Відповідно до Закону України від 04 липня 2013 року № 406-VII "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України у зв’язку з проведенням адміністративної реформи", пунктів 9, 11 Положення про Пенсійний фонд України , затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 384, правління Пенсійного фонду України

1. Затвердити Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, що додається.

2. Департаменту персоніфікованого обліку, інформаційних систем та мереж (Ніколаєв О.Б.) та юридичному управлінню (Рябцева Т.Б.) подати цю постанову на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Ця постанова набирає чинності з дня її офіційного опублікування.

1. Це Положення відповідно до Закону України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування" (далі - Закон) визначає порядок організації ведення реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (далі - Реєстр застрахованих осіб) та порядок надання інформації з Реєстру застрахованих осіб.

2. У цьому Положенні терміни вживаються у таких значеннях:

ДРФО - Державний реєстр фізичних осіб - платників податків;

єдиний внесок - єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування;

звітність - звіти щодо сум нарахованого єдиного внеску, страхових внесків;

номер облікової картки - унікальний номер персональної електронної облікової картки, що формується автоматично шляхом додавання одиниці до останнього наявного унікального номера облікової картки та є незмінним;

облікова картка - персональна електронна облікова картка застрахованої особи;

реєстраційний номер облікової картки платника податків - реєстраційний номер облікової картки платника податків - фізичної особи згідно з ДРФО; для застрахованих осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і мають відмітку у паспорті, зазначаються:

для осіб з паспортом у формі книжечки - БКNNXXXXXX, де БК - константа, що вказує на реєстрацію за паспортними даними; NN - дві українські літери серії паспорта (верхній регістр); XXXXXX - шість цифр номера паспорта (з ведучими нулями);

для осіб з паспортом у формі пластикової картки (ID-картки), які мають відмітку "відмова", - ПXXXXXXXXX, де П - константа, що вказує на реєстрацію за паспортними даними; XXXXXXXXX - дев'ять цифр номера паспорта.

За період до 31 грудня 2010 року також можуть зазначатись дані свідоцтва про загальнообов'язкове державне соціальне страхування (серія та номер (NNN XXXXXX - три літери, пробіл, шість цифр)); для осіб, які не є громадянами України, але працювали на території України і не мали реєстраційного номера облікової картки платника податків, - серія та номер документа, що посвідчує особу (FNNNNNNNNN, де F - латинська літера (константа); NNNNNNNNN - довільний набір латинських, російських та українських літер і цифр).

Інші терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі та Законі України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування" .

3. Ведення Реєстру застрахованих осіб здійснюється державною мовою.

4. Реєстр застрахованих осіб формує та веде Пенсійний фонд України, який є володільцем даних Реєстру застрахованих осіб.

5. Реєстр застрахованих осіб забезпечує:

облік застрахованих осіб у системі загальнообов'язкового державного соціального страхування та їх ідентифікацію;

накопичення, зберігання та автоматизовану обробку інформації про страховий стаж та заробітну плату (дохід, грошове забезпечення, допомогу, компенсацію), про набуття застрахованими особами права на отримання страхових виплат за окремими видами загальнообов'язкового державного соціального страхування;

нарахування та облік виплат за окремими видами загальнообов'язкового державного соціального страхування.

1. Реєстр застрахованих осіб формується як система накопичення, збереження електронних даних на базі централізованих інформаційних технологій відповідно до вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про захист персональних даних", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах".

2. Джерела формування реєстру застрахованих осіб визначені статтею 18 Закону.

У Реєстрі застрахованих осіб накопичується, зберігається, автоматично обробляється інформація (далі - обробка інформації) про фізичних осіб, які підлягають загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню відповідно до законодавства, та інформація, необхідна для обчислення і призначення страхових виплат за видами загальнообов'язкового державного соціального страхування із:

звітності та повідомлень про прийняття працівника на роботу;

системи персоніфікованого обліку у системі загальнообов'язкового державного пенсійного страхування;

електронних пенсійних справ;

системи обліку сплати страхових внесків;

фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування;

відомостей, що подаються застрахованими особами у випадках, передбачених законами та цим Положенням;

реєстру страхувальників Державного реєстру;

центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;

звернень громадян до органів Пенсійного фонду України;

інших джерел, передбачених законодавством.

