідомчих), нарадах керівництва (у тому числі нарадах керівників правоохоронних органів), планів роботи, інших документів, контроль за виконанням яких покладено на підрозділи організаційно-аналітичного забезпечення та оперативного реагування територіальних органів поліції;

підрозділами документального забезпечення органів та підрозділів поліції - за дотриманням строків:

розгляду звернень і запитів народних депутатів України, документів Генеральної прокуратури України та органів прокуратури України, звернень громадян (у тому числі поданих на особистому прийомі), запитів на публічну інформацію, адвокатських запитів, запитів щодо надання відомостей, зазначених у деклараціях, та підготовки відповідей на них;

виконання резолюцій керівництва органу або підрозділу поліції та заходів, визначених документами, якщо контроль за їх виконанням покладено на підрозділ документального забезпечення;

підрозділами комунікацій органів поліції - за якістю та строками:

розгляду запитів представників засобів масової інформації, які надійшли до відповідного органу поліції;

виконання завдань, поставлених керівництвом за результатом моніторингу публікацій у засобах масової інформації;

підрозділами спеціального зв'язку органів поліції - за строками виконання завдань, які зазначені в шифротелеграмах, шифрованих інформаційних повідомленнях;

підрозділами режиму та технічного захисту інформації органів поліції - за строками виконання завдань, зазначених у документах, адресованих керівництву органу або підрозділу поліції, що мають ступінь секретності "таємно", "цілком таємно", "особливої важливості", контроль за виконанням яких покладено на підрозділи режиму та технічного захисту інформації, а також у разі якщо працівники спеціально визначеного підрозділу або особа органу чи підрозділу поліції, на який (яку) покладаються функції здійснення контролю, не мають оформленого відповідним чином допуску до державної таємниці;

підрозділами мобілізаційної роботи - за строками та якістю виконання завдань, визначених у документах, що стосуються діяльності підрозділу, а також у разі якщо працівники спеціально визначеного підрозділу або особа органу поліції, на який (яку) покладаються функції здійснення контролю, не мають допуску до державної таємниці та встановленим порядком не допущені до роботи з мобілізаційними документами;

керівниками структурних підрозділів апарату центрального органу управління Національної поліції:

за якістю та строками виконання документів працівниками підпорядкованих підрозділів;

за якістю та своєчасним надходженням інформації, що направляється територіальними органами поліції до підпорядкованих підрозділів, з метою її узагальнення та доповіді керівництву Національної поліції України;

за додержанням встановленого порядку реагування на заяви, повідомлення про правопорушення та інші події відповідно до компетенції та покладених завдань;

начальниками територіальних (у тому числі міжрегіональних) органів поліції - за якістю та строками виконання документів працівниками підпорядкованих підрозділів, а також за додержанням ними встановленого порядку реагування на заяви, повідомлення про правопорушення та інші події відповідно до компетенції та покладених завдань.

1. У кожному підрозділі апарату центрального органу управління Національної поліції складається і періодично поновлюється перелік контрольних документів, що належать до їх компетенції та виконання яких розраховано на тривалий строк. Відповідний перелік також складається і поновлюється у територіальних (у тому числі міжрегіональних) органах поліції та їх підрозділах (у тому числі відокремлених).

Інформація, що міститься в переліку, використовується під час здійснення контрольних функцій і враховується під час планування роботи.

У випадку здійснення контролю за виконанням документів з використанням автоматизованої інформаційної системи відповідні переліки формуються в електронному вигляді.

2. При надходженні до органу чи підрозділу поліції документ першочергово реєструється підрозділом документального забезпечення відповідного органу чи підрозділу поліції та не пізніше наступного дня після реєстрації (а стосовно документа термінового характеру - негайно) подається до керівництва відповідного органу чи підрозділу, яке визначає виконавців, встановлює строки виконання документа та необхідність здійснення контролю.

Резолюція на документі складається з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення (конкретні дії щодо виконання документа), термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У тексті резолюції може бути зазначений строк виконання, при цьому він повинен визначатися з урахуванням термінів, визначених у документі, але не порушуючи вимог нормативно-правових актів, що встановлюють строки виконання відповідних документів. Термін виконання контрольних документів установлюється за три дні до строку, визначеного в документі, або строку, передбаченого нормативно-правовими актами, а термінових - за один день. Якщо строк виконання в документі або резолюції до нього не зазначено, він виконується в строки, визначені законодавством України. У резолюції до контрольного документа обов'язково зазначається підрозділ, на який покладається контроль за своєчасним його виконанням.

Контрольні документи з грифом обмеження доступу або позначені літерою "М" першочергово реєструються відповідними підрозділами в установленому порядку.

При підготовці документів, що передбачають виконання конкретних заходів, в обов'язковому порядку визначаються головний виконавець, співвиконавці та встановлюються терміни або строки виконання заходів, що підлягають контролю.

