Згідно із Законом України "Про звернення громадян" , Указом Президента України від 07.02.2008 № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" , постанови Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації"

1. Затвердити Інструкцію про розгляд звернень громадян та організацію особистого прийому громадян у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Інструкція), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату Міністерства:

2.1. Спільно з Департаментом управління персоналом та документального забезпечення організувати опрацювання Інструкції працівниками структурних підрозділів.

2.2. Запровадити ведення діловодства, порядок розгляду звернень громадян та організацію особистого прийому громадян у суворій відповідності до Інструкції, затвердженої цим наказом, а також організацію зберігання справ після опрацювання та передачу їх до архіву.

2.3. Здійснювати персональний контроль за виконанням документів з питань розгляду звернень громадян та організацію особистого прийому громадян.

3. Департаменту управління персоналом та документального забезпечення (Прокопенко І.О.) забезпечити подання наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

4. Наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Макуху В.О.

1.1. Ця Інструкція розроблена відповідно до Закону України "Про звернення громадян" , Указу Президента України від 07.02.2008 № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" , постанови Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" .

1.2. Розгляд пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг і особистий прийом громадян є важливою ділянкою роботи Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Міністерство).

1.3. У роботі з письмовими та усними зверненнями громадян необхідно забезпечувати поважне ставлення до людей, уважний підхід до їхніх потреб та запитів.

1.4. Усі звернення громадян, які надходять до Міністерства, підлягають обов’язковій класифікації згідно зі статтею 3 Закону України "Про звернення громадян" : пропозиції (зауваження), заяви (клопотання), скарги. Подальший їх розгляд та вирішення здійснюються з урахуванням особливостей їх розгляду, встановлених статтями 14, 15 та 16 зазначеного Закону.

2.1. Усні звернення громадян безпосередньо розглядаються та вирішуються уповноваженими посадовими особами Міністерства, за потреби - із залученням фахівців підприємств, що належать до сфери управління Міністерства.

2.2. Діловодство, пов’язане з пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями), скаргами громадян, ведеться окремим індексом (99) в електронній базі обліку документів і покладається на відділ з питань звернень та прийому громадян Департаменту управління персоналом та документального забезпечення Міністерства (у частині попереднього розгляду та реєстрації звернень громадян, їх формування та зберігання).

У зверненні зазначаються прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання громадянина та викладається суть порушеного питання. Письмове звернення має бути надруковано або написано від руки, підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. Звернення, оформлене без дотримання вимог згідно зі статтею 5 Закону України "Про звернення громадян" , повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян". Копія такого звернення залишається у провадженні того органу чи установи, до якого(ої) звернувся заявник.

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Не розглядаються й повторні звернення одним і тим самим органом від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті скарги, які подані з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян" , та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

2.3. На вільному від тексту місці першої сторінки звернення ставиться відбиток штампа Міністерства, на якому вказуються дата надходження звернення та його реєстраційний номер.

Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом з матеріалами звернення.

2.4. Усі пропозиції, заяви, скарги, що надійшли, приймаються та централізовано реєструються в день їх надходження у реєстраційно-контрольній картці електронної бази обліку документів, в тому числі документи, подані на особистому прийомі.

2.5. Повторними вважаються звернення, в яких:

2.5.1 оскаржується рішення, прийняте за попереднім зверненням, що надійшло до Міністерства;

2.5.2 повідомляється про несвоєчасне вирішення попереднього звернення, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством термін розгляду і відповідь громадянину не надавалась;

2.5.3 не вирішене по суті або вирішене не в повному обсязі питання, порушене в першому зверненні;

2.5.4 звертається увага на інші недоліки, допущені при вирішенні попереднього звернення.

2.6. Повторні звернення реєструються так само, як і попередні. При цьому у контрольно-обліковій картці робиться позначення "Повторно" з усіма попередніми даними про листування.

2.7. Уповноважена посадова особа зобов’язана ретельно розібратися в причинах повторного звернення громадянина. Якщо воно викликано порушенням установленого порядку розгляду, то до посадових осіб, які припустилися порушення прав громадянина, вживаються відповідні заходи реагування.

2.8. Усе листування щодо звернень громадян ведеться за номерами, присвоєними під час реєстрації. Відповіді на звернення громадян надсилаються на службових бланках Міністерства.

2.9. Документи у справах розміщуються у хронологічному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу.

Схоронність документів і листування за зверненнями громадян до центрального апарату Міністерства забезпечується у відділі з питань звернень та прийому громадян Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

2.10. Строки зберігання документів (пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг) визначаються Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів , затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 № 41, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17.09.98 за № 576/3016 (із змінами).