Відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації", Указу Президента України від 05 травня 2011 року № 547 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації", постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 2011 року № 583 "Питання виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади"

1. Унести зміни до Інструкції про забезпечення доступу до публічної інформації в Міністерстві оборони України та Збройних Силах України, затвердженої наказом Міністерства оборони України від 24 липня 2012 року № 490, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 13 серпня 2012 року за № 1363/21675, виклавши її в новій редакції, що додається.

2. Відповідальним структурним підрозділом за забезпечення доступу до публічної інформації в Міністерстві оборони України визначити Управління по роботі з громадянами та доступу до публічної інформації Міністерства оборони України.

3. Цей наказ подати в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Начальнику Генерального штабу - Головнокомандувачу Збройних Сил України забезпечити розробку електронної бази даних системи обліку публічної інформації після отримання інформації відносно структури такої електронної бази.

5. Начальнику Центру забезпечення службової діяльності Міністерства оборони та Генерального штабу Збройних Сил України забезпечувати уточнення розміру відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк запитуваних документів.

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1.1. Ця Інструкція розроблена з метою впорядкування доступу до публічної інформації в Міністерстві оборони України (далі - Міноборони), установах та організаціях, що належать до сфери його управління, органах військового управління, з’єднаннях, військових частинах, військових навчальних закладах, установах, організаціях Збройних Силах України (далі - органи військового управління) і встановлює порядок створення, функціонування та ведення системи обліку публічної інформації, реєстрації запитів, їх опрацювання, систематизації, організації взаємодії, контролю за розглядом та підготовки звітів щодо їх опрацювання.

Ця Інструкція визначає процедуру оскарження рішень, дій чи бездіяльності органів військового управління щодо надання або відмови в наданні публічної інформації за запитом на інформацію.

Дія цієї Інструкції не поширюється на відносини щодо отримання інформації суб’єктами владних повноважень під час здійснення ними своїх функцій, а також на відносини у сфері звернень громадян.

Кожен з органів військового управління є розпорядником публічної інформації, яка отримана або створена ним у процесі здійснення своїх повноважень та перебуває в його володінні.

1.2. У цій Інструкції терміни вживаються в таких значеннях:

адміністратор системи обліку - спеціальний структурний підрозділ, що забезпечує створення, функціонування та ведення в межах своїх повноважень системи обліку публічної інформації;

звітність - письмове або усне повідомлення про свою діяльність, виконання дорученої справи тощо;

контроль - перевірка виконання поставлених доручень за запитами на інформацію та їх розгляду;

опрацювання - надання відповіді запитувачу по суті з виконанням усіх вимог законодавства про доступ до публічної інформації;

реєстрація - запис, фіксація з метою обліку і надання статусу документа;

система обліку публічної інформації - система, в якій реєструються документи, що перебувають в органів військового управління;

систематизація - розподіл запитів на інформацію у визначеному порядку (за алфавітом, у хронологічному порядку, за напрямом діяльності розпорядника інформації тощо);

спеціальний структурний підрозділ - визначений Міноборони або іншим органом військового управління структурний підрозділ, який організовує у встановленому порядку доступ до публічної інформації, якою володіє Міноборони або орган військового управління;

уповноважений структурний підрозділ - структурний підрозділ апарату Міноборони або органу військового управління, до компетенції якого належить запитувана публічна інформація.

1.3. Забезпечення порядку доступу до публічної інформації

У Міноборони та органах військового управління відповідно до статті 5 Закону України "Про доступ до публічної інформації" доступ до інформації забезпечується шляхом:

систематичного та оперативного оприлюднення інформації:

в друкованих виданнях: "Народна армія України", "Військо України", "Флот України", "Крила України";

на офіційному веб-порталі Міноборони в мережі Інтернет;

на інформаційних стендах, розміщених у приміщеннях органів військового управління;

будь-яким іншим способом;

надання інформації за запитами на інформацію.

1.4. Безпосереднє забезпечення доступу до публічної інформації в органах військового управління покладається на спеціальні структурні підрозділи, які забезпечують організацію у встановленому порядку доступ до публічної інформації.

У Міноборони спеціальним структурним підрозділом є Управління по роботі з громадянами та доступу до публічної інформації Міноборони (далі - Управління).

В органах військового управління спеціальні структурні підрозділи визначаються рішенням відповідного керівника, а саме підрозділи, які виконують функції документального забезпечення та контролю.

