Відповідно до статей 10, 13 Закону України "Про Службу безпеки України" , Указу Президента України від 19 лютого 2002 року № 155 "Про порядок організації та здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України", Регламенту Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 року № 950, з метою належного і своєчасного виконання законів України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов Верховної Ради України, запитів та звернень народних депутатів України, актів Кабінету Міністрів України, розпоряджень і доручень Голови та заступників Голови Служби безпеки України

1. Затвердити Інструкцію про порядок організації та здійснення контролю за виконанням документів у Службі безпеки України, що додається.

2. Начальникам функціональних підрозділів Центрального управління, регіональних органів, органів військової контррозвідки, закладів, установ, організацій і підприємств Служби безпеки України, Штабу Антитерористичного центру при Службі безпеки України забезпечувати організацію та здійснення контролю за своєчасним та належним виконанням документів, що підлягають розгляду Службою безпеки України відповідно до її компетенції.

3. Визначити, що:

за зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються у системі Служби безпеки України, відповідають начальники функціональних підрозділів Центрального управління, регіональних органів, органів військової контррозвідки, закладів, установ, організацій і підприємств Служби безпеки України, Штабу Антитерористичного центру при Службі безпеки України;

за організацію та здійснення контролю за дотриманням підрозділами та органами Служби безпеки України строків виконання документів, що містять доручення Голови Служби безпеки України, заступників Голови Служби безпеки України щодо здійснення контролю, відповідає Управління режиму, документального забезпечення і контролю Служби безпеки України;

за організацію та здійснення контролю за дотриманням підрозділами та органами Служби безпеки України строків виконання документів, що містять доручення начальників функціональних підрозділів Центрального управління, регіональних органів, органів військової контррозвідки, закладів, установ, організацій і підприємств Служби безпеки України, Штабу Антитерористичного центру при Службі безпеки України щодо здійснення контролю, відповідають режимно-секретні підрозділи та співробітники підрозділів та органів Служби безпеки України, на яких покладено функції контролю.

4. Начальнику Управління режиму, документального забезпечення і контролю Служби безпеки України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1.1. Ця Інструкція визначає порядок організації та здійснення контролю за виконанням документів у функціональних підрозділах Центрального управління (далі - підрозділи ЦУ СБУ), регіональних органах, органах військової контррозвідки, закладах, установах, організаціях і на підприємствах Служби безпеки України, у Штабі Антитерористичного центру при Службі безпеки України (далі - орган, заклад та установа СБУ).

1.2. Терміни та поняття, що вживаються в цій Інструкції:

виконавська дисципліна - неухильне додержання належного, своєчасного та якісного виконання посадовими особами підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ функціональних обов’язків (посадових інструкцій), наказів, доручень, рішень, нормативно-правових актів, планів, програм;

документ - матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі;

картотека контролю виконання документів - сукупність реєстраційно-контрольних карток з інформацією про виконання документів, що систематизуються та розміщуються за однією з ознак: хронологією, відповідним підрозділом ЦУ СБУ, органом, закладом та установою СБУ (виконавцем), видом документа, строком виконання;

контрольний документ - документ, за виконанням якого згідно з резолюцією необхідно здійснювати контроль;

резолюція - це напис уповноваженої на те посадової особи на документі, що містить стисло викладені вказівки щодо його виконання;

співвиконавець - особа, яка згідно з резолюцією не є головним виконавцем документа, але поставлені завдання належать до її компетенції;

строк - певний період у часі, зі спливом якого пов’язана дія чи подія, яка має значення для процесу контролю;

строк виконання - час, який відводиться для розгляду питання по суті, планування, організації та проведення, у разі потреби, заходів, підготовки й друкування документа, узгодження його з іншими підрозділами ЦУ СБУ, органами, закладами та установами СБУ (виконавцями) у частині, що стосується їх компетенції, доповіді керівництву СБУ, начальникам підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ, за вказівкою яких документ було взято на контроль, та надання (за необхідності) відповіді адресату;

термін - певний момент у часі, з настанням якого пов’язана дія чи подія, яка має юридичне значення.

1.3. Контроль за виконанням документів (далі - контроль) - це процедура, відповідно до якої уповноважені посадові особи підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ оцінюють стан дотримання виконавської дисципліни.

Контроль може здійснюватися із застосуванням автоматизованих інформаційних систем (баз даних) або системи електронного документообігу Служби безпеки України (далі - СБУ).

