З метою виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" , Указу Президента України від 05 травня 2011 року № 547 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації" , постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 2011 року № 583 "Питання виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади"

1. Затвердити Інструкцію про порядок забезпечення доступу до публічної інформації у Державній прикордонній службі України, що додається.

2. Управлінню забезпечення діяльності Голови Державної прикордонної служби України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Голови Державної прикордонної служби України - директора Департаменту охорони державного кордону.

4. Наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1.1. Ця Інструкція визначає процедуру надання доступу до публічної інформації в Адміністрації Держприкордонслужби України, регіональних управліннях, органах охорони державного кордону, загонах морської охорони, навчальних закладах, науково-дослідних установах, підрозділах спеціального призначення та органах забезпечення Державної прикордонної служби України (далі - органи Держприкордонслужби), оскарження рішень, дій чи бездіяльності органів Держприкордонслужби щодо надання або відмови у наданні публічної інформації за запитом на інформацію.

1.2. Дія цієї Інструкції не поширюється на відносини щодо отримання інформації суб’єктами владних повноважень під час здійснення ними своїх функцій, а також на відносини у сфері звернень громадян.

1.3. Кожен з органів Держприкордонслужби є розпорядником публічної інформації, яка отримана або створена ним у процесі здійснення своїх повноважень та перебуває в його володінні.

1.4. Органи Держприкордонслужби не є розпорядниками публічної інформації:

стосовно інформації інших державних органів України, органів влади інших держав, міжнародних організацій;

стосовно інформації, яка може бути отримана шляхом узагальнення, аналітичної обробки даних або яка потребує створення в інший спосіб.

1.5. Терміни, що вживаються у цій Інструкції, мають значення, наведені у Законі України "Про доступ до публічної інформації" .

2.1. Відповідно до статті 5 Закону України "Про доступ до публічної інформації" доступ до інформації забезпечується шляхом:

систематичного та оперативного оприлюднення інформації:

в офіційних друкованих виданнях;

на офіційних веб-сайтах в мережі Інтернет;

на інформаційних стендах;

будь-яким іншим способом;

надання інформації за запитами на інформацію.

2.2. Безпосереднє забезпечення доступу до публічної інформації покладається:

в Адміністрації Держприкордонслужби України - на управління забезпечення діяльності Голови Державної прикордонної служби України;

у регіональних управліннях, органах охорони державного кордону, загонах морської охорони, навчальних закладах, науково-дослідних установах, підрозділах спеціального призначення та органах забезпечення Державної прикордонної служби України - на підрозділ документального забезпечення.

2.3. Наповнення публічною інформацією офіційного веб-сайта Державної прикордонної служби України здійснюється Інформаційним агентством Державної прикордонної служби України.

Відповідальними за надання публічної інформації до Інформаційного агентства Державної прикордонної служби України є керівники структурних підрозділів Адміністрації Держприкордонслужби України і начальники регіональних управлінь, органів охорони державного кордону, загонів морської охорони, навчальних закладів, науково-дослідних установ, підрозділів спеціального призначення та органів забезпечення Державної прикордонної служби України, до сфери діяльності яких безпосередньо належить така інформація.

2.4. Відповідно до частини п‘ятої статті 19 Закону України "Про доступ до публічної інформації" запит на інформацію має містити:

ім'я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є;

загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

З метою спрощення процедури оформлення письмового запиту запитувач може використати форму запиту на інформацію, наведену в додатку 1 до цієї Інструкції, що подається фізичними, юридичними особами та об’єднаннями громадян без статусу юридичної особи.

2.5. Відповідно до пункту 22 Положення про базу даних "Відомості про осіб, які перетнули державний кордон України" , затвердженого наказом Адміністрації Державної прикордонної служби України від 25 червня 2007 року № 472, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05 липня 2007 року за № 765/14032, інформація про особу не може бути надана третій особі або поширена будь-яким іншим чином без письмової згоди особи, відомості про яку занесено до Бази даних осіб, крім випадків, передбачених законами України.

Пошук інформації про особу в базі даних "Відомості про осіб, які перетнули державний кордон України" здійснюється у порядку, визначеному в пункті 23 Положення про базу даних "Відомості про осіб, які перетнули державний кордон України" , затвердженого наказом Адміністрації Державної прикордонної служби України від 25 червня 2007 року № 472, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05 липня 2007 року за № 765/14032.

Для подання запиту на інформацію про особу запитувач може використати форму запиту на інформацію про особу з бази даних "Відомості про осіб, які перетнули державний кордон України", наведену в додатку 2 цієї Інструкції.