Спеціальні структурні підрозділи, на які у встановленому порядку покладається організація доступу до публічної інформації, у межах визначеної компетенції здійснюють створення, функціонування та ведення системи обліку публічної інформації, реєстрацію документів розпорядника інформації, розгляд запитів на інформацію, їх опрацювання, облік, систематизацію, аналізування, забезпечення координації дій працівників уповноважених структурних підрозділів з метою оперативної підготовки та надання відповідей на запити на інформацію, що надходять до Міноборони, інших органів військового управління, надання консультацій під час оформлення таких запитів, здійснення контролю за виконанням у самостійних та уповноважених структурних підрозділах вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" та цієї Інструкції, ведуть облік документів, що знаходяться у володінні розпорядника інформації.

Спеціальні структурні підрозділи разом з підрозділами преси та інформації відповідають за оприлюднення інформації, розпорядниками якої є Міноборони або інші органи військового управління (стаття 15 Закону України "Про доступ до публічної інформації" ).

Спеціальні структурні підрозділи зобов’язані мати спеціальні місця для роботи запитувачів з документами чи їх копіями, фотографувати, копіювати, сканувати їх, записувати на будь-які носії інформації.

У порядку та строки, визначені відповідними організаційно-розпорядчими документами керівників органів військового управління, спеціальні структурні підрозділи складають статистичний звіт про результати розгляду запитів на інформацію.

2.1. Публічна інформація щодо документів, які перебувають у володінні Міноборони, розміщені на офіційному веб-порталі Міноборони: www.mil.gov.ua

2.2. Запит може бути поданий особисто до спеціального структурного підрозділу, який є відповідальним за організацію доступу осіб до публічної інформації, розпорядником якої є Міноборони або інший орган військового управління, у робочий час згідно з правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Запити на інформацію приймаються в робочі дні з 10.00 до 17.00.

Запити на інформацію не приймаються під час перерви для відпочинку та харчування (з 13.00 до 14.00), а також у вихідні, святкові та неробочі дні.

Запит на інформацію подається до Міноборони, інших органів військового управління в письмовій, усній формі під час особистого прийому чи іншій формі (поштовим зв’язком, електронною поштою, факсом або телефонними засобами) на вибір запитувача.

Запит на інформацію безпосередньо до Міноборони письмово, в усній формі або телефоном може бути поданий на поштову адресу: вул. Грушевського, 30/1, місто Київ, 01021 (Центральний будинок офіцерів Збройних Сил України, під’їзд № 5);

на електронну адресу: zapytmou@gmail.com.

Інформацію про телефони та факс розміщено на веб-порталі Міноборони.

Запит на інформацію приймається посадовою особою Управління, при цьому необхідно надати:

прізвище, ім’я, по батькові (найменування) запитувача, поштову адресу (адресу електронної пошти) або номер засобу зв’язку (якщо такий є);

загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит (якщо запитувачу це відомо);

підпис і дату (за умови подання письмового запиту).

Рекомендовані форми запитів на інформацію розміщуються на офіційному веб-порталі Міноборони та на інформаційному стенді у приміщенні приймальні.

2.3. Під час отримання інформаційного запиту в усній формі або телефоном відповідальна особа спеціального структурного підрозділу складає запит на інформацію за формою, наведеною в додатку 1 до цієї Інструкції.

2.4. Якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) запитувачі інформації не можуть подати письмовий запит на інформацію, його має оформити працівник спеціального структурного підрозділу, обов’язково зазначивши в запиті свою посаду, прізвище, ім’я, по батькові, контактний телефон, та надати копію запиту запитувачам інформації, які його подали.

Під час отримання та надання відповіді на запит по телефону розмова фіксується технічними засобами, про що на початку розмови повідомляють запитувачу.

2.5. На вимогу запитувачів інформації на першому аркуші копії запиту проставляється відбиток штампа із зазначенням найменування розпорядника інформації, дати надходження та вхідного номера запиту. Така копія повертається запитувачам інформації.

3.1. Приймання та реєстрація запитів на інформацію Міноборони проводяться Управлінням шляхом отримання поштою, на визначені номери телефонів, факсів, адресу електронної пошти Міноборони, а також прийому запитувачів інформації в спеціально визначеному приміщенні. У цьому приміщенні мають бути створені умови для подання запитів громадян з обмеженими фізичними можливостями.

3.2. Прийом запитувачів інформації - фізичних осіб проводиться за наявності паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, запитів від фізичних осіб поштою, телефоном та факсом - за умови надання даних про особу запитувача, на електронну адресу - після надання інформації про особу запитувача через веб-портал Міноборони.

3.3. У такому самому порядку проводиться прийом запитувачів на інформацію від юридичних осіб, об’єднань громадян без статусу юридичної особи, а від їх представників також за умови надання належно засвідчених документів, які надають право представництва у відносинах із суб’єктами владних повноважень.