1. З метою забезпечення обробки інформації в Реєстрі застрахованих осіб для кожної застрахованої особи автоматично створюється облікова картка, якій присвоюється номер облікової картки.

2. Облікова картка відкривається у разі:

надходження у складі звітності від страхувальника відомостей про застраховану особу, дані про яку відсутні в Реєстрі застрахованих осіб;

надходження у складі звітності відомостей про суми нарахованого доходу та єдиного внеску фізичних осіб - підприємців, осіб, які провадять незалежну професійну діяльність; сплату добровільних внесків особами, які беруть добровільну участь у системі загальнообов'язкового державного соціального страхування;

надходження відомостей від фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування;

в інших випадках, передбачених Законом.

3. При створенні облікової картки Пенсійний фонд України направляє до центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику з адміністрування єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, запит щодо підтвердження відповідності реєстраційного номера облікової картки платника податків даним ДРФО відповідно до Порядку проведення підтвердження відповідності реєстраційних даних фізичної особи даним Державного реєстру фізичних осіб - платників податків на запити суб'єктів інформаційних відносин, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 13 листопада 2015 року № 1007, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 17 листопада 2015 року за № 1443/27888.

4. У разі створення облікової картки Пенсійний фонд України формує та надсилає страхувальнику на електронну адресу, зазначену в звітності, повідомлення про відкриття персональної електронної облікової картки застрахованої особи за формою згідно з додатком 1 до цього Положення або надає таке повідомлення застрахованій особі при особистому зверненні до органів Пенсійного фонду України.

1. Реєстр застрахованих осіб складається з облікових карток, які включають дані, визначені частиною третьою статті 20 Закону та частиною третьою статті 21 Закону України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування" .

2. До облікових карток Реєстру застрахованих осіб вносяться відомості про фізичних осіб, які підлягають загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню відповідно до законодавства, та інша інформація, необхідна для обчислення, призначення та здійснення страхових виплат за окремими видами загальнообов'язкового державного соціального страхування, а саме:

персоніфіковані відомості про застрахованих осіб та інформація про нарахування страхових внесків, про трудовий та страховий стаж, особливі умови праці, які дають право на пільги в пенсійному забезпеченні та із загальнообов'язкового державного соціального страхування, період, який відповідно до законодавства зараховується до страхового стажу без сплати страхових внесків, кількість календарних днів перебування у трудових та цивільно-правових відносинах, проходження служби за відповідний місяць, що подаються страхувальниками у складі звітності;

відомості про заробітну плату (дохід, грошове забезпечення, допомога та компенсація, на які нараховано і з яких сплачено страхові внески), що подаються роботодавцями, - підприємствами, установами, організаціями, військовими частинами та органами, які виплачують грошове забезпечення, допомогу та компенсацію відповідно до законодавства;

відомості про облік стажу окремих категорій осіб відповідно до законодавства;

відомості про фізичних осіб - підприємців та осіб, які провадять незалежну професійну діяльність;

відомості про нарахування страхових внесків та єдиного внеску фізичними особами - підприємцями та особами, які провадять незалежну професійну діяльність;

відомості про суми добровільних внесків, передбачених договором про добровільну участь, які підлягають сплаті, та одноразової сплати особою єдиного внеску за попередні періоди, в яких особа не підлягала загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню;

відомості про суми доплати до мінімального страхового внеску відповідно до частини третьої статті 24 Закону України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування" ;