2.6. Форма запиту на інформацію та форма запиту на інформацію про особу з бази даних "Відомості про осіб, які перетнули державний кордон України", розміщуються на офіційному веб-сайті Державної прикордонної служби України та на інформаційних стендах у громадських приймальнях органів Держприкордонслужби, за адресою розташування адміністративних будівель вищезазначених органів.

Поштові та електронні адреси, номери телефонів та телефаксів органів Держприкордонслужби розміщуються на офіційному веб-сайті Державної прикордонної служби України.

2.7. Запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним. Запити можуть подаватися в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача.

2.8. Запит на інформацію може бути подано запитувачем особисто у робочі дні з 9-ї до 17-ї години в усній чи письмовій формі:

в Адміністрації Держприкордонслужби України - до сектору забезпечення доступу до публічної інформації та по роботі зі зверненнями громадян управління забезпечення діяльності Голови Державної прикордонної служби України;

у регіональних управліннях, органах охорони державного кордону, загонах морської охорони, навчальних закладах, науково-дослідних установах, підрозділах спеціального призначення та органах забезпечення Державної прикордонної служби України - до підрозділу документального забезпечення.

Запити на інформацію не приймаються під час обідньої перерви (з 13-ї до 14-ї години), а також у вихідні, святкові та неробочі дні.

Отримання запитів на інформацію на особистому прийомі здійснюється через громадські приймальні посадовими особами, що здійснюють особистий прийом громадян.

2.9. Відповідно до частини сьомої статті 19 Закону України "Про доступ до публічної інформації" у разі, якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити відповідальна особа з питань запитів на інформацію, обов'язково зазначивши в запиті своє ім'я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала.

Під час отримання та надання відповіді на запит по телефону розмова фіксується технічними засобами, про що на початку розмови повідомляється запитувач.

3.1. Запит на інформацію, що надійшов на адресу Адміністрації Держприкордонслужби України, приймається, реєструється та подається на розгляд директору департаменту відповідно до функціональних повноважень.

Під час розгляду запиту на інформацію директором департаменту визначається підпорядкований структурний підрозділ, до компетенції якого належить запитувана публічна інформація (далі - уповноважений структурний підрозділ).

У разі якщо запитувана інформація належить до сфери діяльності двох або більше структурних підрозділів Адміністрації Держприкордонслужби України або якщо за результатами попереднього розгляду неможливо визначити уповноважений структурний підрозділ, рішення щодо визначення головного виконавця запиту на інформацію чи уповноваженого структурного підрозділу приймається першим заступником Голови Державної прикордонної служби України - директором Департаменту охорони державного кордону.

3.2. Запити на інформацію, що надійшли на адресу регіональних управлінь, органів охорони державного кордону, загонів морської охорони, навчальних закладів, науково-дослідних установ, підрозділів спеціального призначення та органів забезпечення Державної прикордонної служби України, приймаються, реєструються підрозділом документального забезпечення, до обов’язків яких належить безпосереднє забезпечення доступу до публічної інформації, та подаються на розгляд начальникам цих органів, якими визначається уповноважений структурний підрозділ, до компетенції якого належить запитувана публічна інформація.

3.3. Ведення відповідних журналів обліку та справ з матеріалами забезпечення доступу до публічної інформації здійснюється відповідно до вимог чинного законодавства.

3.4. Реєстрація запитів на інформацію здійснюється в автоматизованій системі електронного документообігу або в журналах реєстрації запитів на інформацію.

3.5. Запит на інформацію, який надійшов у вигляді електронного документа, реєструється і попередньо опрацьовується після роздрукування на папері.

3.6. Матеріали щодо роботи із запитом на інформацію долучаються до відповідної номенклатурної справи:

в Адміністрації Держприкордонслужби України - сектору забезпечення доступу до публічної інформації та по роботі зі зверненнями громадян управління забезпечення діяльності Голови Державної прикордонної служби України;

у регіональних управліннях, органах охорони державного кордону, загонах морської охорони, навчальних закладах, науково-дослідних установах, підрозділах спеціального призначення та органах забезпечення Державної прикордонної служби України - підрозділу документального забезпечення.

4.1. Розгляд запиту на інформацію та підготовка відповіді здійснюються уповноваженим структурним підрозділом органу Держприкордонслужби.

У разі якщо запитувана інформація належить до сфери діяльності двох або більше структурних підрозділів органу Держприкордонслужби, розгляд запиту на інформацію та підготовка відповіді здійснюються головним виконавцем.

Відповідно до частини першої статті 20 Закону України "Про доступ до публічної інформації" уповноважений структурний підрозділ органу Держприкордонслужби має надати відповідь на запит на інформацію не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

Відповідно до частини другої статті 20 Закону України "Про доступ до публічної інформації" у разі, якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.