Відповідно до Закону України "Про звернення громадян", пункту 1 Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (із змінами) правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України ПОСТАНОВЛЯЄ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян у виконавчій дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України та її робочих органах (далі - Інструкція), що додається.

2. Виконавчій дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України забезпечити державну реєстрацію цієї постанови в установленому законодавством порядку.

3. Ця постанова набирає чинності з дня її офіційного опублікування.

1.1. Ця Інструкція визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян у виконавчій дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (далі - виконавча дирекція Фонду), в управліннях виконавчої дирекції Фонду в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі і відділеннях виконавчої дирекції Фонду в районах та містах обласного значення (далі - робочі органи виконавчої дирекції Фонду).

1.2. Цю Інструкцію розроблено відповідно до Закону України "Про звернення громадян", пункту 9 частини першої статті 43 Закону України "Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності" та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (із змінами).

1.3. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про звернення громадян".

1.4. Діловодство за зверненнями громадян у виконавчій дирекції Фонду та її робочих органах ведеться окремо від інших видів діловодства.

1.5. Розгляд пропозицій (зауважень), заяв і скарг громадян проводиться відповідно до статей 14 - 16 Закону України "Про звернення громадян".

1.6. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1.7. За організацію та стан діловодства за зверненнями громадян у виконавчій дирекції Фонду відповідає директор виконавчої дирекції Фонду, у робочих органах виконавчої дирекції Фонду - керівники робочих органів виконавчої дирекції Фонду.

2.1. Звернення може бути усним (викладеним громадянином і записаним посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим (надісланим поштою або переданим громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до законодавства, до виконавчої дирекції Фонду або її робочого органу, або на особистому прийомі посадовій особі виконавчої дирекції Фонду або її робочого органу).

Звернення може бути подане як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

2.2. Звернення громадян повинні оформлятися з дотриманням вимог, передбачених статтею 5 Закону України "Про звернення громадян".

Звернення, оформлені без дотримання зазначених вимог, повертаються заявникам з відповідними роз'ясненнями в строк не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян".

2.3. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також звернення, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Не розглядаються й повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачені статтею 17 Закону України "Про звернення громадян", та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення у виконавчій дирекції Фонду приймає директор, у робочих органах виконавчої дирекції Фонду - керівники робочих органів виконавчої дирекції Фонду.

2.4. Реєстрація звернень громадян у виконавчій дирекції Фонду та її робочих органах проводиться з метою забезпечення їх обліку та здійснення контролю за їх розглядом.

2.5. Усі звернення громадян, що надходять до виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів, підлягають обов'язковій класифікації за видами відповідно до статті 3 Закону України "Про звернення громадян", а саме: пропозиції, заяви та скарги.

2.6. Усі звернення громадян, що надходять до виконавчої дирекції Фонду та управлінь виконавчої дирекції Фонду в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, реєструються централізовано у структурному підрозділі, відповідальному за звернення громадян (далі - відділ), а ті, що надходять до відділень виконавчої дирекції Фонду в районах та містах обласного значення - працівником, відповідальним за звернення громадян (далі - працівник).

2.7. Усі письмові звернення громадян реєструються у підсистемі "Звернення громадян" єдиної системи автоматизації документообігу чи журналі реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян (додаток 1) (далі - журнал реєстрації) (для робочих органів виконавчої дирекції Фонду, які не мають єдиної системи автоматизації документообігу) шляхом прямого введення до єдиної системи автоматизації документообігу (внесення до журналу реєстрації) таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім'я, по батькові заявника; місце проживання, місце роботи; категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю.

Після реєстрації документа проставляється реєстраційний індекс в нижньому правому куті першого аркуша документа або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивання.

2.8. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера звернення та може доповнюватися індексом регіону. Реєстраційний індекс також може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук та аналіз звернень громадян. Колективні звернення реєструються за прізвищем першого заявника.

2.9. Звернення, подані громадянами на особистому прийомі, у тому числі усні, реєструються в такому самому порядку.

2.10. На кожне звернення, що зареєстроване за допомогою єдиної системи автоматизації документообігу, створюється реєстраційно-контрольна картка (далі - РКК) (додаток 2), яка є внутрішнім документом, що використовується виключно в межах виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів.

У разі надходження усного звернення під час проведення особистого прийому громадян реєстраційний індекс проставляється на РКК.

2.11. Конверт, у якому було надіслано звернення, зберігається разом зі зверненням.

2.12. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційної форми підсистеми "Звернення громадян" єдиної системи автоматизації документообігу чи журналу реєстрації відображається реєстраційний індекс попереднього звернення цього заявника.

2.13. Якщо про результати розгляду звернення, крім громадянина, необхідно повідомити органи вищого рівня або якщо виконання звернення контролюється керівництвом виконавчої дирекції Фонду, перший аркуш цього звернення позначається штампом "Контроль".

2.14. У виконавчій дирекції Фонду та її робочих органах працівник відділу, за умови застосування єдиної системи автоматизації документообігу, готує РКК у двох примірниках, один з яких разом зі зверненнями передається до структурних підрозділів виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів, відповідальних за їх розгляд. Другий примірник РКК з підписами особи, відповідальної за ведення діловодства в структурному підрозділі, зберігається у відділі.

2.15. Автоматизована реєстрація звернень громадян з використанням єдиної системи автоматизації документообігу забезпечує формування банку реєстраційних даних звернень громадян, а також здійснення їх обліку, що дає можливість відслідковувати проходження та стан розгляду звернень громадян.

