Відповідно до частини другої статті 22 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та з метою регламентації організаційної роботи архівів

1. Затвердити Положення про організацію роботи архівів, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади та інформаційно-аналітичної роботи (Козловська Н.А.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Севостьянову Н.І.

1. Це Положення встановлює вимоги щодо організації роботи для центральних державних архівів, центральних державних архівних установ, галузевих державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, архівних відділів районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, архівних відділів міських рад, архівних установ сільської, селищної, міської ради для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду (далі - архів).

2. Управління архівом здійснюється його керівником та відповідними органами виконавчої влади (місцевого самоврядування).

3. В архіві розробляються: структура, положення про структурні підрозділи архіву, штатний розпис, кошторис, посадові інструкції працівників.

4. Положення про архів визначає загальні засади, підпорядкування, правову базу діяльності, профіль, завдання, функції, права.

Положення про центральні державні архіви, центральні державні архівні установи, галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, місцеві державні архівні установи розробляються і затверджуються у порядку, встановленому законодавством.

Положення про архівні установи сільських, селищних, міських рад для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду, затверджуються відповідними органами місцевого самоврядування на підставі Типового положення про архівну установу сільської, селищної, міської ради для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02 червня 2014 року № 864/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05 червня 2014 року за № 592/25369.

Положення про архівний відділ міської ради затверджується відповідною міською радою на підставі Типового положення про архівний відділ міської ради, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 16 червня 2016 року № 1693/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23 червня 2016 року за № 885/29015.

5. Структура архіву - документ, що визначає склад структурних підрозділів, розробляється з урахуванням завдань і функцій архіву та умов і особливостей його роботи.

Структуру архіву затверджує керівник архіву за погодженням з органом вищого рівня.

6. Загальні засади, завдання, функції, права структурних підрозділів архіву визначаються положеннями про структурні підрозділи архіву. Ці положення розробляються на основі положення про архів.

Положення про структурні підрозділи затверджуються наказом керівника архіву.

7. Штатний розпис архіву - документ, яким визначається перелік посад і професій працівників архіву із зазначенням їх кількості та складових їхньої заробітної плати відповідно до умов оплати праці.

Штатний розпис архіву складається згідно зі структурою архіву в межах встановленої граничної чисельності та фонду оплати праці працівників і затверджується керівником органу вищого рівня.

Штатний розпис архіву, затверджений у встановленому законодавством порядку, вводиться в дію наказом керівника архіву.

8. Кошторис архіву - основний плановий фінансовий документ архіву, яким на бюджетний період встановлюються повноваження щодо отримання надходжень і розподіл бюджетних асигнувань на взяття бюджетних зобов’язань та здійснення платежів для виконання архівом своїх функцій та досягнення результатів, визначених відповідно до бюджетних призначень.

9. Посадові інструкції працівників архіву усіх посад, що зазначені у штатному розписі, затверджуються керівником архіву.

10. Керівник архіву здійснює керівництво діяльністю архіву та відповідає за виконання покладених на архів завдань.

11. Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції архіву, в ньому створюється колегія (дирекція). Склад колегії (дирекції) затверджується відповідним органом вищого рівня.

Положення про колегію (дирекцію) затверджується наказом керівника архіву.

Рішення колегії (дирекції) реалізовуються шляхом видання відповідного наказу керівника архіву.

12. В архіві на правах дорадчих органів створюються із залученням представників інших установ та наукової громадськості:

науково-методична рада - для розгляду питань науково-методичної та видавничої роботи;

експертно-перевірна (експертна) комісія - для розгляду питань, пов’язаних з визначенням цінності документів, віднесенням їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ), визначенням складу документів архіву, грошовою оцінкою документів НАФ;

комісія із розсекречування документів - для зняття обмежень доступу до документів архіву.

У разі необхідності в архіві можуть створюватись інші постійно діючі чи тимчасові ради та комісії.

Склад цих рад і комісій та положення про них затверджуються наказом керівника архіву.

1. Планування роботи архіву - це визначення видів і обсягів робіт працівників на певний період відповідно до призначення і мети діяльності архіву.

2. Плани роботи архіву у розрізі основних напрямів його діяльності на рік складаються за формами, затвердженими наказом Укрдержархіву.

Водночас архів може розробляти окремі плани розвитку певних напрямів діяльності.

Форми планів роботи архіву, які не затверджуються Укрдержархівом, затверджуються наказом керівника архіву.