Відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, та з метою забезпечення організації належного розгляду звернень громадян у Міністерстві охорони здоров'я України

1. Затвердити Порядок розгляду звернень громадян у Міністерстві охорони здоров'я України, що додається.

2. Затвердити Порядок особистого прийому громадян у Міністерстві охорони здоров'я України, що додається.

3. Міністру охорони здоров'я Автономної Республіки Крим, керівникам структурних підрозділів з питань охорони здоров'я обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій забезпечити:

1) дотримання процедури розгляду звернень громадян відповідно до законодавства;

2) подання до Міністерства охорони здоров'я України звітів за результатами проведеної роботи зі зверненнями громадян за встановленими Порядком розгляду звернень громадян у Міністерстві охорони здоров'я України формами та у визначені строки.

4. Керівникам структурних підрозділів Міністерства охорони здоров'я України забезпечити:

1) неухильне виконання Порядку розгляду звернень громадян у Міністерстві охорони здоров'я України та Порядку особистого прийому громадян у Міністерстві охорони здоров'я України;

2) визначення осіб, відповідальних за ведення діловодства зі звернень громадян, у кожному структурному підрозділі;

3) щоквартальний аналіз опрацьованих звернень громадян.

5. Державному підприємству "Центр електронної охорони здоров'я Міністерства охорони здоров'я України" (Бабченко А.Ю.) забезпечити:

1) створення на офіційному веб-сайті МОЗ України в рубриці "Звернення громадян" додаткового розділу "Електронне звернення" та розміщення в ньому форми електронного звернення;

2) перетворення заповненої заявником форми електронного звернення в документ у форматі MS-Word (doc-файл) та надсилання його до структурного підрозділу з організації роботи зі зверненнями громадян (ez@moz.gov.ua) для подальшого опрацювання.

6. Управлінню організаційного та документального забезпечення (Величко І.М.) забезпечити перевірку електронної пошти протягом робочого дня мінімум двічі та подальше опрацювання електронних звернень.

7. Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення (Р. Лихотоп) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

8. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

9. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Цей Порядок визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян.

2. У цьому Порядку терміни вживаються в значеннях, наведених у Законі України "Про звернення громадян".

Звернення може бути усним (викладеним громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв'язку через визначені контактні центри, телефонні "гарячі лінії" та записаним (зареєстрованим) посадовою особою) чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до законодавства. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв'язку (електронне звернення). Електронні звернення надсилаються на електронну адресу ez@moz.gov.ua або заповнюються в електронній формі, яка розміщена на офіційному веб-сайті МОЗ України (додаток 1).

Звернення може бути подане як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

Повторними вважаються звернення, в яких:

оскаржується рішення, прийняте за попереднім зверненням;

повідомляється про несвоєчасне вирішення попереднього звернення, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством термін розгляду і відповідь громадянину не надавалась;

не вирішено по суті або вирішено не в повному обсязі питання, порушене в першому зверненні;

звертається увага на інші недоліки, допущені при вирішенні питання, порушеного в попередньому зверненні;

звернення від одного і того самого громадянина з одного і того самого питання, якщо перше вирішено по суті.

Не вважаються повторними звернення, в яких повідомляються додаткові відомості.

Дублетні звернення - це письмові звернення одного і того самого громадянина (громадян) з одного і того самого питання, надіслані різним адресатам та направлені ними за належністю на розгляд.

3. Звернення громадян повинні оформлятися з дотриманням вимог, передбачених статтею 5 Закону України "Про звернення громадян".

Звернення, оформлені без дотримання зазначених вимог, повертаються заявникам з відповідними роз'ясненнями у строк не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян".

4. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також звернення, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачено статтею 17 Закону України "Про звернення громадян", та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає Міністр охорони здоров'я України, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

5. Усі звернення громадян, що надходять до Міністерства охорони здоров'я України, підлягають обов'язковій класифікації за видами відповідно до статті 3 Закону України "Про звернення громадян", а саме: пропозиції, заяви та скарги.

Подальший розгляд пропозицій, заяв та скарг проводиться з урахуванням особливостей, встановлених статтями 14, 15, 16 Закону України "Про звернення громадян".

6. Усі звернення громадян, що надходять до МОЗ України, додатково класифікуються відповідно до Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858.

7. Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян у МОЗ України ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на структурний підрозділ по роботі зі зверненнями громадян МОЗ України.

Організація діловодства за зверненнями громадян у структурних підрозділах апарату МОЗ України (далі - структурні підрозділи МОЗ України) покладається на спеціально призначених для цього осіб (далі -особи, відповідальні за ведення діловодства в структурних підрозділах МОЗ України), яких призначають керівники структурних підрозділів МОЗ України.