1.4. Основними завданнями контролю в СБУ є:

забезпечення повного і своєчасного виконання документів;

виявлення, запобігання та своєчасне усунення можливих недоліків при виконанні документів, проведення аналізу причин, що їх зумовили;

систематичне інформування Голови та заступників Голови СБУ (далі - керівництво СБУ), начальників, ректорів, директорів, завідувачів (далі - начальники) підрозділів ЦУ СБУ органів, закладів та установ СБУ про хід та результати виконання документів;

зміцнення виконавської дисципліни при виконанні документів.

1.5. Види контролю:

контроль по суті - перевірка фактичного виконання документів (логічність, повнота, обґрунтованість, умотивованість і відповідність законодавству України документів, що готуються);

контроль за формою - перевірка дотримання виконання завдань, пов’язаних з розглядом, виконанням документів (усна або письмова доповідь, виконання заходів);

контроль за додержанням строків - перевірка своєчасності виконання документів.

1.6. Основними формами контролю є:

одержання інформації про додержання строків виконання документів в усній формі або з використанням системи електронного документообігу СБУ;

одержання від виконавців або їх начальників письмових пояснень про стан виконання документів;

безпосереднє ознайомлення з роботою виконавців у відповідних підрозділах з питання виконання документів.

1.7. Строки виконання документів

Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством України. Строки виконання основних документів наведено в додатку 1 до цієї Інструкції.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом СБУ, начальником підрозділу ЦУ СБУ, органу, закладу та установи СБУ або його (її) структурного підрозділу. Строк виконання зазначається в тексті документа або резолюції.

1.8. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання.

Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів, якщо інше не передбачено законодавством України.

1.9. Строк виконання документа обраховується з дати його реєстрації у СБУ з дотриманням правил, визначених статтями 251 - 255 Цивільного кодексу України.

Строк визначається роками, місяцями, тижнями, днями або годинами. Перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якою пов’язано його початок. Строк, визначений роками, спливає у відповідні місяць та число останнього року строку. До строку, що визначений півроком або кварталом року, застосовуються правила про строки, які визначені місяцями. При цьому відлік кварталів ведеться з початку року. Строк, визначений місяцями, спливає у відповідне число останнього місяця строку. Строк, що визначений у півмісяця, дорівнює п’ятнадцяти дням. Якщо закінчення строку, визначеного місяцем, припадає на такий місяць, у якому немає відповідного числа, строк спливає в останній день цього місяця. Строк, що визначений тижнями, спливає у відповідний день останнього тижня строку. Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, днем закінчення строку є перший за ним робочий день. У разі якщо строк виконання обчислюється годинами, то його перебіг починається з моменту вчинення резолюції. Термін визначається календарною датою або вказівкою на подію, яка має неминуче настати.

Кінцевим строком виконання документа є останній день зазначеного в тексті документа або резолюції строку.

Якщо на виконання надійшов документ, строк виконання якого закінчився, керівництвом СБУ, начальником підрозділу ЦУ СБУ, органу, закладу та установи СБУ визначається новий строк, який має враховувати обсяг та складність документа й бути достатнім для його всебічного аналізу та опрацювання.

1.10. Строки виконання документів підрозділами ЦУ СБУ, органами, закладами та установами СБУ визначаються керівництвом СБУ, начальниками підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ у межах строків, зазначених у пункті 1.7 цієї Інструкції.

Якщо документ потребує термінового виконання, у резолюції до нього обов’язково зазначається конкретний строк. У разі не встановлення керівництвом СБУ, начальником підрозділу ЦУ СБУ, органу, закладу та установи СБУ кінцевого строку виконання документи з позначками "терміново", "надтерміново", "у стислий строк", "невідкладно" повинні бути виконані протягом семи календарних днів з дати реєстрації документа в СБУ.

1.11. У випадках установлення контрольним документом періодичного строку виконання, якщо не зазначено інше, слід керуватися таким:

при щомісячному контролі строком виконання встановлюється 10 число місяця, наступного за звітним;

при щоквартальному, щопіврічному або щорічному контролі строком виконання встановлюється 15 число місяця, наступного за звітним;

при визначенні строку виконання "січень - грудень", "вересень - серпень" або "протягом року" строк виконання визначається як останній день останнього місяця визначеного строку. Допускається встановлення проміжних контрольних строків з боку відповідального за організацію та здійснення контролю за виконанням документів для забезпечення упередженого контролю або для підготовки інформації про хід виконання відповідного завдання, але не частіше ніж раз на квартал;

при щосеместровому контролі строком виконання встановлюється 10 число місяця, наступного за звітним;

при постійному контролі строк визначається начальником відповідного підрозділу (щодня, щотижня, щодекади).

