Відповідно до пункту 3 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 395, статті 42 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" , підпункту 41 пункту 4 Положення про Державну архівну службу України , затвердженого Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 407, статей 92-1, 186-7, 221, 254-257 Кодексу України про адміністративні правопорушення

1. Затвердити Інструкцію з оформлення матеріалів про адміністративні правопорушення за порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Палій Н.О.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної архівної служби України Гінзбург О.П.

1. Цю Інструкцію розроблено відповідно до статей 92-1, 186-7, 221, 254-257 Кодексу України про адміністративні правопорушення , підпункту 41 пункту 4 Положення про Державну архівну службу України , затвердженого Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 407.

Ця Інструкція встановлює механізм складання уповноваженими посадовими особами Укрдержархіву, державних архівних установ і архівних відділів міських рад та надіслання органам, уповноваженим розглядати справи про адміністративні правопорушення, протоколів та матеріалів про адміністративні правопорушення, передбачені статтями 92-1, 186-7 Кодексу України про адміністративні правопорушення .

2. Протоколи про адміністративні правопорушення, передбачені статтями 92-1, 186-7 Кодексу України про адміністративні правопорушення , складаються уповноваженими на те Укрдержархівом, державними архівними установами та архівними відділами міських рад посадовими особами (далі - уповноважені посадові особи).

3. Уповноважені посадові особи складають протоколи про адміністративні правопорушення за порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи - недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану, недоставляння або порушення строку доставляння обов’язкового безоплатного примірника аудіо-, візуальної, аудіовізуальної продукції.

4. Протоколи про адміністративні правопорушення складаються щодо керівників і працівників архівних установ, користувачів архівними документами, інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи. У разі вчинення особою кількох окремих адміністративних правопорушень протоколи складаються щодо кожного з вчинених правопорушень.

1. Протокол про адміністративне правопорушення (додаток 1) за порушення, передбачені статтями 92-1, 186-7 Кодексу України про адміністративні правопорушення , складається уповноваженою посадовою особою за результатами перевірок, проведених цією посадовою особою.

Крім того, протокол про адміністративне правопорушення складається уповноваженою посадовою особою державної архівної установи, архівного відділу міської ради щодо користувачів архівними документами, в тому числі документами Національного архівного фонду, за псування документів у читальному залі. У зазначеному випадку протокол про адміністративне правопорушення складається відразу за фактом вчинення правопорушення.

2. Протокол про адміністративне правопорушення складається українською мовою. Не допускається закреслення чи виправлення відомостей, що заносяться до протоколу, а також унесення додаткових записів після того, як протокол підписаний особою, щодо якої він складений.

3. У протоколі про адміністративне правопорушення при його складанні обов’язково вказується стаття Кодексу України про адміністративні правопорушення , згідно з якою передбачено адміністративну відповідальність за вчинення порушення.

4. При викладенні обставин правопорушення у протоколі вказуються місце та час його вчинення, суть правопорушення, які саме протиправні дії чи бездіяльність вчинила особа, щодо якої складається протокол про адміністративне правопорушення, та які положення законодавства цим порушено.

5. Якщо є свідки правопорушення, до протоколу вносяться їх прізвища, імена та по батькові, а також адреси місць проживання.

6. Уповноважена посадова особа зобов’язана ознайомити особу, щодо якої складається протокол про адміністративне правопорушення, відповідно до статті 63 Конституції України з її правами і обов’язками, передбаченими статтею 268 Кодексу України про адміністративні правопорушення , про що робиться відмітка у протоколі. Про обізнаність з вищезазначеним особа, щодо якої складається протокол про адміністративне правопорушення, ставить у протоколі свій підпис, а у разі відмови поставити підпис про це робиться відповідний запис у протоколі, який засвідчується підписом уповноваженої посадової особи.

7. Особі, щодо якої складається протокол про адміністративне правопорушення, пропонується надати письмове пояснення та зауваження за суттю вчиненого правопорушення, які вносяться до протоколу і засвідчуються підписом зазначеної особи. Пояснення та зауваження можуть додаватись до протоколу окремо, про що робиться запис у цьому протоколі.

У разі відмови особи, щодо якої складається протокол про адміністративне правопорушення, від надання пояснень та зауважень за суттю вчиненого правопорушення уповноважена посадова особа вносить до нього відповідний запис, який засвідчується її підписом.

8. Протокол підписується уповноваженою посадовою особою та особою, щодо якої складається протокол про адміністративне правопорушення, а також може підписуватись свідками та потерпілими у випадку їх наявності.

У разі відмови особи, щодо якої складається протокол про адміністративне правопорушення, від підписання протоколу уповноважена посадова особа робить про це відповідний запис, який засвідчує своїм підписом та підписами свідків у випадку їх наявності.

Особа, щодо якої складається протокол про адміністративне правопорушення, має право додати до протоколу пояснення і зауваження щодо змісту протоколу, а також викласти мотиви відмови від його підписання.

9. До протоколу долучаються матеріали, що підтверджують факт вчинення адміністративного правопорушення.

Кожен документ повинен мати свої реквізити (дату, назву, підписи тощо), містити достовірну інформацію та відповідати вимогам законодавства.