Особи, відповідальні за ведення діловодства в структурних підрозділах МОЗ України, забезпечують облік і проходження звернень громадян в установлений строк з використанням оновленої системи електронного документообігу в апараті МОЗ України (далі - СЕД), інформують керівника про стан їх виконання, формують справи відповідно до номенклатури справ та готують їх на архівне зберігання, здійснюють ознайомлення працівників з нормативними та методичними документами з діловодства за зверненнями громадян.

Права та обов'язки осіб, відповідальних за ведення діловодства в структурних підрозділах МОЗ України, визначаються посадовими інструкціями.

8. За організацію діловодства зі звернень громадян з використанням СЕД, а також за зміст, якість підготовки відповідей на звернення громадян та зберігання звернень громадян у структурних підрозділах МОЗ України відповідальні їх керівники, які систематично аналізують ведення діловодства і вживають заходів щодо його удосконалення.

9. За організацію та стан діловодства зі звернень громадян у МОЗ України відповідає заступник Міністра охорони здоров'я України відповідно до розподілу обов'язків.

1. Попередній розгляд письмових звернень громадян здійснюється структурним підрозділом по роботі зі зверненнями громадян з метою визначення відповідності оформлення звернення вимогам, передбаченим статтею 5 Закону України "Про звернення громадян" , та виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду Міністром охорони здоров'я України, його заступниками або керівниками структурних підрозділів. Електронні звернення передаються на розгляд Міністру охорони здоров'я України та заступникам Міністра охорони здоров'я України у паперовому вигляді.

2. Міністру охорони здоров'я України подаються на розгляд звернення Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня".

3. Заступникам Міністра охорони здоров'я України подаються на розгляд контрольні звернення та адресовані на їхнє ім'я або на адресу МОЗ України звернення громадян відповідно до розподілу між ними обов'язків, а керівникам структурних підрозділів МОЗ України - відповідно до їхніх функціональних обов'язків.

4. Наслідки розгляду звернень громадян керівництвом фіксуються в резолюціях.

5. Усі звернення громадян, що надходять до МОЗ України, реєструються централізовано у структурному підрозділі організації роботи зі зверненнями громадян у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час, - наступного після нього робочого дня.

Усні та письмові звернення громадян, що надійшли під час проведення особистого прийому громадян, реєструються у Приймальні громадян МОЗ України.

6. Усі звернення громадян реєструються за допомогою модуля "Звернення громадян", що є складовою СЕД, шляхом введення в реєстраційно-контрольну картку (далі - РКК) таких елементів: дата надходження звернення, реєстраційний індекс; прізвище, ім'я, по батькові заявника; місце проживання; категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; тип звернення; вид звернення; ознака надходження; порушені питання - короткий зміст, тема звернення, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата та індекс відповіді; результати розгляду; номер справи за номенклатурою. Склад зазначених елементів за необхідності може бути доповнений.

На кожне звернення, що зареєстроване за допомогою СЕД, створюється РКК (додаток 2 до цього Порядку).

Під час реєстрації звернення йому присвоюється реєстраційний індекс. Реєстраційний індекс звернень громадян формується в СЕД автоматично. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення, наприклад: Д-401. Реєстраційний індекс також може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання звернень громадян. Колективні звернення реєструються з літерами Ко, наприклад: Ко-12. Звернення громадян без підпису реєструються з використанням літер Ан, наприклад: Ан-14.

7. Дублетні звернення обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви чи скарги з додаванням порядкового номера, що проставляється через дефіс, наприклад: Д-401-1, Д-401-2, Д-401-3.

8. Після реєстрації документа проставляється реєстраційний штамп у нижньому правому куті першого аркуша документа або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивання. Реєстраційний індекс звернення зазначається у реєстраційному штампі. Зареєстроване звернення сканується в СЕД та долучається до РКК.

Текст електронного звернення вноситься до РКК та додатково пересилається на поштову скриньку осіб, відповідальних за ведення діловодства в структурних підрозділах МОЗ України.

9. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі РКК відображається реєстраційний індекс попереднього звернення цього заявника. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч робиться позначка "ПОВТОРНО", та підбирається все попереднє листування особами, відповідальними за організацію діловодства в структурних підрозділах МОЗ України.

10. РКК роздруковується в одному примірнику та з підписами осіб, відповідальних за ведення діловодства в структурних підрозділах МОЗ України, зберігається в структурному підрозділі по роботі зі зверненнями громадян МОЗ України. РКК розміщуються в картотеці, яка формується в алфавітному порядку за прізвищами осіб, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги, та формою надходження звернень.