Строк визначається роками, місяцями, тижнями, днями або годинами. Перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якою пов'язано його початок. Якщо строк виконання обчислюється годинами, то його перебіг починається з моменту проставлення резолюції. Строк, визначений роками, спливає у відповідні місяць та число останнього року строку. Строк, визначений місяцями, спливає у відповідне число останнього місяця строку. До строку у півроку або квартал року застосовуються правила про строки, які визначені місяцями. При цьому відлік кварталів ведеться з початку року. Строк, що визначений у півмісяця, дорівнює п'ятнадцяти дням. Якщо закінчення строку, визначеного місяцем, припадає на такий місяць, у якому немає відповідного числа, строк спливає в останній день цього місяця. Строк, визначений тижнями, спливає у відповідний день останнього тижня строку. Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, днем закінчення строку є перший за ним робочий день.

Термін визначається календарною датою або вказівкою на подію, яка має неминуче настати.

3. Розглянутий керівництвом органу або підрозділу поліції контрольний документ повертається до підрозділу документального забезпечення або іншого підрозділу, що здійснював його реєстрацію. Оригінал документа передається з додержанням установленого порядку його проходження до органу або підрозділу поліції, на який покладено безпосереднє виконання, а копії надаються відповідальному за здійснення контролю за виконанням цього документа та співвиконавцям.

В органах та підрозділах поліції контрольний документ, який надійшов до них або виданий ними, тиражується підрозділом документального забезпечення або іншим підрозділом, що здійснював його реєстрацію, і надсилається виконавцям та відповідальному за здійснення контролю.

4. Якщо Голова Національної поліції України, перший заступник Голови Національної поліції України, заступники Голови Національної поліції України, керівники органів чи підрозділів поліції доручили виконання контрольного документа керівникам кількох органів та/або підрозділів поліції без зазначення відповідального, його виконання організовує керівник органу або підрозділу поліції, зазначений у резолюції першим (головний виконавець), а інші є співвиконавцями, якщо не зазначено інше.

Головний виконавець організовує та безпосередньо відповідає за своєчасне та якісне виконання в повному обсязі контрольного документа. У разі розбіжностей позицій співвиконавців щодо вирішуваного питання головний виконавець завчасно узгоджує їх, а в разі непогодження - доповідає керівництву органу чи підрозділу поліції.

Співвиконавець зобов'язаний надати свої пропозиції з питань виконання завдання головному виконавцеві протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання, а при опрацюванні документів, у яких міститься вимога щодо термінового виконання завдання (далі - термінові документи), - за один день, якщо не зазначено інше.

5. За потреби зміни головного виконавця контрольного документа, залучення до виконання документа інших підрозділів або посадових осіб, у найкоротший строк, але не пізніше наступного робочого дня (а щодо термінового документа - негайно), після його отримання головним виконавцем подається обґрунтований рапорт чи доповідна записка керівнику, який проставив резолюцію.

Після розгляду оригінал зазначеного рапорту або доповідної записки з резолюцією негайно реєструється в підрозділі, який реєстрував контрольний документ, та направляється в установленому порядку новому головному виконавцеві, співвиконавцям, а також контрольному підрозділу або відповідальному за здійснення контролю.

6. У разі потреби продовження строку виконання контрольного документа (якщо це не суперечить вимогам чинного законодавства України) або зняття його з контролю (за наявності вмотивованих причин) головний виконавець за три робочі дні до закінчення строку (а щодо термінових документів - за один день) подає керівництву органу, яким визначено головного виконавця, рапорт чи доповідну записку з обґрунтуванням неможливості виконання контрольного документа в установлені строки або необхідності зняття його з контролю.

Після погодження керівництвом органу продовження строку виконання контрольного документа або зняття його з контролю рапорт чи доповідна записка з відповідною резолюцією реєструється в підрозділі, який реєстрував контрольний документ, та негайно направляється в установленому порядку співвиконавцям, а також контрольному підрозділу або відповідальному за здійснення контролю.

Продовження строку виконання документів, які надійшли з Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Ради національної безпеки і оборони України, Кабінету Міністрів України, здійснюється в порядку, визначеному розділом V цієї Інструкції.

7. За результатами виконання контрольного документа головний виконавець готує підсумковий документ відповідно до поставленого завдання.

Підрозділами територіальних органів поліції до апарату центрального органу управління Національної поліції письмова відповідь щодо виконання визначених завдань надається лише у разі встановлення такої вимоги.

8. За три дні до закінчення встановленого строку (а щодо термінових документів - за один день) контрольна картка разом з опрацьованим контрольним документом та іншими матеріалами працівником, який їх готував, подається керівнику органу чи підрозділу поліції (головному виконавцю) для доповіді Голові Національної поліції України, першому заступнику Голови Національної поліції України, заступникам Голови Національної поліції України чи іншому керівнику, який установив контроль.

9. Після виконання документ знімається з контролю. Документ вважається виконаним лише тоді, коли вирішено всі поставлені в ньому завдання, підготовлено відповідні підсумкові документи, про що у разі встановлення такої вимоги письмово або усно поінформовано керівника, який накладав резолюцію.