відомості електронних пенсійних справ, включаючи інформацію про паспортні дані пенсіонера та його місце проживання; копії документів, на підставі яких призначено пенсію (щомісячне довічне грошове утримання, допомогу на поховання тощо) та проводиться її виплата; інша інформація, з урахуванням якої визначаються розмір призначеної пенсії та розмір пенсії до виплати з часу її призначення до закриття пенсійної справи; інформація про членів сім'ї застрахованої особи, які знаходяться на її утриманні, та її дітей;

періоди страхового стажу на основі сплати страхових внесків та єдиного внеску системи обліку сплати страхових внесків;

інформація щодо виплат за видами загальнообов'язкового державного соціального страхування, включаючи дані про підставу (дата та вид страхового випадку), дати початку та закінчення здійснення виплат за окремими видами загальнообов'язкового державного соціального страхування виплат, їх вид, суми виплат;

інформація про звернення громадян до органів Пенсійного фонду України, включаючи дані про надання особам електронних послуг відповідно до Положення про організацію прийому та обслуговування осіб, які звертаються до органів Пенсійного фонду України, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 30 липня 2015 року № 13-1, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 18 серпня 2015 року за № 991/27436 (відомості веб-порталу електронних послуг Пенсійного фонду України);

інформація про фізичних осіб, які сплачують / за яких сплачують страхові внески до накопичувальної системи загальнообов'язкового державного пенсійного страхування;

відомості про надання третім особам інформації з Реєстру застрахованих осіб, що стосується такої застрахованої особи.

3. Відомості до Реєстру застрахованих осіб, зміни, уточнення до них вносяться в електронній формі в автоматичному режимі на підставі: звітності, що подається страхувальниками до Пенсійного фонду України, відомостей центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сферах трудових відносин, соціального захисту населення, фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування, центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику з адміністрування єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування.

4. У разі припинення страхувальника зміни та уточнення до відомостей Реєстру застрахованих осіб вносяться на підставі відомостей, поданих правонаступником.

У разі припинення або зняття з обліку у фіскальних органах страхувальника без визначення правонаступника зміни та уточнення до відомостей Реєстру застрахованих осіб вносяться відповідно до рішення суду, що набрало законної сили.

Внесення змін до відомостей про застраховану особу в Реєстрі застрахованих осіб відповідно до рішення суду, що набрало законної сили, здійснюється територіальними органами Пенсійного фонду України на підставі наказу керівника відповідного органу у десятиденний строк після надходження (надання особою) рішення суду.

5. У разі виявлення за результатами перевірки поданих страхувальником недостовірних відомостей про застрахованих осіб та невиконання страхувальником у місячний строк припису щодо усунення цих порушень територіальні органи Пенсійного фонду України на підставі наказу керівника відповідного органу у десятиденний строк вносять відповідні зміни до Реєстру застрахованих осіб.

6. Відомості про застрахованих осіб та звіти щодо сум нарахованих страхових внесків за період до 01 січня 2011 року подаються лише за результатами перевірки, здійсненої за заявою страхувальника, та вносяться до Реєстру застрахованих осіб на підставі наказу керівника відповідного територіального органу у десятиденний строк після узгодження результатів перевірки.

7. У разі виявлення розбіжностей за результатами контролю відомостей про застрахованих осіб, що були допущені при занесенні відомостей до системи персоніфікованого обліку у системі загальнообов'язкового державного пенсійного страхування спеціалістом територіального органу Пенсійного фонду України та призвели до утворення дублів (двох або декількох) облікових карток, які належать одній застрахованій особі, наказом керівника територіального органу Пенсійного фонду України створюється комісія з перевірки індивідуальних відомостей. На підставі висновку комісії та наказу керівника відповідного органу у десятиденний строк із дня завершення перевірки індивідуальних відомостей проводиться об'єднання карток.