11. У структурних підрозділах МОЗ України застосовується автоматизована система обліку звернень громадян у СЕД, що дає можливість відслідковувати проходження та стан розгляду звернень громадян.

1. Розгляд письмових звернень громадян:

1) керівники структурних підрозділів, до компетенції яких належать питання, зазначені у зверненнях, або структурні підрозділи яких визначено відповідальними за розгляд звернень у резолюціях Міністра охорони здоров'я України та заступників Міністра, здійснюють подальший розгляд звернень громадян і визначають виконавців кожного з них.

У разі коли розгляд звернення доручено кільком виконавцям, головним є виконавець, зазначений в дорученні першим, якщо в документі не обумовлено інше.

Для виконання доручення надається право залучати інших виконавців і координувати їх роботу. За своєчасний та якісний розгляд звернення відповідальні усі вказані в резолюції виконавці;

2) інформація щодо виконавців звернень громадян в обов'язковому порядку вноситься до СЕД особами, відповідальними за ведення діловодства в структурних підрозділах МОЗ України.

Факт передачі звернень громадян виконавцям фіксується в СЕД у полі "Робота з оригіналом" РКК;

3) передача звернень громадян від одного структурного підрозділу МОЗ України до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через підрозділ по роботі зі зверненнями громадян МОЗ України, в якому було зареєстровано звернення;

4) відповідно до Закону України "Про звернення громадян" забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим структурним підрозділам МОЗ України або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються;

5) керівники та працівники структурних підрозділів МОЗ України при розгляді звернень громадян зобов'язані уважно вивчати зазначені у них питання, створювати умови для участі заявників у перевірці поданих ними заяв чи скарг, надавати можливості знайомитися з матеріалами перевірок відповідних звернень;

6) скарги та повторні звернення громадян, які надсилаються структурними підрозділами МОЗ України для розгляду та прийняття рішень до структурних підрозділів з питань охорони здоров'я місцевих державних адміністрацій, в обов'язковому порядку контролюються безпосереднім виконавцем МОЗ України до повного з'ясування причин та умов, які спонукали авторів скаржитися та повторно звертатися;

7) забороняється надавати неоднозначні, необґрунтовані або неповні відповіді за зверненнями громадян та безпідставно направляти звернення громадян на розгляд інших органів;

8) працівник, відповідальний за розгляд звернень громадян, у разі відпустки, відрядження або звільнення зобов'язаний через особу, відповідальну за ведення діловодства в структурному підрозділі МОЗ України, передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі нерозглянуті звернення громадян.

2. Складання листів-відповідей на звернення громадян:

1) за результатами розгляду звернень громадян даються письмові відповіді;

2) листи-відповіді на звернення громадян оформлюються на бланку МОЗ України;

3) у разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначаються у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім адреса місця проживання, наприклад:

4) лист-відповідь візують працівник, який його підготував, та керівники відповідних структурних підрозділів МОЗ України.

У разі потреби (якщо в листі порушуються важливі питання) лист-відповідь візують керівники заінтересованих структурних підрозділів МОЗ України, а також заступники Міністра відповідно до розподілу обов'язків (якщо лист підписує Міністр охорони здоров'я України);

5) посадові особи підписують листи-відповіді в межах своїх повноважень, визначених положеннями про структурні підрозділи МОЗ України, посадовими інструкціями тощо.

Листи-відповіді підписуються Міністром охорони здоров'я України та заступниками Міністра відповідно до розподілу обов'язків.

Право підпису листів-відповідей інформаційного характеру надається керівникам самостійних структурних підрозділів. Це стосується звернень громадян, які пересилаються за належністю до відповідного органу, установи чи посадової особи згідно зі статтею 7 Закону України "Про звернення громадян";

6) відповідь за результатами розгляду звернення надається тим структурним підрозділом МОЗ України, який його отримав і до компетенції якого входить вирішення порушених у зверненні питань;

7) у разі коли звернення розглядалося працівниками декількох структурних підрозділів, заявникові направляється один лист-відповідь. Проект листа-відповіді готується відповідальним за його підготовку працівником, погоджується з іншими виконавцями, візується ними та передається на підпис;

8) присвоєння реєстраційного індексу листам-відповідям на звернення громадян здійснюється централізовано структурним підрозділом по роботі зі зверненнями громадян МОЗ України після створення в СЕД картки "Відповідь" та сканування відповіді особами, відповідальними за ведення діловодства в структурних підрозділах МОЗ України. У картці "Відповідь" скануються оригінал відповіді, відповідь з візами виконавця і посадових осіб та усі додатки до відповіді.