Зняти з контролю документи за підписом Міністра, за виконанням яких здійснюється контроль, чи продовжити термін їх виконання може тільки Міністр або особа, яка виконує його обов'язки.

Зняти з контролю документи за підписом Голови Національної поліції України, за виконанням яких здійснюється контроль, чи продовжити термін їх виконання може тільки Голова Національної поліції України або особа, яка виконує його обов'язки.

Зняти з контролю документи з індивідуальними строками виконання має право керівник, який установив контроль за їх виконанням, або особа, яка виконує його обов'язки, або за їх дорученням керівник підрозділу організаційно-аналітичного забезпечення та оперативного реагування.

Контрольні документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням відповідального за здійснення контролю.

10. У разі виявлення факту порушення виконавської дисципліни відповідальний за здійснення контролю наступного робочого дня доповідає про це керівництву органу або підрозділу поліції для вжиття відповідних заходів реагування.

11. В органах та підрозділах поліції щокварталу аналізується стан виконавської дисципліни та вживаються необхідні заходи щодо усунення виявлених недоліків, про що складається відповідна довідка або доповідна записка керівництву цих органів чи підрозділів.

12. У разі необхідності відповідальним за здійснення контролю або працівником, відповідальним за організацію контролю за виконанням документів у підрозділі, готуються матеріали до оперативних нарад керівництва органу або підрозділу поліції з питань виконавської дисципліни.

13. Контрольним підрозділом, відповідальним за здійснення контролю, або працівником, відповідальним за організацію контролю за виконанням документів у підрозділі, щотижня надається інформація головним виконавцям про заходи, які необхідно виконати найближчим часом.

14. Департаментом організаційно-аналітичного забезпечення та оперативного реагування щотижня готуються матеріали з питань виконавської дисципліни в апараті центрального органу управління Національної поліції до відеоселекторних нарад керівництва Національної поліції України.

1. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі організаційно-розпорядчих документів, у яких міститься вимога щодо здійснення контролю за його виконанням, або резолюції керівника органу чи підрозділу поліції або його заступників.

Відповідальним за здійснення контролю здійснюється контроль лише за підготовкою головним виконавцем відповідного підсумкового документа.

Працівником, відповідальним за організацію контролю у структурному підрозділі апарату центрального органу управління Національної поліції, здійснюється контроль за своєчасним надходженням інформації, що направляється відповідними підрозділами територіальних органів поліції до підпорядкованих підрозділів, з метою її узагальнення та доповіді керівництву Національної поліції України.

2. Нагляд за ходом і строками виконання взятих на облік контрольних документів здійснюється з використанням автоматизованої інформаційної системи та (або) за допомогою реєстраційно-контрольних карток.

На кожний контрольний документ, узятий на облік, відповідальним за здійснення контролю складається контрольна картка, що містить назву, дату, номер документа, короткий зміст доручення, термін виконання, яка передається працівникові, відповідальному за організацію контролю в підрозділі (особисто або через підрозділи документального забезпечення).

Контрольна картка складається лише на головного виконавця відповідного завдання, яке передбачає лише конкретні кінцеві результати їх виконання.

Контроль за реалізацією документів, виконання яких покладено на територіальні органи поліції, у разі відсутності загрози витоку службової інформації, крім інформації з обмеженим доступом, здійснюється з використанням єдиної цифрової відомчої телекомунікаційної мережі (електронна пошта, FTP тощо) та без надсилання до відповідних територіальних органів поліції контрольних карток.

3. Працівник, відповідальний за організацію контролю за виконанням документів у підрозділі, веде облік контрольних карток, надає відповідальному за здійснення контролю інформацію про стан виконання контрольного документа.

4. При зміні головного виконавця контрольного документа або у разі зняття з контролю чи продовження строку виконання контрольного документа контрольна картка разом з копією рапорту чи доповідної записки з новою резолюцією негайно направляється в установленому порядку відповідальному за здійснення контролю для внесення змін до відповідних обліків.

5. За результатами виконання контрольних документів безпосереднім виконавцем заповнюється контрольна картка, у якій зазначаються:

прізвище виконавця, його телефон;

вичерпна інформація про результати виконання поставленого завдання;

назва підсумкового документа та його реквізити, посада та прізвище особи, яка його підписала.

6. У випадку усної доповіді керівникові про виконання контрольного документа особа, яка доповідала, особисто заповнює та підписує контрольну картку.

Якщо підсумковий документ залишився непідписаним або на нього не було проставлено резолюцію за результатами доповіді, головним виконавцем готується довідка щодо результатів опрацювання контрольного документа, у якій зазначається хто, коли, кому доповідав про результати виконання та прийняте рішення. Зазначена довідка реєструється у встановленому порядку, а її копія у разі потреби разом із контрольною карткою подається відповідальному за здійснення контролю.