3.1. Розгляд письмових звернень громадян:

3.1.1. Керівники структурних підрозділів виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів чи працівники відділень, яких відповідно до резолюції керівника виконавчої дирекції Фонду чи її робочих органів визначено відповідальними за розгляд звернень громадян, здійснюють подальший розгляд звернень громадян, визначають виконавців кожного звернення та організовують їх роботу.

У разі коли розгляд звернення доручено кільком виконавцям, головним є виконавець, зазначений в дорученні першим, якщо в документі не обумовлено інше.

Для виконання доручення йому надається право залучати інших виконавців і координувати їх роботу. За своєчасний та якісний розгляд звернення відповідають усі вказані в резолюції виконавці.

3.1.2. Звернення громадян передаються виконавцям під підпис у журналах реєстрації, що ведуться у структурних підрозділах виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів.

3.1.3. У структурних підрозділах виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів інформація щодо виконавців звернень громадян в обов’язковому порядку вноситься до журналу реєстрації особами, відповідальними за ведення діловодства.

3.1.4. Передача звернення громадянина від одного структурного підрозділу виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів (працівника відділення) до іншого здійснюється відділом (працівником) лише за письмовими пропозиціями керівників структурних підрозділів виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів (працівників відділення) у вигляді службових записок на ім’я директора у виконавчій дирекції Фонду чи керівника - у робочих органах виконавчої дирекції Фонду.

3.1.5. Відповідно до Закону України "Про звернення громадян" забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим структурним підрозділам виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

3.1.6. Керівники та працівники структурних підрозділів виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів (працівники відділень) при розгляді звернень громадян зобов'язані уважно вивчати зазначені у них питання, з'ясовувати причини та умови, які спонукають авторів звертатись зі скаргами.

3.1.7. Рішення, які приймаються за зверненнями громадян, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства.

3.2. Складання листів-відповідей на звернення громадян здійснюється з урахуванням такого:

3.2.1. Листи-відповіді на звернення громадян оформляються на бланках виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів.

3.2.2. Лист-відповідь візують працівник, який його підготував, керівник відповідного структурного підрозділу та заступники директора виконавчої дирекції Фонду відповідно до розподілу функціональних обов’язків чи заступники керівника робочого органу виконавчої дирекції Фонду.

У разі потреби (якщо в листі порушуються важливі питання) лист-відповідь візують керівники заінтересованих структурних підрозділів виконавчої дирекції Фонду, а також перший заступник директора виконавчої дирекції Фонду, заступники директора виконавчої дирекції Фонду відповідно до розподілу функціональних обов’язків (якщо лист повинен підписувати директор виконавчої дирекції Фонду).

3.2.3. Посадові особи підписують листи-відповіді в межах своїх повноважень, визначених Статутом Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України, затвердженим постановою правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 18 квітня 2000 року № 4 (із змінами), Положенням про виконавчу дирекцію Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України, затвердженим постановою правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 20 квітня 2001 року № 15 (у редакції постанови правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 25 жовтня 2005 року № 43), Типовим Положенням про управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, затвердженим постановою правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 20 квітня 2001 року № 17 (із змінами), та Типовим Положенням про відділення виконавчої дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України в районах та містах обласного значення, затвердженим постановою правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 20 квітня 2001 року № 19 (із змінами) (далі - установчі документи), положеннями про структурні підрозділи виконавчої дирекції Фонду та її робочі органи і посадовими інструкціями.

3.2.4. Відповідь за результатами розгляду звернення надається тим структурним підрозділом виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів (працівником відділення), який його отримав і до компетенції якого входить вирішення порушених у зверненні питань.

3.2.5. Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на акти чинного законодавства і викладенням мотивів відмови, а також з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому зазначаються заходи, які вживались для перевірки цього звернення.

3.2.6. У разі коли звернення розглядалося працівниками декількох структурних підрозділів (декількома працівниками відділення), заявникові надсилається лише один лист-відповідь. Проект листа-відповіді готується відповідальним за його підготовку працівником, погоджується з іншими виконавцями, візується ними та передається на підпис.

3.2.7. Відповіді на повторні скарги, заяви і пропозиції громадян, а також на звернення, що перебувають на особливому контролі, підписуються у виконавчій дирекції Фонду директором виконавчої дирекції Фонду, першим заступником директора виконавчої дирекції Фонду або заступниками директора виконавчої дирекції Фонду відповідно до розподілу функціональних обов’язків, у робочому органі виконавчої дирекції Фонду - керівником робочого органу виконавчої дирекції Фонду або його заступником.

Відповіді на заяви (клопотання), скарги Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни підписуються директором Виконавчої дирекції Фонду (керівниками робочих органів виконавчої дирекції Фонду).

3.2.8. Працівник, відповідальний за розгляд звернень, у разі відпустки, відрядження або звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі нерозглянуті звернення громадян.

3.2.9. Присвоєння реєстраційного індексу листам-відповідям на звернення громадян, що підписані керівництвом виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів, здійснюється централізовано відділом (працівником). Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера звернення, а також за необхідності доповнюється індексом структурного підрозділу чи керівництва виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів відповідно до номенклатури справ.

3.2.10. На листах-відповідях реєстраційний індекс проставляється після їх реєстрації в єдиній системі автоматизації документообігу чи журналі реєстрації.

3.2.11. Для відправлення листів-відповідей на звернення громадян працівники відділу (працівник) вкладають ці листи в конверти, на яких зазначають адресу заявника, якому надсилається лист-відповідь.