1.12. Строки погодження проектів документів:

внутрішнє погодження (із підрозділами ЦУ СБУ, органами, закладами та установами СБУ) проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у дводенний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем, якщо інше не визначено підрозділом ЦУ СБУ, органом, закладом та установою СБУ, що розробив проект;

зовнішнє погодження проектів документів, що надійшли до СБУ, здійснюється у строк, визначений розробником проекту документа.

Якщо строк погодження не визначено, його погодження проводиться протягом десяти робочих днів.

Погодження проектів нормативно-правових актів здійснюється у строки, визначені Регламентом Кабінету Міністрів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 року № 950 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 09 листопада 2011 року № 1156).

1.13. Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що днем виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України, вважається день реєстрації в СБУ вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.

2.1. Контроль здійснюється за виконанням документів, у яких установлено завдання, а також виконання яких підлягає обов’язковому контролю.

Обов’язковому контролю підлягає дотримання строків:

виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України;

розгляду запитів і звернень народних депутатів України;

виконання доручень, прийнятих за результатами розгляду інших документів.

2.2. Про взяття на контроль визначеного в документі завдання зазначається у резолюціях керівництва СБУ, начальників підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ на документі, що визначають відповідальних, порядок, форми і, за необхідності, строки виконання зазначених у документі завдань (вимог, питань).

2.3. За своєчасність та якість виконання документа відповідають начальники підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні), резолюції начальника, та безпосередні виконавці. У випадку коли виконання документа доручено кільком підрозділам ЦУ СБУ, органам, закладам та установам СБУ (виконавцям), головним виконавцем є підрозділ ЦУ СБУ, орган, заклад та установа СБУ (виконавець), зазначений у резолюції першим, якщо інше не обумовлено окремо.

Для організації виконання документа головному виконавцю надається право скликати співвиконавців і координувати їх роботу. З метою своєчасного виконання документа співвиконавці надають головному виконавцю необхідні матеріали для узагальнення у строк, визначений ним, або протягом перших двох третин строку, відведеного для виконання документа. Відповідають за належне і своєчасне виконання документа виконавці, зазначені в резолюції.

2.4. Підрозділи ЦУ СБУ, органи, заклади та установи СБУ, відповідальні за виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, у разі потреби, розробляють план організації виконання завдань. У плані зазначаються порядкові номери заходів, їх зміст, термін (строк) виконання, відповідальні виконавці.

План організації виконання завдань затверджується керівництвом СБУ або начальником підрозділу ЦУ СБУ, органу, закладу та установи СБУ та надсилається на виконання до визначених виконавців. Якщо документ знаходиться на контролі в Управлінні режиму, документального забезпечення і контролю Служби безпеки України (далі - УРДЗК), про затвердження зазначеного плану інформуються співробітники, відповідальні за організацію та здійснення контролю за виконанням документів в УРДЗК (далі - відповідальні за здійснення контролю в УРДЗК).

2.5. За потреби зміни головного виконавця контрольного документа або залучення до виконання документа інших виконавців у найкоротший строк, але не пізніше наступного робочого дня після його отримання головним виконавцем подається обґрунтований рапорт (службова записка) начальнику, який учинив резолюцію. Після розгляду оригінал зазначеного рапорту з резолюцією негайно передається новому головному виконавцеві, а копія зазначеного рапорту надається співвиконавцям, про що повідомляється співробітник цього підрозділу ЦУ СБУ, органу, закладу та установи СБУ, відповідальний за організацію та здійснення контролю за виконанням документів (далі - відповідальний за здійснення контролю), для внесення змін до відповідних обліків.

При заміні головного виконавця документи, що знаходяться на контролі в УРДЗК, передаються новому головному виконавцю через підрозділ УРДЗК, в якому був зареєстрований документ, про що в обов’язковому порядку інформуються відповідальні за здійснення контролю в УРДЗК.

2.6. УРДЗК організовує контроль за формою та строками виконання (розгляду):

законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України, кореспонденції, яка надійшла з Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Ради національної безпеки і оборони України;

вхідних документів, у тому числі і шифротелеграм, які містять доручення керівництва СБУ щодо здійснення контролю, крім тих документів і шифротелеграм, контроль за виконанням яких керівництвом СБУ покладено на інші підрозділи ЦУ СБУ, органи, заклади та установи СБУ;

розпорядчих актів СБУ;

звернень громадян та запитів на публічну інформацію;

рапортів військовослужбовців СБУ та заяв працівників, які уклали трудовий договір із СБУ.