3.4. У разі надходження запиту на інформацію, в якому порушується питання надання інформації про іншу особу, працівниками спеціального структурного підрозділу з’ясовується наявність у запитувача інформації повноважень на одержання такої інформації, після чого запит та отримані у запитувача інформації матеріали (довіреність, доручення, рішення суду) опрацьовуються по суті або передаються до уповноваженого структурного підрозділу апарату Міноборони чи іншого органу військового управління, який буде готувати проект відповіді на запит на інформацію.

3.5. Запити на інформацію, що надходять поштовим зв’язком, факсом на адресу Міноборони, іншого органу військового управління приймаються, попередньо опрацьовуються і реєструються підрозділом документального забезпечення та контролю відповідно до чинного законодавства з урахуванням вимог цієї Інструкції та невідкладно передаються по факсу та поштовим зв’язком до спеціального структурного підрозділу.

3.6. Спеціальний структурний підрозділ отримує запити на інформацію, здійснює їх електронну реєстрацію в день їх надходження.

3.7. Якщо запит за своїм змістом є зверненням громадян, спеціальний структурний підрозділ розглядає такий документ у порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян".

3.8. Запит на інформацію, що надійшов на адресу Управління, приймається, реєструється та подається на розгляд начальнику Управління.

Під час розгляду запиту на інформацію начальником Управління визначається уповноважений структурний підрозділ Міноборони або іншого органу військового управління, до компетенції якого належить запитувана публічна інформація (далі - уповноважений структурний підрозділ).

3.9. Уповноваженими структурними підрозділами, відповідальними за надання відомостей за запитами на інформацію, є керівники самостійних структурних підрозділів апарату Міноборони, інших органів військового управління в межах своєї компетенції.

3.10. Уповноваженими структурними підрозділами, які забезпечують надання публічної інформації про діяльність Міноборони запитувачам інформації на їх запит, а також розміщення вказаної інформації на веб-порталі Міноборони та інформаційних стендах, є керівники самостійних структурних підрозділів апарату Міноборони та інших органів військового управління за такими напрямами діяльності:

щодо діяльності Збройних Сил України - начальник Генерального штабу - Головнокомандувач Збройних Сил України;

щодо бюджету за бюджетними програмами з деталізацією за кодами економічної класифікації видатків бюджету або класифікації кредитування бюджету; про виконання результативних показників, що характеризують виконання бюджетної програми, - структурний підрозділ фінансово-економічного забезпечення діяльності Міноборони;

щодо організації правової роботи - підрозділ правового забезпечення Міноборони;

щодо забезпечення правопорядку і військової дисципліни серед військовослужбовців Збройних Сил України - начальник Головного управління Військової служби правопорядку у Збройних Силах України;

щодо запобігання та виявлення корупції - підрозділ запобігання та виявлення корупції, начальник Головного управління Військової служби правопорядку у Збройних Силах України;

щодо кадрової політики - підрозділ забезпечення та реалізації кадрової політики Міноборони;

щодо медичного забезпечення - Військово-медичний департамент;

з питань соціального захисту - підрозділи: розгляду звернень та прийому громадян, соціальної та гуманітарної політики, нагляду за охороною праці;

щодо забезпечення житлом - квартирно-експлуатаційні органи управління;

щодо наказів Міноборони - підрозділи документального забезпечення та контролю;

з питань військової освіти та науки - підрозділ військової освіти та науки.

Уповноваженими структурними підрозділами можуть бути й інші структурні підрозділи апарату Міноборони за визначеними їх положеннями напрямами діяльності.

3.11. У такому разі, якщо запитувана інформація належить до сфери діяльності двох або більше структурних підрозділів Міноборони або органів військового управління, а також якщо за результатами попереднього розгляду Управлінням неможливо визначити уповноважений структурний підрозділ, рішення щодо визначення головного виконавця запиту на інформацію чи уповноваженого структурного підрозділу приймає заступник Міністра оборони України - керівник апарату.

3.12. Запити на інформацію, що надійшли на адресу органів військового управління, військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій, приймаються, реєструються підрозділами, до обов’язків яких належить безпосереднє забезпечення доступу до публічної інформації, та подається на розгляд начальників (командирів), якими визначається уповноважений структурний підрозділ, до компетенції якого належить запитувана публічна інформація.

3.13. Усні та письмові запити на інформацію, які отримано телефоном, телефаксом, поштою, електронною поштою, приймаються, попередньо розглядаються і централізовано реєструються спеціальним структурним підрозділом у день їх надходження в реєстраційно-контрольній картці (додаток 2), придатних для обробки на персональних комп’ютерах, або в Журналі реєстрації запитів на інформацію (додаток 3).

