Відповідно до підпункту 3 пункту 5 , підпункту 3 пункту 6, пункту 9 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 395, з метою забезпечення оперативної та ефективної взаємодії Міністерства юстиції України з його територіальними органами, органами нотаріату, Державною виконавчою службою України, Державною реєстраційною службою України під час проведення нарад, засідань, конференцій, семінарів, прийняття колегіальних рішень з невідкладних питань, проведення дистанційного навчання, консультацій тощо

1. Впровадити у Міністерстві юстиції України, його територіальних органах, органах нотаріату, Державній виконавчій службі України та Державній реєстраційній службі України (далі - користувачі) систему відеоконференц-зв’язку.

2. Затвердити Порядок підготовки та проведення нарад у режимі відеоконференцій у Міністерстві юстиції України, його територіальних органах, органах нотаріату, Державній виконавчій службі України та Державній реєстраційній службі України, що додається.

3. Державному підприємству "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України (Богданов Л.В.) вжити організаційно-технічних заходів щодо:

забезпечення встановлення телекомунікаційних технічних засобів, необхідних для впровадження системи відеоконференц-зв’язку користувачам;

супроводження функціонування та обслуговування системи відеоконференц-зв’язку;

здійснення навчання відповідних працівників користувачів щодо механізму роботи системи відеоконференц-зв’язку.

4. Департаменту організаційного та ресурсного забезпечення (Мудрий С.І.), Державній виконавчій службі України (Сторожук Д.А.), Державній реєстраційній службі України (Онищенко Г.В.), начальникам головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в областях та місті Києві, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції:

визначити приміщення для встановлення необхідного обладнання та проведення нарад у режимі відеоконференції;

визначити осіб, з якими буде проведено навчання щодо механізму роботи системи відеоконференц-зв’язку;

здійснити допуск представників державного підприємства "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України та його регіональних філій у приміщення, в якому буде встановлено обладнання, необхідне для роботи системи відеоконференц-зв’язку.

5. Департаменту взаємодії з органами влади (Мартиненко С.В.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції - керівника апарату Алексєєва І.С.

1. Цей Порядок визначає особливості організаційних заходів щодо підготовки та проведення нарад, засідань, конференцій, семінарів, прийняття рішень з невідкладних питань, проведення дистанційного навчання, консультацій, які здійснюються у режимі відеоконференцій у Міністерстві юстиції України, його територіальних органах, органах нотаріату, Державній виконавчій службі України та Державній реєстраційній службі України за участю їх посадових осіб/працівників.

Використання системи відеоконференц-зв’язку здійснюється виключно у службових цілях.

2. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:

адміністратор відеоконференції (далі - Адміністратор) - працівник учасника відеоконференції (системний адміністратор, інженер, головний спеціаліст з інформаційних технологій тощо), інша особа, який (яка) здійснює налагодження технічних засобів;

архівна копія відеоконференції - запис копії відеоконференції з Технічних засобів на носій відеозапису, що має статус оригіналу та призначений для довготривалого зберігання;

відеоконференція (далі - система відеоконференц-зв’язку) - телекомунікаційна технологія інтерактивної взаємодії двох або більше віддалених учасників з можливістю обміну аудіо- та відеоінформацією у реальному масштабі часу з урахуванням керуючих даних;

ініціатор відеоконференції - учасник, який ініціює проведення відеоконференції, визначає тему, дату та час, склад учасників та формат проведення відеоконференції;

книга контактів учасників відеоконференції - систематизований перелік облікових записів учасників відеоконференції, що формується, супроводжується та зберігається Технічним адміністратором системи відеоконференц-зв’язку та містить інформацію, яка дозволяє ідентифікувати учасника відеоконференції;

користувачі системи відеоконференц-зв’язку (далі - Користувач) -Міністерство юстиції України, його територіальні органи, органи нотаріату, Державна виконавча служба України, Державна реєстраційна служба України;

секретар відеоконференції (далі - Секретар) - відповідальний працівник учасника відеоконференції, який відповідно до своїх обов’язків за потреби забезпечує фіксування проведення відеоконференції;

технічний адміністратор системи відеоконференц-зв’язку (далі - Технічний адміністратор) - державне підприємство "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України, яке здійснює заходи з технічного та технологічного створення та супроводження системи відеоконференц-зв’язку, здійснює реєстрацію та веде облік учасників відеоконференції у системі відеоконференц-зв’язку, забезпечує встановлення телекомунікаційних технічних засобів, необхідних для її впровадження, супроводження функціонування та обслуговування системи відеоконференц-зв’язку; здійснює навчання учасників щодо механізму роботи системи відеоконференц-зв’язку;