Реєстраційний індекс листів-відповідей на звернення громадян складається з індексу за номенклатурою справ, реєстраційного індексу та порядкового номера, наприклад: 02.2-18/7/Д-520/5147-зв;

9) для відправки листів-відповідей на звернення громадян особи, відповідальні за ведення діловодства в структурних підрозділах МОЗ України, здійснюють вкладання цих листів у конверти, на яких зазначають адресу місця проживання заявника, якому адресовано лист-відповідь.

Відповідь на електронне звернення направляється у спосіб, обраний заявником (згідно з вказаною ним адресою місця проживання або адресою електронної пошти).

За потреби надання відповіді на електронне звернення електронною поштою виконавець (або особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі) здійснює пересилання заявнику відповіді у сканованій формі.

Після здійснення відправлення відповіді заявнику звіт про відправлення із зазначеними адресою, датою відправлення та інформацією, що міститься у відправленому файлі, роздруковується. Зазначений звіт долучається до справи та зберігається у встановленому законодавством порядку;

10) відправка всіх листів-відповідей на звернення громадян здійснюється централізовано підрозділом з питань діловодства.

1. Звернення громадян, що надходять від державної установи "Урядовий контактний центр", розглядаються відповідно до Порядку взаємодії органів виконавчої влади та державної установи "Урядовий контактний центр" із забезпечення оперативного реагування на звернення, що надходять на урядову телефонну "гарячу лінію" та Урядову телефонну довідку, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 2009 року № 898.

2. У МОЗ України визначається посадова особа на рівні заступника Міністра, яка відповідає за забезпечення оперативного розгляду звернень.

3. Усі звернення, що надходять від державної установи "Урядовий контактний центр" до МОЗ України, розглядаються в тому самому порядку, що і у разі письмового звернення, відповідно до розділів ІІ та ІІІ цього Порядку.

4. Керівники структурних підрозділів МОЗ України забезпечують всебічний, неупереджений та оперативний розгляд кожного звернення, що надходить від державної установи "Урядовий контактний центр".

5. Звернення, які не потребують додаткового вивчення, розглядаються протягом п'яти днів, а ті, що потребують додаткового вивчення, - протягом п'ятнадцяти днів після їх надходження.

У разі коли прийнято рішення щодо продовження строку розгляду звернення, заявника в установленому порядку повідомляють та вноситься відповідна інформація до бази даних. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати тридцяти днів.

6. Інформація про результати розгляду звернень вноситься до бази даних державної установи "Урядовий контактний центр" МОЗ України разом з копією листа в електронному вигляді, яким поінформовано заявника.

1. З метою забезпечення оперативного реагування на звернення громадян у МОЗ України функціонує телефонна "гаряча лінія".

2. Усі звернення, що надходять на телефонну "гарячу лінію" МОЗ України, реєструються та опрацьовуються у встановленому законодавством порядку.

3. Керівники структурних підрозділів МОЗ України у межах компетенції щомісяця до 10 числа місяця, наступного за звітним, забезпечують надання інформації з найбільш актуальних питань та роз'яснень законодавства до центру прийому звернень телефонної "гарячої лінії" МОЗ України з метою кваліфікованого розгляду проблемних питань операторами телефонної "гарячої лінії" МОЗ України.

4. Звернення громадян, що надходять на телефонну "гарячу лінію" МОЗ України, розглядаються в терміни, визначені Законом України "Про звернення громадян".

5. Інформація про графік роботи телефонної "гарячої лінії" МОЗ України подається до державної установи "Урядовий контактний центр".

1. Звернення громадян розглядаються у строки, передбачені статтею 20 Закону України "Про звернення громадян".

2. Строк розгляду пропозицій, заяв та скарг обчислюється в календарних днях, починаючи від дати реєстрації, з якої починається строк, до дня присвоєння реєстраційного індексу листу-відповіді та направлення його заявнику. Якщо останній день строку розгляду звернення припадає на неробочий день, то останнім днем строку розгляду вважається перший після нього робочий день.

3. Звернення, взяті на контроль, виконуються в строки, встановлені контролюючим органом або керівництвом МОЗ України.

4. Якщо порушені у зверненні питання не входять до компетенції МОЗ України, відповідальний за розгляд структурний підрозділ МОЗ України у 5-денний строк надсилає його за належністю відповідному органу, установі чи посадовій особі, про що інформує громадянина, який подав звернення.

5. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно також у 5-денний строк повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями.