Журнальна форма реєстрації запитів на інформацію допускається в органах військового управління з річним обсягом надходження до 500 запитів. Журнали реєстрації запитів на інформацію прошиваються, прошнуровуються, пронумеровуються, підписуються посадовою особою та скріплюються печаткою.

3.14. Запити на інформацію, подані під час особистого прийому Міністром оборони України, першим заступником Міністра оборони України, заступником Міністра оборони України, заступником Міністра оборони України - керівником апарату та керівниками структурних підрозділів апарату Міноборони, приймаються, реєструються, розглядаються безпосередньо Управлінням або в цей самий день з дорученням для опрацювання направляються відповідному уповноваженому структурному підрозділу, який є розпорядником інформації.

У такому випадку, коли запит на інформацію потребує його опрацювання кількома виконавцями, рішення щодо визначення уповноважених структурних підрозділів та головного виконавця запиту на інформацію приймає начальник Управління. У випадку виникнення спірних питань рішення щодо визначення уповноважених структурних підрозділів та головного виконавця запиту на інформацію приймає заступник Міністра оборони України - керівник апарату.

Відповіді на запити на інформацію, отримані під час особистого прийому, надаються за підписом начальника Управління.

3.15. У разі безпосереднього надходження запиту на інформацію до будь-якого структурного підрозділу апарату Міноборони або Генерального штабу Збройних Сил України такий запит невідкладно направляється до Управління, яке в установленому порядку реєструє такий запит та визначає уповноважений структурний підрозділ Міноборони або орган військового управління, до компетенції якого належить розгляд запитуваної інформації.

3.16. Керівники самостійних структурних підрозділів Міноборони та органів військового управління несуть персональну відповідальність за стан роботи з організації опрацювання запитів на інформацію. Опрацювання запитів на інформацію вважається окремим пріоритетним напрямом діяльності структурного підрозділу (органу військового управління).

З метою забезпечення належної організації опрацювання запитів командири (начальники) зобов’язані:

визначити відповідального працівника (працівників) за опрацювання запитів на інформацію, здійснення особистого прийому та підготовку копій документів з питань, що належать до компетенції самостійного структурного підрозділу, органу військового управління;

з метою організації належної реєстрації документів Міноборони як розпорядника інформації в системі обліку структурні підрозділи апарату Міноборони щомісяця надають до Управління переліки документів, що перебувають у їх розпорядженні та містять публічну інформацію, на підставі яких формується реєстр публічної інформації. Функціонування реєстру публічної інформації забезпечується відповідно до Положення про систему обліку публічної інформації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21 листопада 2011 року № 1277;

у положеннях про окремі структурні підрозділи, органи військового управління, у номенклатурах справ та посадових інструкціях (функціональних обов’язках) службових осіб, визначених для опрацювання запитів на інформацію, передбачити відповідні положення щодо роботи із запитами на публічну інформацію;

інформацію про визначених службових осіб самостійного структурного підрозділу апарату Міноборони (витяги з наказів) подавати до Управління щорічно, після видання наказу про організацію службової діяльності структурного підрозділу на відповідний рік.

В органах військового управління інформацію про визначених службових осіб подавати до спеціальних структурних підрозділів.

3.17. Недодержання встановленого цією Інструкцією порядку організації опрацювання запитів на інформацію є порушенням військової та трудової дисципліни. Посадові (службові) особи відповідають за порушення цієї Інструкції згідно з чинним законодавством України.

3.18. Порушення законодавства про доступ до публічної інформації, за які відповідають посадові (службові) особи:

ненадання відповіді на запит;

ненадання інформації на запит;

безпідставна відмова в задоволенні запиту на інформацію;

неоприлюднення інформації відповідно до статті 15 Закону України "Про доступ до публічної інформації" ;

надання або оприлюднення недостовірної, неточної або неповної інформації;

несвоєчасне надання інформації;

необґрунтоване віднесення інформації до інформації з обмеженим доступом;

нездійснення реєстрації документів;

навмисне приховування або знищення інформації чи документів.

4.1. Керівники уповноважених структурних підрозділів, органів військового управління після отримання запитів зобов’язані негайно визначити осіб, відповідальних за надання інформації, та забезпечити контроль за опрацюванням запитів.

Кореспонденція щодо запитів на публічну інформацію підлягає невідкладному опрацюванню, такі документи повинні мати позначку - "Невідкладно".

4.2. Відповідь на запит на інформацію надається не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту розпорядником інформації.

У такому разі, якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.