8. У разі виявлення застрахованою особою некоректних відомостей в її обліковій картці (прізвище, ім'я, по батькові на поточний момент; реєстраційний номер облікової картки платника податків; дата народження, місце народження; стать; громадянство; серія та номер паспорта; номер телефону (за згодою); адреса місця проживання) ця особа може подати до територіального органу Пенсійного фонду України особисто або через представника анкету застрахованої особи для внесення/зміни/уточнення даних в Реєстр(і) застрахованих осіб (далі - Анкета) за формою згідно з додатком 2 до цього Положення та документи, що підтверджують внесення/зміну/уточнення даних та належність помилкових даних цій особі (паспорт (інший документ, що посвідчує особу), трудова книжка, документ, який підтверджує реєстраційний номер облікової картки платника податків або право здійснювати будь-які платежі за серією та/або номером паспорта).

Внесення/зміни/уточнення даних до умовно-постійної частини облікової картки відповідно до поданої Анкети та доданих до неї документів, а у частині інформації про реєстраційний номер облікової картки платника податків - після підтвердження відповідності реєстраційних даних згідно з пунктом 3 розділу III цього Положення здійснюється на підставі наказу керівника відповідного територіального органу Пенсійного фонду України у п'ятиденний строк.

9. Наказ керівника територіального органу Пенсійного фонду України про внесення змін до відомостей Реєстру застрахованих осіб має визначати:

підставу його прийняття;

відомості, які підлягають зміні/уточненню;

дії, які мають бути вчинені (внесення відомостей, їх заміна/уточнення);

особу, уповноважену на внесення таких змін.

Дата та час внесення змін до відомостей Реєстру застрахованих осіб фіксуються автоматично і відповідають даті та часу збереження цих змін.

1. Інформація з Реєстру застрахованих осіб використовується з додержанням вимог Законів України "Про інформацію" та "Про захист персональних даних" виключно для потреб, визначених статтею 17 Закону.

2. Інформація з Реєстру застрахованих осіб надається безоплатно Пенсійним фондом України та територіальними органами Пенсійного фонду України в паперовій та/або електронній формі.

3. Інформація з Реєстру застрахованих осіб формується за допомогою програмних засобів ведення цього реєстру на підставі відомостей, що містяться у ньому, з присвоєнням індексного номера документу та фіксацією дати та часу його формування.

Сформований програмним способом документ про інформацію з Реєстру застрахованих осіб включає обов'язкові атрибути - перевірочні коди (цифровий та QR) та засвідчується електронним цифровим підписом, що є аналогом електронної печатки Пенсійного фонду України.

4. Інформація з Реєстру застрахованих осіб містить актуальні на дату та час її формування відомості, що обробляються в Реєстрі, або відомості про відсутність інформації за визначеними параметрами пошуку.

Інформація з Реєстру застрахованих осіб формується програмним способом за такими параметрами:

суб'єктом - застрахованою особою чи страхувальником (групою застрахованих осіб чи страхувальників) із зазначенням: для застрахованої особи - номера облікової картки та реєстраційного номера облікової картки платника податків; для страхувальника - коду за ЄДРПОУ або реєстраційного номера облікової картки платника податків;

обсягом інформації - у повному обсязі чи за окремий період;

складом інформації - про участь особи у загальнообов'язковому державному соціальному страхуванні, джерела надходження відомостей щодо неї, набуття застрахованою особою права на отримання страхових виплат за видами загальнообов'язкового державного соціального страхування тощо;

призначенням інформації - для призначення пенсії, всіх видів державної соціальної допомоги та субсидій для відшкодування витрат на оплату житлово-комунальних послуг, придбання скрапленого газу, твердого та рідкого пічного побутового палива (далі - субсидії), виявлення фактів використання праці неоформлених працівників та порушень законодавства про працю та інших цілей, визначених Законом.

5. Відомості, що обробляються в Реєстрі застрахованих осіб, залежно від виду та обсягу можуть формуватись у формі таблиць, переліків, довідок тощо та надаватись листом Пенсійного фонду України або його територіального органу, оформленим відповідно до вимог діловодства.

6. Інформація з Реєстру застрахованих осіб формується та надається за такими формами: