Відповідно до статті 10 Закону України "Про Службу безпеки України", статті 5 Закону України "Про державну таємницю", пункту 5 Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року N 939, з метою удосконалення звітування про стан забезпечення охорони державної таємниці

1. Затвердити такі, що додаються:

Форму звіту про стан забезпечення охорони державної таємниці;

Інструкцію щодо порядку оформлення та подання звіту про стан забезпечення охорони державної таємниці;

Форму узагальненого звіту про стан забезпечення охорони державної таємниці за підзвітні суб'єкти режимно-секретної діяльності;

Інструкцію щодо порядку оформлення та подання узагальненого звіту про стан забезпечення охорони державної таємниці за підзвітні суб'єкти режимно-секретної діяльності.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Служби безпеки України від 28 листопада 2008 року N 841 "Про затвердження форм звіту про стан забезпечення охорони державної таємниці та інструкцій щодо порядку їх заповнення і подання", зареєстрований Уповноваженим Президента України з питань контролю за діяльністю Служби безпеки України 02 грудня 2008 року за N 16 та в Міністерстві юстиції України 08 грудня 2008 року за N 1163/15854.

3. Начальникам Управління правового забезпечення та Управління режиму, документального забезпечення і контролю Служби безпеки України забезпечити подання цього наказу на реєстрацію Уповноваженому Президента України з питань контролю за діяльністю Служби безпеки України.

4. Цей наказ набирає чинності через 10 днів після державної реєстрації.

1.1. Ця Інструкція визначає єдиний порядок оформлення та подання звіту про стан забезпечення охорони державної таємниці (далі - Звіт) органами законодавчої, виконавчої та судової влади, органами прокуратури України, іншими державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності (далі - установи), що провадять діяльність, пов'язану з державною таємницею.

1.2. У цій Інструкції терміни та скорочення вживаються в таких значеннях:

ДКР - дослідно-конструкторська робота;

ЄДРПОУ - Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України;

замовник - установа, на замовлення якої здійснюються роботи, пов'язані з державною таємницею;

ЗВДТ - Звід відомостей, що становлять державну таємницю;

Звіт - звіт про стан забезпечення охорони державної таємниці, передбачений цією Інструкцією;

звітний період - період з 1 січня до 31 грудня звітного року;

МНІ (матеріальні носії інформації) - матеріальні об'єкти, в тому числі фізичні поля, в яких відомості відображені у вигляді текстів, знаків, символів, образів, сигналів, технічних рішень, процесів тощо;

МНСІ (матеріальні носії секретної інформації) - МНІ, які містять відомості, що становлять державну таємницю;

НДР - науково-дослідна робота;

номенклатура посад - номенклатура посад працівників, перебування на яких потребує оформлення допуску та надання доступу до державної таємниці;

"ОВ" - "Особливої важливості";

ОДТ - охорона державної таємниці;

спеціальний дозвіл (дозвіл) - спеціальний дозвіл на провадження діяльності, пов'язаної з державною таємницею, який надається органами Служби безпеки України (СБУ);

спеціальний облік (спецоблік) - облік МНІ, що здійснюється відповідно до вимог нормативно-правових актів з питань криптографічного захисту інформації;

СРСД (суб'єкт режимно-секретної діяльності) - установа, якій надано спеціальний дозвіл;

РСО - режимно-секретний орган;

"Т" - "Таємно";

"ЦТ" - "Цілком таємно".

Інші терміни та скорочення вживаються у значеннях, визначених законодавством України.

2.1. Звіт складається кожним СРСД (суб'єкт звітування) станом на кінець звітного періоду шляхом заповнення відповідної форми з урахуванням розділу III цієї Інструкції.

2.2. Заповнена форма Звіту разом з пояснювальною запискою, оформленою за структурою згідно з розділом IV цієї Інструкції, за супровідним листом подаються щороку до 1 лютого органу СБУ, який надав спеціальний дозвіл, а також установі вищого рівня.

2.3. Звіт і пояснювальна записка складається РСО або особою, на яку покладено обов'язки щодо забезпечення режиму секретності, із залученням за рішенням керівника установи інших працівників.