2.7. Організація контролю в підрозділах ЦУ СБУ, органах, закладах та установах СБУ покладається на:

начальників підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ - по суті, за формою і строками виконання документів;

начальників режимно-секретних підрозділів (відділів, секторів, секретаріатів, груп) (далі - РСП), відповідальних за здійснення контролю - за формою і строками виконання документів.

2.8. Контроль за виконанням шифротелеграм здійснюється начальниками підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ, які підписували ці шифротелеграми чи яким вони адресовані, особисто або за їх дорученням призначеними особами.

1.1. Контроль за виконанням документів включає в себе такі етапи:

взяття документів на контроль;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

попередні перевірки і регулювання ходу виконання документів;

облік і узагальнення результатів контролю;

інформування керівництва СБУ, начальників підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ про хід та результати виконання документів;

повідомлення про хід та результати виконання документів на службових і оперативних нарадах;

зняття документів з контролю;

формування картотеки контролю виконання документів.

1.2. Під час взяття на контроль документа, який містить вказівку керівництва СБУ щодо здійснення контролю, на лівому полі його першого аркуша (на рівні заголовка до тексту) відповідальними за здійснення контролю в УРДЗК проставляється штамп "ВЗЯТО НА КОНТРОЛЬ в УРДЗК СБУ", а на документі, який містить вказівку начальника підрозділу ЦУ СБУ, органу, закладу та установи СБУ щодо здійснення контролю, - відповідальними за здійснення контролю цих органів та підрозділів проставляється штамп "Контроль" або літера "К".

1.3. Про взяття документів на контроль робляться відмітки в основних реєстраційних формах документів (журналах, картках, відомостях) та в автоматизованих інформаційних системах (базах даних) у разі їх наявності.

1.4. Документи, виконання яких узято на контроль, невідкладно передаються у встановленому порядку співробітниками УРДЗК і РСП підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ виконавцям.

Відповідають за організацію своєчасної передачі документів виконавцям начальник УРДЗК, начальники РСП підрозділів ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ.

1.5. Контроль за виконанням документа здійснюється за реєстраційно-контрольною карткою за формою згідно з додатком 2 до цієї Інструкції. Крім того, він може виконуватися із застосуванням засобів автоматизованої обробки інформації, з дотриманням при цьому вимог забезпечення режиму секретності та технічного захисту інформації.

1.6. Реєстраційно-контрольні картки заповнюються відповідальними за здійснення контролю. У випадках, коли, відповідно до вимог режиму секретності, зі змістом документа недоцільно знайомити відповідальних за здійснення контролю, реєстраційно-контрольні картки заповнюються зі слів виконавця.

1.7. При заповненні до реєстраційно-контрольних карток переносяться необхідні реквізити, що містяться в документі (звідки надійшов документ (відправник), вихідний та вхідний реєстраційні номери, дати підписання й реєстрації (одержання) документа, вид і стислий зміст документа, резолюція, прізвища начальників, які розглядали документ).

1.8. У реєстраційно-контрольних картках заборонено розкривати зміст оперативно-розшукових заходів. При здійсненні контролю за виконанням документів, які містять секретну інформацію, у реєстраційно-контрольних картках зазначаються окремі положення цього документа чи номери його пунктів, що підлягають виконанню, без їх розшифрування.

1.9. На один контрольний документ може бути заведено декілька примірників реєстраційно-контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

У разі якщо визначено кілька виконавців, але відповідає один з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.

1.10. Після визначення в підрозділах ЦУ СБУ, органах, закладах та установах СБУ виконавців документів відомості про це відповідальним за здійснення контролю переносяться до реєстраційно-контрольних карток.

Перший примірник реєстраційно-контрольної картки видається виконавцю, а другий залишається у відповідального за здійснення контролю, який долучається до картотеки контролю виконання документів.

1.11. Відповідальні за здійснення контролю у підрозділах ЦУ СБУ, органів, закладів та установ СБУ зобов’язані невідкладно повідомити про виконавців документів відповідальних за здійснення контролю в УРДЗК (якщо контроль за виконанням документів здійснюється в УРДЗК).

1.12. Реєстраційно-контрольні картки у підрозділах ЦУ СБУ, органах, закладах та установах СБУ передаються виконавцям за підписом у журналі реєстрації та видачі реєстраційно-контрольних карток (додаток 3 до цієї Інструкції).