1. Якщо про результати розгляду звернення, крім громадянина, необхідно повідомити державний орган вищого рівня або якщо виконання звернення контролюється керівництвом МОЗ України, перший аркуш цього звернення позначається штампом "Контроль", а у графі "Контроль" РКК зазначається "Особливий контроль". Контроль також здійснюється щодо звернень громадян у зв'язку зі смертю громадян у закладах охорони здоров'я, а у графі "Контроль" РКК зазначається "Внутрішній контроль".

У разі якщо резолюцією Міністра охорони здоров'я України визначено завдання доповісти за результатами розгляду звернення, у графі "Контроль" РКК зазначається "Особливий контроль Міністра".

У разі якщо резолюцією заступників Міністра охорони здоров'я України визначено завдання доповісти за результатами розгляду звернення, у графі "Контроль" РКК зазначається "Особливий контроль заступника Міністра".

2. Автоматизований контроль за виконанням звернень громадян є складовою СЕД та передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.

3. Звернення громадян, на які надано проміжні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль знімається тільки після прийняття остаточного рішення і вжиття заходів щодо вирішення питань, порушених у зверненні.

4. Рішення про зняття звернення з контролю приймає посадова особа структурного підрозділу по роботі зі зверненнями громадян МОЗ України, про що проставляється відмітка у РКК та СЕД.

5. Контроль за розглядом звернень громадян у структурних підрозділах МОЗ України покладається на керівників, які зобов'язані забезпечити своєчасний, правильний і у повному обсязі розгляд звернень громадян.

6. Особи, які відповідальні за ведення діловодства в структурних підрозділах МОЗ України, щочетверга до 16.00 надають до структурного підрозділу по роботі зі зверненнями громадян МОЗ України інформацію про кількість звернень громадян, у яких порушено терміни розгляду, виконавців, які допустили зазначені порушення, та причини порушень.

7. Інформація про результати виконання звернень громадян, взятих на контроль, узагальнюється щотижня та подається структурним підрозділом по роботі зі зверненнями громадян МОЗ України керівництву на апаратну нараду.

1. Після розгляду звернення громадянина у лівому куті нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання свідчить про те, що розгляд звернення завершено і його можна долучити до справи. Відмітка повинна містити слова "До справи", посилання на дату і реєстраційний індекс листа-відповіді, який засвідчує його виконання, дату, найменування посади і підпис посадової особи, яка прийняла рішення. Якщо звернення громадянина не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Зазначені реквізити проставляються від руки, наприклад:

2. Звернення громадян після їх розгляду з усіма документами та копією листа-відповіді передаються особі, відповідальній за ведення діловодства в структурному підрозділі МОЗ України, для формування справ, їх зберігання і направлення у справу в СЕД.

Формування і зберігання справ у виконавців забороняються.

3. Документи розміщуються в справах у хронологічному та/або алфавітному порядку. Під час формування справ перевіряються правильність спрямування документів, їх комплектність. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становить у справі самостійну групу. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до відповідної групи документів.

Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо їх розгляду вміщується в м'яку обкладинку (додаток 3 до цього Порядку) у такій послідовності: звернення, копія відповіді з візами посадових осіб і виконавця, додані до звернення матеріали, службові і доповідні записки, довідки та інші матеріали. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом зі зверненнями. Формування справ щодо звернень, які не входять до компетенції МОЗ України та пересилаються за належністю відповідному органу, установі чи посадовій особі відповідно до статті 7 Закону України "Про звернення громадян", здійснюється без звернення, оскільки зареєстровані звернення скануються в СЕД та долучаються до РКК.

Пропозиції, заяви, скарги, на які не були надані відповіді, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

4. Обкладинка справи оформляється за встановленою формою (додаток 4 до цього Порядку).

5. У МОЗ України здійснюється зберігання звернень громадян для надання довідок і використання з іншою метою протягом часу, визначеного зведеною номенклатурою справ МОЗ України.

6. Встановлюється п'ятирічний строк зберігання пропозицій, заяв і скарг та документів, пов'язаних з їх розглядом і вирішенням. За необхідності постійно діюча експертна комісія МОЗ України може прийняти рішення про збільшення строку зберігання або про постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян. Рішення експертної комісії про збільшення строків зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами, про відбір їх для подальшого зберігання підлягають обов'язковому затвердженню керівництвом МОЗ України.

Справи постійного зберігання передаються до архіву МОЗ України через два роки після завершення діловодства за ними. Справи тимчасового зберігання передаються до архіву МОЗ України за рішенням керівника структурного підрозділу МОЗ України.