З метою запровадження електронного сервісу з проставлення апостиля, підвищення рівня довіри до офіційних документів України, на яких проставляється апостиль, та з урахуванням статті 7 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити Порядок ведення Електронного реєстру апостилів, що додається.

2. Установити, що державна реєстрація апостилів у Електронному реєстрі апостилів (далі - Реєстр) здійснюється з 9 листопада 2015 року.

3. Міністерству юстиції:

1) вжити заходів щодо:

запровадження Реєстру до 9 листопада 2015 р.;

забезпечення до 15 грудня 2015 р. наповнення Реєстру відомостями про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів:

- посадових осіб Міністерства юстиції, уповноважених на проставлення апостиля;

- посадових осіб відділів державної реєстрації актів цивільного стану; державних реєстраторів, які здійснюють державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців; нотаріусів; суддів.

До наповнення Реєстру відомостями про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів уповноважені особи Міністерства юстиції, відповідальні за проставлення апостиля, використовують наявні зразки на паперових носіях;

2) визначити порядок та форму подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів.

4. Рекомендувати:

1) Державній судовій адміністрації за формою, встановленою відповідно до підпункту 2 пункту 3 цієї постанови:

протягом місяця передати Міністерству юстиції інформацію щодо зразків підписів, відбитків печаток та/або штампів суддів;

забезпечити в разі настання відповідних змін подання Міністерству юстиції протягом трьох робочих днів оновленої інформації;

2) державним органам, установам, організаціям подавати на запит відповідного уповноваженого органу, визначеного пунктом 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 р. № 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів" (Офіційний вісник України, 2003 р., № 4, ст. 120), відомостей за формою, визначеною відповідно до підпункту 2 пункту 3 цієї постанови.

5. Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади забезпечувати подання у триденний строк на запит відповідного уповноваженого органу, визначеного пунктом 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 р. № 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів", відомостей за формою, визначеною відповідно до підпункту 2 пункту 3 цієї постанови.

6. Установити, що:

1) апостиль на офіційних документах проставляється та заповнюється за допомогою програмних засобів Реєстру у формі електронного документа відповідно до зразка, встановленого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів;

2) на електронний документ, який містить візуальне зображення зразка підпису (відцифрований підпис) уповноваженої особи, відповідальної за проставлення апостиля, накладається кваліфікований електронний підпис такої особи та кваліфікована електронна печатка уповноваженого органу згідно з вимогами законодавства у сфері електронних довірчих послуг. При цьому кваліфікований електронний підпис чи печатка створюються за допомогою засобів кваліфікованого електронного підпису чи печатки, які мають вбудовані апаратно-програмні засоби, що забезпечують захист записаних на них даних від несанкціонованого доступу, від безпосереднього ознайомлення із значенням параметрів особистих ключів та їх копіювання;

3) склад, порядок розміщення обов'язкових реквізитів апостиля у формі електронного документа повинні відповідати вимогам законодавства про електронні документи та електронний документообіг;

4) візуальна форма апостиля на папері повинна відображати дані, які він містить, в електронній формі, зокрема візуальне відображення зразка підпису (відцифрованого підпису) уповноваженої особи, відповідальної за проставлення апостиля.

7. Пункт 7 виключено

8. Пункт 8 виключено

 

Інд. 72

 

1. Цей Порядок регулює ведення Електронного реєстру апостилів (далі - Реєстр) та внесення до нього відомостей про проставлення Мін'юстом відповідно до пункту 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 р. № 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів" (Офіційний вісник України, 2003 р., № 4, ст. 120) апостиля на офіційних документах, які були складені на території України, яким відповідно до статті 5 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, засвідчуються справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, і у відповідному випадку автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ (далі - офіційні документи).

Внесення до Реєстру відомостей про проставлення апостиля іншими уповноваженими органами здійснюється згідно з цим Порядком у разі прийняття відповідного рішення про приєднання до Реєстру таким органом.

Реєстрація в Реєстрі відомостей про проставлення апостиля здійснюється з метою створення єдиної бази даних відповідних відомостей та спрощення перевірки факту проставлення апостиля і відповідності записів у ньому відомостям Реєстру.

2. Терміни, що вживаються в цьому Порядку, мають таке значення:

Реєстр - єдина державна інформаційно-комунікаційна система, що містить відомості про проставлені апостилі, зразки відбитків печаток та зразки підписів посадових осіб уповноважених органів, а також відомості про зразки відбитків печаток та/або штампів державних органів, установ, організацій (далі - орган), зразки підписів посадових осіб чи інших уповноважених законом осіб (далі - посадові особи), які мають право на скріплення підписом та печаткою та/або штампом офіційних документів, на які поширюється дія Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (далі - відомості про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів), у разі прийняття рішення про приєднання до Реєстру відповідним уповноваженим органом;

держатель Реєстру - Мін'юст, який забезпечує ведення Реєстру;

адміністратор Реєстру - державне підприємство, що належить до сфери управління Мін'юсту, яке забезпечує технічне та технологічне створення і супроводження програмного забезпечення Реєстру, забезпечує надання доступу уповноваженим органам до Реєстру, збереження та захист даних, що містяться в Реєстрі, а також підтримання в актуальному стані, оновлення відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів;

уповноважений орган - компетентний орган, визначений пунктом 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 р. № 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів", який проставляє апостиль відповідно до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, у разі прийняття таким органом рішення про приєднання до Реєстру відповідно до абзацу другого пункту 1 цього Порядку;