З метою запровадження електронного сервісу з проставлення апостиля, підвищення рівня довіри до офіційних документів України, на яких проставляється апостиль, та з урахуванням статті 7 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити Порядок ведення Електронного реєстру апостилів, що додається.

2. Установити, що ведення Електронного реєстру апостилів здійснюється з 9 листопада 2015 року.

1. Цей Порядок визначає процедуру функціонування Електронного реєстру апостилів та наповнення його відомостями про проставлення спеціальної відмітки "Apostille" (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" (далі - апостиль) на офіційних документах, які були складені на території України, яким відповідно до статті 5 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, засвідчуються справжність підпису, в якій якості виступала особа, що підписала документ та автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ.

Дія цього Порядку поширюється на центральні органи виконавчої влади, визначені пунктом 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 р. № 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів" (Офіційний вісник України, 2003 р., № 4, ст. 120) (далі - компетентні органи), що відповідно до законодавства проставляють апостилі з використанням Реєстру.

2. У цьому Порядку терміни вживаються в такому значенні:

1) заявник - фізична або юридична особа, яка звертається до компетентного органу за проставленням апостиля;

2) Електронний реєстр апостилів (далі - Реєстр) - державна інформаційно-комунікаційна система, що забезпечує збирання, накопичення, захист, облік, відображення, оброблення відомостей про проставлені апостилі, зразки підписів посадових осіб та відбитків печаток компетентних органів, зразки підписів посадових осіб чи інших уповноважених законом осіб (далі - особи), від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразки відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах, а також відомостей про кваліфіковані сертифікати відкритих ключів та надання відомостей про проставлені апостилі.

3. Власником Реєстру є держава в особі Мін’юсту.

Держателем Реєстру є Мін’юст.

Адміністратором Реєстру є державне підприємство, що належить до сфери управління Мін’юсту.

Заходи із створення, впровадження та супроводження програмного забезпечення Реєстру, технічного і технологічного забезпечення, збереження та захисту даних Реєстру, технічних та технологічних заходів з надання доступу до Реєстру здійснюються адміністратором Реєстру відповідно до Законів України "Про захист персональних даних" та "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах".

4. Фінансування витрат, пов’язаних із створенням, формуванням, модернізацією та веденням Реєстру, здійснюється за рахунок коштів державного бюджету, коштів міжнародної технічної допомоги та інших джерел, не заборонених законом.

5. Реєстр ведеться державною мовою.

Назва "Apostille" (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" викладається французькою мовою. Типові пункти в апостилі викладаються українською та англійською мовами.

Під апостилем може бути розміщена додаткова інформація.

6. Апостиль, що проставляється з використанням програмних засобів Реєстру, є електронним документом, створеним за зразком, встановленим Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, та оформленим відповідно до вимог законодавства у сфері електронних документів та електронного документообігу, а також у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.

Візуальна форма апостиля на папері відображає дані, що містяться в електронному апостилі, а також відомості (реквізити) кваліфікованого електронного підпису посадової особи компетентного органу, яка проставила апостиль, та кваліфікованої електронної печатки компетентного органу.

7. Ведення Реєстру передбачає:

1) формування та/або реєстрацію заяв про проставлення апостиля;

2) виготовлення та/або долучення до заяв про проставлення апостиля сканованих копій документів, на яких проставляється апостиль;

3) передачу документів для проставлення апостиля між компетентними органами та суб’єктами, визначеними такими органами, що забезпечують прийняття та видачу документів, на яких проставляється апостиль (далі - уповноважений суб’єкт);

4) пошук відомостей про зареєстровані заяви про проставлення апостиля, проставлені апостилі, зразків підписів, відбитків печаток та/або штампів;

5) проставлення апостиля на офіційному документі шляхом створення електронного документа відповідно до зразка, встановленого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів;

6) формування та присвоєння реєстрового номера апостиля;

7) формування повідомлення про відмову в проставленні апостиля;

8) надання відомостей про проставлені апостилі;

9) наповнення зразками підписів посадових осіб та відбитків печаток компетентних органів, зразками підписів осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразками відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах, відомостями про сертифікати відкритих ключів;

10) електронну інформаційну взаємодію з Єдиним державним вебпорталом електронних послуг, національними електронними інформаційними ресурсами та іншими інформаційно-комунікаційними системами засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта".

Ведення Реєстру здійснюється за допомогою технічних і програмних засобів, які забезпечують: автоматичне формування та присвоєння реєстрового номера апостиля, реєстрового номера повідомлення про відмову в проставленні апостиля, реєстрового номера заяви про проставлення апостиля; автоматичне присвоєння дати проставлення апостиля, повідомлення про відмову в проставленні апостиля, реєстрації заяви про проставлення апостиля; формування та реєстрацію заяв про проставлення апостиля; автоматизацію та контроль процесів проставлення апостиля; захист відомостей, що містяться у Реєстрі, від несанкціонованих дій; оновлення, архівування та відновлення відомостей, внесених до Реєстру, їх пошук; документальне відтворення процедури проставлення апостиля; надання відомостей про проставлений апостиль з відображенням документа чи сканованої копії документа (для документа, створеного в паперовій формі), на якому проставлено такий апостиль; формування контрольного коду перевірки апостиля.