Звіт і пояснювальна записка підписуються керівником установи та начальником РСО, які несуть відповідальність за повноту й достовірність даних, своєчасне їх подання.

3.1. Оформлення розділу I "Відомості про суб'єкта звітування, його підпорядкування та відомчу належність".

У графі 2 при зазначенні дійсного та умовного (за наявності) найменування суб'єкта звітування слід запобігати використанню скорочень, які офіційно не використовуються.

Заповнення граф 5 і 6 здійснюється шляхом проставляння цифри "1" у відповідній графі. При цьому у графі 6 у дужках вказується форма власності.

Графа 9 заповнюється у разі, якщо суб'єкт звітування не перебуває у сфері управління державного органу та якщо його діяльність не координується та не спрямовується через відповідного міністра.

3.2. Оформлення розділу II "Відомості про РСО, фінансування заходів з ОДТ".

У графі 3 зазначаються адреси всіх будівель, у яких розміщено приміщення РСО із зазначенням у дужках їх номерів.

У графі 12 на підставі бухгалтерської звітності відображаються витрати (у тис. грн.) на матеріально-технічне забезпечення заходів з ОДТ, перевезення та пересилання МНСІ, їх фізичну охорону, виплату працівникам органів спеціального зв'язку відповідних надбавок та інші витрати, які не передбачено графами 7 - 11.

3.3. Оформлення розділу III "Відомості про наявність у працівників суб'єкта звітування допуску та доступу до державної таємниці".

У графах 7 і 8 наводяться кількісні показники щодо працівників, які мають допуск до державної таємниці станом на кінець звітного періоду.

У графі 9 вказується кількість громадян України, яким доступ до державної таємниці надається у порядку, передбаченому частиною 6 статті 27 Закону України "Про державну таємницю" та пунктом 3 статті 517 Кримінального процесуального кодексу України.

У графі 11 зазначається кількість працівників, ознайомлення яких із секретною інформацією в інших установах підтверджується записами у довідках про наявність допуску до державної таємниці.

3.4. Оформлення розділу IV "Відомості про кількість матеріальних носіїв секретної інформації".

Кожний примірник МНСІ (документ, видання, брошура, виріб, том справи тощо) рахується як окрема одиниця та відображається у розділі тільки один раз в одній із граф 4 - 13.

МНСІ, які долучені до номенклатурних справ, а також складові частини, що вмонтовані у вироби, не враховуються.

Кількість МНІ з грифами обмеження доступу колишнього СРСР "Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно" відображається у рядках "ОВ", "СС", "С" відповідно.

Дані Національного банку України (далі - НБУ) щодо кількості секретних заготовок, які використовуються при виготовленні банкнот України нових зразків або їх проектів, до офіційного повідомлення НБУ з цих питань, а також цінних паперів (документів суворого обліку та звітності) НБУ, в графи розділу IV Звіту не включаються. Інформація про їх кількість вказується у пояснювальній записці.

3.5. Оформлення розділу V "Відомості щодо виконання секретних науково-дослідних, дослідно-конструкторських та проектних робіт, виготовлення секретних виробів".

Pозділ V заповнюється установами, що є виконавцями робіт.

У графах 5 і 9 вказуються дані щодо робіт, виконання яких припинено через неминучість одержання негативного результату або втрату актуальності.

У графах 6, 10, 13 і 16 зазначається кількість робіт, які не виконувались у звітному періоді у зв'язку з відсутністю фінансування або з інших причин.

До граф 7, 11, 14 і 17 включаються кількісні показники щодо незавершених робіт, у тому числі замовлених у попередні роки (крім робіт, які не виконувались у звітному періоді у зв'язку з відсутністю фінансування або з інших причин).

Дані, що наводяться у графах 6, 10, 13, 16, до граф 7, 11, 14, 17 не включаються.

3.6. Оформлення розділу VI "Відомості про режимні приміщення, об'єкти інформаційної діяльності".

