Відповідно до частини третьої статті 37 Закону України від 10 грудня 2015 року № 889-VIII "Про державну службу" НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок ведення та зберiгання особових справ державних службовцiв, що додається.

2. Відділу кадрів і державної служби забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацiю до Мiнiстерства юстицiї України.

3. Цей наказ набирає чинностi одночасно з набранням чинностi Законом України від 10 грудня 2015 року № 889-VIII "Про державну службу".

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Цей Порядок визначає вимоги щодо ведення та зберiгання особових справ державних службовців (далі — Особова справа), а також перелік документів, з яких формуються Особові справи.

2. У цьому Порядку терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про державну службу".

3. Мета ведення та зберiгання Особових справ — системне відображення інформації щодо вступу, проходження та припинення державної служби державним службовцем.

4. В Особовiй справi міститься інформація, що відображає відносини, які виникають у зв’язку зі вступом на державну службу, її проходженням та припиненням, iншi данi про державного службовця.

1. Ведення Особової справи розпочинається одночасно зі вступом на державну службу або іншим призначенням на посаду державного службовця.

2. Особова справа формується з таких документів і в такій послідовності:

Особова картка державного службовця, оформлена відповідно до форми, затвердженої наказом Національного агентства України з питань державної служби від 19 травня 2020 року № 77-20, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 25 травня 2020 року за № 461/34744;

підписаний текст Присяги державного службовця (для особи, призначеної на посаду державної служби вперше);

копія документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України;

копія облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

копії документів про вищу освіту, науковий ступінь (у разі наявності), вчене звання (у разі наявності);

копія трудової книжки (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;

копія військово-облікового документа (у разi наявності);

копії документів, які підтверджують належність державного службовця до категорії громадян, які мають додаткові гарантії (у разі наявності);

довідка про результати проведення спецiальної перевiрки (у разі її проведення) вiдповiдно до Закону України "Про запобiгання корупцiї" або копія відповідної довідки;

копії інших документів, необхідних для проходження служби, зокрема, відомості про склад сім’ї для дипломатичних службовців;

довідка про результати проведення перевiрки вiдповiдно до Закону України "Про очищення влади" або її завірена в установленому порядку копія;

заява про призначення на посаду;

копія акта про призначення на посаду;

витяг із протоколу засiдання конкурсної комiсiї в разі, якщо призначення здійснюється за результатами конкурсу;

копiя акта органу вищого рiвня про призначення на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

погодження відповідних органів, передбачені законодавством для призначення на посади державної служби;

копія державного сертифіката про рівень володіння державною мовою (витяг з реєстру державних сертифікатів про рівень володіння державною мовою), що підтверджує рівень володіння державною мовою, визначений Національною комісією зі стандартів державної мови (у випадках, передбачених законодавством);

примірник контракту про проходження державної служби (у разі укладення);

оригінал особистого розпорядження відповідно до частини четвертої статті 1 Закону України "Про одноразову грошову допомогу за шкоду життю та здоров’ю, завдану працівникам об’єктів критичної інфраструктури, державним службовцям, посадовим особам місцевого самоврядування внаслідок військової агресії Російської Федерації проти України" (у разі складення).