У цьому розділі зазначається кількість режимних приміщень, призначених для проведення конкретних видів секретних робіт, а також кількість атестованих відповідно до вимог нормативно-правових актів та інших документів з технічного захисту інформації об'єктів інформаційної діяльності, інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних систем, придатних для обробки секретної інформації.

4.1. У пояснювальній записці викладається інформація щодо підстав для провадження суб'єктом звітування діяльності, пов'язаної з державною таємницею, окремих показників, наведених у Звіті, зазначаються проблемні питання забезпечення охорони державної таємниці та пропозиції щодо їх вирішення.

4.2. За структурою пояснювальна записка складається з трьох частин.

У першій частині вказуються відомості про наявність у суб'єкта звітування державних завдань, програм, замовлень, договорів (контрактів) тощо, якими обумовлюється діяльність, пов'язана з державною таємницею, із зазначенням видів секретних робіт, їх замовників та строків проведення.

У другій частині містяться пояснення щодо заповнення окремих позицій форми Звіту. При цьому такі пояснення викладаються стисло, без перелічення надлишкових даних, які вже наведено у Звіті (вказується номер розділу форми Звіту, відповідна графа та необхідні пояснення).

У заключній частині пояснювальної записки стисло надається аналіз стану забезпечення охорони державної таємниці з визначенням відповідних тенденцій, зазначаються проблемні питання та вказуються конкретні пропозиції щодо їх вирішення.

4.3. Пояснення, які подаються до заповнених розділів форми Звіту.

До розділу III:

графи 8:

поіменний список осіб із зазначенням посад та видів секретних робіт, у зв'язку з якими їм надано допуск до державної таємниці;

графи 9:

відомості про громадян, яким у звітному періоді надавався доступ до державної таємниці (прізвище, ім'я та по батькові, місце роботи та посада), із зазначенням:

переліку МНСІ, з якими ознайомлено громадянина, грифів секретності цих МНСІ, видів секретної інформації, яку доведено, статей ЗВДТ, на підставі яких її засекречено (у разі значної кількості МНСІ, з якими ознайомлено громадянина, зазначається їх кількість, грифи секретності, відповідні статті ЗВДТ, тематика відомостей);

графи 10:

відомості про іноземців або осіб без громадянства, яким у звітному періоді надавався доступ до державної таємниці (прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), дата і місце народження, місце роботи, громадянство), із зазначенням:

підстав для надання доступу (з посиланням на відповідний міжнародний договір України або розпорядження Президента України);

номера дозволу на доступ іноземця або особи без громадянства до державної таємниці, виданого СБУ, а також письмового розпорядження чи наказу керівника установи про надання доступу;

переліку МНСІ, з якими ознайомлено іноземця або особу без громадянства, грифів секретності цих МНСІ, видів секретної інформації, яку такій особі доведено, статей ЗВДТ, на підставі яких її засекречено;

способу доведення секретної інформації.

До розділу IV:

графи 7:

перелік держав або міжнародних організацій, яким передані МНСІ, із зазначенням:

найменувань МНСІ, їх реєстраційних номерів, кількості примірників, грифів секретності, статей ЗВДТ, на підставі яких їх засекречено;

підстав для передачі (з посиланням на відповідний міжнародний договір України або розпорядження Президента України);

номера дозволу СБУ на передачу секретної інформації, термін його дії;

графи 8:

перелік держав або міжнародних організацій із зазначенням щодо кожної:

кількості МНСІ, грифів обмеження доступу, характеристик та тематик відомостей, сфер застосування тощо, підстав для зберігання з посиланням на відповідні виконавчі договори, в рамках яких здійснено їх передачу;

графи 9:

перелік держав або міжнародних організацій із зазначенням щодо кожної:

найменувань МНСІ, їх реєстраційних номерів, кількості примірників, грифів обмеження доступу, характеристик та тематик відомостей, сфер застосування тощо, суб'єктів іноземних держав та міжнародних організацій, які здійснили передачу, з посиланням на відповідні виконавчі договори, в рамках яких здійснено таку передачу, а також суб'єкти України, через яких отримано МНСІ (якщо останнє мало місце);